Ösztönözd a vezetőket az aktív és eredményes kommunikációban

Napjainkban a HR feladatainak jelentős részét teszi ki a toborzás és kiválasztás, illetve a munkavállalók adminisztrációs ügyeinek intézése. Ezen túlmenően azonban van egy stratégiai fontosságú szerepköre is a HR szervezeteknek, ez pedig az, hogy folyamatosan biztosítsák a munkavállalók fejlődését, támogassák őket az aktív és eredményes kommunikációban, akár fizikai munkát végző kollégákról, akár vezetőkről legyen szó. 

Ehhez az is hozzátartozik, hogy együttműködjenek a vezetőkkel a belső kommunikáció fejlesztésében. Hiszen sokszor azon múlik egy kiváló munkaerő megtartása, hogyan kommunikál vele a közvetlen felettese.

Ezért kell folyamatosan dolgozni a vezetői kommunikáció fejlesztésén

A kommunikáció célja – ami egyben a vezetői munka lényege is – hatással lenni másokra, elérni, hogy megvalósuljanak szándékaink. Ez tudatos és felkészült kommunikáció nélkül lehetetlen.

Egy Gallup felmérés szerint a felmondások kb.75%-át megakadályozhatná a vezető. Persze csak abban az esetben, ha időben észreveszi és hatékonyan kezelni tudja a felmondáshoz vezető helyzeteket. És képes eredményesen, higgadtan és empatikusan kommunikálni a vezető. Egy másik Gallup felmérés szerint ugyanis a felmondások okaként a munkavállalók közel 50%-a a közvetlen vezetőt jelöli meg. Ez természetesen sok mindent takarhat, az értelmetlen feladatoktól kezdve, a tiszteletlenségen, emberi méltóság megsértésén át a vallási, politikai, nemzetiségi stb. diszkriminációig. Egy inkompetens  vezető okozta stresszes és kellemetlen munkakörnyezeten még a magasabb bér és egyéb béren kívüli juttatások sem enyhítenek hosszútávon. A munkavállalók előbb-utóbb felmondanak. 

Jim Clifton szavait idézve:

„Az egyetlen legfontosabb döntés, amit munkádban hozol – a többinél fontosabb – az, hogy ki lesz a vezetőd. Amikor rossz embert nevezel ki vezetőnek, semmi sem tudja kijavítani ezt a rossz döntést. Nem a kompenzáció, nem a juttatások – semmi sem.”

A vállalat munkáltatói imázsát pillanatok alatt le tudja rombolni az új kollégák szemében a vezető helytelen magatartása és durva kommunikációja. Ezért mindenképpen támogatni kell a vezetőket az eredményes kommunikációban, akár a megfelelő kommunikációs csatorna rendelkezésre bocsájtásáról legyen szó, akár vezetői tréningekről.

A vezetők eltérő háttérrel rendelkeznek

A vállalatok gyakran megfelejtkeznek arról, hogy nemcsak azok minősülnek vezetőknek, akik a management tagjai. Vezetőnek tekintendő mindenki, aki akár kisebb csoportot vezet, vagy esetleg nincs is közvetlen beosztottja, de feladatot delegálnak mások számára, befolyásolnak, motiválnak, és aki felé elszámolással tartoznak mások egy-egy téma vagy projekt tekintetében. Ez azt jelenti, hogy nagyvállalatoknál számos olyan vezetői szerepkört betöltő munkavállaló van, akik nem rendelkeznek kommunikációs, HR vagy menedzsment előképzettséggel, és EQ tekintetében is különböznek. Éppen ezért fontos mindezen ismeretek és készségek folyamatos fejlesztésére rendszeresen időt és energiát fordítani.

Így segítheted a vezetőket

Függetlenül attól, hogy a vezető a szervezeten kívülről érkezik, vagy egy munkatársat emelnek ki a teljesítménye és a képességei miatt, a vezetők támogatása az egyéni fejlődésükben kihagyhatatlan. Ehhez több eszköz is rendelkezésre áll.

A hagyományos módszer szerint

A vállalatok offline tréningeket és workshopokat szerveznek a vezetők számára, ahol elméleti tudásra tehetnek szert és biztonságos környezetben gyakorolhatják a megszerzett ismereteket. A tréning végeztével azonban rendszerint nincs utánkövetés és támogatás. A vezetők “visszamennek” a régi környezetükbe és magukra maradnak. Így vagy sikerül a tréningen hallottak szerint viselkedni vagy nem. 

A trénerek semmilyen garanciát nem tudnak vállalni a sikerre. Nem tudják vállalni a felelősséget arra vonatkozóan, hogy például egy asszertív kommunikációs tréningen résztvevő vezetők, 2-4 hét távlatában még az ott tanult – és jó esetben gyakorolt – módszerek szerint tudnak-e kommunikálni a munkatársakkal. Vagy hogy egyáltalán emlékeznek-e még a tanult kommunikációs technikára. Különösen igaz ez akkor, ha a többiek nem rendelkeznek még ilyen ismeretekkel, és így a kezdeti kudarcok és nehézségek miatt nem kitartóak a gyakorlásban.

Hermann Ebbinghaus német pszichológus szerint az emberek még aznap elfelejtik a tanultak/hallottak kb. 50%-át, és egy hónapon belül a 90%-át. 

Az is előfordul, hogy a képzések során kapott sémákat ugyan megpróbálják alkalmazni, ám valami oknál fogva mégsem működik az ő esetükben. Ennek leginkább az az oka, hogy a tanult minták alkalmazására koncentrálnak (mit és hogyan akarnak mondani) és nem a munkatársak adott helyzetben megjelenő igényeire.

A képzések alkalmával ismereteket kapunk, de a viselkedés, és főleg a szokásaink megváltoztatását csakis tudatos és rendszeres gyakorlással érhetjük el. Ehhez pedig idő, türelem és kitartás kell az egyén részéről. Emellett a támogató környezetről sem szabad megfeledkezni, ami nemcsak lehetőséget biztosít a gyakorlásra, de segíti is azt.

A modern módszer szerint

A vállalatok a digitalizációt hívják segítségül annak érdekében, hogy fejlesszék a vezetők és a munkatársak készségeit. Mindez történhet úgy, hogy szakemberek által tartott több órás/napos online kurzusokra vagy workshopokra küldik el a vezetőket. Ez a virtuális változata a hagyományos képzéseknek, ami csak annyival jobb, az offline workshopoknál, hogy ezeket a képzési anyagokat utólag vissza lehet nézni. 

A másik, egy egyre közkedveltebb és eredményesebb digitális módszere a vezetők és munkatársak fejlesztésének, a mikrooktatás. Az oktatóanyagokat ebben az esetben is készíthetik külső szakemberek, a HR vagy a szakértő munkatársak is. Ezek nagy előnye, hogy gyorsan feldolgozható és azonnal gyakorlatba ültethető tudást osztanak meg. Ráadásul téma és helyzet specifikusan kereshető az információ, nem úgy mint nagyobb kurzusok esetén. 

Emellett a játékosítás révén olyan virtuális környezetet teremthetünk, ami támogatja a biztonságos környezetben való gyakorlást. Így sokkal magabiztosabban és rutinosabban alkalmazhatják a vezetők az új képességeiket a valós, élő környezetben.

Kutatások szerint a magyarországi 18-69 év közötti felnőtt lakosság nagy része, 6,2 millió fő, rendelkezett 2022-ben okostelefonnal. Vagyis szinte mindannyiunk zsebében vagy kezében ott van az eszköz, hogy fejlesszük készségeinket. A digitalizáció és az okostelefonokon is működő vezetői kommunikációs applikációk, mint amilyen CHEQ is, lehetővé teszik a vezetők folyamatos támogatását. A digitalizált rendszeren keresztül

• bármikor hozzáférhetnek a kommunikációs készségeket (aktív hallgatás, figyelem, dedukció, érvelés, motiválás stb.) fejlesztő oktatóanyagokhoz, hogy felfrissítsék ismereteiket.
• tippeket és mintákat kaphatnak arra, hogyan kezeljenek nehéz és váratlan helyzeteket.
• speciális játékok révén még az EQ is fejleszthető.

Munkáltatói szemszögből nézve is előnyösebb a digitális módszert választani

Ez a megoldás ugyanis az offline tréningekkel szemben költséghatékonyabb és mérhető is. Nemcsak azt tudjuk figyelemmel kísérni általa, hogy

• a vezetők elvégezték-e a nekik ajánlott tréningeket, 
• hol tartanak az oktatóanyagok feldolgozásában
• olvassák-e a nekik küldött vezetői tippeket
• milyen szinten vannak az EQ-t fejlesztő játékot illetően

de arról is azonnali visszajelzést kaphatunk, hogy a vezetők közvetlen beosztottjai, hogyan vélekednek a vezetőjükről, milyen változást tapasztalnak a vezetők kommunikációját és működését  illetően. Ebből az is kiderül, hogy milyen területen szükséges a vezetők fejlődését támogatni egyénileg, ahhoz hogy még jobb vezetőké válhassanak.

Fontos, hogy ezeket a visszajelzéseket anonim módon kérjük be (ha van rá lehetőségünk), hogy csökkentsük a félelemből fakadó torz válaszok megjelenési esélyeit. Ez egyúttal azt is jelenti, hogy a kapott eredményt később is bizalmasan kell kezelni. 

CHEQ használata mellett mindez könnyen megvalósítható. 

Azonban arról a fontos tényezőről sem szabad megfeledkezni, miszerint a vezetőnek magának is elkötelezettnek kell lennie a saját fejlődése iránt. Ez az elkötelezettség többnyire abból fakad, hogy a vezető megérti mennyire fontos megfelelően és eredményesen kommunikálni. A HR-nek óriási szerepe van abban, hogy rávilágítson az eredményes és empatikus kommunikáció fontosságára, és készen álljon mindenféle támogatást megadni a vezetők számára, hogy fejlődni tudjanak.

Így készítsd elő a vezetőkkel a közös munkát, hogy támogatni tudd őket az eredményes kommunikációban

1. Közösen határozzátok meg, hogy mit is jelent jó vezetőnek lenni, és hogyan kommunikál a jó vezető.

Tisztázzátok, hogy a vezető feladatai nem merülnek ki annyiban, hogy minden projekttel, feladattal időben elkészül a csapata. Megközelíthetőnek is kell lennie, aki képes inspirálni a kollégáit és kihozni belőlük a legtöbbet. Ez  magas EQ-t és kiváló kommunikációs készséget igényel, melyeket folyamatosan fejleszteni kell.

2. Beszéljétek át, hogy mit vár a HR/vállalat a vezetőtől pontosan, és miként méritek, hogy teljesültek-e az elvártak.

Ha az elvárások között szerepel például az, hogy 

• 5%-al csökkentse a munkaerő fluktuációt, 
• 10%-al növelje a csapat teljesítményét
• győzze meg a csapat 80%-át arról, hogy aktívan vegyenek részt egy a vállalat által rendszeresen szervezett opcionális eseményen (pl.: jótékonysági vásár)

akkor a vezető maga is belátja majd, hogy bizony lehet érdemes a kommunikációját csiszolni. A felismerés hatására pedig kisebb ellenállásba ütközöl a fejlesztés során. Sőt, még az is előfordulhat, hogy a vezető saját döntése alapján önállóan is képezni kezdi magát.

A vezetők kommunikációját könyvek is pozitívan alakíthatják. Egy korábbi cikkünkben ráadásul össze is gyűjtöttünk 9 hasznos olvasmányt, amelyek támogatást nyújtanak az eredményes kommunikációban és ezáltal javíthatják a vállalati belső kommunikációt. Ezeket a könyveket bátran ajánld a vezetők figyelmébe.