Az egyszerű vállalati belső kommunikációs app előnyei

Az elmúlt időszakban rohamosan jelennek meg a különböző digitális megoldások, köztük a vállalati belső kommunikáció digitalizálására alkalmas eszközök is. A technológiai fejlődéssel lassan már képtelenek vagyunk lépést tartani. Hatalmas kihívást jelent mindenki számára az új appok használatának gyors elsajátítása, éppen ezért ügyelni kell arra, hogy egyszerű vállalati belső kommunikációs app legyen az, amin keresztül a munkavállalókkal kommunikálsz. Különösen abban az esetben, ha a munkavállalóid többsége kékgalléros, vagy az idősebb generációhoz tartozik.

Ez a gond a komplex kommunikációs appokkal

Függetlenül attól, hogy mennyire nehéz vagy könnyű egy új eszköz alkalmazása, annak bevezetése mindig változást jelent a munkavállalók számára. Már önmagában ezzel arra kényszerítjük a munkavállalók többségét, hogy kilépjenek a komfortzónájukból. Éppen ezért sokan zsigerből ellenezni fogják az ilyen eszközöknek a bevezetését. Félnek minden olyan változástól, amivel nem tudnak magabiztosan mihez kezdeni.  Egy 2019-ben közzétett információ szerint a magyar lakosság 23%-a digitális analfabéta, míg 27%-a digitálisan alacsonyan képzett. Tehát a lakosság felének hatalmas kihívást jelent egy komplex digitális eszköz alkalmazása. Félnek attól, hogy új ismereteket kell elsajátítsanak. És mi van akkor, ha képtelenek megtanulni az új eszköz használatát? A többiek kinevetik őket és butának tartják? Esetleg elveszíthetik emiatt a munkahelyüket?

Minél komplexebb technológiai eszközt akarsz bevezetni, különösen egy többségében kékgalléros munkakörnyezetben, annál nagyobb ellenállásba ütközöl. Az is előfordulhat, hogy a végén inkább feladod a próbálkozást, mert szinte senki nem hajlandó aktívan használni azt a kütyüt, amit bevezettél. Ezzel viszont azokat a jól átgondolt és szükséges üzleti célokat áldozod fel, amelyek éppen a munkahely biztonságát és a munkavállalói jóllétet szolgálhatnák. 

A komplex digitális megoldásokat tartsd meg inkább a felsővezetők és a technológiailag magasan képzett munkavállalók csoportja számára. Ne akard ezt minden munkavállalóra “ráerőltetni”. Ellenkező esetben jobb ha számolsz a kudarccal, és azzal, hogy az alkalmazás sosem, de legalábbis hosszú idő múlva térül meg.

Az egyszerű vállalati belső kommunikációs app nagyszerűsége

Lehet, hogy te és a vezetőség tagjai is úgy gondolják, hogy amennyiben egy eszköz egyszerű, úgy az nem sok mindenre használható. Azonban ez koránt sincs minden esetben így. Néha az egyszerűség vezet a céljaink eléréséhez. Ha például a te célod az, hogy minden munkatársadat elérd és bevond a vállalati diskurzusba, akkor olyan eszközre van szükséged, amit mindenki magabiztosan és könnyen használni tud. Ezt egy egyszerű kommunikációs platform segítségével el is tudod érni. Olyan eszközre van szükséged, mint amilyen a CHEQ is. Az egyik Gyermelyi Zrt. munkatárs azt mondta róla, hogy annyira könnyű a használata, hogy még egy 6 éves gyerek is alkalmazni tudná.

Ha egyszerű eszközt adsz a munkavállalók kezébe, akkor:

• alacsonyabb lesz a változással szembeni ellenállás
• többen használják majd aktívan, ami
  • versenyelőnyhöz juttathatja a vállalatot – minden érintett időben és pontosan értesül a hírekről, így annak megfelelően alakítható a munkavégzés
  • felgyorsítja a HR és egyéb vállalati adminisztrációs ügyek intézését – titkosított bérpapírok kiadása, igazolások kiállítása, nyilatkozatok digitális aláírása 
  • egyszerűbbé és gyorsabbá teszi a vállalati események szervezését, mint például a családi nap
  • a pulzusfelmérések és egyéb elégedettségi kérdőívek kitöltését, valamint feldolgozását napok helyett pár óra alatt lehetővé teszi
  • a vállalati kultúra erősítését, a munkavállalók bevonását és képzését is támogatja, ami mind a munkáltatói márkára (employer branding), mind pedig a fluktuációra kedvezően hat
  • időt és pénzt is spórol a HR osztálynak, illetve a vállalatnak, így az egyszerű vállalati belső kommunikációs app bevezetésére fordított összeg biztosan megtérül, sőt bizonyos esetekben a CHEQ-el ez már akár 3-6 hónap alatt lehetséges

Az egy szempillantás alatt áttekinthető alkalmazás bevezetésével elérheted a céljaidat és könnyen mérheted a HR mutatószámokat. Ezeket a vezetőség felé is bemutathatod. Mindez hatalmas sikerélményt ad személyesen neked is, és persze közösségileg is. De, hogyan is lehetséges ez?

A kevesebb néha több – Az egyszerűség valójában letisztultság

Az elegancia nem azt jelenti, hogy észrevesznek, hanem azt, hogy emlékeznek rád.

Giorgio Armani

Az egyszerű ételekkel, ruhákkal, csomagolásokkal, akárcsak az egyszerű belső kommunikációs appokkal nem lehet pillanatok alatt lenyűgözni az embereket. A wow hatás ugyanis első látásra elmarad. Ezzel ellenben az összetett dolgok esetében elámulunk. Az sem ritka, hogy a sokrétű megoldások túl vannak zsúfolva mindenféle funkciókkal, esetleg cukiságokkal, hogy még lenyűgözőbbnek véljük őket első pillantásra. Ennek azonban megfizetjük az árát.

A túlságosan szerteágazó eszközök veszélye

1. Többnyire csak az tudja használni, aki digitálisan magasan képzett. – Az ilyen eszközök elsősorban a szellemi munkavállalókat célozzák meg. Azonban, ha a cél a fizikai munkaerő bevonása, akkor a “fapados” megoldás jobb választás.

2. A munkavállalóknak meg kell tanulni átlátni a platform logikai felépítését, hogy tudják mit hol találnak.  Ez azt jelenti, hogy türelemre és erős érdeklődésre van szükség ahhoz, hogy a felhasználók időt és energiát fordítsanak arra, hogy megismerjék az eszközt és magabiztosan, aktívan használják azt.

3. A tömérdek apró ikont és menügombot nehéz megkülönböztetni. Hát még a megfelelőre rányomni, amikor a buszon vagy bármilyen más tömegközlekedésen zötykölődik az ember.  Az idő előrehaladtával tetszik vagy sem, az emberek többségének romlik a látása. Így egyre nehezebb a zsúfolásig megpakolt mini ikonok között meglátni azt, amit keresünk. Arról nem is beszélve, hogy amikor meg is találjuk, akkor sem biztos, hogy az ujjbegyünket sikerül pont ahhoz érinteni a telefonkijelzőjén. – Velem legalábbis gyakran előfordul, hogy más nyílik meg, mint amit akartam, mert a kijelző úgy érzékeli, más menüt nyomtam meg. Roppant frusztráló, amikor harmadik nekifutásra sikerül csak azt megnyitnom, amit akartam. Néha annyira kicsik a menügombok/ikonok és annyira közel vannak egymáshoz, hogy 1-2 mm elcsúszás is sokat számít.

4. Elfeledteti az igazi célt, – hogy minden munkatársat bevonjunk a vállalati belső kommunikációba az operátortól, a szakképzett fizikai munkáson át egészen a felsővezetőig – ehelyett táplálja azt a természetes igényünket, hogy “jobbak” legyünk másoknál. Azonban hajlamosak vagyunk elfeledkezni arról, hogy egy vállalat nem attól jobb a versenytársánál, hogy olyan fejlett technológiai ketyerét használ, amit alig néhányan tudnak alkalmazni a cégen belül, hanem attól, hogy az információ gyorsan és pontosan áramlik minden szinten a munkavállalók között. Így gyorsabban is tudnak reagálni a piaci kihívásokra, amelyek révén versenyelőnyhöz juthatnak.

Az egyszerű vállalati belső kommunikációs app előnye

1. Azonnal átlátható és csak olyan funkciókat tartalmaz, amelyekre valóban szükség van – Ez nem közösségi háló, ahol a munkavállalók egymással csevegnek és barátkoznak. Arra ott vannak a közismert közösségi hálók, mint Facebook, Instagram stb. 

2. Tekintettel arra, hogy csak a szükséges funkciókat tartalmazza, a menügombok mérete is kellően nagy ahhoz, hogy a felhasználó egyetlen gombnyomással azt nyissa meg, amit szeretne. – Nincs több mérgelődés, mert a villamoson valaki véletlenül meglökött, és arrébb csúszott pár mm-t az ujjad a telefon kijelzőn, ami miatt teljesen más funkciót nyitottál meg, mint, amit akartál.

3. Használata intuitív módon elsajátítható, és így bárki pillanatokon belül alkalmazni tudja. Ez olyan magabiztosságot és sikerélményt ad a munkavállalók számára, ami miatt szívesen használni fogják az új kommunikációs csatornát. Sőt, arra társaikat is biztatni fogják.

4. Könnyű használatának köszönhetően tényleg minden kollégádat bevonhatod a vállalati kommunikációba. – A szimpla vállalati kommunikációs eszköz alkalmazása gyorsan, olyan mindennapos tevékenységgé válik, mint a TV használata. Az emberek már gondolkodás nélkül, automatikusan használják a TV-t és a hozzátartozó távkapcsolót. Az egyszerű kommunikációs kütyükkel ugyanezt érheted el – kényelmet és szabadságot adhatsz a munkatársaknak ügyeik intézése szempontjából.

Mindenki számára könnyű ügyintézést tesz lehetővé

Fent már utaltam arra, hogy az egyszerűség ellenére az app igenis tartalmaz hasznos funkciókat, szükség szerint akár többet is. Ezek révén adminisztrációs ügyeket is el lehet intézni, ami a HR és a munkavállaló szemszögéből nézve is olyan előny, ami miatt megéri kiemelten beszélni róla.

A munkavállaló szemszögéből nézve

A CHEQ egyszerű vállalati belső kommunikációs app egyik legnagyobb előnye, hogy lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy pillanatok alatt, sorbanállás nélkül intézzék ügyeiket. A felületen ugyanis mindössze pár gombnyomással elindítható:

• adatfrissítés (pl.: bankszámlaszám módosítás,új  lakcímkártya vagy vezetői engedély rögzítése stb.)
• igazolások (pl.: munkáltatói igazolás, jövedelemigazolás) és egyéb dokumentumok igénylése
• szabadnapok kérése
• betegség miatti hiányzás jelzése és az orvosi papírok feltöltése stb.

A munkahelyi ügyek intézése rendkívül kényelmes a dolgozók számára, ha egyszerű vállalati belső kommunikációs appot használnak. Nemcsak azért, mert bárhol és bármikor intézhetik ügyeiket (erre minden bizonnyal a komplexebb kommunikációs appok is lehetőséget adnak), hanem azért is, mert nem kell keresgéljenek a funkciók között. Az eszköz letisztultságának köszönhetően pillanatok alatt látja a dolgozó, hogy milyen menügomb alatt milyen ügyet tud elintézni. Ez arra ösztönzi a munkavállalót, hogy a digitális felületen intézze adminisztrációs ügyeit. 

Ezzel ellenben a mindenféle egyéb lehetőséggel (is) túlzsúfolt kommunikációs appban nehéz lehet megtalálni azt, amire a dolgozónak az adott pillanatban szüksége van. Hiszen, ha nem használja rendszeresen a felületet valaki, akkor nem tudja azonnal eldönteni, hogy mit hol talál. Minél nehezebben talál meg valamit a munkavállaló a kommunikációs appban, annál frusztráltabbá válik. Ezért is olyan jó szolidabb, átláthatóbb megoldást választani, ami csökkenti a dolgozókban a frusztráltság érzését.

A HR szemszögéből nézve

Minél többen alkalmazzák a digitális csatornát adminisztratív ügyek megoldására, a HR annál hatékonyabban tudja ellátni munkáját és több ideje marad azokra a magas hozzáadott értékű, személyes kapcsolatot igénylő aktivitásokra, amelyekkel igazán hozzá tudnak járulni a szervezet sikeréhez és a munkavállalók jólétéhez.

1. A dolgozók személyes megkeresése nem szakítja meg a HR munkafolyamatát, hiszen a kommunikációs appon keresztül beérkezett megkeresésekkel az arra dedikált időben tudnak foglalkozni.
2. Annak az esélye, hogy rosszul rögzítenek valamilyen adatot közel zéró, hiszen a munkavállalók maguk írják be az adatokat és játszva oszthatják meg biztonságosan az okmányaik, illetve egyéb dokumentumaik fotóját. 
3. Mindenkit elér, így a pulzusfelmérések és az éves dolgozói elégedettség mérések lebonyolítása zökkenőmentes.
4. A vállalati események szervezése, mint a családi nap, Karácsony stb. is gördülékeny. 
5. A digitális aláírásnak köszönhetően napok helyett órák alatt össze lehet gyűjteni minden munkavállalótól az aláírt nyilatkozatokat, formanyomtatványokat, jelenléti íveket, átadás-átvételi papírokat, szerződéseket stb.

Biztos ROI-t tesz lehetővé

Már erre is tettem korábban utalást, azonban az eszköz pénzügyi megtérülése olyan érzékeny és fontos téma, amit jobban ki kell fejteni, amikor két különböző szempont szerint felépített kommunikációs eszköz összehasonlításáról van szó. Ennek oka, hogy a tapasztalat szerint, amikor a HR büdzsét kér egy vállalati belső kommunikációs app bevezetésére, az első néhány felmerülő kérdés között mindig ott van, hogy van-e rá pénz, illetve mikor és hogyan térül meg a cégnek ez a kiadás? Jó hír, hogy ezt részben ki lehet számolni, részben pedig egész jól meg lehet becsülni. Ez épp úgy igaz a bonyolult kommunikációs eszköz, mint az egyszerű esetében. 

Azonban az elméleti számítások gyakran nem találkoznak a valósággal. Ennek oka, hogy amennyiben a vállalat nem teszi kötelezővé a kommunikációs app használatát, úgy figyelembe kell venni a munkavállalók hajlandóságát. Mennyire hajlandóak feliratkozni erre a kommunikációs csatornára és mennyire hajlandóak rajta keresztül bonyolítani HR ügyeik intézését. Ilyenkor számít sokat, hogy a felület használata mennyire bonyolult vagy könnyű. Minél könnyebb ugyanis a csatorna használata, annál többen alkalmazzák, és így az egyszerű vállalati belső kommunikációs app bevezetésére fordított költségek is biztosan megtérülnek. Ráadásul CHEQ használata esetén ez a megtérülés már 3-6 hónap alatt is realizálható. Ha szeretnél többet megtudni a CHEQ-ről, akkor kérd INGYENES bemutatónkat!