Kétirányú információáramlás a jobb teljesítményért

Ha olvastad egy korábbi cikkünket, amiben a “kínai suttogás játék” veszélyére is felhívtuk a figyelmedet, akkor pontosan tudod, hogy milyen fontos a vállalati belső kommunikáció. Annak érdekében pedig, hogy ezt még hatékonyabbá tedd, elengedhetetlen, hogy kialakíts egy a kétirányú információáramlás támogatását biztosító közeget. Ez nemcsak a cég igényeinek megfelelő belső kommunikációs eszköz használatát jelenti, de azt is, hogy emberileg is azon dolgozol, hogy kialakíts egy tartalmas és hatékony párbeszédet a vállalat és a munkatársak között.

A kétirányú információáramlás cégen belül

Attól függően, hogy a vállalat milyen belső kommunikációs eszközt használ, az információáramlás lehet:

1. Egyirányú – amikor az üzenet küldője – például a vezetőség vagy a HR – kijelent, azaz semmilyen visszajelzésre nem ad lehetőséget – pédául faliújság 
2. Szervezett kétirányú – amikor az üzenet küldője visszajelzést igényel, egy jól meghatározott csoporttól vagy személytől, és a visszajelzésre ő maga is reagál – például a CHEQ
3. Szervezetlen kétirányú (többirányú) – amikor a vállalaton belül rendszerezetlenül történik az információáramlás. Ilyenkor különböző csoportoktól és személyektől eltérő üzenetet kaphat a kapcsolatfelvételt kezdeményező, ami kaotikussá teheti az egész kommunikációt. Fontos információ veszhet el a szabad csevegésben, amibe minden munkatárs bekapcsolódhat – például a vállalati belső közösségi hálók

A kétirányú információáramlás pozitív hatásai

Az alábbiakban bemutatok neked néhány okot arra, hogy miért is olyan rendkívül fontos a kétirányú információáramlás minden vállalat számára. Ezek többségével valószínűleg te is tisztában vagy, noha lehet, hogy még nem fogalmazódtak meg benned ennyire kikristályosodva.

1. Bevonja a munkavállalókat és javítja a teljesítményt

Amennyiben igazi párbeszéd jön létre a vállalat és a munkavállalók között, úgy az a produktivitást is javíthatja. Mindenki tisztában lehet a vállalat céljaival, a kitűzött mérföldkövekkel és a munkafolyamattal, ami a cél eléréséhez vezet. 

Ráadásul a kétirányú kommunikáció révén a munkatársak visszajelzést adhatnak a megosztott információ kapcsán. Így hamar kiderülhet, ha a csapat egyes tagjai számára nem világos valami. Azt azonnal meg lehet beszélni, elkerülve ezzel, hogy bárki felesleges munkát végezzen vagy rosszul tegye a feladatát, mert valamit félreértett. Emellett gyakran olyan értékes visszajelzéseket is adnak a munkatársak, amelyek hozzájárulnak a gyorsabb vagy jobb eredmény eléréséhez.
Kutatások szerint azoknak a vállalatoknak a teljesítménye 21%-al jobb, ahol a munkavállalók aktívan bekapcsolódnak a cég vérkeringésébe.

2. Növeli a munkatársak elégedettségét és csökkenti a fluktuációt

Mindenki szereti, ha kikérik a véleményét, meghallgatják és fontolóra is veszik azt, amit elmondott. Ettől megbecsültebbnek érzi magát az ember. Éppen ezért, amikor beszélgetést kezdeményezel a munkatársakkal, arra kell bátorítanod őket, hogy adjanak visszajelzést. Ez nemcsak abból áll, hogy megkéred őket osszák meg a véleményüket, de abból is, hogy a válaszok alapján cselekszel és te is visszajelzel a visszajelzésekre. A munkatársak csak így tudják meg, hogy valóban érdekel a véleményük. Ez felemeli őket, és elégedettebbek lesznek a munkahelyükkel, aminek hatására a munkaerő fluktuáció csökken, a teljesítmény pedig nő.

3. Erősíti a bizalmat és fejleszti a vállalatot

Amennyiben a vezetőség folyamatosan csak kijelent irányelveket, döntéseket stb. és soha semmilyen folyamat megoldásába nem vonja be a munkatársakat, azzal azt az üzenetet is küldi, hogy nem kíváncsi a munkatársak véleményére. Emiatt a munkatársak csakhamar megtanulják, hogy az ötleteiket, tapasztalataikat és meglátásaikat megtartsák maguknak. Bizalmatlanokká válnak a munkáltatóval, a vezetőséggel és néha még a munkatársakkal szemben is. Ennek az a következménye, hogy a vállalat megreked egy szinten. Lassabban fejlődik, hiszen a vállalaton belül nem alakult ki egy olyan bizalmi kör, ami lehetővé tenné az információmegosztást és megbeszélést. Ezért az új kihívásokkal szembeni reakcióideje is nagyobb, mint azoké a vállalatoké, ahol mindenki szabadon és bátran osztja meg ötleteit. Ez korántsem meglepő, hiszen ott, ahol nincs szabad információáramlás, a vezetők nem kapnak elégséges inputot a munkatársaktól, annak érdekében, hogy időben válaszolni tudjanak az új kihívásokra.

4. Építi a munkáltatói márkát

A Nielsen felmérése szerint az emberek 84%-a bízik meg abban, amit a barátai vagy családtagjai ajánlanak figyelmébe. Ez azt jelenti, hogy amennyiben a munkavállalóid pozitívan beszélnek a vállalatról, úgy arról valóban egy jó kép alakul ki mások fejében is a cégről. Vonzóvá válik a munkavállalók szemében, ami jelentősen megkönnyíti a toborzást és a kiválasztást is. Ugyanakkor ennek az ellenkezője is igaz. Ha a munkatársak arról panaszkodnak, hogy a cégnél soha nem kérik ki a véleményüket, még olyan “jelentéktelen” ügyekben sem, hogy mit szeretnének fogyasztani egy céges eseményen, mint amilyen a családi nap is, akkor az negatívan hat a munkáltatói imázsra. Hiszen ki szeretne olyan környezetben dolgozni, ahol nem adnak teret a véleménynyilvánításnak?

Így javítsd az információáramlást

Amint láthatod, az irányított kétirányú információáramlás több előnnyel is járhat. Éppen ezért igazán megéri figyelmet fordítani rá és folyamatosan javítani rajta. Ennek kapcsán néhány tippel is készültünk a számodra.

1. Válassz megfelelő kommunikációs csatornát

A vállalati belső kommunikációs csatornák között rengeteg van, ami megállja a helyét, amennyiben csak a fehérgalléros kollégákat akarod bevonni a kommunikációba. Azonban, ha a munkatársaid többsége kékgalléros, akkor kicsit nehezebb feladatod van. Hiszen egy kutatás szerint a kékgallérosok 83%-a nem rendelkezik céges e-mail címmel, 45%-uk pedig  még csak hozzá sem fér a vállalati intranethez. Ezért olyan kommunikációs eszközt kell keresned, ami lehetővé teszi, hogy e-mail cím hiányában is elérd az összes kollégádat, akkor is, ha nincsenek irodai asztalhoz kötve. Emellett az is fontos szempont, hogy a kommunikációs csatorna használata mindenki számára egyszerű és érthető legyen.

A CHEQ kialakítása során mindezekre odafigyeltünk. Olyan egyszerű a használata, hogy még egy 6 éves gyermek is könnyen elboldogulna vele. És ezt nem mi mondjuk, hanem a felhasználóink. Itt tekintheted meg.

Ha már kiválasztottad az igényeiteknek legjobban megfelelő kommunikációs eszközt, jöhet a következő lépés.

2. Személyre szabott üzenetek

Ugyan vannak olyan vállalati hírek, amelyek mindenkit érintenek, és ezért minden munkatársat értesíteni kell ezek kapcsán. Azonban arról sem szabad megfelejtkezni, hogy előfordulhat, hogy vannak olyan személyek, akiket nem érint egy-egy változás. Például, azokat a munkatársakat, akik saját járművel járnak be dolgozni vagy besétálnak, őket nem biztos, hogy érdekli a céges buszmenetrend változása. Számukra ez az üzenet lehet, hogy nemcsak felesleges, de zavaró is.

Add meg a munkatársaidnak a lehetőséget, hogy eldöntsék, milyen általános és közhasznú üzeneteket szeretnének megkapni. Kérdezd meg a munkatársakat egy üzenetben, hogy megszeretnék-e kapni a jövőben a céges buszmenetrendről szóló üzeneteket. Ha azt választják, hogy igen, akkor megosztod velük, ha a nemet választják, akkor a továbbiakban ezeket az üzeneteket nem kapják meg.

Egy másik módja a személyre szabott üzenetek küldésének az, amikor a csoportvezetők saját csoportjuk tagjai számára küldenek ki fontos információt. Ez nyilván a más részlegen vagy csoportban dolgozó kollégák számára nem lényeges, ezért nem is kell az őket nem érintő üzenetekkel terheljük.

De, ha csak az éppen gyesen levő munkatársakra gondolunk az is remek példa! A számukra érdekes információk és teendők nem feltétlenül érdekesek a többi munkavállaló számára.

Amint látod, személyre szabott üzenet lehet az is, amit egy jól  meghatározott csoport számára küldesz ki nem csak az, amit konkrétan egyetlen munkatársnak.

3. Légy transzparens a kommunikációdban

Oszd meg a munkatársaiddal a jó, de a rossz híreket is olyan világos és érthető módon, hogy minden kollégád megérthesse az aktuális helyzetet, hogy mi vezethetett oda és milyen következmények vagy lépések várhatók a jövőben.

Az őszinteség bizalmat épít és segít elkerülni a nyugtalanságot, valamint az abból fakadó szorongást, gyenge minőségű munkavégzést, illetve az esetleges felmondásokat.
A transzparens kommunikáció folytatására tökéletes példa Gazsi Zoltán, az Eisberg ügyvezető igazgatója, aki őszintén megosztotta munkatársaival egészségi állapotát, amikor kiderült, hogy vastagbéldaganata van és emiatt kemoterápiára kell járjon. Erről itt olvashatsz bővebben.

4. Légy empatikus

A munkatársakkal való kommunikációd során igyekezz empatikusnak lenni. Ha kedvességet és megértést mutatsz a munkatársak irányába az támogatja az elköteleződést, és erősíti a bizalmat. A munkavállalók úgy érezhetik, hogy bátran megoszthatnak veled bármilyen információt, azzal

• nem fogsz visszaélni (ha például javaslatot tesz valamire),
• nem veszed sértésnek(ha valamivel nem ért egyet és építő kritikát ad) és
• üres kifogásnak sem fogod gondolni (ha valami súlyosabb betegséget diagnosztizálnak nála vagy a szeretteinél, ami negatívan hathat a munkateljesítményre)

Az empatikus és nyílt kétirányú információáramlás erősíti a munkaközösséget és segít kialakítani, illetve fenntartani egy kellemes légkörű vállalati kultúrát.

5. Kérj visszajelzést és annak értelmében cselekedj

A kétirányú információáramlás kialakításának legjobb módja, ha visszajelzést kérsz egy-egy kiküldött üzenet kapcsán. Ezáltal bevonhatod a munkatársakat a beszélgetésbe és a döntéshozatalba is. Különösen igaz ez abban az esetben, ha a visszajelzéseknek megfelelően cselekszel.

Tehát, ha például a megkérdezed a munkatársakat, hogy X helyre menjetek-e csapatépítő tréningre vagy Y helyre, és oda mentek, amit a legtöbben választottak, akkor azzal alátámasztod, hogy meghallottad az igényüket.

De másként is kérhetsz visszajelzést a kollégáktól!

A CHEQ belső kommunikációs csatorna például azt is lehetővé teszi, hogy a munkavállalók anonim kérdéseket vagy bejelentéseket küldjenek. Ez azért van, mert névtelenül kicsit bátrabbak és őszintébbek tudnak lenni az emberek, ami rendkívül fontos, amikor a bizalom a vezetőség és a munkavállalók között még nem alakult ki.

Biztasd a munkatársakat arra, hogy osszák meg észrevételeiket, aggodalmaikat, vagy tegyék fel kérdéseiket akár névtelenül is, melyekre választ küldesz egy-egy mindenkinek címzett közleményben. Emellett persze érdemes pulzus felméréseket is végezned. Mindez segít világosabb képet kapnod arról, hogy

• mi foglalkoztatja a munkavállalókat, 
• mi zajlik a cégen belül (pl.: egyes kollégákat lelkileg megvisel egy-egy nárcisztikusabb munkatárs viselkedése), 
• mit szeretnének (pl.: HR adminisztrációs önkiszolgáló eszközt),
• mire kell jobban odafigyelned (pl.mikor-oktatás vagy a kékgallérosok onboardingja)

Ha vezetőként vagy HR munkatársként megfogadod a fenti tippeket, hamarosan a te céged is megtapasztalhatja a kétirányú információáramlás jótékony hatását. Sok sikert!