A vállalati belső kommunikáció eszközei-népszerű belső kommunikációs csatornák

Nagyon leegyszerűsítve azt mondhatjuk, hogy a belső kommunikációs csatornák háromfélék lehetnek: papír alapú (pl.: hirdetőfal), telefonos (hívás-SMS) és digitális (pl.: e-mail). Ezek mindegyike a vállalat kommunikációs kihívásaira ad kisebb-nagyobb sikerrel választ. Azonban, ha igazi eredményt szeretnél elérni, akkor tudnod kell, hogy a vállalati belső kommunikáció eszközei között a digitális megoldások a leghatékonyabbak. Ez azonban nem jelenti azt, hogy teljesen mindegy, milyen digitális kommunikációs eszközt használsz. Éppen ezért most bemutatok neked X csatornát, azok előnyeit és hátrányait, hogy kiválaszthasd a számodra legmegfelelőbbet.

Mi a vállalati kommunikációs eszköz?

A vállalati kommunikációs eszköz többnyire egy szoftver vagy applikáció, aminek az a feladata, hogy 

• összekösse a cég munkavállalóit, 
• megkönnyítse és javítsa az  információáramlást a kollégák között, 
• kialakítson egy minden munkavállaló számára könnyen hozzáférhető megbízható tudásbázist,
• automatizáljon ismétlődő feladatokat (GYIK megválaszolása),
• aktívan bevonja a munkavállalókat a vállalat életébe, 
• támogassa az elköteleződést és erősítse a munkahelyi kultúrát/közösséget stb.

Attól függően, hogy a vállalati belső kommunikáció eszközei hogyan lettek kialakítva, a munkatársi beszélgetések több irányból is megvalósulhatnak.

Vertikális belső kommunikációs csatornák

1. Fentről lefelé: ez többnyire azt jelenti, hogy a vezető, vagy a vezetőség valamelyik tagja kezdeményezi a párbeszédet egy a vállalati hierarchiát tekintve alacsonyabb beosztású munkavállalóval/munkavállalókkal. Tipikusan a csoportjának tagjaival.
2. Lentről felfelé: ebben az esetben egy alacsonyabb beosztású munkavállaló indítja a beszélgetést egy a hierarchia szerint felette álló személy irányába.

Horizontális csatornák

Ez abban az esetben valósul meg, amikor a diskurzus minden tagja azonos hierarchia szinten áll. Tehát két hasonló rangú vezető között, vagy két fizikai munkás között, akik nincsenek alá-fölérendeltségi viszonyban.

Diagonális párbeszédek

Az is előfordul, hogy a vállalati belső kommunikáció szereplői különböző területen és részlegen dolgoznak, azonban a zökkenőmentes munkavégzés miatt nekik is értekezni kell egymással. Az ilyen keresztkommunikáció során szintén beszélhetünk 

• vertikális párbeszédről (pl.: a logisztikán dolgozó munkavállaló felveszi a kapcsolatot a HR-el, hogy egyeztessenek szabadnapok számáról, a betegszabadságról, munkaidő beosztásról stb.)
• horizontálisról, amikor például két különböző terület vezetője információt cserél

Egy vállalat belső kommunikációs eszközei akkor ideálisak, ha azokat több platformon keresztül is használni lehet.

Ezért fontos a hatékony vállalati belső kommunikáció

Egyes kutatások szerint

• egy átlagos (irodai) munkavállaló napjának 28%-át e-mailek olvasásával és megválaszolásával tölti
• a vezetők napi szinten idejük közel 80%-át töltik kommunikációval
• egy tipikus Fortune 500 CEO napjának 26%-át telefonon tölti
• egy átlagos szenior menedzser munkanapjának 50%-át megbeszélések teszik ki
• a munkavállalók átlagosan heti 17 órát töltenek a kommunikációk tisztázásával és értelmezésével

Mindez jól mutatja, milyen fontos szerepe van a kommunikációnak az életünkben és a munkahelyen. És mégis számtalan vállalat számára jelent nehézséget egy modern és hatékony kommunikáció kialakítása. Egy olyané, ahol minden munkavállaló egyformán értesülhet a vállalat legfontosabb híreiről függetlenül attól, hogy rendelkezik-e céges e-maillel és készülékkel, hogy irodában dolgozik-e, a gyárban, vagy hogy folyamatosan úton van. Részben emiatt is lehet az, hogy a munkavállalók közel 85%-a nem kapcsolódik be a vállalat életébe, és 74% érzi úgy, hogy lemarad a vállalati hírekről, történésekről. Ráadásul a munkavállalók több, mint 82% véli úgy, hogy a teljesítményét negatívan befolyásolja az információhiány. A hatékony vállalati belső kommunikáció kialakítása tehát elengedhetetlen ahhoz, hogy bevonjuk a munkavállalókat, hogy elkötelezettebbé tegyük őket, és hogy kihozzuk belőlük legjobb teljesítményüket. Ennek érdekében kell a kommunikációs stratégiát kialakítani, aminek egyik jelentős pontja a megfelelő belső kommunikációs csatorna megválasztása.

Ezek a népszerű belső kommunikációs csatornák

Alább bemutatok neked 15 népszerű belső kommunikációs csatornát és együttműködést támogató eszközt. Előre bocsájtanám, hogy a teljesség igénye nélkül említek meg néhány előnyt és hátrányt az egyes eszközöket illetően. Ha alaposabban megismernéd a felsorolt alkalmazásokat, akkor kérlek látogasd meg azok bemutatkozó oldalát.

1. Slack

Előnyei között szerepel, hogy több más alkalmazással is integrálható. Emellett viszonylag könnyen testre szabható és lehetővé teszi csoportok létrehozását. Hátrányai között szerepel, hogy a kezdeti beállítások és a csatornák rendszerezése komplex feladat lehet egy kevésbé tapasztalt felhasználó számára. Emellett az is probléma lehet, hogy a rengeteg üzenet közepette elveszhet a lényeges információ és nehéz lehet átlátni a beszélgetéseket. A dokumentumok visszakeresése pedig rémálom is lehet a felhasználók számára. Arról nem is beszélve, hogy ez a kész belső kommunikációs szoftver kevésbé állja meg a helyét olyan környezetben, ahol a legtöbb munkavállaló fizikai munkát végez vagy folyamatosan úton van.

2. Microsoft Teams

Előnyei kifejezetten irodai környezetben hasznosak. A Microsoft családtagjaként könnyen integrálható az Office csomaggal, így a dokumentumok megosztása és szerkesztése roppant egyszerűvé válik. Ráadásul lehetővé teszi a videokonferenciák és telefonhívások indítását is. Hátrányai között megemlítendő, hogy pont azért, mert az Office 365 csomag része, növelheti a költségeket, különösen ha csak egyes funkciókra van szükség. Ráadásul az egyéni beállítások és testre szabások kezelése komplex és időigényes lehet. Így az egyszerűbb fizikai munkát végző munkavállalók számára nem túl ideális ennek a csatornának a használata.

3. Google Workspace (G Suite)

Előnyei között mindenképpen szerepel, hogy az alkalmazást böngészőből is meg lehet nyitni, így nem szükséges telepíteni. Emellett viszonylag könnyű használni és átlátni a Google Drive-on tárolt dokumentumokat, amiket valós időben lehet szerkeszteni a munkatársak által, ezzel is elősegítve az együttműködését. Hátrányai között a legnagyobb az, hogy csak irodai környezetben lehet igazán kihasználni. Vállalati közlemények küldésére, ami minden munkavállalót érint, nem alkalmas.

4. Workplace (Facebook)

Előnyei közül azt említeném meg első sorban, hogy a Meta (Facebook) felhasználói számára ismerős felületet biztosít. Lehetővé teszi a csoportok létrehozását és a tartalmak megosztását. Könnyen elsajátítható a használatához szükséges ismeret. Hátrányai között azonban ott szerepel az a tény, hogy túlzottan hasonlít a Facebookra. Így könnyen elmosódhatnak a határok a munkahelyi és személyes kommunikáció között. Ettől nemcsak átláthatatlanná válhatnak a beszélgetések egy idő után, kereshetetlenné a fontos dokumentumok és az információ, de még a vállalati kultúra és a munkatársak közötti kapcsolatok is megszenvedhetik ennek a kommunikációs csatornának a használatát.

5. Yammer

Előnyei között említeném, hogy ez a belső kommunikációs eszköz már igyekszik aktívan bevonni a felsővezetőket is a kommunikációba. Ez óriási előrelépés az eddig említett szoftverekhez képest. Hiszen a vállalati kommunikáció szerves tagjai ők is. Emellett ez a csatorna is lehetővé teszi a tudás és információmegosztást. Hátrányai közül arra mutatnék rá, hogy nehéz a vállalat egyedi igényeire szabni.

6. Zoom

Előnyei között mindenképpen kiemelendő a jó minőségű videó- és hangfelvétel, ami videokonferenciák esetében elengedhetetlen. Azonban ez nem számít sokat, akkor ha a munkavállalóid többsége fizikai munkát végez, hiszen ők kis eséllyel tartanak videokonferenciát egymással vagy a vezetőséggel, pláne nem a HR-el ügyintézések kapcsán. Hátrányai között továbbá megemlíteném a korlátozott felhasználási és integrálási lehetőségeket.

7. Trello

Előnyei között kell említeni az egyszerűségét, aminek köszönhetően intuitív módon megtanulható a használata. Kártya alapú rendszert használ, ezáltal könnyen nyomon követhetők az egyes feladatok és hozzájuk tartozó beszélgetés vagy dokumentáció. Hátrányai részben egyszerűségéből fakadnak. Ugyanis nem alkalmas komplexebb projektek kezelésére, átláthatatlanná válhatnak az információk. Ráadásul ez az eszköz is inkább csak a fehérgallérosok számára lehet előnyös különösen akkor, amikor projekten dolgoznak.

8. Asana

Előnyei egyikeként mindenképpen ki kell emelni azt, hogy lehetőséget ad egyes feladatok automatizálására. A dokumentummegosztás természetesen ezen a csatornán is egyszerűen megvalósítható. Emellett nyomon lehet követni a projektek határidejét és a felelős személyeket is. Hátrányai közül azt említeném meg, hogy amennyiben összetettebb projektek kapcsán használnád, úgy az meglehetősen bonyolulttá válhat. Emiatt a megértése és megtanulása is hosszabb időt vehet igénybe. Arról nem is beszélve, hogy ez a vállalati belső kommunikációs eszköz sem a legideálisabb választás abban az esetben, ha a munkavállalóid többsége nem irodai feladatokat lát el.

9. Monday.com

Előnyei között mindenképpen szerepel a könnyű testre szabhatóság és a folyamatok nyomon követése. Emellett viszonylag könnyen integrálható más kommunikációs eszközökkel. Hátrányai közül mindenképpen azt emelném ki, hogy amennyiben komplexebb projektet kell kezelni benne, úgy a kezelés is nehezebbé válik. Oly annyira, hogy a technikailag kevésbé felkészült munkatársak számára hatalmas kihívást jelenthet a platform elsajátítása. 

Ugyanakkor azt is megjegyezném, hogy ez a kommunikációs csatorna is első sorban az irodai munkatársak számára lehet hasznos. A földrajzilag szétszórt, fizikai munkát ellátó kollégák számára ennek a kommunikációs csatornának az alkalmazása nem jelentene jobb információellátást vagy könnyebb munkavégzést. De ugyanez igaz a legtöbb, már említett kommunikációs eszközre.

10. Basecamp

Előnyei között első helyen említeném az intuitív felhasználást, ami lehetővé teszi, hogy azok is könnyen használják ezt a kommunikációs szoftvert, akik nem rendelkeznek előzetes tapasztalatokkal projektmenedzseri eszközök terén. Emellett a felület lehetővé teszi azt is, hogy egy helyen kezeljük a dokumentumokat és a kommunikációt is. Hátrányai közül meg kell említeni, hogy amennyiben bonyolultabb feladatok megoldására is használnád, úgy korlátokba ütközhetsz.

11. Flock

Előnyei között szerepel a más alkalmazásokkal való integrálás lehetősége, valamint a videohívások támogatása is. Hátrányai közül a lassabb teljesítmény okozhatja a legtöbb problémát. Ráadásul az összetettebb funkcióiért magasabb díjat kell fizetni.

12. Workday

Előnyeit erősíti, hogy ez a kommunikációs csatorna végre nemcsak a projektmenedzseri feladatok ellátására és a csapatok közötti jobb kommunikációra ad lehetőséget, de HR feladatok kezelésére is alkalmas. Az érzékeny adatok biztonságos kezelése is figyelmet kap. Emellett a beépített elemzések segítenek megérteni a HR folyamatokat és a vállalati teljesítményt. Hátrányai közül elsőként a bevezetésével kapcsolatos magas költségeket említeném meg, illetve a nagyobb IT és HR erőforrást, ami ezzel jár. Ez a vállalati belső kommunikációs eszköz ugyanis eléggé összetett. A konfigurálása rendkívül igényes lehet, mintahogy a használatának elsajátítása is.

13. Beekeeper

Előnyei közül a mobilbarát kialakítást emelném ki elsőként. Ugyanis ez lehetővé teszi, hogy az irodai asztalon túl is használni tudják a munkavállalók. Az alkalmazás ezen felül segít bevonni a munkatársakat és erősíteni a vállalati kultúrát. Hátrányai közül a magasabb díj mellett az intergrálás korlátjaira hívnám fel a figyelmet. Nehéz más alkalmazásokkal összekapcsolni, és még akkor is előfordulhatnak problémák, hiányosságok, ha sikerül.

14. Staffbase

Előnyei közül kettőt emelnék ki: a Beekeeperhez hasonlóan, a Staffbase is mobilbarát, így azon felhasználók számára is kényelmes a használata, akik nincsenek folyamatosan számítógép előtt. Másik pozitívum benne, hogy elég könnyen a vállalat egyedi igényeihez alakítható. Hátránya azonban, hogy meglehetősen költséges tud lenni, különösen akkor, ha sok testre szabást igényel. Ráadásul, a vállalat igényeitől függően a bevezetése és alkalmazása meglehetősen bonyolult lehet.

15. Telegram

Előnyei közül az adatvédelmet és a titkosítást emelném ki. Rendkívül erős védelmi funkciói vannak. Ennek ellenére gyors üzenetváltást biztosít és elég egyszerű a használata is. Hátrányai közül azonban azt mindenképpen meg kell említeni, hogy az alkalmazás nem kifejezetten üzleti célra lett kitalálva. Így üzleti funkciói korlátozottabbak, és a más rendszerekkel való integrálása sem túl egyszerű. Ráadásul gyakran semmilyen üzlettámogatási szolgáltatás sem kapcsolódik az alkalmazáshoz, ezért egyáltalán nem célszerű ezt a kommunikációs eszközt választani vállalati belső kommunikációs csatornaként.

Ez a jó választás a vállalati belső kommunikáció eszközei között

Noha a teljesség igénye nélkül lettek nagyon röviden bemutatva a fentebb felsorolt kommunikációs eszközök, minden bizonnyal te magad is észrevetted, hogy ezek többsége projektmenedzsmenthez kapcsolódó alkalmazás. Vagyis azt a fajta belső kommunikációt és információáramlást támogatják, amelyek egy-egy jól meghatározható projekthez fűződnek. Ennek értelmében első sorban irodai környezetben alkalmazzák őket és használatukhoz szükséges némi technikai ismeret is. Emiatt a legtöbb felsorolt és amúgy meglehetősen népszerű külföldi vállalati belső kommunikációs eszköz alkalmatlan arra, hogy kékgalléros környezetben is használható legyen. Arról nem is beszélve, hogy korlátolt támogatást nyújtanak a HR adminisztrációs feladatok teljesítését illetően.

Szerencsére van kitűnő magyar alternatíva

A CHEQ olyan vállalati belső kommunikációs csatorna, ami nemcsak lehetővé teszi azt, hogy minden kollégádhoz elérjen az információ, akár a kékgallérosokhoz is, de számtalan HR adminisztrációs feladatot is automatizálni tud. A használata pedig olyan egyszerű, hogy még egy 6 éves gyerek is alkalmazni tudja. Arról már nem is beszélve, hogy az 50+ funkciójának köszönhetően könnyen a saját vállalati igényeidre formálhatod. A más alkalmazásokkal és rendszerekkel való integrálása is viszonylag egyszerűen megoldható. 

Ráadásul, akkor is kiváló választás, amennyiben sok külföldi munkaerőt alkalmazol!

Nemcsak azért, mert automatizálni lehet vele ismétlődő HR feladatokat, de azért is, mert általa a külföldi fizikai munkát végző munkatársakkal is kapcsolatba tudunk lépni, akikkel másképpen nem tudnánk kommunikálni nyelvi akadályok miatt. A CHEQ-be épített fordítórendszernek köszönhetően azonban neked elég csak magyarul megírni a vállalati közleményeket, hírek stb., majd egy gombnyomással lefordíthatod azt mindazon nyelvre, amelyet a munkatársaid anyanyelvükként beszélnek.
Ha szeretnél többet megtudni a CHEQ belső kommunikációs eszközről, akkor vedd fel felünk a kapcsolatot. Kérd az INGYENES bemutatónkat!