Roczny budżet HR – zaplanuj w nim CHEQ

Opracowanie budżetu na pokrycie rekrutacji, zatrudnienia, szkoleń, wynagrodzeń, świadczeń, narzędzi wspierających HR i oprogramowania oraz innych wydatków służy interesom firmy i sprawia, że pracę HR da się lepiej zaplanować. Zapobiega to niespodziankom, które mogłyby utrudnić wzmocnienie kadr lub efektywność HR. Jednocześnie żaden budżet HR nie może być wykuty w kamieniu. Ważne, by zachować elastyczność i planować tak, aby w razie potrzeby budżet można było kształtować.

Czym jest budżet HR?

Budżet HR to plan finansowy, który określa, jak HR rozdziela swoje zasoby, oraz wskazuje kierunek co do tego, w związku z czym należałoby poprosić dział finansowy o dodatkowe środki. Budżet pomaga zarządzać wydatkami związanymi ze wszystkimi funkcjami HR i zapewnia, że środki finansowe zostaną odpowiednio rozdzielone tak, aby zaspokoić wszystkie potrzeby biznesowe bez przekraczania wydatków. 

Budżet HR obejmuje wynagrodzenia pracowników, koszty rekrutacji, programy szkoleniowe i rozwojowe, administrację świadczeń, technologie HR oraz inicjatywy poprawiające ogólne doświadczenie pracownika.

Skuteczny budżet HR jest niezbędny, aby zharmonizować działania HR z szerszą strategią finansową organizacji. Dzięki niemu powstaje i rozwija się skuteczne zarządzanie kadrami i wynikami, a także rozwój.

Możesz wybierać spośród dwóch rodzajów budżetu HR

Firmy zazwyczaj mogą wybierać spośród dwóch rodzajów budżetu HR. To, na który typ się zdecydują, zależy od takich czynników jak dostępne środki finansowe, planowane wydatki i zysk. 

Przyrostowy budżet HR

Wykorzystując dane o kosztach HR z poprzednich lat, można skorygować liczby na kolejny rok. Jeśli pozostały jeszcze jakieś środki, można je również ująć w budżecie. Nowy budżet, w oparciu o cele HR, zawiera podwyżki (lub obniżki) w porównaniu z poprzednim rokiem – na przykład wzrost kosztów opłat za świadczenia lub koszty narzędzi wspierających cyfryzację HR.

Budżet HR od zera

To nowy lub wymagający gruntownego przepracowania budżet HR. Wybierając tę metodę, ruszamy z czystą kartą i podczas przygotowywania projektu mamy na uwadze wyłącznie nowy rok. W tym przypadku warto zacząć od przemyślenia, który obszar najbardziej potrzebuje wsparcia budżetowego. Na przykład, jeśli chcesz zautomatyzować część swoich zadań HR i innych zadań administracyjnych, oddać w ręce pracowników system samoobsługowy, usprawnić komunikację z pracownikami i szkolenia, to warto zaalokować większy budżet na narzędzie, które to wspiera. 

Takim narzędziem jest na przykład również CHEQ.
Poproś o bezpłatną prezentację, aby
zobaczyć, na co warto będzie odłożyć środki podczas
kształtowania przyszłorocznego budżetu HR.

Planowanie budżetu HR w obu przypadkach jest procesem systematycznym, który obejmuje wnikliwą analizę wydatków z poprzednich lat, kosztów roku bieżącego, planowanej liczby pracowników i innych prognoz na przyszłość, aby funkcje HR nie pozostały niedoinwestowane.

Co zawiera budżet HR?

HR dotyka i obejmuje wiele obszarów, dlatego bardzo trudno zestawić wszechstronny budżet. Firmy często niedoszacowują kosztów związanych z rekrutacją, zatrudnianiem, szkoleniami czy usprawnieniami HR i administracji. Jednak wcześniej przygotowany szablon budżetu HR może bardzo pomóc. Możesz nawet w kilka chwil zaktualizować budżet i w razie potrzeby przesunąć środki. Zobaczmy jednak, co trzeba wziąć pod uwagę podczas tworzenia projektu.

1. Rekrutacja i utrzymanie talentów

Trzeba przynajmniej z grubsza wiedzieć, ilu nowych pracowników trzeba będzie zatrudnić w kolejnym roku. Można to określić na podstawie rotacji i wzrostu firmy. Jeśli wiesz, że trzeba zastąpić 10 osób, a ze względu na rozwój zatrudnić kolejnych 10, to na to zadanie musisz zaalokować budżet wystarczający na rekrutację i zatrudnienie co najmniej 20 osób. Musisz tu uwzględnić wszystkie koszty, takie jak:

• koszt ogłoszeń
• koszt przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych
• weryfikacja przeszłości (w razie potrzeby)
• onboarding
• opłata agencyjna/pośrednictwa
• relokacja pracowników (np. w przypadku pracowników z Mongolii czy Filipin – wiza, pozwolenie na pracę, zakwaterowanie itd.)
• działania na rzecz ograniczenia rotacji
• koszty marketingu rekrutacyjnego

2. Szkolenia i rozwój

Trzeba odłożyć środki zarówno na szkolenia pracowników, jak i na rozwój pracowników HR. Firma może bowiem zwiększać efektywność i utrzymać konkurencyjność tylko wtedy, gdy jej pracownicy dysponują aktualną wiedzą. Co trzeba tu uwzględnić:

• szkolenia nowych pracowników
• szkolenia mające na celu zmniejszenie różnic w kompetencjach pracowników
• certyfikaty pracownicze i HR
• stworzenie i prowadzenie systemu szkoleń pracowniczych
• wdrożenie e-learningu (np. za pośrednictwem CHEQ możesz szkolić swoich pracowników również cyfrowo, niezależnie od tego, czy chodzi o tematykę teoretyczną, czy praktyczną. W ramach jednego filmu możesz bowiem pokazać pracownikom, jak fachowo i zgodnie z przepisami firmy należy wykonywać dane zadania.)
• warsztaty
• licencje wspierające możliwości dokształcania

3. Wynagrodzenia i świadczenia

W idealnym przypadku ta część budżetu HR rośnie z roku na rok o kilka procent. Pozwala to bowiem skorygować wynagrodzenia o inflację, ewentualnie na dalsze podwyżki lub utrzymanie poziomu wynagrodzeń netto zmienionych na skutek zmian podatkowych. Podczas kalkulacji warto więc uwzględnić:

• wynagrodzenia
• ubezpieczenie zdrowotne
• ubezpieczenie na życie (jeśli jest częścią pakietu świadczeń)
• ubezpieczenie emerytalne/fundusz emerytalny
• płatny urlop
• wynagrodzenia za nadgodziny
• premie
• system kafeteryjny (jeśli jest częścią pakietu świadczeń)
• opiekę w szpitalu prywatnym (jeśli jest częścią pakietu świadczeń)
• dofinansowanie dojazdów lub paliwa (jeśli jest częścią pakietu świadczeń)
• opłatę za firmowy żłobek lub przedszkole (jeśli jest częścią pakietu świadczeń)

4. Koszty DEI

Celem programów DEI jest aktywne włączanie członków firmy w podejmowanie decyzji oraz zapewnienie pracownikom równości szans i różnorodności, co również wspiera innowacyjność, produktywność i konkurencyjność firm. – Skrót powstaje z pierwszych liter angielskich słów diversity, equity i inclusion. – Ale co trzeba wbudować w budżet HR?

• koszty związane z zatrudnianiem zróżnicowanych pracowników
• koszty wewnętrznych szkoleń DEI, aby pracownicy o zróżnicowanym pochodzeniu potrafili pracować ze sobą zgodnie i efektywnie mimo różnic kulturowych

5. Koszty doświadczenia pracownika i utrzymania kadr

Oczywiście ważne są wynagrodzenie i inne świadczenia materialne, jakie może uzyskać pracownik, jednak od pewnego momentu to nie wystarczy do utrzymania dobrych kadr. Trzeba też zadbać o pielęgnowanie relacji między pracownikami a pracodawcą, takich jak:

• włączanie pracowników
• tworzenie pozytywnego środowiska pracy
• integracja zespołu i szkolenia
• zadbanie o to, aby każdy pracownik pracował na pasującym do niego, odpowiednim stanowisku
• budowanie relacji z kierownictwem
• relacje pracownicze

6. Bezpieczeństwo i dobrostan pracowników

Stworzenie bezpiecznego i zorientowanego na bezpieczeństwo miejsca pracy to prawny obowiązek każdego pracodawcy. W ramach przygotowywania budżetu HR warto zweryfikować istniejące wytyczne i systemy, aby określić koszty związane z usprawnieniami. Warto włączyć w to również pracowników, którzy mogą zwrócić Twoją uwagę na niebezpieczne sytuacje i miejsca choćby za pośrednictwem aplikacji CHEQ, zaledwie kilkoma naciśnięciami przycisku. Daje to natychmiastowy i lepszy wgląd w to, jakie problemy trzeba jak najszybciej rozwiązać lub gdzie potrzebne są przebudowy w celu zwiększenia bezpieczeństwa, co oznacza również spadek liczby wypadków przy pracy. 

Co w związku z tym trzeba wbudować w budżet HR:

• spełnienie wymogów fizycznego bezpieczeństwa, co może wiązać się z przebudową fabryki lub budową, ewentualnie z odnowieniem narzędzi pracy (uwaga: mogą tu wystąpić nakładania się z budżetami poszczególnych działów, dlatego warto z nimi uzgodnić)
• stworzenie narzędzi i możliwości wspierających dobrostan psychiczny pracowników (np. pokój wypoczynkowy, możliwość uprawiania sportu, terapeuta zdrowia psychicznego itd.)
• wspieranie zdrowia pracowników (np. darmowe owoce, aktywności zachęcające do ruchu – jeden z naszych klientów na przykład przyznaje drobną nagrodę pracownikom, którzy w określonym czasie przejdą X kilometrów lub przyjeżdżają do pracy rowerem)
• stworzenie bezpiecznego miejsca pracy, tak aby osoby nieupoważnione nie mogły dostać się na teren pracy lub do szatni, dzięki czemu pracownicy nie muszą obawiać się kradzieży swoich rzeczy

7. Technologia HR i administracja

To obszar, na który podczas kalkulacji budżetu HR często już nie starcza pieniędzy albo starcza ich zaledwie. A o tym obszarze również nie wolno zapominać, bo może istotnie poprawić efektywność HR, przyczynić się do wzrostu zadowolenia pracowników oraz do wzrostu produktywności całej firmy. Na co zdecydowanie warto zaalokować budżet: 

• narzędzia wspierające pracę zdalną 
• oprogramowanie wspomagające naliczanie płac
• systemy informacyjne HR
• narzędzia komunikacyjne HR i ogólnej administracji, ESS (pracownicze systemy samoobsługowe)

Dlaczego warto zaalokować budżet na CHEQ?

CHEQ może być rozwiązaniem wielu wyzwań HR. 

Z jednej strony pozwala zautomatyzować pewne ogólne procesy administracyjne HR, co oszczędza czas i energię wszystkim zainteresowanym. Co więcej, umożliwia też cyfrowe podpisywanie dokumentów, oświadczeń, list obecności itd. – wszystko to w banalnie prosty sposób i zgodnie z wymogami prawa. 

Z drugiej strony zawiera wiele funkcji, które pozwalają pracownikom rozwiązywać problemy bez natychmiastowego angażowania HR. Na przykład mogą od razu otrzymać odpowiedzi na pytania za pośrednictwem chatbota FAQ albo znaleźć w bazie wiedzy poszukiwany dokument, materiał szkoleniowy, ewentualnie mapę firmy lub dane kontaktowe poszczególnych pracowników. Mogą tu też zgłosić chęć skorzystania ze zwolnienia chorobowego, o czym zarówno HR, jak i kierownik zespołu otrzymują natychmiastowe powiadomienie, dzięki czemu mogą odpowiednio zaplanować zadania.

Po trzecie, to narzędzie komunikacji wewnętrznej, które umożliwia komunikację jednego z wieloma i wielu z jednym, ograniczając tym samym szum komunikacyjny, ryzyko powstania cyberprzemocy oraz zwiększając szansę na cyfrowe zgranie pracowników w imię produktywności. Korzystanie z tego narzędzia komunikacji jest bowiem niezwykle intuicyjne, każdy potrafi z niego korzystać w mgnieniu oka niezależnie od stanowiska, wykształcenia i od tego, czy dysponuje firmowym adresem e-mail, czy nie.   

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o CHEQ,
aby ocenić, czy również Tobie opłaca się rozważyć wdrożenie tego świetnego narzędzia, to
poproś o bezpłatną i niezobowiązującą prezentację.