Titkosított dokumentum (bérjegyzék) – kiküldés gombnyomással – borítékolás nélkül

Máig számos cég számára okoz problémát, hogy a különböző munkaügyi dokumentumokat megfelelő módon juttassa el a munkavállalóknak. A havi bérjegyzék rendszeres kiosztása például jelentős időt és energiát igényel a HR- és bérszámfejtési csapatoktól. A biztonságos digitális kézbesítés gyorsabbá teszi a folyamatot, csökkenti a papírmunkát, és minden címzetthez közvetlenül juttatja el a dokumentumot.

A CHEQ dokumentumküldési funkciójával a munkáltató általános közleményeket — például eseményekről, műszakváltozásról vagy biztonsági tudnivalókról szóló tájékoztatást — és egyénnek szóló titkosított dokumentumokat is küldhet.

Egyéni munkavállalónak szóló titkosított dokumentum többféle is lehet. Havi bérjegyzék, az éves jövedelemigazolás (M30-as dokumentum), a béremelésről szóló tájékoztató, a személyes bónusz, a prémium értesítő levél, egyéni munkáltatói igazolás stb.

A munkavállalóknak szóló egyéni, titkosított dokumentumok kiküldésének korszerű módja az alábbi elvárásokkal jellemezhető:

A CHEQ révén gombnyomásnyi távolságra került ezeknek a dokumentumoknak a kiküldése.

A titkosított dokumentum küldés folyamata:

• A dokumentum feltöltése a CHEQ admin felületére
• A CHEQ automatikusan titkosítja azokat
• A dokumentumokat annak nevében található egyedi azonosító alapján a megfelelő felhasználóhoz rendeli.
• A CHEQ a titosított dokumentumot egyénileg kiküldi a munkavállalóknak
• A dokumentum megnyitásához szükséges jelszót SMS-ben küldi el a munkavállalónak.

A rendszer sem a titkosítatlan dokumentumot, sem a jelszót nem tárolja, kizárólag a titkosított fájlt.

Kinek ajánljuk a titkosított dokumentum kiküldést CHEQ-el?

A munkaügyi dokumentumok kiküldésének új módszerét minden olyan vállalkozásnak javasoljuk, ahol a munkavállalók egy része nem vagy csak nehézkesen érhető el hagyományos csatornákon. Ilyenek jellemzően a fizikai dolgozókat alkalmazó cégek (ahogy említette a ComputerWorld is). Az olyan esetekben is nagy segítség a CHEQ új funkciója, ahol a kollégák több telephelyen vannak. Akkor is, ha esetleg egy részük jellemzően nem a cég épületében dolgozik, hanem gyakran úton van, mint például a területi képviselők vagy a szervizesek, futárok vagy értékesítési ügynökök.

A kölcsönzött munkaerő esetében lényegében nincs is más lehetőség, hiszen itt az alkalmazottak dedikáltan különböző cégeknek dolgoznak, miközben a munkaerő kölcsönző cég alkalmazottaiként az az adminisztráció döntő többségét tőlük kapják.