A belső kommunikáció a munkáltatói márkaépítés alapeszköze

A Business Fest alatt több HR és employer branding (munkáltatói márkaépítés) területen dolgozó munkatárssal is beszéltünk. Arra a következtetésre jutottunk, hogy bár mindannyian szükségét látják egy hatékonyabb belső kommunikáció kialakításának, az mindenki számára kicsit mást jelent. Éppen ezért ebben a cikkben arra szeretnék rávilágítani, hogy miért elengedhetetlen az eredményes belső kommunikáció a munkáltatói imázs szempontjából, és hogy mit is jelent a CHEQ számára a hatékony vállalati belső beszélgetés.

Nincs munkáltatói márkaépítés belső kommunikáció nélkül

Kutatások szerint a munkakeresők 75%-a jelentkezik olyan vállalathoz, amely aktívan foglalkozik a munkáltatói márkaépítéssel. Azonban bármennyire is szeretnénk azt hinni, hogy 

• employer branding során csak a vállalaton kívüli világra kell fókuszálni
• az számít, amit kifelé mutatunk és kommunikálunk a munkakeresőknek és a jelölteknek, 

be kell lássuk, hogy ez nincs így. 

Az igazán jó munkáltatói imázs kialakításához és fenntartásához elengedhetetlen a hatékony párbeszéd a munkavállalók és a vezetőség között, függetlenül attól, hogy a munkavállalói életciklus melyik szakaszában járunk. A kiválasztási folyamat első pillanatától, az onbordingon át, a munkavégzés ideje alatt és a kilépéskor is biztosítanunk kell a közvetlen, nyílt és eredményes kommunikáció esélyét. Ezáltal kellemes élménnyé tehetjük a munkáltatóval kötött ismeretséget. És végső soron ez határozza meg, hogy mennyire vonzó egy munkahely, hogy hogyan beszélnek róla a jelenlegi és az egykori munkavállalói. 

Ezért is kell figyelmet fordítani arra, hogy

• az állományban lévő munkavállalókhoz időben eljussanak a fontos céges hírek, 
• bevonjuk a munkatársakat a vállalat életébe,
• megkönnyítsük az eredmények elérését számukra, 
• lehetőséget adjunk a kérdezésre, javaslatok megosztására, 
• visszajelzéseket kérjünk tőlük, amelyeket figyelembe is veszünk

Mindezt támogathatjuk egy hatékony vállalati belső kommunikáció kialakításával. És, hogy mit is jelent ez számunkra?

CHEQ szerint a hatékony vállalati belső kommunikáció

A szervezeten belüli eredményes társalgás:

1. Strukturált
2. Áttekinthető
3. Kétirányú
4. Biztonságos
5. Aktuális/Modern
6. Elérhető
7. Egyszerű
8. Mérhető

Lássuk mit is jelent pontosabban mindez.

1. Strukturált

A belső kommunikáció egyik feladata, hogy informálja a munkavállalókat. Ez azonban nem merül ki pusztán a vállalati közlemények kiküldésében. Az is rendkívül fontos, hogy minden munkavállaló számára könnyen elérhetővé váljanak a munkavégzéshez szükséges dokumentumok megspórolva így a hosszas kutatással járó időt. 

Az Elastic felmérése szerint a távolban, azaz nem az irodában dolgozók 60%-a nyilatkozott úgy, hogy több időt veszteget dokumentumok felkutatásával, mint e-mailek írásával. Ráadásul a dolgozók 85%-a tölt napi szinten időt dokumentumok és információk keresgelésével. Egy McKinsey felmérés szerint ez azt jelenti, hogy a munkaidő 20-25%-a azzal telik, hogy a feladatok vagy a személyes munkahelyi információszükséglet kielégítéséhez nélkülözhetetlen információk után kutatnak.

A CHEQ belső kommunikációs applikációt kifejezetten úgy alakítottuk ki, hogy a fontos, mindenkit érintő tudásanyagot pillanatok alatt elérjék a munkavállalók. 

Ezeket logikusan, jól strukturált menüpontok alá illesztjük be, amelyeket az ügyfeleinkkel közösen határozunk meg. Ez lehetővé teszi, hogy másodpercek alatt hozzáférjenek a munkavállalók a számukra szükséges dokumentumokhoz, amelyek adatai aktálusak, hitelesek és megbízhatók. 

Így időt és energiát lehet megspórolni a munkatársak számára. Emellett a frusztráltság is csökken, hiszen azonnal a rendelkezésükre áll a keresett információ. Jobb hangulatban és lendületesebben tudnak haladni a feladataikkal. És ezáltal jobb döntéseket is hoznak.

2. Áttekinthető

A CHEQ-hez hasonlóan irányított belső kommunikációs csatorna sokkal áttekinthetőbb, mint a közösségi háló mintája alapján működő belső információáramlást biztosító csatornák. Ez azért lehetséges, mert előre meghatározott feltételek mentén kerül kiosztásra, hogy kik kezdeményezhetnek beszélgetést kivel. A HR és vagy a felső vezetők bárkinek küldhetnek üzenetet, középvezetők is küldhetnek üzeneteket a saját csapatuknak vagy a felső vezetésnek, de a munkavállalók is kezdeményezhetnek diskurzust a vezetőséggel.

Vagyis egyszerűen nem történhet meg az, hogy a közösségi médiából már jól ismert hírfalakhoz hasonlóan hirtelen egy üzenet cunami tör ránk. Vagyis keresgélés nélkül, egy szempillantással be tudja azonosítani a munkavállaló az őt érintő és számára (is) fontos információt. Ezt ráadásul a menüstruktúra is támogatja.

3. Kétirányú

Az eredményes vállalati belső kommunikáció alapfeltétele, hogy kétirányú legyen. Azaz egy valódi párbeszéd alakuljon ki a munkáltató és a munkavállalók között. Ha munkavállalók nem reagálhatnak és nem kezdeményhezhetnek kommunikációt a vezetőséggel, akkor egy egyirányú informálásról van szó. Ez nem társalgás, hanem egyszerűen csak tájékoztatás, értesítés, ami hatását tekintve messze elmarad a párbeszéd hatékonyságától.

Éppen ezért úgy alakítottuk ki a CHEQ-et, hogy az támogassa a szervezeten belüli párbeszédet. Így mindamellett, hogy a vezetőség azonnal és közvetlenül eléri üzeneteivel a munkavállalókat, nekik is lehetőségük van kommunikációt kezdeményezni. 

Tehát nemcsak időben és pontosan értesülhetnek a cég legfontosabb híreiről és eseményeiről, de azt is könnyedén jelezni tudják, ha

• lebetegedtek, 
• új munkaruhára/eszközre van szükségük,
• hibát/veszélyt láttak vagy tapasztaltak a munkaterületen,
• anonim bejelentéseket tehetnek,
• elmondhatják véleményüket,
• értékelhetnek, szavazhatnak, hozzászólhatnak,
• felvethetnek számukra érdekes témákat stb.

Ráadásul bárki kezdeményezze a beszélgetést, arra válasz/reakció érkezik. Ezáltal valóban létre jön a párbeszéd a vezetőség és a munkavállaló között.

4. Biztonságos

A vállalatok számára törvényi előírás, hogy lehetővé tegyék a munkavállalóik számára az anonim bejelentéseket. Azonban nemcsak akkor van szükség arra, hogy a munkavállaló úgy érezze biztonságosan és bátran megoszthat egy birtokában lévő információt, ha egy helytelen (esetleg törvénytelen) magatartást szeretne bejelenteni. Akkor is ezt kell éreznie, ha csupán egy pulzusfelmérés során kell beküldje a véleményét, vagy ha munkáltatói igazolást igényel. 

Éppen ezért rendkívül fontos, hogy a munkavállalók válaszai, vagy az általuk kezdeményezett párbeszéd láthatatlan a többi kolléga előtt. Ha a munkatársaknak nincs rálátásuk és hozzáférésük minden diskurzushoz, akkor  a “vicceskedő” trollok sem jelenhetnek meg, és a beszélgetések moderálása sem szükséges. 

Természetesen ez nem zárja ki azt, hogy egy-egy felmérés összesített eredményét és következtetéseit, az azt követő akciókat a vezetés könnyen és gyorsan megossza a szervezet tagjaival. Sőt, ez kifejezetten javasolt is! Ezzel ugyanis azt jelzi a vezetőség, hogy fontos a munkatársak véleménye, meghallotta őket és ezt az információt beépítik a döntésekbe. Így lehet építeni a megbecsültség érzést és erősíteni az elkötelezettséget a munkavállalókban, ami a munkáltatói márkára is pozitívan hat.

5. Aktuális/Modern

HR szakemberek és vezetők elmondása szerint, a digitalizáció ellenére is számos nagyvállalat kommunikál a munkavállalóival, különösen a kékgallérosokkal, hirdetőfalakra kihelyezett plakátokkal, szórólapokkal és formanyomtatványokkal. Ezek hatékonyságát sajnos lehetetlen mérni. Nem tudni, hány munkatárs olvasta a kihelyezett üzenetek és mikor? Az is előfordulhat, hogy túl későn értesültek bizonyos lehetőségekről és emiatt lemaradtak eseményekről, elestek béren kívüli juttatásoktól stb.

Az irodai környezetben dolgozók esetén sem sokkal jobb a helyzet. Itt ugyan szóbajön az e-mailes üzenetváltás is, ám ez sem tekinthető különösen hatékony megoldásnak. A válaszadási és a reakcióidő roppant sokáig tart, ha egyáltalán megnyitják a levelet és nem hagyják elveszi az üzenetáradatban. Ráadásul ez sem kifejezetten párbeszéd a szervezet és a munkavállaló között, hanem sokkal inkább egy egyirányú információ “kinyilatkoztatás” a munkatársak igényeinek a figyelembe vétele nélkül.
Ezek az ál belső kommunikációs módszerek ma már mind elavultnak számítanak. Olyan világban élünk, ahol kutatások szerint a magyar lakosság közel 64,5%-a rendelkezik okostelefonnal és kb. 6 millióan interneteznek a mobiljukon. Vagyis kézenfekvő megoldásnak tűnik, hogy egy okostelefonon is működő kommunikációs csatornát alakítsunk ki. Olyat, ami sokkal eredményesebb és költséghatékonyabb, mint amilyen a tömeges SMS küldés vagy a telefonálgatás lenne. A CHEQ éppen ilyen kommunikációs megoldás!

6. Elérhető

A hatékony belső kommunikációs eszköz több platformon és készüléken is működik. Ezáltal a munkavállalók kezébe adjuk a választást. Ők dönthetik el, hogy melyik platformon és milyen eszközö(kö)n szeretnék használni a vállalati kommunikációs csatornát. Így például a CHEQ esetében a használat történhet okostelefonon, számítógépen, vagy akár még kihelyezett terminálokon is. Illetve az is megválasztható, hogy milyen platform adjon otthont a párbeszédnek. A CHEQ ugyanis Viber és Microsoft Teams alkalmazásként, de önálló applikációként is működik. 

Akármelyik megoldást is választják, mindig azonnal értesülnek a legfontosabb hírekről, részt vehetnek a vállalat életében és bármikor kezdeményezni tudják adminisztrációs ügyeik intézését (pl.: munkáltatói igazolás igénylés, adatfrissítés stb.). Mindez pedig nem jár különösebb anyagi vagy energia befektetéssel a vállalat részéről. Sőt, a bevezetéssel járó költségek már akár 3-6 hónap alatt is megtérülhetnek!

7. Egyszerű

A kiváló belső kommunikációs csatorna óriási előnye, hogy használata egyszerű, kényelmes és nem jelent többlet munkát a HR-nek, a munkáltatói márkaépítéssel foglalkozó személynek vagy a vezetőségnek. Lehetővé teszi, hogy 

• előkészítsünk értesítéseket és üzeneteket, amelyeket időzítve küldünk ki.
• egy gombnyomással lefordítsuk az üzeneteinket és így a külföldi munkatársainkat is értesíteni tudjuk tolmácsok bevonása nélkül is
• összeköthető más szoftverekkel így nem kell kétszer dolgozni egy-egy feladattal (pl.: bérpapírok titkosított kiküldése, digitális aláírás, felhasználói adatbázis frissítés, e-mail üzenet kiküldése, gamification, stb)

Sőt, ha mesterséges intelligenciával van megtámogatva (pl.: a CHEQ-en belül elérhető a ChatGPT), akkor még az üzenetek megírása is pillanatok kérdése. Így igazán kényelmes lehet a belső párbeszédre használt csatorna alkalmazása. 

Ugyanakkor arról sem szabad megfeledkezni, hogy a végfelhasználók, azaz a munkatársak számára is egyszerű és kényelmes kell legyen a kommunikációs csatorna használata. Hiszen ez biztosítja azt, hogy valóban alkalmazzák.

8. Mérhető

A hatékonyság szempontjából elengedhetetlen, hogy a belső kommunikáció mérhető legyen. A mérési eredményeket KPI-ként használhatja a vezetés a vezetői/belső kommunikáció folyamatos fejlesztéséhez és általa optimalizálni tudod 

• az információáramlást –  olyan formában adod át az üzenetet, ahogy azt a legtöbb munkatársad szereti fogyasztani (szöveg, kép, videó, hanganyag stb.), így ugyanis valóban feldolgozzák a tartalmat és nem csak gyorsan megnyitják az üzenetedet

• a munkafolyamatot – a fontos vállalati közlemények és céges események mellett olyan üzeneteket, dokumentumokat, mikrooktató anyagokat stb. osztasz meg, amelyekre a munkavállalóknak szükségük van és szívesen használják, így az értékes idődet arra fordítod, ami valóban számít

• a költségeidet – pontosan meg tudod határozni, hogy melyik kommunikációs platformot vagy modellt érdemes fenntartanod és melyiket nem, annak érdekében, hogy maximalizáld az eredményes kommunikációdat

• a munkatársi elköteleződést és bevonást – ha tudod mi mozgatja meg a munkatársaidat, akkor azt is tudod, hogyan vonhatod be őket jobban a vállalat életébe, hogy elkötelezettebb és lelkesebb csapattagok legyenek hosszútávon, ezáltal is növelve a vállalat teljesítményét és csökkentve a fluktuációt

Ha neked is olyan belső kommunikációs alkalmazásra van szükséged, ami a fentemlített minden pontnak megfelelő, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot és beszéljünk a részletekről!