Semnătură digitală

Semnăturile digitale fac parte dintr-un proces modern de autentificare care permite angajatorilor și angajaților să semneze contracte de muncă sau orice alte documente care necesită o semnătură, fără a fi nevoie de prezența personală.

Există 5 domenii principale în care există o cerere uriașă de semnături digitale ca formă modernă de autentificare:

1. Semnarea contractului de muncă/modificarea contractului de muncă

Validarea contractului de muncă trebuie să fie certificată printr-o semnătură pe cel puțin două exemplare de către angajator și angajat. Acest lucru trebuie să se facă în momentul încheierii contractului de muncă și în momentul modificării contractului de muncă. În practică, pot exista modificări anuale ale contractului de muncă, care trebuie semnate de toți angajații.

În practică, contractele de muncă sunt pregătite în dosarul fiecăruia, tipărite în numărul necesar de exemplare și plasate. Apoi trebuie să înceapă notificarea angajaților prin intermediul managerilor de grup/ture să se prezinte sau ei le vor duce acolo pentru a semna. După aceea sunt cei care sunt în concediu, sunt cei care nu se află la locul de muncă, cei care au semnat documentul greșit și cei care au semnat incorect așa că documentele trebuie să fie resemnate. Un astfel de proces poate dura 2 luni pentru departamentul de resurse umane și vine cu mult stres…

Cu semnăturile electronice este nevoie de 10 secunde pentru fiecare.

2. Declarații

Angajatul trebuie să facă o declarație, în unele cazuri. De obicei, vacanțele și beneficiile fiscale pentru familie sunt astfel de declarații.

În cazul alocațiilor fiscale familiale, angajatul trebuie să declare anual copiii și alocația fiscală familială.

3. Reglementări/modificări ale reglementărilor

Locurile de muncă pot avea diverse reguli și reglementări obligatorii și specifice, pe care angajatul trebuie să le cunoască și să le semneze pentru a le confirma. Aceste norme și regulamente se schimbă destul de frecvent în viața unei companii și, prin urmare, trebuie să fie asimilate și validate destul de des.

În cazul modificărilor de politici sau al declarațiilor, are loc același proces cu multă bătaie de cap, în care și angajatul își pierde din timp și și administratorul care trebuie să parcurgă procesul, să negocieze, să semneze și să atașeze documentul. Și acest proces trebuie repetat până când fiecare document este completat corect.

4. Participarea la cursuri de instruire

În cazul cursurilor de instruire interne ale companiei, angajatul trebuie să prezinte o anumită dovadă de participare sau de absolvire a cursurilor de instruire. Acest lucru se face în practică prin semnarea unei foi de prezență la curs sau, în cazul unui program sau participări reușite, și pe un alt document.

Și în managementul formării profesionale se întâmplă să existe formatori externi cărora li se înmânează documentul care atestă participarea la formare și apoi hârtia se pierde sau cineva nu a semnat-o sau nu a semnat-o corect. Atunci administratorul trimite un e-mail trainerului, împreună cu angajatul, ceea ce este extrem de stresant. Dar există și cazuri în care hârtia se pierde și trebuie să fie semnată din nou.

5. Îmbrăcăminte de lucru, Echipament de lucru

În cadrul companiilor, acordarea de îmbrăcăminte de lucru și de echipamente de lucru angajatului și returnarea acestora de către angajat trebuie să fie certificate de către angajator și de către angajat. Nu este întotdeauna obligatoriu, dar, în cazul unor bunuri valoroase precum un laptop sau un autoturism de serviciu, este necesar pentru a clarifica situația. Poate fi, de asemenea, un element obligatoriu pentru echipamentul de protecție la locul de muncă, în cazul în care acesta este cerut de activitatea profesională.

Există frecvent un caz comun pentru echipamentul de lucru: un angajat pleacă și rămâne cu un echipament (de exemplu, telefon, laptop, cizme, îmbrăcăminte), dar nu există o predare certificată, deoarece a uitat să o semneze sau hârtia lipsește pentru că nu a fost capsată. Același lucru reprezintă o mare problemă în companiile care trebuie să facă inventarul și, în lipsa unui proces-verbal de predare-primire semnat, nu pot vedea ce bunuri se află la cine. Acest lucru cauzează probleme grave.

De ce este benefic pentru companie?

• De multe ori nu știm ce este semnat și ce nu este semnat, pentru că nu putem vedea dosarul în care se află documentele administratorului responsabil.
• Economisește timp și energie diminuând greșerile. Evită situațiile în care documentele trebuie tipărite din nou, semnate din nou sau rescanate.
• De asemenea, din perspectiva protecției datelor, această soluție digitală este mult mai avantajoasă decât utilizarea fișelor și a administrației pe hârtie, unde datele sunt răspândite în diverse locuri, în timp ce într-un sistem central, acestea pot fi păstrate în siguranță într-un singur loc.
• Semnătura de pe un document are o amprentă digitală, care este mai greu de falsificat decât o semnătură și o dată pe hârtie și, prin urmare, mai fiabilă.
• O soluție ecologică, fără hârtie, care nu necesită o sală de arhivă de câțiva metri pătrați.

De ce este bine pentru angajați?

• Este convenabil pentru angajat și convenabil pentru companie – un smartphone este suficient,
• Semnătura de pe un document este o semnătură care are o urmă digitală. Pot vedea clar ce am semnat, când am semnat și dacă eu am semnat-o cu siguranță. Cu un contract pe hârtie – și unul care a fost trimis prin poștă – nu putem fi siguri de prea multe lucruri. Când a fost într-adevăr semnat și dacă a fost într-adevăr semnat de titular și dacă detaliile contractului sunt autentice.
• Nu este nevoie de prezența personală pentru a semna documentele și nu trebuie să vă faceți griji cu privire la taxele poștale.
• Astăzi puteți plăti cu telefonul în magazine, așa că, în curând, va fi normal ca smartphone-ul să conțină identitatea personală digitală împreună cu documentele, permițându-vă să semnăm documente cu ușurință, în mod sigur și credibil, nu doar în interiorul companiei, ci și în afara acesteia.