Poprawę komunikacji wewnętrznej osiągniesz dzięki tym 7 wskazówkom
Opublikowano
Wielu ludzi uważa, że skoro potrafimy mówić i słyszymy, skoro umiemy pisać i czytać, to już potrafimy się komunikować. Jakkolwiek smutne, tak nie jest! Skuteczna komunikacja wymaga czegoś więcej. Właśnie dlatego nic dziwnego, że dla wielu firm poprawa komunikacji wewnętrznej stanowi wyzwanie.
W tym artykule damy Ci 7 wskazówek, jak poprawić komunikację wewnętrzną w swojej firmie.
Czym właściwie jest komunikacja (wewnętrzna)?
Przede wszystkim wyjaśnijmy, czym właściwie jest komunikacja. Jest to potrzebne, abyśmy jasno zobaczyli, dlaczego nie jest to tak proste, jak mogłoby się na pierwszy rzut oka wydawać.
Być może pamiętasz jeszcze poznany w szkole model komunikacji, który wyglądał podobnie do poniższego schematu.
Jak widzisz, komunikacja to działanie z udziałem minimum dwóch uczestników. W przypadku firm jest to jednak często działanie z udziałem wielu uczestników. Zazwyczaj w imieniu firmy komunikat/informację wysyła jedna osoba. Pełni ona w modelu rolę nadawcy, który próbuje coś zakomunikować jednemu lub wielu pracownikom (odbiorcom). Stanowią oni dwa punkty końcowe komunikacji, ale obok nich w modelu obecny jest jeszcze jeden czynnik.
Czynniki wpływające na skuteczność komunikacji:
- kodowanie — jak nadawca formułuje komunikat
- kanał — w jaki sposób udostępnia informację (np. okólnik, czat, tablica ogłoszeń, komunikaty głosowe itd.)
- dekodowanie — gdy informacja dotrze do adresata (odbiorcy), co z niej rozumie? Jak ją interpretuje?
- szum — jakie czynniki zakłócające trzeba pokonać i odfiltrować, aby informacja była w 100% możliwa do przyjęcia (np. jeśli wysłałeś okólnik, pozostałe e-maile mogą stanowić szum komunikacyjny)
- odpowiedź/reakcja — odbiorca w każdym przypadku musi wysłać nadawcy odpowiedź, potwierdzając tym samym, że przyjął informację, przetworzył ją i zrozumiał (w tym przypadku wychodzi też na jaw, jeśli ewentualnie źle zinterpretował komunikat)
- sprzężenie zwrotne — do nadawcy dotarła informacja zwrotna odbiorcy o tym, że przyjął komunikat
Jeśli któregoś z tych czynników brakuje lub działa on źle, mówimy o problemie komunikacyjnym. Z doświadczenia zaś wynika, że tak jest w większości firm. Nie jest to może nawet aż tak zaskakujące, gdy wiemy, że według badania Arthur J. Gallagher & Co. 60% firm nie ma długoterminowej strategii komunikacji wewnętrznej. Co więcej, wśród tych, które ją mają, 12% nie mierzy skuteczności komunikacji.
Język stosowany w komunikacji wewnętrznej
W dzisiejszym zglobalizowanym świecie często musimy pracować ze współpracownikami mówiącymi różnymi językami i wywodzącymi się z różnych kultur. Dodatkowo utrudnia to skuteczną komunikację, wszak często nawet dwoje ludzi mówiących jednym językiem rozmawia obok siebie. A o ileż bardziej jest to prawdą wtedy, gdy jedno z nich lub oboje posługują się w komunikacji językiem obcym!
W wielonarodowym środowisku biurowym można by powiedzieć, że słusznym oczekiwaniem jest, aby każdy pracownik przynajmniej na poziomie konwersacyjnym mówił po angielsku lub niemiecku. W zależności od tego, o firmie z jakim kapitałem mowa. Jednak od pracowników fizycznych tego samego oczekiwać nie można!
Co więcej, trzeba też wziąć pod uwagę, że dziś nierzadko w fabrykach obok węgierskich pracowników są również pracownicy z Birmy, Korei, Wietnamu itd. Dlatego wyzwaniem jest już nie tylko to, aby wizja firmy o zagranicznym zarządzie była precyzyjnie komunikowana węgierskim pracownikom fizycznym, ale też to, aby rozumiał ją każdy pracownik mówiący innym językiem.
Na szczęście dzięki rozwojowi technologii bariery językowe da się dziś łatwo pokonać.
W celu skuteczniejszej komunikacji można wykorzystać cyfrowego asystenta HR opartego na czacie. Takiego jak na przykład CHEQ, który potrafi komunikować się ze swoimi użytkownikami w wielu językach (węgierski, angielski, ukraiński, koreański, birmański, wietnamski, mongolski itd.). Dzięki temu nie trzeba już martwić się, czy firmowy komunikat dotarł do każdego pracownika i czy go zrozumiał.
Dlatego poprawa komunikacji wewnętrznej jest ważna
Czy wiesz, że 86% pracowników jako powód nieefektywnej pracy podaje złą komunikację? To naprawdę ogromny problem. Zwłaszcza gdy weźmiemy pod uwagę, że firmy, w których komunikacja wewnętrzna działa dobrze, potrafią osiągać nawet 3,5 razy lepsze wyniki.
Przyjrzyjmy się nieco, dlaczego dzięki skutecznej komunikacji wewnętrznej w firmie można osiągnąć tak dużą pozytywną zmianę!
Wyobraź sobie, że firma to łódź, której celem jest dotarcie z punktu A do punktu B. Jeśli nie zakomunikujesz celu jednoznacznie każdemu, to powoli, ale być może nigdy nie osiągniesz celu. Część pracowników nie będzie wiosłować. Inni będą powstrzymywać/hamować pozostałych przed wiosłowaniem. Nawet ci, którzy wiosłują, nie zsynchronizują wiosłowania, a do tego być może znajdą się tacy, którzy będą aktywnie przeszkadzać (robić dziurę w łodzi).
Jednocześnie zwróciłbym Twoją uwagę na to, że przedstawiona wyżej forma zachowania nie musi być celowym przeszkadzaniem ze strony pracowników. Jest po prostu skutkiem częściowego i zniekształconego przepływu informacji, co można przypisać nieudanej komunikacji. Można to jednak wyeliminować poprzez poprawę komunikacji wewnętrznej.
5 częstych błędów komunikacyjnych w firmie
Komunikację w firmie i kulturę również określa przede wszystkim styl wypowiedzi menedżerów. Właśnie dlatego niezwykle ważne jest, abyśmy poświęcili uwagę wyeliminowaniu poniższych błędów.
1. Brak komunikacji
Najgorszym i największym błędem, jaki można popełnić, jest to, że w ogóle nie prowadzimy firmowej komunikacji wewnętrznej. Pracownicy nie są ślepi ani głupi. Zauważają, gdy coś dzieje się wokół nich. Jeśli jednak nie otrzymują o tym informacji z wiarygodnego źródła, może to prowadzić do korytarzowych plotek, konfliktów, utraty zaufania i paniki, co może zapoczątkować serię rezygnacji.
2. Owijanie w bawełnę
Podczas zbyt długiego wstępu często gubi się istota komunikatu. Co więcej, pracownicy mogą odnieść wrażenie, że kierownictwo „ściemnia”. Zamiast dążyć do sedna i powiedzieć prawdę, zamydlają obraz.
3. Brak hierarchii
Ogromnym błędem komunikacyjnym jest też sytuacja, gdy chcemy przekazać pracownikom wszystkie informacje naraz. Może to oznaczać przeciążenie informacjami. Pracownicy nie są wtedy w stanie przetworzyć i należycie przyswoić komunikatów. Dlatego koniecznie trzeba ustalić hierarchię ważności i zgodnie z nią komunikować wiadomości.
4. Używasz złego kanału komunikacji
Próbujemy nawiązać kontakt z pracownikami przez kanały, z których nie korzystają (np. pracownicy fizyczni nie czytają firmowych e-maili) lub na które nie zwracają uwagi (np. rozwieszone plakaty).
5. Tylko informujesz
Jak już wiemy, komunikacja oznacza, że informacja przepływa w obie strony między dwoma rozmówcami (kierownictwem a pracownikami). Jeśli więc tylko informujemy, czyli jednostronnie oznajmiamy decyzje kierownictwa, jednak nie dajemy możliwości informacji zwrotnej, to nie możemy mówić o prawdziwej firmowej komunikacji wewnętrznej.
7 wskazówek na poprawę komunikacji wewnętrznej
1. Przeanalizuj własne umiejętności komunikacyjne
Każdą zmianę trzeba zacząć od siebie. Logika tego tkwi w tym, że musisz dawać przykład godny naśladowania pozostałym pracownikom. Jeśli pracownicy widzą, że poważnie traktujesz poprawę komunikacji wewnętrznej, oni również będą bardziej otwarci na wprowadzanie zmian i rozwijanie swoich umiejętności komunikacyjnych.
2. Organizuj szkolenia komunikacyjne
Dla pracowników na stanowiskach kierowniczych, nawet jeśli to „tylko” lider zespołu, warto co pół roku organizować szkolenie lub warsztat komunikacyjny. Możesz na nie zaprosić zewnętrznego specjalistę od komunikacji organizacyjnej lub od komunikacji asertywnej. A jeśli w dialogu z pracownikami korzystacie z dedykowanej aplikacji komunikacyjnej, warto zaprosić prowadzącego również z tego obszaru. Wsparcie techniczne i wcześniejsza wiedza przyczyniają się bowiem do pewniejszej i skuteczniejszej komunikacji.
3. Bądź obecny na wielu platformach
Cechą skutecznej komunikacji jest to, że swoim komunikatem docierasz do jak największej liczby (idealnie do wszystkich) pracowników. Aby móc to zrealizować, zalecane jest, abyś był obecny na wielu platformach.
Nie możesz komunikować się na przykład tylko przez e-mail lub tylko przez aplikacje działające na urządzeniach stacjonarnych. Tym samym od razu wykluczasz bowiem z komunikacji pracowników fizycznych, często będących w drodze, w ruchu. Celem jest zaś dotarcie do każdego i włączenie go. Właśnie dlatego podczas poprawy komunikacji wewnętrznej trzeba zadbać o to, aby kanał komunikacji był dostępny na wiele sposobów.
Dobrym rozwiązaniem może być tu również CHEQ, ponieważ działa na Teams, Viberze oraz jako samodzielna aplikacja na Androida/iOS. Dzięki temu każdy pracownik może sam wybrać najwygodniejsze dla siebie rozwiązanie. Co więcej, niezależnie od tego, kto wybiera którą alternatywę, każdy otrzymuje ten sam komunikat, który rzecz jasna wystarczy napisać tylko raz. Nie trzeba więc obawiać się, że z powodu korzystania z wielu platform komunikat trzeba by napisać i wysłać wielokrotnie, w wielu miejscach.
4. Zaplanuj swoją strategię komunikacji wewnętrznej
Jeśli nie wiesz, jakie cele chcesz osiągnąć dzięki poprawie komunikacji wewnętrznej, to nie osiągniesz też pozytywnej zmiany. W tym wspiera planowanie strategii. Strategia komunikacji wewnętrznej pomaga:
- widzieć jasno, aby zawsze wiedzieć, w jakim celu się komunikujesz
- pozostać konsekwentnym, aby nie rozsyłać pracownikom komunikatów ad hoc
- kształtować kulturę firmy itd.
Więcej o strategii komunikacji wewnętrznej przeczytasz tutaj.
5. Formułuj prosto i precyzyjnie
Staraj się formułować możliwie najprościej. Unikaj żargonu, skrótów używanych w wąskim gronie i obcych słów itd. Używaj słów, których znaczenie jest dla każdego znane. To klucz do tego, aby każdy zrozumiał istotę Twojego komunikatu.
Poza tym dąż do jak najbardziej precyzyjnego formułowania. Podaj pracownikom wszystkie niezbędne informacje, aby mogli zachowywać się zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.
6. Powtarzaj komunikat
W zależności od komunikatu zdarza się, że konieczne jest powtórzenie przekazu informacji. Pomyśl tylko! Znajomą informację albo coś, co nam odpowiada, szybko zapamiętujemy. Jeśli w komunikacie przekazujesz, że 15 marca będzie dzień wolny od pracy, wystarczy, że wyślesz to raz. Z dużym prawdopodobieństwem każdy pracownik to zapamięta.
W przeciwieństwie do tego, jeśli chcesz przekazać pracownikom cele firmy, warto komunikować je wielokrotnie. Tylko tak jest szansa, że je pogłębią i będą aktywnie pracować nad osiągnięciem celów firmy.
7. Proś o informację zwrotną i traktuj ją poważnie!
Jak ustaliliśmy już na początku artykułu, jednym z decydujących elementów komunikacji jest to, że prosimy odbiorcę komunikatu o sprzężenie zwrotne. Naturalne jest więc, że i Ty musisz prosić pracowników o informację zwrotną. To część poprawy komunikacji wewnętrznej.
Co więcej, musisz nie tylko prosić o informację zwrotną, ale też ją przetwarzać! To na podstawie uwzględnienia informacji zwrotnych pracowników musisz planować swoje kolejne kroki. Tym dowodzisz pracownikom, że ich opinia jest dla Ciebie ważna. Dzięki temu oni również chętniej będą Ci przekazywać informacje zwrotne.
Jeśli zastosujesz się do wymienionych wyżej wskazówek, to poprawa komunikacji wewnętrznej stanie się również dla Ciebie stosunkowo łatwym do osiągnięcia celem. Pamiętaj jednak, proszę, że ta zmiana wymaga czasu. Wasza firmowa komunikacja, a przez nią kultura organizacyjna, nie stanie się lepsza z dnia na dzień za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. Dlatego trzeba wiele zrobić. Ale NIE martw się — my tu jesteśmy i Ci pomożemy. Nie musisz do tego robić nic więcej, jak tylko czytać nasze artykuły. A jeśli potrzebowałbyś naprawdę spersonalizowanej pomocy, skontaktuj się z nami!