Tak odciąża narzędzie komunikacyjne wspierane przez AI

Trudno znaleźć równowagę w kwestii komunikacji wewnątrz firmy. Jeśli komunikujesz zbyt mało, pracownicy mogą czuć się nieważni, mieć wrażenie, że pomijasz ich w rozmowie. Według pewnego badania 74% pracowników uważa, że umykają im firmowe wiadomości. Nie jest jednak korzystne również to, gdy komunikujesz zbyt dużo, ponieważ możesz ich w ten sposób przeciążyć. Narzędzie komunikacyjne wspierane przez AI pomaga jednak nie przeciążać pracowników. Ani tych, którzy odbierają wiadomości, ani tych, którzy tworzą treści.

Czym właściwie jest narzędzie komunikacyjne wspierane przez AI?

Chodzi o narzędzia wspierające komunikację, w które wbudowano sztuczną inteligencję. Jej celem jest ułatwienie, przyspieszenie, a nawet zautomatyzowanie rozmów między pracownikami a specjalistami HR. Aplikacje komunikacyjne wspierane przez AI, zwłaszcza w sferze firmowej, nierzadko działają podobnie do chatbotów. Umożliwia to pracownikowi komunikację nawet z samym narzędziem i uzyskanie odpowiedzi na pytania bez konieczności angażowania w rozmowę innej, żywej osoby. Na przykład dzięki konstrukcji podobnej do chatbota pracownicy mogą łatwo znaleźć poszukiwany przycisk menu – w CHEQ wystarczy wpisać słowo kluczowe, a menu się pojawi. Ale mogą też znaleźć odpowiedzi na swoje pytania dzięki wgranej bazie wiedzy. W ten sposób w każdej chwili mogą zadać pytania, na które mogą nawet od razu otrzymać odpowiedź.

Odciążanie poprzez unikanie przeciążenia informacyjnego

W jednym z artykułów Harvard Business Review wspomniano o badaniu Gartnera, według którego 38% pracowników uważa, że otrzymuje dużo wiadomości, a 27% respondentów odczuwa to jako przeciążenie informacyjne. Z kolei Haiilo w jednym ze swoich artykułów powołuje się na dane Workzone, z których wynika, że 25% pracowników doświadczyło znacznego stresu i złego stanu zdrowia z powodu przeciążenia informacyjnego. To również potwierdza, że ciągłe przeciążenie informacyjne nie służy wydajności. Co więcej, może prowadzić do psychicznego wyczerpania, lęku oraz słabszych wyników. Właśnie dlatego niezwykle ważne jest, abyśmy odciążali, jednocześnie zapewniając, że mimo to wszystkie ważne informacje docierają do zainteresowanych. Ale jak jest to możliwe dzięki narzędziu komunikacyjnemu wspieranemu przez AI?

1. Kierowana komunikacja

Na pierwszy rzut oka może się to wydawać kłopotliwe i stanowić dodatkowe zadanie, ale w dłuższej perspektywie warto pracować z listami odbiorców. Jest to bowiem jeden z najlepszych sposobów, aby uchronić współpracowników przed przeciążeniem informacyjnym. Metoda ta zapewnia, że wiadomość dociera wyłącznie do tych pracowników, których naprawdę dotyczy. Po co miałbyś obciążać kolegów pracujących przy linii produkcyjnej informacjami dotyczącymi pakowania produktu? Albo po co miałbyś wysyłać do wszystkich pracowników informację „jak wrócić do pracy po porodzie”, skoro w oczywisty sposób nie dotyczy ona wszystkich?

Tworząc listy, możesz nadać kierunek przepływowi wiadomości. Co więcej, jeśli zaangażujesz pracowników w tworzenie danej listy komunikacyjnej, również oni czują, że mają wpływ na to, jakie wiadomości otrzymują. Jeśli komunikujesz się z pracownikami przez CHEQ, możesz na przykład zapytać ich, czy chcą otrzymywać powiadomienia o zmianach w rozkładzie jazdy autobusów firmowych. Jeśli odpowiedzą twierdząco, będą otrzymywać te wiadomości, a jeśli przecząco – nie. I choć powiadomień nie otrzymują, w razie potrzeby mogą w każdej chwili sprawdzić aktualny rozkład w bazie wiedzy lub później zgłosić, że jednak chcą otrzymywać te powiadomienia.

2. Zautomatyzowane wiadomości i przypomnienia

AI może pomóc w wysyłaniu automatycznych odpowiedzi, zaplanowanych wiadomości czy przypomnień. Na przykład w CHEQ, jeśli komuś wkrótce wygasa prawo jazdy, może otrzymać przypomnienie nawet 30 dni przed upływem terminu. Dzięki temu może przedłużyć prawo jazdy jeszcze przed jego wygaśnięciem, aby pracować bez przerw i zakłóceń. Dzięki przypomnieniu nikt nie musi pamiętać o dacie ważności. Przy zatrudnieniu pracownika ustawiasz powiadomienie w narzędziu komunikacyjnym wspieranym przez AI i wiadomość zostaje automatycznie wysłana, gdy nadejdzie termin.

Ponadto, ponieważ narzędzie komunikacji wewnętrznej CHEQ trochę przypomina również chatbota HR, potrafi udzielać pracownikom wcześniej ustawionych automatycznych odpowiedzi w zależności od tego, o co poprosili lub co zapytali. Ta automatyzacja również pomaga odciążyć kolegów z HR.

3. Tłumaczenie

Dzięki naszemu zglobalizowanemu światu coraz częściej zdarza się, że razem pracują ludzie różnych narodowości i mówiący różnymi językami. To niewątpliwie oznacza również wyzwania komunikacyjne. Jednak odpowiednio dobrane narzędzie komunikacyjne wspierane przez AI pomaga także pokonać te bariery językowe. W CHEQ działa to na przykład tak, że piszesz swoją wiadomość w wybranym przez siebie języku. Następnie aplikacja jednym kliknięciem tłumaczy ją na wszystkie języki, których używacie w firmie. Dzięki temu każdy może czytać wiadomości w swoim języku. A jeśli zagraniczny pracownik wyśle wiadomość w swoim języku, odbiorca również przeczyta ją w tym języku, którym sam się posługuje. Systemy komunikacyjne wspierane przez tłumaczącą AI rozpoznają i tłumaczą za pomocą analizy językowej wiadomości przychodzące w różnych językach, umożliwiając efektywną komunikację zespołów międzynarodowych.

Tłumacze ustni i pisemni pracujący w biurze mogą wreszcie spokojnie zająć się bardziej złożonymi tłumaczeniami. Tłumaczeniem narad kierownictwa czy umów, podczas gdy zagraniczny pracownik może samodzielnie załatwić swoje sprawy z pracownikami działu HR.

4. Analityka i ocena wyników

Jeśli utrzymujesz kontakt z pracownikami za pomocą narzędzia komunikacyjnego wspieranego przez AI, bardzo szybko i łatwo możesz uzyskać odpowiedzi na takie pytania jak na przykład:

• Ile osób czyta/wyświetla Twoje wiadomości?
• Jakie wiadomości są chętniej odbierane?
• Na które przychodzi najwięcej reakcji?
• Kiedy przychodzą reakcje?

Takie narzędzie pomaga mierzyć skuteczność Twojej komunikacji, a tym samym dopracowywać Twoją strategię komunikacji wewnętrznej. Im wyraźniej widzisz, komu?, kiedy?, co? i jak? komunikować dotyczące ich firmowe wiadomości i inne komunikaty, tym mniej obciążasz współpracowników niechcianymi wiadomościami. To również zapewnia, że Twoje wiadomości zawsze będą wyświetlane. W końcu wiedzą, że informujesz ich wyłącznie o czymś, co jest naprawdę ważne również dla nich.

5. Jedno ponad wszystkie

Odciążaniu sprzyja także to, gdy komunikacja odbywa się wyłącznie przez jedną platformę. W tym przypadku każdy wie, że wystarczy raz wysłać wiadomość lub prośbę, a ona na pewno dotrze do celu, bez konieczności nieustannego śledzenia wielu innych kanałów. Jak jednak jest to możliwe, jeśli nie ustanawiasz obowiązku korzystania z danego kanału komunikacyjnego dla wszystkich?

Na szczęście narzędzie komunikacyjne wspierane przez AI pomaga i w tym.

W przypadku CHEQ można na przykład sprawić, że pracownicy, którzy mają adres e-mail, ale nie zapisali się na kanał, otrzymają powiadomienie e-mailem. Prawdą jest też odwrotność. W przypadku niektórych narzędzi komunikacyjnych wspieranych przez AI można również sprawić, że wiadomości przychodzące z różnych platform elektronicznych zostaną skanalizowane w jedno miejsce, abyś wszystko widział w jednym miejscu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o działaniu narzędzia komunikacyjnego CHEQ wspieranego przez AI, zamów BEZPŁATNĄ prezentację.