Dwukierunkowy przepływ informacji dla lepszych wyników

Jeśli czytałeś nasz wcześniejszy artykuł, w którym zwróciliśmy Twoją uwagę również na niebezpieczeństwo „gry w głuchy telefon”, to dokładnie wiesz, jak ważna jest komunikacja wewnętrzna w firmie. Aby uczynić ją jeszcze skuteczniejszą, niezbędne jest stworzenie środowiska, które wspiera dwukierunkowy przepływ informacji. Oznacza to nie tylko korzystanie z narzędzia komunikacji wewnętrznej odpowiadającego potrzebom firmy, ale też pracę na poziomie ludzkim nad zbudowaniem treściwego i skutecznego dialogu między firmą a pracownikami.

Dwukierunkowy przepływ informacji w firmie

W zależności od tego, z jakiego narzędzia komunikacji wewnętrznej korzysta firma, przepływ informacji może być:

1. Jednokierunkowy — gdy nadawca komunikatu — na przykład kierownictwo lub HR — oznajmia, czyli nie daje możliwości żadnej informacji zwrotnej — na przykład tablica ogłoszeń 
2. Zorganizowany dwukierunkowy — gdy nadawca komunikatu oczekuje informacji zwrotnej od dobrze określonej grupy lub osoby i sam również reaguje na tę informację zwrotną — na przykład CHEQ
3. Niezorganizowany dwukierunkowy (wielokierunkowy) — gdy przepływ informacji w firmie odbywa się w sposób nieuporządkowany. Wtedy osoba inicjująca kontakt może otrzymać różne komunikaty od różnych grup i osób, co może uczynić całą komunikację chaotyczną. Ważne informacje mogą zaginąć w swobodnej pogawędce, do której może włączyć się każdy pracownik — na przykład firmowe wewnętrzne sieci społecznościowe

Pozytywne skutki dwukierunkowego przepływu informacji

Poniżej przedstawię Ci kilka powodów, dla których dwukierunkowy przepływ informacji jest tak niezwykle ważny dla każdej firmy. Większość z nich prawdopodobnie sam znasz, choć być może nie zostały jeszcze w Tobie tak wyraźnie sformułowane.

1. Angażuje pracowników i poprawia wyniki

Jeśli między firmą a pracownikami powstaje prawdziwy dialog, może to poprawić także produktywność. Każdy może być świadomy celów firmy, wyznaczonych kamieni milowych i procesu pracy, który prowadzi do osiągnięcia celu. 

Ponadto dzięki dwukierunkowej komunikacji pracownicy mogą przekazywać informacje zwrotne na temat udostępnionych informacji. Dzięki temu szybko może wyjść na jaw, jeśli coś jest niejasne dla części zespołu. Można to od razu omówić, unikając sytuacji, w której ktoś wykonuje zbędną pracę lub źle wykonuje swoje zadanie, bo coś źle zrozumiał. Poza tym pracownicy często przekazują cenne informacje zwrotne, które przyczyniają się do osiągnięcia szybszego lub lepszego rezultatu.
Według badań wyniki firm, w których pracownicy aktywnie włączają się w krwiobieg firmy, są o 21% lepsze.

2. Zwiększa zadowolenie pracowników i ogranicza rotację

Każdy lubi, gdy zasięga się jego opinii, wysłuchuje jej i bierze pod uwagę to, co powiedział. Sprawia to, że człowiek czuje się bardziej doceniony. Właśnie dlatego, gdy inicjujesz rozmowę z pracownikami, musisz zachęcać ich do udzielania informacji zwrotnej. Nie polega to tylko na tym, że prosisz ich o podzielenie się opinią, ale też na tym, że działasz na podstawie odpowiedzi i sam również odpowiadasz na te informacje zwrotne. Tylko w ten sposób pracownicy dowiadują się, że ich opinia naprawdę Cię interesuje. Podnosi ich to na duchu i stają się bardziej zadowoleni ze swojego miejsca pracy, wskutek czego rotacja pracowników spada, a wyniki rosną.

3. Buduje zaufanie i rozwija firmę

Jeśli kierownictwo nieustannie tylko oznajmia wytyczne, decyzje itd. i nigdy nie włącza pracowników w żaden proces rozwiązywania problemów, wysyła tym samym komunikat, że nie jest ciekawe opinii pracowników. Z tego powodu pracownicy szybko uczą się, by zachowywać swoje pomysły, doświadczenia i spostrzeżenia dla siebie. Stają się nieufni wobec pracodawcy, kierownictwa, a czasem nawet wobec współpracowników. Skutkiem tego jest to, że firma utyka na jednym poziomie. Rozwija się wolniej, ponieważ w firmie nie powstał krąg zaufania, który umożliwiałby dzielenie się informacjami i ich omawianie. Dlatego również jej czas reakcji na nowe wyzwania jest dłuższy niż w firmach, w których każdy swobodnie i śmiało dzieli się pomysłami. Nie jest to wcale zaskakujące, bo tam, gdzie nie ma swobodnego przepływu informacji, menedżerowie nie otrzymują od pracowników wystarczających informacji, aby w porę reagować na nowe wyzwania.

4. Buduje markę pracodawcy

Według badania Nielsena 84% ludzi ufa temu, co polecają im znajomi lub członkowie rodziny. Oznacza to, że jeśli Twoi pracownicy wypowiadają się o firmie pozytywnie, w głowach innych naprawdę powstaje o niej dobry obraz. Firma staje się atrakcyjna w oczach pracowników, co znacznie ułatwia rekrutację i selekcję. Jednocześnie prawdą jest też coś przeciwnego. Jeśli pracownicy skarżą się, że w firmie nigdy nie pyta się ich o zdanie, nawet w tak „błahych” sprawach jak to, co chcieliby zjeść na firmowym wydarzeniu, takim jak dzień rodzinny, wpływa to negatywnie na wizerunek pracodawcy. Bo kto chciałby pracować w środowisku, w którym nie ma miejsca na wyrażanie opinii?

Tak poprawisz przepływ informacji

Jak widzisz, sterowany dwukierunkowy przepływ informacji może przynieść wiele korzyści. Właśnie dlatego naprawdę warto poświęcić mu uwagę i stale go doskonalić. W związku z tym przygotowaliśmy dla Ciebie także kilka wskazówek.

1. Wybierz odpowiedni kanał komunikacji

Wśród firmowych kanałów komunikacji wewnętrznej jest mnóstwo takich, które sprawdzają się, o ile chcesz włączyć w komunikację tylko pracowników umysłowych. Jeśli jednak większość Twoich pracowników to pracownicy fizyczni, masz nieco trudniejsze zadanie. Według pewnego badania 83% pracowników fizycznych nie ma firmowego adresu e-mail, a 45% z nich nie ma nawet dostępu do firmowego intranetu. Dlatego musisz szukać takiego narzędzia komunikacji, które umożliwia dotarcie do wszystkich pracowników nawet przy braku adresu e-mail, także wtedy, gdy nie są przywiązani do biurka. Ważne jest też, aby korzystanie z kanału komunikacji było dla każdego proste i zrozumiałe.

Projektując CHEQ, zadbaliśmy o to wszystko. Korzystanie z niego jest tak proste, że poradziłoby sobie z nim nawet 6-letnie dziecko. I nie mówimy tego my, lecz nasi użytkownicy. Możesz to zobaczyć tutaj.

Gdy już wybierzesz narzędzie komunikacji najlepiej odpowiadające Waszym potrzebom, przychodzi czas na kolejny krok.

2. Spersonalizowane komunikaty

Są oczywiście takie firmowe wiadomości, które dotyczą wszystkich, dlatego o nich trzeba powiadomić każdego pracownika. Nie można jednak zapominać o tym, że mogą być osoby, których dana zmiana nie dotyczy. Na przykład pracowników, którzy dojeżdżają do pracy własnym pojazdem lub przychodzą pieszo, niekoniecznie interesuje zmiana rozkładu firmowego autobusu. Dla nich taki komunikat może być nie tylko zbędny, ale i uciążliwy.

Daj pracownikom możliwość, aby sami decydowali, jakie ogólne i użyteczne komunikaty chcą otrzymywać. Zapytaj pracowników w wiadomości, czy chcą w przyszłości otrzymywać komunikaty o firmowym rozkładzie autobusu. Jeśli wybiorą, że tak, będziesz się nimi z nimi dzielić; jeśli wybiorą nie, w przyszłości nie będą już otrzymywać tych wiadomości.

Innym sposobem wysyłania spersonalizowanych komunikatów jest sytuacja, gdy liderzy zespołów wysyłają ważne informacje członkom swojego zespołu. Dla kolegów pracujących w innym dziale lub zespole nie jest to oczywiście istotne, dlatego nie musimy obciążać ich niedotyczącymi ich komunikatami.

Jeśli pomyślimy choćby o pracownikach przebywających na urlopie rodzicielskim, to też świetny przykład! Interesujące ich informacje i zadania niekoniecznie są interesujące dla pozostałych pracowników.

Jak widzisz, spersonalizowany komunikat to również taki, który wysyłasz do dobrze  określonej grupy, a nie tylko taki, który adresujesz konkretnie do jednego pracownika.

3. Bądź transparentny w swojej komunikacji

Dziel się z pracownikami dobrymi, ale i złymi wiadomościami w tak jasny i zrozumiały sposób, aby każdy pracownik mógł zrozumieć aktualną sytuację, to, co mogło do niej doprowadzić, oraz jakich konsekwencji lub kroków można się spodziewać w przyszłości.

Szczerość buduje zaufanie i pomaga uniknąć niepokoju oraz wynikającego z niego lęku, słabej jakości pracy, a także ewentualnych rezygnacji.
Doskonałym przykładem prowadzenia transparentnej komunikacji jest Zoltán Gazsi, dyrektor zarządzający Eisberg, który szczerze podzielił się z pracownikami swoim stanem zdrowia, gdy okazało się, że ma raka jelita grubego i z tego powodu musi poddać się chemioterapii. Więcej przeczytasz tutaj.

4. Bądź empatyczny

W komunikacji z pracownikami staraj się być empatyczny. Jeśli okazujesz pracownikom życzliwość i zrozumienie, wspiera to zaangażowanie i wzmacnia zaufanie. Pracownicy mogą czuć, że mogą śmiało podzielić się z Tobą dowolną informacją, a Ty

• nie wykorzystasz jej (jeśli na przykład coś zaproponują),
• nie potraktujesz jej jak obrazy (jeśli z czymś się nie zgadzają i przekazują konstruktywną krytykę) oraz
• nie uznasz jej za pustą wymówkę (jeśli u nich lub ich bliskich zdiagnozowano poważniejszą chorobę, która może negatywnie wpłynąć na wyniki pracy)

Empatyczny i otwarty dwukierunkowy przepływ informacji wzmacnia wspólnotę pracowniczą i pomaga stworzyć oraz utrzymać kulturę organizacyjną o przyjemnej atmosferze.

5. Proś o informację zwrotną i działaj zgodnie z nią

Najlepszym sposobem na zbudowanie dwukierunkowego przepływu informacji jest proszenie o informację zwrotną w związku z wysłanym komunikatem. Dzięki temu możesz włączyć pracowników w rozmowę, a także w podejmowanie decyzji. Jest to szczególnie prawdziwe wtedy, gdy działasz zgodnie z otrzymanymi informacjami zwrotnymi.

Jeśli więc na przykład zapytasz pracowników, czy pojechać na szkolenie integracyjne do miejsca X czy do miejsca Y, i pojedziecie tam, gdzie wybrała większość, potwierdzisz tym, że usłyszałeś ich potrzebę.

Ale o informację zwrotną możesz prosić pracowników również inaczej!

Kanał komunikacji wewnętrznej CHEQ umożliwia na przykład także to, aby pracownicy wysyłali anonimowe pytania lub zgłoszenia. Dzieje się tak dlatego, że anonimowo ludzie potrafią być nieco odważniejsi i szczersi, co jest niezwykle ważne, gdy zaufanie między kierownictwem a pracownikami jeszcze się nie wykształciło.

Zachęcaj pracowników do dzielenia się spostrzeżeniami, obawami czy zadawania pytań, nawet anonimowo, na które odpowiesz w komunikacie adresowanym do wszystkich. Poza tym warto oczywiście przeprowadzać także badania pulsu. Wszystko to pomaga uzyskać jaśniejszy obraz tego,

• co zaprząta uwagę pracowników, 
• co dzieje się wewnątrz firmy (np. niektórych pracowników psychicznie obciąża zachowanie bardziej narcystycznego współpracownika), 
• czego chcą (np. narzędzia samoobsługowego do administracji HR),
• na co musisz bardziej zwrócić uwagę (np. mikroszkolenia lub onboarding pracowników fizycznych)

Jeśli jako menedżer lub pracownik HR zastosujesz się do powyższych wskazówek, wkrótce także Twoja firma będzie mogła doświadczyć dobroczynnych skutków dwukierunkowego przepływu informacji. Powodzenia!