Narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie – popularne kanały komunikacji wewnętrznej

W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że kanały komunikacji wewnętrznej mogą być trojakiego rodzaju: papierowe (np. tablica ogłoszeń), telefoniczne (rozmowa–SMS) i cyfrowe (np. e-mail). Każdy z nich z większym lub mniejszym powodzeniem odpowiada na wyzwania komunikacyjne firmy. Jeśli jednak chcesz osiągnąć prawdziwe rezultaty, musisz wiedzieć, że wśród narzędzi komunikacji wewnętrznej w firmie najskuteczniejsze są rozwiązania cyfrowe. Nie oznacza to jednak, że jest zupełnie obojętne, z jakiego cyfrowego narzędzia komunikacji korzystasz. Właśnie dlatego przedstawię Ci teraz kilka kanałów, ich zalety i wady, abyś mógł wybrać ten najbardziej odpowiedni dla siebie.

Czym jest firmowe narzędzie komunikacji?

Firmowe narzędzie komunikacji to zazwyczaj oprogramowanie lub aplikacja, których zadaniem jest 

• połączenie pracowników firmy, 
• ułatwienie i poprawa  przepływu informacji między pracownikami, 
• stworzenie łatwo dostępnej dla każdego pracownika, wiarygodnej bazy wiedzy,
• automatyzacja powtarzalnych zadań (odpowiadanie na FAQ),
• aktywne włączanie pracowników w życie firmy, 
• wspieranie zaangażowania i wzmacnianie kultury/wspólnoty w miejscu pracy itd.

W zależności od tego, jak zaprojektowano narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie, rozmowy między pracownikami mogą przebiegać w różnych kierunkach.

Pionowe kanały komunikacji wewnętrznej

1. Z góry na dół: oznacza to zazwyczaj, że menedżer lub któryś z członków kierownictwa inicjuje dialog z pracownikiem/pracownikami o niższym stanowisku w hierarchii firmy. Zwykle z członkami swojego zespołu.
2. Z dołu do góry: w tym przypadku pracownik o niższym stanowisku rozpoczyna rozmowę skierowaną do osoby stojącej wyżej w hierarchii.

Kanały poziome

Ma to miejsce wtedy, gdy wszyscy uczestnicy dyskusji stoją na tym samym poziomie hierarchii. A więc między dwoma menedżerami podobnej rangi lub między dwoma pracownikami fizycznymi, którzy nie pozostają w stosunku podległości.

Dialogi ukośne

Zdarza się też, że uczestnicy komunikacji wewnętrznej w firmie pracują w różnych obszarach i działach, jednak ze względu na sprawny przebieg pracy również muszą się ze sobą porozumiewać. W takiej komunikacji krzyżowej także możemy mówić o 

• dialogu pionowym (np. pracownik logistyki kontaktuje się z HR, aby uzgodnić liczbę dni wolnych, zwolnienie chorobowe, rozkład czasu pracy itd.)
• i poziomym, gdy na przykład dwaj kierownicy różnych obszarów wymieniają się informacjami

Narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie są idealne wtedy, gdy można z nich korzystać na wielu platformach.

Dlatego skuteczna komunikacja wewnętrzna w firmie jest ważna

Według niektórych badań

• przeciętny pracownik (biurowy) spędza 28% swojego dnia na czytaniu i odpowiadaniu na e-maile
• menedżerowie spędzają na komunikacji niemal 80% swojego czasu dziennie
• typowy CEO firmy z listy Fortune 500 spędza 26% dnia przy telefonie
• przeciętny menedżer wyższego szczebla poświęca 50% dnia pracy na spotkania
• pracownicy spędzają średnio 17 godzin tygodniowo na wyjaśnianiu i interpretowaniu komunikacji

Wszystko to dobrze pokazuje, jak ważną rolę odgrywa komunikacja w naszym życiu i w miejscu pracy. A mimo to dla niezliczonych firm zbudowanie nowoczesnej i skutecznej komunikacji stanowi trudność. Takiej, w której każdy pracownik na równi może dowiadywać się o najważniejszych wiadomościach firmy — niezależnie od tego, czy ma firmowy e-mail i urządzenie, czy pracuje w biurze, w fabryce, czy jest ciągle w drodze. Częściowo z tego powodu może być tak, że niemal 85% pracowników nie włącza się w życie firmy, a 74% czuje, że traci firmowe wiadomości i wydarzenia. Co więcej, ponad 82% pracowników uważa, że brak informacji negatywnie wpływa na ich wyniki. Zbudowanie skutecznej komunikacji wewnętrznej w firmie jest więc niezbędne, aby zaangażować pracowników, uczynić ich bardziej zaangażowanymi i wydobyć z nich najlepsze wyniki. W tym celu trzeba opracować strategię komunikacji, której jednym z istotnych punktów jest wybór odpowiedniego kanału komunikacji wewnętrznej.

Oto popularne kanały komunikacji wewnętrznej

Poniżej przedstawię Ci 15 popularnych kanałów komunikacji wewnętrznej i narzędzi wspierających współpracę. Z góry zaznaczam, że bez roszczenia sobie prawa do kompletności wymienię kilka zalet i wad poszczególnych narzędzi. Jeśli chciałbyś dokładniej poznać wymienione aplikacje, odwiedź ich strony prezentacyjne.

1. Slack

Do jego zalet należy możliwość integracji z wieloma innymi aplikacjami. Poza tym jest stosunkowo łatwy do dostosowania i umożliwia tworzenie grup. Wśród wad należy wymienić to, że początkowa konfiguracja i uporządkowanie kanałów mogą być złożonym zadaniem dla mniej doświadczonego użytkownika. Problemem może być również to, że w natłoku wiadomości może zaginąć istotna informacja i trudno jest ogarnąć rozmowy. Odszukiwanie dokumentów może zaś być dla użytkowników koszmarem. Nie mówiąc już o tym, że to gotowe oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej mniej sprawdza się w środowisku, w którym większość pracowników wykonuje pracę fizyczną lub jest ciągle w drodze.

2. Microsoft Teams

Jego zalety są szczególnie przydatne w środowisku biurowym. Jako członek rodziny Microsoft łatwo integruje się z pakietem Office, dzięki czemu udostępnianie i edycja dokumentów stają się niezwykle proste. Co więcej, umożliwia też prowadzenie wideokonferencji i rozmów telefonicznych. Wśród wad warto wspomnieć, że właśnie dlatego, że jest częścią pakietu Office 365, może zwiększać koszty, zwłaszcza gdy potrzebne są tylko niektóre funkcje. Ponadto zarządzanie indywidualnymi ustawieniami i dostosowaniami może być złożone i czasochłonne. Dlatego dla pracowników wykonujących prostszą pracę fizyczną korzystanie z tego kanału nie jest zbyt idealne.

3. Google Workspace (G Suite)

Do jego zalet z pewnością należy to, że aplikację można otworzyć również w przeglądarce, więc nie trzeba jej instalować. Poza tym stosunkowo łatwo używać i przeglądać dokumenty przechowywane na Google Drive, które pracownicy mogą edytować w czasie rzeczywistym, wspierając tym samym współpracę. Największą z jego wad jest to, że w pełni można go wykorzystać tylko w środowisku biurowym. Do wysyłania firmowych komunikatów dotyczących wszystkich pracowników się nie nadaje.

4. Workplace (Facebook)

Wśród zalet wymieniłbym w pierwszej kolejności to, że zapewnia znajomy interfejs użytkownikom Meta (Facebooka). Umożliwia tworzenie grup i udostępnianie treści. Wiedzę potrzebną do korzystania z niego łatwo przyswoić. Wśród wad znajduje się jednak fakt, że zbytnio przypomina Facebooka. Dzięki temu łatwo mogą zatrzeć się granice między komunikacją zawodową a osobistą. Może to sprawić nie tylko, że po pewnym czasie rozmowy staną się nieprzejrzyste, a ważne dokumenty i informacje niemożliwe do odnalezienia, ale nawet kultura organizacyjna i relacje między pracownikami mogą ucierpieć z powodu korzystania z tego kanału komunikacji.

5. Yammer

Wśród zalet wymieniłbym to, że to narzędzie komunikacji wewnętrznej stara się już aktywnie włączać w komunikację również kadrę zarządzającą wyższego szczebla. To ogromny krok naprzód w porównaniu z dotychczas wymienionymi programami. Wszak są oni również integralną częścią komunikacji firmowej. Poza tym ten kanał także umożliwia dzielenie się wiedzą i informacjami. Wśród wad wskazałbym na to, że trudno go dostosować do indywidualnych potrzeb firmy.

6. Zoom

Wśród zalet z pewnością warto wyróżnić dobrą jakość obrazu i dźwięku, co w przypadku wideokonferencji jest niezbędne. Nie ma to jednak wielkiego znaczenia, jeśli większość Twoich pracowników wykonuje pracę fizyczną, ponieważ raczej nie prowadzą oni wideokonferencji między sobą ani z kierownictwem, a już na pewno nie z HR w sprawach administracyjnych. Wśród wad wymieniłbym ponadto ograniczone możliwości zastosowania i integracji.

7. Trello

Wśród zalet trzeba wymienić jego prostotę, dzięki której korzystania z niego można nauczyć się intuicyjnie. Wykorzystuje system oparty na kartach, dzięki czemu łatwo śledzić poszczególne zadania oraz powiązane z nimi rozmowy lub dokumentację. Jego wady częściowo wynikają z prostoty. Nie nadaje się bowiem do obsługi bardziej złożonych projektów — informacje mogą stać się nieprzejrzyste. Ponadto to narzędzie również raczej sprawdza się jedynie dla pracowników umysłowych, zwłaszcza gdy pracują nad projektem.

8. Asana

Jako jedną z zalet z pewnością trzeba wyróżnić to, że daje możliwość automatyzacji niektórych zadań. Udostępnianie dokumentów oczywiście i na tym kanale realizuje się w prosty sposób. Poza tym można śledzić terminy projektów oraz osoby odpowiedzialne. Wśród wad wymieniłbym to, że gdy używasz jej przy bardziej złożonych projektach, może stać się dość skomplikowana. Dlatego jej zrozumienie i nauka mogą również zająć więcej czasu. Nie mówiąc już o tym, że to narzędzie komunikacji wewnętrznej w firmie także nie jest najbardziej idealnym wyborem w przypadku, gdy większość Twoich pracowników nie wykonuje zadań biurowych.

9. Monday.com

Wśród zalet z pewnością znajdują się łatwość dostosowania i śledzenie procesów. Poza tym stosunkowo łatwo integruje się z innymi narzędziami komunikacji. Wśród wad zdecydowanie wyróżniłbym to, że gdy trzeba obsłużyć w nim bardziej złożony projekt, obsługa również staje się trudniejsza. Na tyle, że dla mniej przygotowanych technicznie pracowników opanowanie platformy może być ogromnym wyzwaniem. 

Zaznaczyłbym jednak też, że ten kanał komunikacji również przede wszystkim może być przydatny dla pracowników biurowych. Dla geograficznie rozproszonych pracowników wykonujących pracę fizyczną korzystanie z tego kanału komunikacji nie oznaczałoby lepszego dostępu do informacji ani łatwiejszej pracy. To samo dotyczy jednak większości wymienionych już narzędzi komunikacji.

10. Basecamp

Wśród zalet na pierwszym miejscu wymieniłbym intuicyjną obsługę, która umożliwia łatwe korzystanie z tego oprogramowania komunikacyjnego również osobom bez wcześniejszego doświadczenia z narzędziami do zarządzania projektami. Poza tym interfejs umożliwia zarządzanie dokumentami i komunikacją w jednym miejscu. Wśród wad trzeba wspomnieć, że gdy użyjesz go również do rozwiązywania bardziej skomplikowanych zadań, możesz natrafić na ograniczenia.

11. Flock

Wśród zalet znajdują się możliwość integracji z innymi aplikacjami oraz obsługa połączeń wideo. Wśród wad najwięcej problemów może sprawiać wolniejsza wydajność. Ponadto za bardziej złożone funkcje trzeba płacić wyższą opłatę.

12. Workday

Jego zaletę wzmacnia to, że ten kanał komunikacji daje wreszcie możliwość nie tylko realizacji zadań z zakresu zarządzania projektami i lepszej komunikacji między zespołami, ale nadaje się także do obsługi zadań HR. Bezpieczne przetwarzanie wrażliwych danych również jest tu uwzględnione. Poza tym wbudowane analizy pomagają zrozumieć procesy HR i wyniki firmy. Wśród wad wymieniłbym w pierwszej kolejności wysokie koszty związane z jego wdrożeniem oraz większe zasoby IT i HR, jakich to wymaga. To narzędzie komunikacji wewnętrznej w firmie jest bowiem dość złożone. Jego konfiguracja może być niezwykle wymagająca, podobnie jak opanowanie korzystania z niego.

13. Beekeeper

Wśród zalet na pierwszym miejscu wyróżniłbym przyjazną dla urządzeń mobilnych konstrukcję. Umożliwia ona bowiem korzystanie z niego przez pracowników również poza biurkiem. Aplikacja ponadto pomaga włączać pracowników i wzmacniać kulturę organizacyjną. Wśród wad obok wyższej opłaty zwróciłbym uwagę na ograniczenia integracji. Trudno połączyć go z innymi aplikacjami, a nawet gdy się to uda, mogą pojawić się problemy i braki.

14. Staffbase

Wśród zalet wyróżniłbym dwie: podobnie jak Beekeeper, Staffbase również jest przyjazny dla urządzeń mobilnych, dzięki czemu korzystanie z niego jest wygodne także dla tych użytkowników, którzy nie są stale przy komputerze. Kolejnym plusem jest to, że dość łatwo można go dostosować do indywidualnych potrzeb firmy. Jego wadą jest jednak to, że potrafi być dość kosztowny, zwłaszcza gdy wymaga wielu dostosowań. Ponadto, w zależności od potrzeb firmy, jego wdrożenie i stosowanie może być dość skomplikowane.

15. Telegram

Wśród zalet wyróżniłbym ochronę danych i szyfrowanie. Ma niezwykle silne funkcje zabezpieczeń. Mimo to zapewnia szybką wymianę wiadomości i jest dość prosty w obsłudze. Wśród wad trzeba jednak koniecznie wspomnieć, że aplikacja nie została stworzona specjalnie do celów biznesowych. Dlatego jej funkcje biznesowe są bardziej ograniczone, a integracja z innymi systemami również nie jest zbyt prosta. Co więcej, do aplikacji często nie jest dołączona żadna usługa wsparcia biznesowego, dlatego zupełnie nie jest wskazane, aby wybierać to narzędzie komunikacji jako firmowy kanał komunikacji wewnętrznej.

To dobry wybór wśród narzędzi komunikacji wewnętrznej w firmie

Choć wymienione wyżej narzędzia komunikacji zostały przedstawione bardzo krótko i bez roszczenia sobie prawa do kompletności, z pewnością sam zauważyłeś, że większość z nich to aplikacje związane z zarządzaniem projektami. Czyli wspierają ten rodzaj komunikacji wewnętrznej i przepływu informacji, który wiąże się z konkretnymi, dobrze określonymi projektami. Wobec tego stosuje się je przede wszystkim w środowisku biurowym, a korzystanie z nich wymaga też pewnej wiedzy technicznej. Dlatego większość wymienionych i skądinąd dość popularnych zagranicznych narzędzi komunikacji wewnętrznej jest nieprzydatna do stosowania również w środowisku pracowników fizycznych. Nie mówiąc już o tym, że oferują ograniczone wsparcie w realizacji zadań z zakresu administracji HR.

Na szczęście istnieje znakomita węgierska alternatywa

CHEQ to firmowy kanał komunikacji wewnętrznej, który umożliwia nie tylko dotarcie informacji do każdego pracownika, nawet do pracowników fizycznych, ale potrafi też zautomatyzować mnóstwo zadań z zakresu administracji HR. A korzystanie z niego jest tak proste, że poradzi sobie z nim nawet 6-letnie dziecko. Nie mówiąc już o tym, że dzięki ponad 50 funkcjom łatwo dostosujesz go do własnych potrzeb firmowych. Integracja z innymi aplikacjami i systemami również jest stosunkowo prosta do zrealizowania. 

Co więcej, jest to świetny wybór także wtedy, gdy zatrudniasz wielu pracowników z zagranicy!

Nie tylko dlatego, że można za jego pomocą zautomatyzować powtarzalne zadania HR, ale też dlatego, że dzięki niemu możemy nawiązać kontakt również z zagranicznymi pracownikami fizycznymi, z którymi inaczej nie moglibyśmy się porozumieć z powodu bariery językowej. Dzięki wbudowanemu w CHEQ systemowi tłumaczeń wystarczy jednak, że napiszesz firmowe komunikaty, wiadomości itd. tylko po węgiersku, a następnie jednym kliknięciem przetłumaczysz je na wszystkie języki, którymi Twoi pracownicy posługują się jako ojczystymi.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o narzędziu komunikacji wewnętrznej CHEQ, skontaktuj się z nami. Poproś o BEZPŁATNĄ prezentację!