HR Digitalizáció előnyei CHEQ multiplatform eszközzel

A HR folyamatok digitalizációja nem a jövő, hanem a jelen. Így elkerülhetetlen, hogy beszéljünk a HR digitalizáció előnyeiről.

A 21. század a digitalizáció jegyében telik, és ez különösen igaz a pandémia megjelenése óta. A HR folyamatok digitalizációja mára egyenesen elengedhetetlenné vált a hatékony munkavégzéshez. A pecsétes papírok korszaka régen lejárt, de nem érdemes siratni az elmúlt idők romantikus elemeit, hiszen a digitalizált folyamatok nemcsak pontosabbak és kényelmesebbek, hanem elképesztően sok időt, és ennélfogva rengeteg pénzt is megtakarítanak.

A digitalizáció külön szépsége, hogy nem igényel számottevő infrastrukturális beruházást, sem hosszadalmas átállási és tanulási folyamatot. Az általunk kínált CHEQ belső kommunikációs megoldás elfut a legolcsóbb okostelefonon, tableten vagy számítógépen is, és pár óra alatt bevezethető, hogy utána éves szinten többheti munkaidőt takarítson meg.

Sok gyártó, logisztikai, kereskedelmi vagy mezőgazdasági vállalkozásnál probléma, hogy a munkatársak összetétele nagyon különböző, digitális affinitásuk is más és más, sokan nem használnak digitális kommunikációs eszközöket. Mára azonban igaz, hogy szinte mindenki rendelkezik legalább egy belépő szintű okostelefonnal. Innentől a HR folyamatok teljes digitalizációjának nem lehet megálljt parancsolni. Ettől a ponttól fogva a cég készen áll arra, hogy sohasem tapasztalt hatékonysággal kezdje kezelni a belső kommunikációt (mindkét irányban), felpörgesse az eddig nehézkesen működő HR folyamatokat, elősegítve ezzel a kollégák magasabb szintű elköteleződését és azonosulási hajlandóságát is a vállalat iránt.

Nézzük meg, hogy a hatékonyságon túl, milyen előnyökkel szolgál a HR Digitalizáció CHEQ-el:

1. Közvetlen, torzításmentes információátadás. Mindenféle információáramlás a vezetőség és a munkavállalók között azonnali és csorbítatlan. Nincsen közbeékelt közvetítő, nincsenek félreértések, nincs többé pletyka.
2. Minden pontosan mérhető és visszakövethető. A rendszer minden átadott információra emlékszik és eltárolja. (Kivéve természetesen a munkavállalók anonim bejelentéseinél a beküldő személyét). Az eltárolt adatok bármikor visszakereshetők, feldolgozhatók. Néhány gombnyomással statisztika is készíthető szinte bármiről.
3. Azonnal látható, hogy a munkavállaló vette és elolvasta a neki címzett üzenetet. Jellemző egyébként, hogy az ilyen digitális úton elküldött üzenetek “elolvasási hajlandósága” jóval magasabb a hagyományos csatornákhoz képest. Nem csoda, hiszen hozzá vagyunk szokva, hogy a telefonunk pittyen, és mi hírekre éhesen megnézzük a friss üzeneteinket. Akár a munkáltatótól érkezettet is.
4. Kétirányú kommunikációt tesz lehetővé a rendszer. Legyen az egy gyors kérdőív, vagy a munkavállaló által beküldött szabadságigénylés, veszélyhelyzet-bejelentés, vagy egy anonim bejelentés korrupcióról vagy munkahelyi abúzusról. A CHEQ nemcsak a menedzsment szócsöve, hanem az alkalmazottak is kommunikálhatnak általa – ez is nagyban segíti az elfogadását. Viszlát öltözőbe kihelyezett karton “ötletláda”!
5. Nemcsak képi és szöveges információ átadására képes, hanem akár a hivatalos iratok, mint pl. bérpapír is kiküldhető rajta keresztül, de videóüzenetet is el tudunk juttatni akár az összes kollégához.

Multiplatform belső kommunikációs megoldás

A CHEQ egyik legnagyobb előnye a hatékonyságán és az egyszerű használaton túl abban rejlik, hogy többféle platformon is elérhető. Nevezetesen Viber és Microsoft TEAMS alkalmazáson, illetve a saját CHEQ applikáción is. Mind a Viber és a TEAMS használható az okostelefon mellett tableten vagy számítógépen is. Az egyes platformok egymással teljesen kompatibilisek, vagyis akár egyetlen vállalaton belül is lehetséges, hogy egyes munkavállalók például laptopon TEAMS-en, mások tableten a Viberen, megint más kollégák pedig az okostelefonjukon a CHEQ saját appján keresztül használják. Mindegyik platform kínálja az összes funkciót, nincs semmilyen különbség.

Ez azért fontos, mert egy vállalaton belül is lehetnek különbségek az egyes dolgozók eszközhasználata között, például az irodában számítógépet használnak, a területi képviselők tabletet, a fizikai dolgozók pedig telefont. A CHEQ számára ez nem akadály, mindenki a számára legkényelmesebb és legkönnyebben elérhető megoldást tudja alkalmazni, ez a multiplatform legnagyobb előnye.

Digitális átállás

A digitális átállás elején érdemes felmérni a cégben dolgozó munkavállalók digitális affinitását, és azt, hogy milyen készülékkel rendelkeznek, van-e valamilyen internetelőfizetés a mobiljukon, stb. Szerencsére a Viber app még a legolcsóbb, belépő szintű telefonokon is kényelmesen működik.

A felmérés után érdemes végiggondolni, hogy milyen HR-es folyamatokat kívánunk digitalizálni. A legnagyobb hatékonysági előny a repetitív feladatok digitalizációjánál jelentkezik, illetve ott, ahol az adminisztratív folyamatok személyes kontaktust is igényelnek.

Ilyenek például a tipikus, gyakori kérdések megválaszolása egy GYIK menü segítségével: például a “mikor lesz fizetés”, határidőkre vonatkozó kérdések, üzemorvosi vizsgálatok, cafetériát érintő témák, és még sorolhatnánk hosszasan. Egy jól összeállított, és menübe szervezett Gyakori Kérdések rendeget időt takarítanak meg mind a HR, mint a dolgozók számára.

Többnapi munkavégzés takarítható meg a bérpapírok digitalizációjával, hiszen, ha az applikáción keresztül kapja meg minden alkalmazott a havi dokumentumokat, azzal a sorbanállás, aláírások, nyomtatás és még sok más folyamat elkerülhető. A papírok archiválása pedig szinte egyetlen gombnyomással elvégezhető. A folyamat a másik irányban is működik, a dolgozók a rendszeren keresztül adhatják be a szabadság igénylést, beteget jelenthetnek, vagy más ügyet is intézhetnek.

A digitalizált HR a vállalaton belüli felmérések, ötletgyűjtések kiváló, és rendkívül gyors eszköze is lehet. A munkavállaló üzenetben megkapja a kérdéseket, pár gombnyomással válaszolhat is, a válasza teljesen anonim marad. Így a válaszadási hajlandóság is sokkal magasabb. Az admin felületen pedig pár kattintással elkészül a kérdezésről az összefoglaló.

Mikor van szükség a CHEQ-re?

Az eddig leírtak alapján már körvonalazódik, hogy mi mindenre lehet alkalmas a CHEQ. A segítségével új szintre lehet emelni a vállalati belső kommunikációt. A folyamatok felgyorsulnak, az elfogadottság és a munkavállalói bevonódás megnő, az adminisztrációs terhek csökkennek, ezzel párhuzamosan a költségek is.

Általánosságban elmondható, hogy a teljes rendszer bevezetésének ideje, vagyis a HR digitális átállítása nem több, mint 20 óra alatt elvégezhető. A rendszerbe befektetett pénz néhány hónap alatt megtérül, és onnantól már tiszta megtakarításként tekinthetünk rá.

Kinek ajánljuk a CHEQ-et HR digitalizáció esetén?

Minden olyan vállalkozásnak, ahol a munkavállalók egy része nem vagy csak nehézkesen érhető el hagyományos csatornákon. Ilyenek jellemzően a fizikai dolgozókat alkalmazó cégek. Az olyan esetekben is nagy segítség a CHEQ kínálta digitális HR rendszer, ahol a kollégák több telephelyen vannak, esetleg egy részük jellemzően nem a cég épületében dolgozik, hanem gyakran úton van, mint például a területi képviselők vagy a szervizesek, futárok vagy értékesítési ügynökök.

A kölcsönzött munkaerő esetében lényegében nincs is más lehetőség, mint a CHEQ, hiszen itt az alkalmazottak dedikáltan különböző cégeknek dolgoznak, miközben a munkaerő kölcsönző cég alkalmazottaiként az információk döntő többségét tőlük várják és kapják.

Fontos alkalmazási terület lehet az olyan vállalkozások dolgozóinak összefogása is, ahol jellemzően különböző körülmények között végzik a munkát, különböző eszközökön, ilyenkor előnyös a CHEQ multiplatform jellege: pl a fizikai dolgozók Viberen és telefonon, a területi képviselők applikáción és tableten, az irodai dolgozók pedig a laptopjukon és TEAMS-en férnek hozzá.

Ami a létszámot illeti, már néhány tucat kollégánál is megéri a CHEQ, az olyan vállalatok számára azonban, ahol többszáz vagy akár több ezer alkalmazott is dolgozik, egyenesen nélkülözhetetlen.

A CHEQ a digitalizált HR folyamatok motorjaként a mindennapok nélkülözhetetlen eszköze már ma is. A járványhelyzet világszerte elősegítette a home office elterjedését, és sok arra utaló jel van, hogy a pandémia elmúlta után is egyre többen maradnak az otthoni munkavégzés mellett részben vagy akár teljes egészében. A home office is egy újabb érv a CHEQ alkalmazása mellett, hiszen a segítségével minden dolgozó a “virtuális irodában” érezheti magát, legalábbis ami a HR ügyeket illeti.