Digitális aláírás

A digitális aláírás egy olyan korszerű hitelesítési folyamat része, ami lehetővé teszi, hogy a munkáltatók és a munkavállalók személyes jelenlét hiányában is hitelt érdemlően alá tudjanak írni munkaszerződést vagy bármilyen más aláírás köteles dokumentumot.

Jelenleg 5 főbb területet ismerünk, ahol hatalmas az igény a digitális aláírásra.

1.     Munkaszerződés aláírás/ munkaszerződés módosítás 

A munkaszerződés hitelesítését aláírással kell igazolni minimum két példányban a munkáltató és a munkavállaló részéről. Ezt belépéskor és munkaszerződés módosításakor is meg kell tenni. A gyakorlatban akár évente van munkaszerződés módosítás, amelyet minden dolgozóval alá kell íratni. 

A gyakorlatban ez a folyamat úgy néz ki, hogy mindenki számára előállítják a munkaszerződéseket, majd kinyomtatják a szükséges példányszámban és előkészítik, hogy a munkavállalóval aláírathassák. Az előkészítést követően megkezdődik a munkatársak értesítése, ami többnyire a csoport/műszakvezetőkön keresztül zajlik. Az értesítés értelmében a munkatársaknak be kell fáradniuk az irodába/HR osztályra, ahol mindenkivel külön-külön aláíratják a kinyomtatott szerződésmódosításokat. A problémák ilyenkor szoktak jelentkezni. Előfordul, hogy néhány kolléga rendes- vagy betegszabadságon tartózkodik, esetleg munkaköréből adódóan úton van, amikor alá kellene írja a szerződést. Az sem ritka, hogy valaki rosszul, rossz helyen írjon alá, vagy hogy véletlenül egy másik kollégáét és ezért újra ki kell nyomtatni a dokumentumot és megismételni az aláírást. Egy ilyen folyamat lebonyolítása akár 2 hónapot is igénybe vehet lehet a létszámtól és a felmerülő problémáktól függően. Mindez rengeteg stresszel és munkával jár a HR osztály számára.  

Elektronikus aláírással ez 10 másodperc fejenként. 

2.     Nyilatkoztatások 

A munkavállalónak egyes esetekben nyilatkoznia kell. Jellemzően a szabadságok és a családi adókedvezmények ilyen nyilatkozattételek, amelyeket mindenképpen hitelt érdemlően kell aláírni.

A családi adókedvezmény esetében évente kell nyilatkozni a munkavállalónak gyermekeiről és a családi adókedvezményről. 

3.     Szabályzatok/ szabályzat változások 

A munkahelyek különböző kötelező és saját szabályzattal rendelkezhetnek, amelyeket a munkavállalónak meg kell ismernie és ennek a tényét hitelesítenie az aláírásával.  

Ezek a szabályzatok sűrűn változnak egy cég életében, ezért gyakran szükséges a tartalmuk feldolgozása és annak aláírással való hitelesítése. A hagyományos eljárás szerint ezeket a szabályzatokat kinyomtatják és minden kollégához eljuttatják annak tartalmát. Ezt van, hogy workshopok és kiscsoportos tájékoztatók során teszik meg, melyek végén minden résztvevővel aláíratják a dokumentumot, hogy megismerte az új szabályzatokat. Ez a folyamat azonban rendkívül időigényes.

4.     Képzéseken való részvétel 

A belső vállalati tréningek esetén a dolgozónak igazolnia kell a jelenlétét vagy a képzés elsajátításának tényét. Ezt a gyakorlatban a képzési jelenléti ív aláírásával történik, vagy sikeres képzés/részvétel esetén még egy dokumentumon. 

A vezetők számára tartott képzések esetében az is kihívást jelent, hogy külsős oktatók tartják a tréninget. Ugyan a tréning kezdetekor megkapják a képzési jelenléti ívet igazoló dokumentumot, azonban az elveszhet, de az is előfordulhat, hogy valaki egyáltalán vagy rosszul írja alá. Ekkor az adminisztrátor felveszi a kapcsolatot a trénerrel és a dolgozóval is, ami roppant megterhelő és időigényes lehet. A hibalehetőségről nem is beszélve, hiszen a külsős tréner nem ismeri a vezetőket, így nem biztos, hogy jól emlékszik arra, hogy kijelent meg és ki nem.  

5.     Munkaruha munkaeszköz 

A nagyvállalatoknál gyakran a munkaruházat és a munkaeszközök átadás-átvételét is aláírással kell igazolni. Ez ugyan nem feltétlenül kötelező, de egy nagyértékű laptop, személygépkocsi esetében egyértelműen tiszta helyzetet teremt. Munkavédelmi eszköznél pedig kötelező elem is lehet, ha a munkakör megkívánja. 

Gyakran előfordul az is, hogy a munkavállaló kilépésekor nála marad egy munkaeszköz vagy a munkaruha egy darabja (pl.: telefon, laptop, csizma stb.) de nincs hitelesített átadás átvétel, mert elfelejtették aláíratni vagy eltűnt a papír, mert nem lett lefűzve. Ez nagy gondot okoz olyan cégeknél, ahol leltárazni kell, és a rendelkezésre álló készlet nem egyezik az átadás-átvételi íven szereplő adatokkal.

Miért jó a cégnek?

• Átláthatóvá teszi az aláírás köteles dokumentumok kezelését. – Sokszor nem tudjuk, hogy milyen dokumentumok van aláírva, és kitől kell még aláírást beszerezni.
• Időt és energiát spórol, arról nem is beszélve, hogy csökkenti a hibalehetőséget. Pl.: kevesebbet nyomtatott, rosszul írta alá a dolgozó, nem olvasható az aláírás ekkor stb. Minden hiba miatt újra kell kezdeni az aláírási folyamatot. 
• Adatvédelmi szempontból is sokkal előnyösebb megoldás, mint a hagyományos táblázat és papíralapú adminisztráció, ahol az adatok szétszórva vannak. Ebben az esetben ugyanis egyetlen központi rendszerben tárolhatók biztonságosan.
• A dokumentum aláírásának digitális lenyomata van, amit nehezebb hamisítani, mint a papíralapon történt aláírást és keltezést, ezért megbízhatóbb is.
• Környezetbarát papírmentes megoldás, aminek tárolásához nem szükséges egy több négyzetméteres archív szobát fenntartani.

Miért jó a dolgozóknak?

• Kényelmes megoldás hiszen egy okostelefon is elegendő ahhoz, hogy hitelt érdemlően aláírjon szerződésmódosításokat és egyéb aláírás köteles dokumentumokat.
• A dokumentum aláírásának digitális lenyomata van. Pontosan visszakereshető, hogy mit, mikor írt alá a munkavállaló, és hogy biztosan ő írta-e alá.
• Nem igényel személyes jelenlétet a dokumentumok aláírása és postázással sem kell bajlódni.
• Ma már telefonnal is lehet fizetni az üzletekben, így hamarosan az is teljesen normális lesz, hogy az okostelefon tartalmazza a saját digitális identitásunkat okmányainkkal együtt, mely segítségével könnyedén, biztonságosan és hitelt érdemlően tudunk aláírni dokumentumokat nemcsak a vállalaton belül, de kívül is.