Годишен HR бюджет — предвиди CHEQ

Изготвянето на бюджет за покриване на подбора, наемането, обучението, заплатите, допълнителните възнаграждения, инструментите, подпомагащи HR и софтуера, както и на други разходи, обслужва интересите на компанията и прави работата на HR по-планируема. Това предотвратява изненадите, които биха могли да пречат на укрепването на кадрите или на ефективността на HR. Същевременно нито един HR бюджет не може да е издялан в камък. Важно е да се запази гъвкавостта и да се планира така, че бюджетът да може да се променя при нужда.

Какво е HR бюджет?

HR бюджетът е финансов план, който определя как HR разпределя ресурсите си и дава посока за какво следва да поиска допълнителни средства от финансовия отдел. Бюджетът помага за управлението на всички разходи, свързани с HR функциите, и гарантира, че финансовите средства ще се разпределят подходящо за задоволяване на всяка бизнес нужда, без преразход. 

HR бюджетът включва заплатите на служителите, разходите за подбор, програмите за обучение и развитие, администрирането на допълнителните възнаграждения, HR технологиите, както и инициативите за подобряване на цялостното изживяване на служителите.

Ефективният HR бюджет е абсолютно необходим за съгласуването на HR дейностите с по-широката финансова стратегия на организацията. С негова помощ се създава и стимулира ефективно управление на кадрите и на представянето, както и развитие.

Можеш да избираш между два вида HR бюджет

Компаниите обикновено могат да избират между използването на два вида HR бюджет. За кой тип ще се спрат зависи от фактори като наличните средства, планираните разходи и печалбата. 

Инкрементален HR бюджет

Използвайки данните за HR разходите от предходните години, е възможно числата за следващата година да се коригират. Ако останат средства, и те могат да се включат в бюджета. Новият бюджет въз основа на HR целите включва настъпилите спрямо предходната година увеличения (или намаления) – например увеличените разходи за допълнителни възнаграждения или разходите за инструменти, стимулиращи дигитализацията на HR.

HR бюджет на нулева основа

Това е новият или напълно нуждаещ се от преработка HR бюджет. Избирайки този метод, започваме на чист лист и при изготвянето на плана държим пред очите си само новата година. В този случай е добре да започнеш с това да обмислиш коя област има най-голяма нужда от бюджетна подкрепа. Например, ако искаш да автоматизираш някои свои HR и други административни задачи, ако искаш да дадеш в ръцете на служителите система за самообслужване, да направиш по-ефективна комуникацията със служителите и обученията, тогава може да си струва да отделиш по-голям бюджет за инструмент, който подпомага това. 

Такъв инструмент е например и CHEQ.
Заяви безплатна демонстрация, за да
видиш за какво ще си струва да отделиш средства при
изготвянето на HR бюджета за следващата година.

Планирането на HR бюджета и в двата случая е систематичен процес, който включва внимателно разглеждане на разходите от предходните години, разходите за текущата година, планирания брой служители и други бъдещи прогнози, за да не останат HR функциите недофинансирани.

Какво включва HR бюджетът?

HR засяга и обхваща множество области, така че е много трудно да се състави всеобхватен бюджет. Фирмите често подценяват разходите, свързани с подбора, наемането, обученията или с HR и административните подобрения. Един предварително планиран шаблон за HR бюджет обаче може да помогне много. Дори за секунди можеш да актуализираш бюджета и да преразпределиш средства при нужда. Но нека видим какво трябва да се вземе предвид при изготвянето на плана.

1. Подбор и задържане на таланти

Трябва поне приблизително да знаеш колко нови кадри ще трябва да наемеш през следващата година. Това може да се определи въз основа на текучеството и растежа на компанията. Ако знаеш, че трябва да заместиш 10 души и заради развитието трябва да наемеш още 10, тогава трябва да отделиш за тази задача бюджет, достатъчен за подбора и наемането на минимум 20 души. Тук трябва да вземеш предвид всички разходи като:

• разходи за обяви
• разходите за провеждане на интервюта
• проверка на миналото (при нужда)
• онбординг
• агентска/посредническа такса
• преместване на служителите (напр. при монголски или филипински работници – виза, разрешение за работа, настаняване и т.н.)
• усилията за намаляване на текучеството
• разходите за маркетинг на подбора

2. Обучение и развитие

Трябва да се отделят средства както за обучението на служителите, така и за развитието на колегите от HR. Една компания може да повишава ефективността си и да запазва конкурентоспособността си само ако служителите ѝ разполагат с актуални знания. Ето какво трябва да се вземе предвид тук:

• обучението на новите служители
• обученията, насочени към намаляване на разликите в уменията на служителите
• сертификати за служителите и за HR
• изграждане и поддържане на система за обучение на служителите
• Въвеждане на електронно обучение (напр. през CHEQ можеш да обучаваш служителите си и дигитално, независимо дали става дума за теоретична, или практическа тема. В рамките на едно видео можеш да покажеш на служителите как трябва да изпълняват дадени задачи професионално и в съответствие с изискванията на компанията.)
• работилници (workshop-и)
• лицензи, подпомагащи възможностите за допълнителна квалификация

3. Заплати и допълнителни възнаграждения

В идеалния случай тази част от HR бюджета нараства с няколко процента година след година. Това позволява коригирането на заплатите спрямо инфлацията, евентуални допълнителни увеличения или запазването на нетните заплати при променено данъчно облагане. При изчислението си струва да се вземат предвид следователно:

• заплатите
• здравната осигуровка
• животозастраховката (ако е част от пакета с възнаграждения)
• пенсионната осигуровка/пенсионния фонд
• платения отпуск
• парите за извънреден труд
• бонусите
• кафетерията (ако е част от пакета с възнаграждения)
• частното болнично обслужване (ако е част от пакета с възнаграждения)
• помощта за пътуване или гориво (ако е част от пакета с възнаграждения)
• таксата за фирмени ясли или детска градина (ако е част от пакета с възнаграждения)

4. Разходи за DEI

Целта на DEI програмите е активно да включат членовете на компаниите във вземането на решения, да осигурят на служителите равни възможности и многообразие, подкрепяйки по този начин иновативността, производителността и конкурентоспособността на компаниите. – Съкращението е съставено от първите букви на английските думи diversity, equity и inclusion (многообразие, равнопоставеност и приобщаване). – Но какво трябва да се вгради в HR бюджета?

• разходите, свързани с наемането на разнообразни служители
• разходите за вътрешни DEI обучения, за да могат служителите с разнообразен произход да работят помежду си съгласувано и ефективно въпреки културните различия

5. Разходи за изживяването на служителите и задържането на кадрите

Разбира се, заплащането и другите материални възнаграждения, които служителят може да получи, са важни, но след определен момент това няма да е достатъчно за задържането на добрите кадри. Трябва да се обърне внимание и на поддържането на отношенията между служителите и работодателя, като например:

• приобщаването на служителите
• изграждането на позитивна работна среда
• тиймбилдинга и обученията
• това всеки служител да работи на подходящата за него позиция
• изграждането на връзка с ръководството
• трудовите отношения

6. Безопасност и благополучие на служителите

Създаването на безопасно и ориентирано към сигурността работно място е правно задължение на всеки работодател. Като част от подготовката на HR бюджета е целесъобразно да прегледаш съществуващите правила и системи, за да определиш разходите, свързани с подобренията. Струва си да включиш в това и служителите, които могат да насочат вниманието ти към опасни от гледна точка на злополуки ситуации и места дори чрез използването на приложението CHEQ само с натискането на няколко бутона. Това дава незабавен и по-добър поглед върху това какви проблеми трябва да се решат възможно най-скоро или къде е нужно преустройство с цел повишаване на безопасността, което означава и намаляване на броя на трудовите злополуки. 

Ето какво във връзка с това трябва да вградиш в HR бюджета:

• удовлетворяването на изискванията за физическа безопасност, което евентуално може да е свързано с преустройство на завода или със строителство, евентуално с обновяване на работните средства (забележка: тук може да има застъпване с бюджета на отделните отдели, затова си струва да се съгласуваш и с тях)
• създаването на средства и възможности, подпомагащи менталното благополучие на служителите (напр. стая за почивка, възможност за спорт, терапевт по психохигиена и т.н.)
• подкрепата за здравето на служителите (напр. безплатни плодове, активности, стимулиращи движението – един наш клиент например дава малка награда на служителите, които в рамките на определено време изминат пеша X километра или идват на работа с колело)
• създаването на безопасно работно място, при което външни лица не могат да проникнат в работната зона или в съблекалнята, така че да не се страхуват от кражба на вещите си

7. HR технология и администрация

Това е областта, за която при изчисляването на HR бюджета често вече не достигат или едва достигат пари. А тази област също не бива да се пренебрегва, тъй като може съществено да подобри ефективността на HR, да допринесе за повишаване на удовлетвореността на служителите и на производителността на цялата компания. Ето за какво определено си струва да се отдели бюджет: 

• средства, подпомагащи хоум офиса 
• софтуери, подпомагащи изчисляването на заплатите
• HR информационни системи
• HR комуникационни и общи административни средства, ESS (системи за самообслужване на служителите)

Защо да отделиш бюджет за CHEQ?

CHEQ може да е решение на няколко HR предизвикателства. 

От една страна, позволява автоматизирането на определени общи HR административни процеси, което спестява време и енергия на всички засегнати. Нещо повече, дава възможност и за електронно подписване на документи, декларации, присъствени листове и т.н., и всичко това – съвсем лесно и в съответствие със законовите изисквания. 

От друга страна, съдържа няколко функции, които позволяват на служителите да решават проблемите си без незабавното включване на HR. Например могат веднага да получат отговор на въпросите си през чатбота с ЧЗВ или да намерят в базата знания търсения документ, обучителен материал, евентуално фирмената карта или контактите на отделните колеги. Но могат да заявят и болничния си отпуск тук, за което както HR, така и ръководителят на екипа получава незабавно известие и така могат съответно да планират задачите.

От трета страна, това е инструмент за вътрешна комуникация, който позволява комуникацията един към мнозина и мнозина към един, като по този начин намалява комуникационния шум и опасността от възникване на кибертормоз и повишава шанса за дигитално синхронизиране на служителите в името на продуктивността. Използването на комуникационния инструмент е изключително интуитивно, всеки може да го ползва за секунди независимо от длъжността, образованието си и от това дали разполага с фирмен имейл адрес, или не.   

Ако искаш да научиш повече за CHEQ,
за да прецениш дали и на теб си струва да предвидиш внедряването на този страхотен инструмент, тогава
заяви безплатна и необвързваща демонстрация.