Електронен подпис

Има 5 основни области, в които има огромно търсене на цифрови подписи като модерна форма на удостоверяване:

1. Подписване на трудов договор/изменение на трудов договор

Заверката на трудовия договор трябва да бъде потвърдена с подпис най-малко в два екземпляра от работодателя и служителя. Това трябва да стане и при постъпване и при изменение на трудовия договор. На практика всяка година трудовият договор се променя, като той трябва да бъде подписан от всички служители.

На практика трудовите договори се изготвят, поставят се в папките на всички, разпечатват се в необходимия тираж и се попълват. След това трябва да започнете да уведомявате работниците чрез ръководителите на групата/смяната, че трябва да дойдат или да ги заведете там за подпис. Сред тях има такива, които са в отпуск, има такива, които не са на мястото си, има такива, които са се подписали грешно, така че трябва да повторите отново. Подобен процес може да отнеме до 2 месеца за отдела „Човешки ресурси“ и е свързан с много стрес.

С електронен подпис отнема 10 секунди на човек.

2. Декларации

Понякога служителят трябва да подава декларации. Обикновено отпуските и семейните данъчни облекчения са примери за това.

В случай на семейно данъчно облекчение служителят трябва да прави декларации за децата си и семейното данъчно облекчение годишно.

3. Промени в разпоредбите/правилата

Работните места могат да имат различни задължителни и собствени разпоредби, с които служителят трябва да се запознае и да удостовери това с подпис.

Тези наредби се променят доста често в живота на една компания, така че трябва да се запознавате с тях и да ги проверявате многократно. В случай на промени в наредбите или декларирането, настъпва труден процес, при който работникът губи време, а администраторът, който се занимава с това, слага подписа си. И тази сизифова работа трябва да се върши, докато всички документи не бъдат изрядни.

4. Участие в обучения

При вътрешнофирмени обучения служителят трябва по някакъв начин да докаже присъствието си или факта, че е преминал обучението. На практика това става с подписване на присъствен лист за обучение при успешно преминато обучение или с друг документ при участие.

При управлението на обучението ситуацията е такава, че има външни обучители, на които ще бъде даден присъствения лист, след което документът може се изгуби или някой да не го е подписал или да не го е подписал правилно. След това администраторът изпраща писмо/имейл на обучителя, което е изключително натоварващо. Има и случаи, в които документът се губи и трябва да се подпише отново.

5. Работно облекло / работни инструменти

Във фирмите издаването на работно облекло и работни инструменти на служителя, както и връщането им от служителя, трябва да бъдат удостоверени от работодателя и служителя. Това не е непременно задължително, но в случай на лаптоп или кола с висока стойност, очевидно е необходимо. Може да бъде и задължителен елемент за оборудването за безопасност на труда, ако работата го изисква.

Често срещан случай при работното облекло и работните инструменти е, че работникът си тръгва и инструментът остава при него (напр. телефон, лаптоп, ботуши, дрехи), но няма заверен документ за предаване, защото са забравили да го подпишат или документът е изчезнал. Същото създава голям проблем за компаниите, които трябва да направят инвентаризация и при липса на подписан документ за предаване не могат да видят какви инструменти предлагат в момента. Това причинява сериозни проблеми.

Защо е добре за компанията?

• често не знаем какво е подписано и какво не, защото не можем да видим папката с подписи на хартия.
• Към това се добавя времето от грешки. Разпечатано е по-малко от необходимото, подписът не е направен добре, подписът не може да се разчете, след това се попълва отново, разпечатва се и се подписва.
• от гледна точка на защита на данните, това е много по-изгодно решение от традиционната електронна таблица и хартиена администрация, където данните са разпръснати, докато в централната система те са на едно място и са в безопасност.
• Всеки може да разпечатва, подписва, публикува, получава обратно, сканира, носи, архивира. Дори и да е неудобно.
• електронният подпис е като хартиена фактура и електронна фактура. Всеки може да издаде хартиена фактура и да я качи в централната система, но цифровите фактури са толкова добри, че всеки ги използва, без да има задължение за това. Но това е толкова голям скок в удостоверяването и администрирането, колкото са смартфоните в телекомуникациите. Днес все още можете да си купите телефон с бутони, но светът обича смартфоните и те са част от живота ни.
• подписът на документа се вижда в действие, има дигитален отпечатък. Дали подписах това? Сигурно съм подписал. С хартиен договор, който освен това, е дошъл по пощата, не можем да сме сигурни в много неща. Кога всъщност е подписан и дали наистина е подписан от правоимащото лице и дали изобщо данните по договора са автентични.

Защо е добре за служителя?

• Решението е удобно и за служителя, и за компанията, тъй като един смартфон е достатъчен
• подписът на документа се вижда в действие, има дигитален отпечатък. Дали подписах това? Сигурно съм подписал
• вече не е изненадващо, че използваме собствените си устройства на работа. Принципът „донеси свое собствено устройство“ вече е стандартен. Вашата собствена цифрова идентичност с Вашите документи на вашето собствено устройство. Можете да го използвате не само за работата си, но и в други области на живота.