10 tipp a változásokból fakadó kimerültség csökkentésére

Mindannyian tudjuk, hogy a változás az egyetlen állandó az életben. Azonban a változások sokasága és sűrűsége a legrugalmasabb embereket is megviselheti. A Capterra kutatása is erre utal, miszerint az elmúlt években a felére csökkent a még átlagos munkavállalók által kezelhető változások mennyisége. És bár szeretnénk a Covid-19 pendémiát okolni emiatt, – amikor is egyszerre több jelentős változás érte a munkavállalókat – be kell lássuk, hogy az csak az utolsó csepp volt. A változásokból fakadó kimerültség nagyrészt a hiányos, homályos vagy egyéb okokból problémás kommunikáció miatt alakul ki. A cikk végére ezzel te is egyet fogsz érteni.

Mi a változások miatti kimerültség

A változások miatti kimerültség tulajdonképpen a folyamatos kihívásokkal szembeni általános fáradtság, fásultság, érdektelenség vagy ellenállás érzése. Mindezt többnyire a rosszul kezelt és nem megfelelően irányított szervezeti változások váltják ki. Idővel ez a kimerültség rányomhatja a bélyegét az általános közhangulatra, és negatívan befolyásolhatja a dolgozók hozzáállását. Emellett az sem ritka, hogy a változások miatti fáradtság csökkenti a munkavállalók teljesítményét és rombolja a munkamorált. Végső soron pedig hozzájárulhat a munkaerő fluktuáció megemelkedéséhez is. Továbbá akadályozhatja a vállalat képességét a jövőbeli változások sikeres átvészelésére.

Melyek az előjelei

Elsőre nehéz lehet eldönteni, hogy a munkavállaló pillanatnyilag fáradt-e egy keményebb munkahét, esetleg egy átbulizott hétvége miatt, vagy mert egyszerűen túl sok változás megy végbe körülötte és ezt nehezen viseli. Nem fogjuk fel veszélyként az apróbb jeleket, hiszen lassacskán hozzászokunk és úgy már elviselhetőnek tűnik. Sőt, meg is magyarázzuk, hogy természetes – csak nehogy tenni kelljen ellene valamit. Azonban, ha figyelmesek vagyunk a környezetünkben zajló minőségi változásokra (erősödő versenytársak, elvesztett vevők, kilépő munkatársak), akkor észrevehetjük az állandósult  kimerültség jeleit, amelyeket idejében felfedezve hatékonyan kezelhetünk.

De melyek ezek az előjelek?

• szorongás a változások miatt
• egyre gyakoribb és hangosabb panaszkodás a változások miatt 
• kikapcsolás- nem kérdez többé, nem figyel
• állandósult negativitás, a szokottnál is nagyobb szkepticizmus és cinizmus 
• általános bizalmatlanság a vezetőséggel és a változással szemben
• folyamatosan megkérdőjelezi a menedzsment szándékát
• növekvő közöny a változásokkal szemben
• egyre gyakoribb hiányzás, betegszabadság, késés
• erős ellenállás a változásokkal szemben és azok akadályoztatása
• stressz a változás miatt
• láthatóan és tartósan fáradt alkalmazottak
• innovációs, megújulási képesség elvesztése
• érdektelenség a fejlődési lehetőségek iránt (pl. vállalati képzések)

Fontos, hogy felismerjük a kimerültség jeleit. Azonban még ennél is fontosabb, hogy hatékonyan kezelni tudjuk azokat.

Így csökkentsd a munkahelyi kimerültséget

A Gartner 2022-es felmérése szerint a megkérdezett HR vezetők 54%-a véli úgy, hogy a munkavállalói változás miatti kimerültséggel küzdenek. Emellett a Capterra kutatásában résztvevő amerikai munkavállalók 71%-a is változások miatti túlterheltségre panaszkodott.

Ez azért is van így, mert az új helyzetekhez, elvárásokhoz történő alkalmazkodás egy tanulási folyamat, a tanuláshoz pedig energiára van szüksége az agyunknak. A kérdés, hogy honnan tudunk energiát meríteni? 
Minthogy a változások már a mindennapjaink részét képezik, és nélküle nincs fejlődés, ezért vezetőként és HR munkatársként is mindenképpen szükséges elsajátítanod azokat a technikákat, amelyek révén csökkentheted a változás okozta munkahelyi fáradtságot.

1. Kommunikáld a változásokat

Függetlenül attól, hogy a vállalat/vezetőség szemszögéből nézve milyen mértékű változásról legyen szó, kicsiről vagy nagyról, mindenképpen beszélned kell róla. Kutatások szerint ugyanis egy kisebb változás, ami közvetlen módon érinti a munkavállalók életét, pl.:

• csoportváltás, 
• új csoportvezető/menedzser 
• új pozíció
• új munkatelep stb.

2,5X-el nagyobb hatással van a munkavállalók életére, mint egy jelentősebb horderejű változás, mint amilyen egy fúzió, felvásárlás vagy felső vezetői változás. 

A változásokról, amennyiben lehetséges, még a bekövetkezésük előtt érdemes kommunikálni, hogy ezzel is csökkentsük a folyosói pletykák és spekulációk okozta bizonytalanságot. Illetve, hogy lehetőséget adjunk a munkavállalóknak a lélekbeli felkészülésre, ahelyett, hogy hirtelen és váratlanul kész tények elé állítjuk őket. Az is lényeges, hogy a belső kommunikáció legyen következetes így ne okozzon zavart vagy bizalmatlanságot (nagy szervezetekben ezt nem mindig egyszerű biztosítani, amikor sok áttéten keresztül jut el az információ a munkatársakhoz.

A negatív pletykák oka legtöbb esetben pedig a természetes emberi reakció (legrosszabbra számítás), amit csak az elegendően intenzív és hiteles, pozitív belső kommunikáció tud ellensúlyozni.
Ugyanakkor a változás ideje alatt is fontos fenntartani a párbeszédet, és meghallgatni a visszajelzéseket. Ez ugyanis segít csökkenteni a változás miatti stresszt. Sokaknak elég az is, ha egyszerűen csak elmondhatja, “kibeszélheti” magából a félelmeit, más esetben fontos lehet az is, hogy tudja, meghallgatják.

2. Kösd össze a pontokat

A változások kommunikálása során kösd össze a pontokat. Magyarázd el a munkavállalók számára, hogy miért van szükség a változásokra. Ha értik a változások mögött meghúzódó okokat, akkor sokkal könnyebben elfogadják azokat. Különösen igaz ez akkor, ha azt is elmondod a kollégáknak, hogy mit veszítenek, ha nem vágnak bele és milyen pozitív fordulatra lehet számítani a változások bevezetését követően.

Például, ha bejelented, hogy ezentúl a CHEQ-en keresztül kapják meg digitális formában a bérjegyzéküket és hozzá a magyarázatot, az azzal a két nagy előnnyel jár az ő szemszögükből nézve, hogy:

1. gyorsan, még a fizetés átutalása napján megkapják a bérpapírjukat, mindenki egyszerre, bárhol is legyenek
2. nem kell sorban álljanak és várjanak arra, hogy a HR munkatárs elmagyarázza a bérjegyzéken szereplő adatokat

3. Ismerd el a munkavállalók érzéseit

A változásokból fakadó kimerültség hatékony kezeléséhez az is hozzátartozik, hogy elismered a munkavállalók érzéseit. Tudasd velük, hogy megérted, hogy fenntartásokkal és ellenszenvvel viszonyulnak a változásokhoz, hiszen ezek többnyire arra kényszerítik őket, hogy kimozduljanak a komfortzónájukból. Ismerd el, hogy a változások kihívások elé állíthatják őket, amelyeket lesznek, akik könnyebb és akik nehezebben ugranak meg. Fogadd el, hogy félnek attól, hogy amit eddig csináltak az már nem felel meg az új elvárásoknak, félnek a régi rutinok elhagyásától és a hibázástól. 

Ugyanakkor biztosítsd őket a támogatásról is, hogy minden segítséget megkapnak, amire csak szükségük van ahhoz, hogy zökkenőmentes legyen az átalakulás. Emellett az is fontos, hogy erősítsd meg bennük és képviseld azt a pozitív jövőképet, amit a változások révén elérhettek.

Plussz egy jó tanács: a változásokról szóló kommunikációd során mindig törekedj arra, hogy empatikusan fogalmazz. Ehhez viszont fontos, hogy nagyon jól ismerd a helyzettel kapcsolatos gondolataikat, érzéseiket.  Ezek kiderítésére lehet jó megoldás egy célzott pulzusfelmérés vagy az anonim kérdezési lehetőgés is, amelyek mindegyikét biztosítja a CHEQ. A pulzusfelméréssel azonnali pillanatképet kaphatsz arról, hogy milyen a változások miatti közhangulat. Az anonim bejelentési és kérdezési lehetőség pedig biztonságérzetet nyújt. Hiszen a munkavállalók úgy kérhetnek további információt, hogy közben nem kell a következményeken aggódniuk. Az ilyen őszinte kérdések révén pedig megtudhatod, hogy melyek a munkavállalók legnagyobb félelmei, amiket természetesen kezelni kell.

4. Állíts fel valódi prioritásokat

Minden vállalat meghatároz top prioritásokat. Azonban, ahogy egyre mélyebbre ásunk, kiderül, hogy szinte minden tevékenység rendkívül fontos valamelyik munkatárs szemszögéből nézve. Éppen ezért a munkavállalók gyakran nem tudják, hogy valójában mivel kellene foglalkozniuk. Mindennel igyekeznek haladni, és közben nem belefulladni a feladatok tengerébe. 

Ez azonban pszichikailag rendkívül meg tudja viselni a munkavállalókat, és negatívan hat a rugalmasságukra is. Hosszútávon pedig megnehezíti a változások elfogadását és kimerültséghez, sőt, akár felmondáshoz is vezethet. Hiszen egy fejetlen káoszként élik meg, hogy naponta változnak a prioritások.

A hosszú távú célokat bontsd le kisebb mérföldkövekre, rövidebb időtávra, ezáltal növelve azt a pszichés biztonságérzést, hogy a feladat elvégezhető, érthető, átlátható a munkatársak számára is. A hosszú távú célt mindig erősítsd meg és kösd össze a rövidebb távú célokkal, hogy azok értelmet kapjanak. 

Vezetőként mindenképpen tudnod kell valódi fontossági sorrendet felállítani, amelyekről tájékoztatod a munkatársakat. A prioritások felállítása mellett arról sem szabad megfeledkezned, hogy nevesítsd azokat a feladatokat, amelyek akár véglegesen, akár ideiglenesen lekerülnek a fontossági listáról. Némi háttér információt is érdemes megosztani a kollégákkal, hogy jobban megértsék milyen szempontok és célok elérése miatt alakult át a feladatok sorrendje. 

A munkavállalók ezáltal tisztában láthatnak, és úgy tudnak a valóban elsőbbséget élvező feladatokra összpontosítani, hogy a változásokból fakadó kimerültség nem jelent rájuk komoly veszélyt.

5. Ünnepeld meg a kis győzelmeket

Változások bevezetése során fontos, hogy minden apró eredményt megünnepeljünk. Ezáltal ugyanis megerősítjük a munkatársak viselkedését, és biztosítjuk őket arról, hogy látjuk és nagyra értékeljük az erőfeszítéseiket. 

Hogy egy korábbi példához visszatérjek, ha azt tapasztalod, hogy egyre több munkatársad tölti le CHEQ-en keresztül a bérpapírját, akkor erről ossz meg örömhírt. Például: 

Ebben a hónapban már 127 kolléga döntött úgy, hogy papír helyett digitálisan kéri a bérpapírját, ezzel is megspórolva kb. 2 kg fát, 33 l vizet és 6,8 kWh energiát, amelyek elengedhetetlenek lettek volna 127 lap előállításához. Örülünk, hogy egyre több kollégánk válassza a környezettudatos megoldásainkat. Hatalmas taps és köszönet nektek. A segítségetekkel zöldebbé tehetjük a cégünket!

A változások során kapott dicséretek jókedvre derítik a munkatársakat és motiválják őket. Feltöltődnek energiávla és így a kimerültség érzése is jelentősen csökken. Ez pedig lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy a jövőbeli változásokat könnyebben fogadják.

6. Alakíts ki tulajdonosi szemléletet

A változások miatti kimerültség kezelésén néha az is segít, ha kiemeled a munkatársak szerepét és hozzájárulását az elért eredmények kapcsán. Függetlenül attól, hogy kicsi vagy nagy eredményről van szó. 

Érdemes ilyenkor visszajelzéseket is kérni a munkavállalóktól, amelyeket komolyan fontolóra és figyelembe veszel a változások végrehajtása során. A munkatársak így bevonódnak a tervezésbe, és ezáltal jobban a magukénak érzik a változást. Emiatt szívesebben is tesznek eleget a változás hozta új kéréseknek. Ráadásul elkötelezettebben dolgoznak a változás ígérte sikerek elérésén is.

7. Támogasd az innovációt és a vállalati kultúrát

Megfigyelhető, hogy azoknál a vállalatoknál, ahol a vállalati kultúra a folyamatos fejlődés és innováció köré épül, ritkábban mutatkozik a változásokból fakadó kimerültség jelensége. A munkavállalók sokkal pozitívabban állnak a változások elé, és nem élik meg frusztációként azokat. Éppen ellenkezőleg lehetőséget látnak benne, ami nemcsak a vállalat, de a személyes javukat is szolgálja.

Légy nyitott a munkavállalók ötleteire és javaslataira. Támogasd őket kreativitásukban, hogy magabiztosabban álljanak a kihívások és változások elé.

8. Erősítsd a közösséget

Egy összetartó stabil munkaközösségben, ahova szívesen tartoznak a munkavállalók, és ahol mindenki elkötelezett a közös célok elérése iránt, kisebb eséllyel üti fel a fejét a változások miatti általános fáradtság. Egy felmérés szerint az összetartó munkaközösség hatására a munkavállalók akár 1,8X-or több változást tudnak befogadni.

Ennek lehetséges magyarázata az, hogy egy ilyen közösségben mindenki felveszi a támogató szerepet, amikor arra szükség van. Ha a közösség egyik tagjának lankadna a lelkesedése, akkor a többiek segítenek neki ismét motiválttá válni.

Szervezz csapatépítőket és olyan programokat, amelyek lehetőséget adnak arra, hogy a munkatársak között szorosabb kapcsolat jöhessen létre. 

• Ünnepeljétek meg közösen a kollégák jubileumait.
• Minden hónap végén ünnepeljétek meg az adott hónap születésnaposait.
• Szervezzetek játék/kvíz esteket vagy hozzatok létre céges sport klubot.
• Fejlődjetek közösen és akár egy-egy workshop keretén belül osszátok meg egymással a hobbitokat.

9. Gondozd a bizalmat

Ahhoz, hogy a munkavállalók könnyebben elfogadják a változásokat, anélkül, hogy azok nagyobb stresszel vagy pszichikai kimerültséggel járnának, elengedhetetlen, hogy a munkavállalók bízzanak a vezetőkben és a HR-ben. 

Jelen esetben a bizalom alatt azt értjük, hogy:

• a munkavállaló elhiszi, hogy a HR és a vezetőség szem előtt tartja a munkavállalók érdekeit (is)
• körültekintően felmérték és mérlegelték a változás hatását
• amit mondanak azt komolyan is gondolják, és betartják az ígéreteiket

Egy kutatás szerint, azok a munkavállalók, akik az átlagnál is jobban bíznak a vezetőkben 2,6X több változást tudnak magukba szívna anélkül, hogy ez kimerítené őket.

10. Tedd magad elérhetővé

Akár a HR csapatot erősíted, akár egy külön munkacsoport vezetője vagy erősen javasolt, hogy tedd magad elérhetővé a munkatársaid számára. Tudasd a kollégáiddal, hogy az ajtód mindig nyitva áll előttük és segítesz nekik “átvészelni” a változás alatti időszakot. Azt is megteheted, hogy hetente kiblokkolsz 1 órát a naptáradban, amikor is azzal foglalkozol, hogy aktív támogatást nyújtasz azon kollégáid számára, akik küzdenek a munkahelyi változásokkal. Ez az egyik legjobb és leggyorsabb módja annak, hogy még csírájában kezeld a változásokból fakadó fáradtságot.

A kulcs a hatékony belső kommunikáció

Ha alaposan megfigyeled a 10 tippet, amelyek segítségével csökkentheted a változásokból fakadó  kimerültséget, akkor láthatod, hogy mindegyik visszavezethető és összekapcsolható a belső kommunikációval. Éppen ezért rendkívül fontos, hogy rendelkezz azzal a megfelelő kommunikációs csatornával, amin keresztül még

• a céges e-mail-el és eszközökkel nem rendelkező, 
• a gyakran földrajzilag szétszórt helyeken dolgozó, 
• esetleg más nyelveket beszélő, 
• a folyamatosan úton lévő, vagy
• a digitális eszközökhöz kevésbbé értő kollégáidat is eléred.

Erre lehet jó választás a CHEQ. 
Ha szeretnél többet megtudni arról, hogyan működik ez a vállalati belső kommunikációs csatorna és milyen pozitív hatása lehet a vállalatra, illetve a munkavállalókkal ápolt kapcsolatra, akkor kérd az INGYENES bemutatónkat.