A belső kommunikáció javítása ezzel a 7 tippel érhető el

Sokan azt gondolják, hogy ha tudunk beszélni és hallunk, ha tudunk írni és olvasni, akkor máris tudunk kommunikálni. Bármilyen szomorú is, ez nincs így! A hatékony kommunikációhoz ennél többre van szükség. Éppen ezért nem csoda, hogy számos vállalat számára jelent kihívást a belső kommunikáció javítása. 

Ebben a cikkben 7 tippet adunk neked arra, hogyan javíthatod a vállalatod belső kommunikációját.

Mi is a (belső) kommunikáció?

Mindenekelőtt tisztázzuk, hogy mi is a kommunikáció. Ez azért szükséges, hogy egyértelműen láthassuk, miért is nem olyan egyszerű ez, mint ahogy azt elsőre gondolnánk.

Talán még emlékszel az iskolában tanult kommunikációs modellre, ami a lenti ábrához hasonlóan nézett ki.

Amint látod a kommunikáció minimum kétszereplős cselekmény. A vállalatok esetében ez azonban gyakorta többszereplős. Általában a vállalat nevében egy személy küldi ki az üzenetet/információt. Ő a küldő szerepét tölti be a modellben, aki egy vagy több munkavállaló (befogadó(k)) felé próbál meg kommunikálni valamit. Ők a kommunikáció két végpontját adják, ám mellettük további tényező is jelen van a modellben.

A kommunikáció sikerességét befolyásoló tényezők:

1. a kódolás –  hogyan fogalmazza meg a küldő/feladó az üzenetet
2. a csatorna – milyen úton-módon osztja meg az információt (pl.: körlevél, chat, faliújság, hangosbemondó stb.)
3. a dekódolás – ha eljut az információ a címzetthez (befogadóhoz), mit ért meg belőle? Hogyan értelmezi azt?
4. a zaj – milyen zavaró tényezőket kell leküzdeni és kiszűrni ahhoz, hogy az információ 100%-ban befogadható legyen (pl.: ha körlevelet küldtél a többi e-mail jelenthet kommunikációs zajt)   
5. a válasz/reakció – befogadónak minden esetben választ kell küldeni a küldőnek, ezzel tanúsítja, hogy az információt fogadta, feldolgozta és megértette (ebben az esetben az is kiderül, ha esetleg félreértelmezte volna az üzenetet) 
6. a visszacsatolás – a küldőhöz megérkezett a befogadó visszajelzése arról, hogy fogadta az üzenetet

Ha ezen tényezők valamelyike hiányzik vagy rosszul működik, akkor kommunikációs problémáról beszélhetünk. A tapasztalatok szerint pedig a legtöbb cégnél ez a helyzet. Ez talán nem is annyira meglepő miután tudjuk, hogy Arthur J. Gallagher & Co.  felmérése szerint a vállalatok 60%-nak nincs hosszútávú belső kommunikációs stratégiája. Ráadásul akiknél van is, azok között is 12% nem méri a kommunikáció hatékonyságát.

A belső kommunikáció során használt nyelv

A mai globalizált világban, gyakran különböző nyelvű és kultúrájú munkatársakkal kell együtt dolgoznunk. Ez tovább nehezíti az eredményes kommunikációt, hiszen gyakran két, egy nyelvet beszélő ember is elbeszél egymás mellett. Hát még mennyire igaz ez akkor, ha egyikük, vagy mindketten idegen nyelvet használnak a kommunikáció során!

Multinacionális irodai környezetben mondhatnánk, hogy jogos elvárás az, hogy minden kolléga legalább társalkodási szinten beszélje az angolt vagy németet. Attól függően, hogy milyen érdekeltségű cégről van szó. Azonban a kékgalléros kollégáktól ugyanez nem várható el! 

Sőt azt is figyelembe kell venni, hogy ma már az sem ritka, hogy a gyárakban a magyar munkavállalók mellett ott vannak burmai, koreai, vietnámi stb. munkavállalók is. Így már nemcsak az jelent kihívást, hogy a magyar kékgalléros munkavállalók felé legyen pontosan kommunikálva a külföldi vezetésű vállalat víziója, de hogy minden más nyelvű kolléga is értse.

Szerencsére a technológiai fejlődésnek köszönhetően a nyelvi akadályok ma már könnyen áthidalhatók.  

A hatékonyabb kommunikáció érdekében chat alapú HR digitális asszisztenciát lehet bevetni. Olyat, mint a CHEQ például, ami képes arra, hogy  több nyelven (magyar, angol, ukrán, koreai, burmai, vietnámi, mongol stb.) is kommunikáljon a felhasználóival. Így többé nem kell azon aggódni, hogy vajon minden munkavállalóhoz eljutott-e a céges közlemény, és hogy azt  megértette-e?

Ezért fontos a belső kommunikáció javítása

Tudod, hogy a munkavállalók 86%-a a rossz kommunikációra hivatkozik eredménytelen munkavégzés során? Ez bizony óriási probléma. Kiváltképpen akkor, ha figyelembe vesszük, hogy azok a vállalatok, ahol jól működik a belső kommunikáció akár 3,5x jobb teljesítményt tudnak nyújtani. 

Vizsgáljuk meg kicsit, hogy miért lehet ekkora pozitív változást elérni az eredményes vállalati belső kommunikációval! 

Képzeld el, hogy a vállalat egy csónak, aminek az a célja, hogy eljusson A-ból B pontba. Ha nem kommunikálod a célt egyértelműen mindenki számára, akkor lassan, de lehet hogy sosem éred el a célodat. A kollégák egy része nem evez majd. Mások visszahúzzák/feltartják a többieket az evezéstől. Akik eveznek sem hangolják össze az evezést, ráadásul lehet, hogy lesznek, akik aktívan akadályoznak majd (léket vágnak a csónakba).

Ugyanakkor felhívnám a figyelmedet arra, hogy a fent bemutatott viselkedési forma nem feltétlenül szándékos akadályoztatás a munkavállalók részéről. Egész egyszerűen csak a részleges és torzult információáramlás eredménye, amit a sikertelen kommunikáció rovására lehet írni. Ezt azonban ki lehet küszöbölni a belső kommunikáció javításával.

5 gyakori vállalati kommunikációs hiba

A vállalati kommunikációt és a kultúrát is első sorban a vezetők beszédstílusa határozza meg. Éppen ezért rendkívül fontos, hogy figyelmet fordítsunk az alábbi hibák kiküszöbülésére.

1. Kommunikáció hiány

A legrosszabb és a legnagyobb hiba, amit el lehet követni az, hogy egyáltalán nem folytatunk vállalati belső kommunikációt. A munkavállalók nem vakok és nem buták. Észreveszik, ha valami történik körülöttük. Azonban, ha erről nem kapnak megbízható forrásból tájékoztatást, akkor az folyosói pletykákhoz, konfliktusokhoz, bizalomvesztéshez és pánikhoz is vezethet, ami felmondások sorozatát indíthatja el.

2. Mellébeszélés

A túl hosszú felvezetés során gyakran elvész az üzenet lényege. Ráadásul a munkavállalók úgy érezhetik, hogy a vezetőség „bullshit-el”. Ahelyett, hogy a lényegre törekednének és megmondanák az igazat, homályosítanak.

3. Nincs rangsor

Az is hatalmas kommunikációs hiba, amikor minden információt egyszerre akarunk a munkavállalókkal megosztani. Ez információs túlterheltséget jelenthet. A munkatársak így nem tudják feldolgozni és kellőképpen magukévá tenni az üzeneteket. Ezért mindenképpen fel kell állítani egy fontossági sorrendet, és annak megfelelően kell kommunikálni a híreket.

4. Rossz kommunikációs csatornát használsz

Olyan csatornán keresztül próbáljuk meg felvenni a kapcsolatot a munkavállalókkal, amelyeket nem használnak (pl.: a fizikai munkát végzők nem olvasnak céges e-maileket) vagy nem figyelnek (pl.: kihelyezett plakátok.)

5. Csak tájékoztatsz

Ahogy azt már tudjuk, a kommunikáció azt jelenti, hogy oda-vissza áramlik az információ a két beszédpartner (vezetőség és munkavállalók) között. Így, ha csak tájékoztatunk, azaz egyoldalúan kinyilatkoztatjuk a vezetőség döntéseit, azonban nem adunk lehetőséget a visszajelzésre, úgy nem beszélhetünk igazi vállalati belső kommunikációról.

7 tipp a belső kommunikáció javítására

1. Vizsgáld meg a saját kommunikációs készségeidet

Minden változást magaddal kell kezdeni. Ennek logikai háttere abban rejlik, hogy követendő példát kell mutatnod a többi munkavállaló felé. Ha a kollégák azt látják, hogy komolyan veszed a belső kommunikáció javítását, akkor ők is nyitottabbak lesznek változásokat tenni, és fejleszteni kommunikációs készségeiket.

2. Szervezz kommunikációs tréningeket

Vezető beosztású munkavállalók számára, akkor is, ha “csak” csoportvezető, félévente érdemes kommunikációs tréninget vagy workshopot tartani. Erre meghívhatsz külső szervezeti kommunikációs szakembert, vagy asszertív kommunikációs szakembert is. És amennyiben egy dedikált kommunikációs applikációt használtok a munkavállalókkal folytatott párbeszéd során, úgy arról a területről is érdemes oktatót hívni. A technikai támogatás és előzetes ismeretek ugyanis hozzájárulnak a magabiztosabb és hatékonyabb kommunikációhoz.

3. Légy jelen több platformon

Az eredményes kommunikáció ismérve, hogy a lehető legtöbb (ideális esetben az összes) munkavállalót eléred az üzeneteddel. Ahhoz, hogy ezt meg tud valósítani javasolt, hogy több platformon is jelen légy. 

Nem kommunikálhatsz például csak e-mailben és/vagy csak asztali készüléken működő alkalmazásokon keresztül. Ezzel ugyanis startból kizárod a kommunikációból a kékgalléros, gyakran úton, mozgásban lévő kollégákat. A cél pedig az, hogy mindenkit elérj és bevonj. Éppen ezért a belső kommunikáció javítása során figyelni kell arra, hogy a kommunikációs csatorna többféleképpen is elérhető legyen. 

Erre is jó megoldás lehet a CHEQ, hiszen Teamsen, Viber-en és önálló android/iOS applikációként is működik. Így minden munkavállaló maga választhatja ki a számára legkényelmesebb használati megoldást. Ráadásul függetlenül attól, hogy ki melyik alternatívát választja, mindenki ugyanazt az üzenetet kapja meg, amit természetesen elég egyszer megírni. Tehát attól sem kell tartani, hogy a többféle platform használata miatt többször, több helyen kellene megírni és kiküldeni az üzenetet.

4. Tervezd meg a belső kommunikációs stratégiádat

Ha nem tudod, hogy milyen célokat szeretnél megvalósítani a belső kommunikáció javítása révén, akkor pozitív változást sem tudsz elérni. Ebben támogat a stratégiatervezés. A belső kommunikációs stratégia segít:

• tisztán látni, hogy mindig tudd milyen céllal kommunikálj
• következetesnek maradni, hogy ne ad hoc módon küldözgess üzeneteket a kollégák számára
• kialakítani a céges kultúrát stb.

Bővebben a belső kommunikáció stratégiáról itt olvashatsz.

5. Fogalmazz egyszerűen és pontosan

Törekedj arra, hogy a lehető legegyszerűbben fogalmazz. Mellőzd a zsargonokat, a szűk körben használt rövidítéseket és az idegen szavakat stb. Olyan szavakat használj, amelyek jelentése mindenki számára ismertek. Ez a kulcsa annak, hogy mindenki megértse az üzeneted lényegét.

Emellett törekedj a minél pontosabb fogalmazásra. Adj meg minden szükséges információt munkatársaid számára, hogy az elvárásaidnak megfelelő magatartást tudjanak tanúsítani.

6. Ismételd meg az üzenetet

Üzenettől függően előfordul az, hogy szükség van az információközlés ismétlésére. Gondolj csak bele! Ismerős információt, vagy olyasmit, ami a tetszésünkre van, hamar megjegyzünk. Ha azt kommunikálod egy közleményben, hogy március 15.-én munkaszüneti nap lesz, azt elég egyszer kiküldened. Nagy valószínűséggel minden kolléga megjegyzi. 

Ezzel ellenben, ha a vállalati célokat akarod átadni a munkavállalók számára, akkor azt érdemes többször kommunikálni. Csak így van esély arra, hogy elmélyítsék és a vállalati célok elérésén aktívan dolgozzanak.

7. Kérj visszajelzést és vedd is komolyan!

Ahogy azt már a cikk elején megállapítottuk, a kommunikáció egyik meghatározó mozzanata az, hogy visszacsatolást kérünk az üzenet befogadójától. Így ternészetes, hogy neked is visszajelzést kell kérned a munkavállalóktól. Ez része a belső kommunikáció javításának.

Sőt, nemcsak hogy visszajelzést kell kérned, de ezeket fel is kell dolgoznod! A munkavállalók visszajelzésének figyelembevétele alapján kell megtervezned a következő lépéseidet. Ezzel bizonyítod a munkavállalók felé, hogy fontos számodra a véleményük. Ennek hatására pedig ők is szívesebben adnak majd visszajelzéseket neked. 
Ha megfogadod a fent említett tippeket, akkor a belső kommunikáció javítása számodra is egy viszonylag könnyen elérhető célkitűzés lesz. Azonban tartsd kérlek észben, hogy ez a változás időt igényel. Nem fog egyik napról a másik napra varázspálca ütéssel jobbá válni a céges kommunikációtok és általa a vállalati kultúrátok. Ezért sokat kell tenni. De NE aggódj, mi itt leszünk és segítünk neked. Ehhez nem is kell mást tenned, mint olvasni a cikkeinket. Ha pedig igazán személyre szabott segítségre lenne szükséged, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot!