Éves HR költségvetés – tervezd be a CHEQ-et

A toborzás, felvétel, képzés, fizetés, juttatások, HR-t támogató eszközök és szoftverek, továbbá más kiadások fedezésére szolgáló költségvetés kidolgozása elősegíti a vállalat érdekeit, és tervezhetőbbé teszi a HR munkáját. Ez megelőzi azokat a meglepetéseket, amelyek akadályozhatják a munkaerő megerősítését, vagy a HR hatékonyságát. Ugyanakkor egyetlen HR költségvetés sem lehet kőbe vésett. Fontos megőrizni a rugalmasságot, és úgy tervezni, hogy szükség esetén alakítható legyen a költségvetés.

Mi az a HR költségvetés?

A HR költségvetés egy pénzügyi terv, ami meghatározza, hogy a HR hogyan osztja el erőforrásait, illetve irányt mutat arra vonatkozóan, hogy minek kapcsán kellene extra keretet kérnie a pénzügyi osztálytól. A költségvetés segít az összes HR funkcióval kapcsolatos kiadások kezelésében, és biztosítja, hogy a pénzügyi források megfelelően kerüljenek elosztásra minden üzleti igény kielégítésére, túlköltekezés nélkül. 

A HR-büdzsé tartalmazza az alkalmazottak fizetését, a toborzási költségeket, a képzési és fejlesztési programokat, a juttatások adminisztrációját, a HR technológiákat, valamint az általános munkavállalói élményt javító kezdeményezéseket.

Egy hatékony HR költségvetés elengedhetetlen a HR tevékenységek összehangolásához a szervezet szélesebb körű pénzügyi stratégiájával. Segítségével létrejön és előmozdul a hatékony munkaerő- és teljesítménymenedzsment, valamint a fejlesztés.

Kétféle HR költségvetés közül választhatsz

A vállalatok általában kétféle HR költségvetés használata közül választhatnak. Hogy melyik típus mellett döntenek olyan tényezők függvénye, mint a rendelkezésre álló pénzeszközök, a tervezett kiadások és a nyereség. 

Inkrementális HR költségvetés

Az előző évek HR költségeinek adatait felhasználva lehetőség van a következő évre vonatkozó számok kiigazítására. Ha maradnak még pénzeszközök, azokat is be lehet számítani a költségvetésbe. Az új költségvetés a HR célkitűzések alapján tartalmazza az előző évhez képest bekövetkezett emeléseket (vagy csökkentéseket) – például a juttatási díjak megnövekedett költségeit, vagy a HR digitalizálását előmozdító eszközök költségeit.

Zéró alapú HR költségvetés

Ez az új, vagy teljesen átdolgozásra szoruló HR költségvetés. Ezt a metódust választva tiszta lappal indulunk, és csak az új évet tartjuk szem előtt a tervezet elkészítése során. Ebben az esetben érdemes azzal kezdeni, hogy végiggondolod milyen területnek van a legnagyobb szüksége büdzsé támogatásra. Például, ha egyes HR és egyéb adminisztrációs feladataidat szeretnéd automatizálni, ha a munkavállalók kezébe szeretnél adni egy önkiszolgáló rendszert, hatékonyabbá tennéd a munkatársakkal való kommunikációt és a képzéseket, akkor érdemes lehet nagyobb büdzsét allokálnod egy olyan eszközre, ami ezt támogatja. 

Ilyen eszköz például a CHEQ is.
Kérj egy ingyenes bemutatót, hogy
lásd mire lesz érdemes félretenned összeget a
jövő évi HR költségvetés kialakítása során.

A HR költségvetés tervezése mindkét esetben szisztematikus folyamat, amely magában foglalja az előző évek kiadásainak, a folyó évi költségeknek, az alkalmazottak tervezett létszámának és más jövőbeli előrejelzéseknek a közeli vizsgálatát, hogy a HR funkciók ne maradjanak alul.

Mit tartalmaz a HR büdzsé?

Számos területet érint és foglal magába a HR, így nagyon nehéz mindenre kiterjedő költségvetést összeállítani. A cégek gyakran alábecsülik a toborzással, alkalmazással, tréningekkel, vagy a HR és adminisztrációs fejlesztésekkel járuló költségeket. Azonban egy előre megtervezett HR költségvetési sablon sokat segíthet. Akár pillanatok alatt képes lehetsz aktualizálni a büdzsét és átcsoportosítani pénzeszközök szükség esetén. De lássuk, mit is kell figyelembe venni a tervezett kialakítása során.

1. Toborzás és tehetségmegtartás

Legalább hozzávetőlegesen tudni kell, hogy hány új munkaerőt kell majd a következő évben felvenni. Ezt a fluktuáció és a vállalat növekedése alapján lehet meghatározni. Ha tudod, hogy 10 embert pótolni kell és a fejlődés miatt további 10-et fel kell venned, akkor minimum 20 ember toborzására és alkalmazására elegendő büdzsét kell erre a feladatra allokálnod. Itt minden olyan költséget figyelembe kell venned, mint:

• hirdetési költség
• az interjúztatás költsége
• háttérellenőrzés (szükség esetén)
• onboarding
• ügynökségi/közvetítői díj
• a munkavállalók áttelepítése (pl.: mongol vagy filippinó dolgozók esetében vízum, munkavállalói engedély, szállás stb.)
• a fluktuáció csökkentésére tett erőfeszítések
• toborzási marketing költségei

2. Oktatás és fejlesztés

Mind a munkatársak oktatására, mind a HR kollégák fejlesztésére félre kell tenni összeget. Egy vállalat ugyanis csak akkor tudja növelni hatékonyságát és megőrizni a versenyképességét, ha a munkavállalói naprakész tudással rendelkeznek. Amit figyelembe kell venni itt:

• az új munkavállalók oktatása
• a munkavállalók készségei közti különbségek csökkentésére irányuló képzések
• munkavállalói és HR tanúsítványok
• munkavállalói képzési rendszer kialakítása és működtetése
• E-oktatás bevezetése (pl.: a CHEQ-en keresztül digitálisan is képezheted a munkavállalóid akár elméleti, akár gyakorlati témáról legyen szó. Egy videó keretén belül ugyanis megmutathatod a munkavállalóknak, hogy adott feladatokat hogyan is kell ellásanak szakszerűen és a vállalat előírásainak megfelelően.)
• workshopok
• továbbképzési lehetőségeket támogató licenszek

3. Bérek és juttatások

Ideális esetben a HR költségvetés ezen része évről évre nő néhány százalékot. Ez ugyanis lehetővé teszi a bérek inflációval való korrigálását, esetleg további emeléseket vagy a megváltozott adózásból származó nettó bérek szinten tartását. A kalkuláció során érdemes figyelembe venni tehát:

• a béreket
• az egészségbiztosítást
• az életbiztosítást (ha ez a juttatási csomag részét képezi)
• a nyugdíjbiztosítást/nyugdíjalapot
• a fizetett szabadságot
• a túlórapénzeket
• a bónuszokat
• a cafeteriát (ha ez a juttatási csomag részét képezi)
• a magánkórházi ellátást (ha ez a juttatási csomag részét képezi)
• az utazás vagy benzintámogatást (ha ez a juttatási csomag részét képezi)
• a vállalati bölcsőde vagy óvoda díját (ha ez a juttatási csomag részét képezi)

4. DEI költségek

A DEI programok célja, hogy a vállalatok tagjait aktívan bevonják a döntéshozatalba, esélyegyenlőséget és sokszínűséget biztosíton a munkavállalók számára, ezáltal is támogatva a vállalatok innovációját, termelékenységét és versenyképességét. – A rövidítés az angol diversity, equity és inclusion szavak első betűiből áll össze. – De mit is kell beépíteni a HR költségvetésbe?

• a sokszínű munkavállaló alkalmazásával kapcsolatos költségeket
• belső DEI tréningek költségét, hogy a sokszínű háttérrel rendelkező munkavállalók összhangban és hatékonyan tudjanak dolgozni egymással a kultúrális különbség ellenére is

5. A munkavállalói élmény és munkaerő megtartás költségei

Persze, fontos a bérezés és az egyéb anyagi juttatás, amit elérhet egy munkavállaló, azonban egy ponton túl ez nem lesz elég a jó munkaerő megtartásához. A munkavállalók és munkáltató kapcsolatának ápolására is figyelmet kell fordítani, úgy mint:

• a munkavállalók bevonására
• a pozitív munkakörnyezet kialakítására
• a csapatépítésre és tréningekre
• arra, hogy minden munkavállaló a hozzá illő, megfelelő pozícióban dolgozzon
• a vezetőséggel való kapcsolatépítésre
• a munkaügyi kapcsolatokra

6. Munkavállalói biztonság és jólét

A biztonságos és biztonságorientált munkahely megteremtése minden munkáltató jogi felelőssége. A HR költségvetés előkészítésének részeként célszerű felülvizsgálnod a meglévő irányelveket és rendszereket, hogy meghatározhasd a fejlesztésekkel kapcsolatos költségeket. Ebbe érdemes bevonnod a munkatársakat is, akiktől balesetveszélyes helyzetekre és helyekre hívhatják fel a figyelmedet akár a CHEQ applikáció használatán keresztül is mindössze pár gomb megnyomásával. Ez azonnali és jobb rálátást ad arra, hogy milyen problémákat kell mihamarabb megoldani, vagy hol van szükség átalakításra a biztonság növelésének érdekében, ami a munkahelyi balesetek számának csökkenését is jelenti. 

Amit ennek kapcsán be kell építened a HR költségvetésbe:

• a fizikai biztonsági megfelelésnek való elégtétel, ami esetleg gyár átalakítással vagy építkezéssel is járhat, esetleg a munkaeszközök megújításával (megjegyzés: itt lehetnek átfedések az egyes részlegek büdzséjével ezért velük is érdemes egyeztetni)
• a munkavállalók mentális jólétét támogató eszközök és lehetőségek megteremtése (pl.: pihenőszoba, sportlehetőség, mentálhigiéné terapeuta stb.)
• a munkavállalói egészség támogatása (pl.: ingyen gyümölcs, mozgásra ösztönző akitivátok – az egyik ügyfelünk például kisebb jutalomban részesíti azokat a munkavállalókat, akik egy meghatározott időn belül X kilométert sétálnak, vagy biciklivel érkeznek a munkahelyre)
• a biztonságos a munkahely megteremtése, miszerint illetéktelen személyek nem juthatnak be a munkaterületre, vagy öltözőbe így nem kell a holmijuk eltulajdonításától félniük

7. HR technológia és adminisztráció

Ez az a terület, amire gyakran már nem, vagy alig jut pénz a HR költségvetés kalkulálása során. Pedig erről a területről sem szabad megfeledkezni ugyanis lényegesen javíthatja a HR hatékonyságát, hozzájárulhat a munkavállalói elégedettség növeléséhez és teljes vállalat termelékenységének növeléséhez is. Amire mindenképpen érdemes büdzsét allokálni: 

• home-office-t támogató eszközök 
• bérszámfejtést segítő szoftverek
• HR információs rendszerek
• HR kommunikációs és általános adminisztrációs eszközök, ESS (munkavállalói önkiszolgáló rendszerek)

Miért allokálj büdzsét a CHEQ-re?

A CHEQ több HR kihívásra is megoldás lehet. 

Egyrészt lehetővé teszi bizonyos általános HR adminisztrációs folyamatok automatizálását, ami időt és energiát spórol minden érintett számára. Sőt, a dokumentumok, nyilatkozatok, jelenléti ívek stb. digitális aláírására is lehetőséget teremt, mindezt pofonegyszerűen, és a törvényi előírásoknak megfelelően. 

Másrészt több olyan funkciót is tartalmaz, ami lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy a HR azonnali bevonása nélkül megoldják problémáikat. Például azonnal választ kaphatnak kérdéseikre a GYIK chatboton keresztül, vagy a tudástárban megtalálhatják a keresett dokumentumot, oktatóanyagot, esetleg a vállalati térképet vagy az egyes munkatársak elérhetőségét. De a betegszabadság igényüket is jelezhetik itt, amiről mind a HR, mind a csapatvezető azonnali értesítést kap, így ennek megfelelően tudnak tervezni a feladatokkal.

Harmadrészt olyan belső kommunikációs eszköz, ami lehetővé teszi az egy a sokakkal, és a sokkak az eggyel való kommunikációt ezáltal is csökkentve a kommunikációs zajt, a cyberbullying kialakulásának a veszélyét, és növelve a munkavállalók digitális összehangolásának az esélyét a produktivitás érdekében. A kommunikációs eszköz használata ugyanis rendkívül intuitív, bárki pillanatok alatt használni tudja beosztásától, iskolai végzettségétől, és attól függetlenül, hogy rendelkezik-e céges e-mail címmel vagy sem.   

Ha szeretnél többet megtudni a CHEQ-ről,
hogy tudd érdemes-e neked is számolnod ennek a szuper eszköznek a bevezetésével, akkor
kérj egy ingyenes, és kötelezettségektől mentes bemutatót.