Tudástár – a dolgozói önkiszolgáló rendszer alapja

A jó vállalati tudástár olyan, mint egy digitális könyvtár vagy tudakozó, ahol minden fontos információt megtalálhat a munkavállaló. Emellett stratégiai előnyt is jelenthet más vállalkozásokkal szemben, hiszen minél több és pontosabb adattal rendelkezik egy munkavállaló, annál magasabb színvonalon tudja ellátni munkáját. Éppen ezért valljuk azt, hogy minden vállalatnak rendelkeznie kellene tudásbázissal, amit akár a CHEQ felületén is létre lehet hozni.

A vállalati tudástár előnyei

Mielőtt bemutatnám, hogyan lehet tudásbázist létrehozni a CHEQ platformján, tisztázni szeretném, hogy milyen előnyökkel jár egy központi vállalati tudástár, amihez minden munkavállaló hozzáférhet.

1. Mindenekelőtt hozzájárul a jobb teljesítményhez

Egy McKinsey felmérés szerint a munkavállalók idejük 20%-át a munkavégzéshez szükséges információk felkutatásával töltik. Ez alatt az idő alatt rengeteg olyan tevékenységgel tudnának foglalkozni, ami hasznot teremt a vállalat számára. Egy tudásbázis központosítja az összes vállalati tudást, és minden alkalmazott számára elérhetővé, illetve kereshetővé teszi. Így a munkavállalók minden, a munkavégzéshez szükséges információval rendelkezhetnek, ami akár 20-25%-al is növelheti a produktivitást.

A tudástár révén nincs több e-mail és chat üzenet keresgélés, nem kell többé 3 kollégával is beszélni mire egy negyedikhez való átirányítás által megkapja a munkavállaló a szükséges ismeretet. Az információk keresésével töltött kevesebb idő több időt jelent az értelmes munka elvégzésére, ami a vállalat összteljesítményét is pozitívan befolyásolja.

2. Rövidebb betanulási időt biztosít onboarding ideje alatt és a folyamatos képzéseket is támogatja

Függetlenül attól, hogy az új munkavállalók betanításáról van szó, vagy a már meglévő kollégák tudásának frissítéséről és bővítéséről, a digitális tudástár révén gyorsan, pontosan és könnyen átadhatók az ismeretek. Kutatások szerint a digitális tréningek – ezek a tudásbázis részét képezik – akár 40-60%-kal is lerövidíthetik a munkavállalók tanulási folyamatát. 

Ez azt jelenti, hogy az új munkaerő hamarabb tud értéket teremteni a vállalat számára. De a régebbi munkavállalók is gyorsabban elsajátíthatnak új ismereteket. 
A CHEQ vállalati tudástárba például mindenféle tréninganyag feltölthető, és akár mikrooktatásra is használható. Így minimális költségek mellett folyamatosan képezheted a munkatársakat. A tréning anyagokat ráadásul bármikor visszanézhetik/kereshetik a kollégák. Ezzel biztosíthatod a magas szintű minőségi munkavégzést. Például, ezentúl mindenki pontosan tudni fogja hogyan készítse el a ház specialitását vagy az időszakos különlegességeket, a különböző vendéglátóegységekben, amelyeket üzemeltetsz.

3. Tudásmegtartó ereje van

Hermann Ebbinghaus német pszichológus szerint az emberek 1 napon belül elfelejtik a tanultak 50%-át. Egy hónappal később pedig már csak a tanultak közel 10%-ra emlékeznek. Éppen ezért rendkívül fontos, hogy biztosítsd a munkatársak számára, hogy folyamatosan hozzáférjenek a céges tájékoztatókhoz, tudásanyagokhoz és egyéb információkhoz. Ez segít feleleveníteni ismereteiket, ami által jobb munkát végezhetnek.

Emellett arról sem szabad megfeledkezni, hogy különböző okokból kifolyólag cserélődhetnek a vállalat munkavállalói (pl.:nyugdíj, felmondás, elbocsátás). A munkavállalók távozása azonban gyakran készségek és ismeretek vesztésével is jár a cégek számára. Ha azonban összegyűjtöd a munkavállalók tudását, és elérhetővé teszed azt egy mindenki számára elérhető digitális könyvtárban, úgy az értékes ismeretek akkor is a vállalatnál maradnak, ha egy kolléga távozik.

4. Munkaerő megtartó ereje van

A LinkedIn Workforce Learning Report szerint a munkavállalók 94%-a maradna tovább olyan munkáltatónál, amelyik hajlandó a fejlődésükbe fektetni. Ez nemcsak személyes tréningeket jelent, mint ahogy azt nagyon sokszor gondolják a HR szakemberek és vezetők, de azt is, hogy a vállalati tudásanyagokhoz és minden fontos, a vállalat által összegyűjtött, a munkavégzést támogató információhoz hozzáférhet a munkavállaló.

A jó tudástár folyamatosan bővíthető, így akár igény szerint bármikor készíthetők mikrooktató anyagok, amelyek azonnali választ adnak egy-egy felmerülő kérdésre és problémára. Például, ha új gépezetet vásárolt a gyár, akkor a gép használatát megmutathatják/megtaníthatják a munkavállalók számára egy rövid videón keresztül, amit bármikor megtekinthetnek.

5. Felvértezi tudással a távmunkát végző munkavállalókat

Azok a munkavállalók, akik az irodától vagy gyártól távol dolgoznak is azonnali segítséghez jutnak, amikor munkájuk során olyan problémába ütköznek, amit saját ismereteik alapján képtelenek lennének megoldani.

Gondolj csak a retailben dolgozókra. Kitől kérhetnek gyors segítséget, ha egy vásárló a legújabb ajánlatokról kérdez, vagy a hűségkártyával járó előnyökről? Esetleg egy termék helyes használatáról, vagy annak veszélyeiről és ellenjavallatairól? Számukra, akárcsak azok számára, akik külső helyszínen, például az ügyfélnél végeznek szervizeléssel kapcsolatos munkát, hatalmas segítség egy vállalati tudásbázis.

6. Összehangolja a különböző munkaterületen dolgozók tevékenységét

Amennyiben nincsenek összehangolva a munkaterületek, úgy meglehetősen nehéz hatékonyan dolgozni a vállalat stratégiai céljainak elérésén. Azonban a tudástár ezen is segít. Lehetővé teszi ugyanis, hogy az egyes munkaterületek belelássanak egymás tevékenységébe, és kapcsolódjanak hozzá. Például, amennyiben az értékesítési csapatnak szüksége lenne információra a cég termékét illetően, azonban arról nem talál információt a tudásbázisban, úgy jelezheti igényét az adott termék előállításáért felelős személynek, aki elkészíthet egy rövid ismertetőanyagot, ami felkerül a tudásbázisba. Így az értékesítéssel foglalkozó csapat a valóságnak megfelelően tudja bemutatni a vállalat termékeit az ügyfeleknek. Ez növeli az ügyfélelégedettséget is, hiszen olyan terméket kapnak, amilyenről beszéltek. Jót tesz a vállalat hírnevének is, és a termelés sem kell azonnal változtatásokat végrehajtson a terméken, hogy az megfeleljen a tévesen kiajánlott és értékesített változatnak.

Mindent összevetve, ha a munkatársak belelátnak egymás tevékenységébe, úgy gyorsabban, stabilabban és határozottabban lehet megvalósítani vállalati célokat.

7. Növeli az ügyfél elégedettséget

Ha már az előző pontban említés esett róla, akkor külön is kiemelném, hogy a céges tudástár nemcsak úgy járul hozzá az ügyfélelégedettség növeléséhez, hogy az értékesítők a valóságnak megfelelő terméket ajánlanak ki. Arról sem szabad megfeledkezni, hogy mi van abban az esetben, ha egy ügyfélnek a vásárlást követően kérdése vagy problémája merül fel. Ilyenkor attól függően, hogy milyen területről van szó, vagy az ügyfélszolgálatra érkezik megkeresés, vagy a dedikált ügyfélkapcsolattartóhoz.

CHEQ esetében például a Customer Success Manager (CSM, azaz ügyfélsiker menedzser) feladata, hogy megadjon minden támogatást az ügyfelek számára annak érdekében, hogy a lehető leghatékonyabban és zökkenőmentesen tudják használni az eszközt. Azonban ennek feltétele, hogy pontosan tisztában legyen nemcsak a termékkel, de azzal is, hogy a háttértámogató munkaterületek milyen már kész eszközökkel rendelkeznek, amelyet átadhatnak az ügyfél számára. Pl.: Az applikáció bevezetését támogató kampány plakátok, üzenetek, játékok stb. Minél több ismerettel rendelkezik a CSM, annál magasabb színvonalon tudja kiszolgálni az ügyfelek igényét, ami természetesen elégedettséggel társul.

Tudástár a CHEQ-ben

Most, hogy már tudod milyen előnyökkel járt egy tudásbázis létrehozása, nem maradt más teendőd, mint létrehozni egyet magatok számára. Az alábbiakban megmutatom, hogyan érdemes felépíteni a CHEQ  felületén.

1. Kezdd az általános tudnivalók feltöltésével

Minden bizonnyal rendelkezésedre áll már számos olyan hasznos anyag, amit kisebb módosítással akár azonnal fel lehet tölteni a vállalati tudástárba. Gondolok itt olyan anyagokra, mint:

• a tűz és munkavédelmi tájékoztató, 
• munkaköri leírások,
• GDPR tájékoztató,
• Cafeteria tájékoztató,
• Béren kívüli juttatások összefoglalója,
• a vállalati értékrendről szóló tájékoztató,
• a vállalati belső szabályzat,
• sürgősségi elérhetőségek (vállalati telefonkönyv),
• vállalati-gyári térkép, 
• szervezeti felépítés (organigrama),
• céges buszmenetrend

Ezek mind olyan információk, amelyekről minden munkavállalónak tudnia kell. A legtöbb esetben ezeket papír formátumban adják át a HR szakemberek az állományba lépéskor. Azonban ennél hatékonyabb megoldás az, ha minden elérhetővé teszel digitálisan a kollégák számára, és feltöltöd a tudásbázisba. Így hónapokkal, vagy évekkel később is van mihez nyúlniuk, ha információra van szükségük.

2. Vondd be a különböző munkaterületeken dolgozókat

Ezt több lépésben javasolnám megtenni annak érdekében, hogy a lehető legtöbbet ki tud hozni az együttműködésből.

2.1. Egyeztess a területvezetőkkel

Beszélj a területvezetőkkel, hogy megtudd milyen ismeretekre és anyagokra van szükségük ahhoz, hogy egy új munkatárs mihamarabb elsajátíthassa a munkavégzéshez szükséges ismereteket. Nézzétek át, hogy milyen anyagok állnak már a rendelkezésetekre pl.: termékismertetők, receptek stb. Azt is vegyétek számba, hogy milyen anyagokra lenne még szükségetek, amelyekkel jelenleg nem rendelkeztek.

2.2. Vonj be mindenkit

Bizonyos időközönként mérd fel, hogy milyen területnek milyen tudásanyagra lenne szüksége. Küldj ki CHEQ-en keresztül egy nyitott kérdést, amire mindenki írásban válaszolhat, ha akar. Itt leírhatják, hogy milyen olyan információt hiányolnak, amit fel lehetne tölteni a tudástár felületére.

Azt is megteheted, hogy olyan felhívást küldesz ki, amiben arra biztatod a munkavállalókat, hogy osszák meg szakértelműket, ami később bekerül a tudásbázisba és mindenki számára elérhető lesz. A tudásmegosztást támogathatod némi játékosítással, pl.: digitális jelvényeket adhatsz a munkavállalóknak, amelyeket összegyűjtve kisebb jutalomban részesülnek.

3. Töltsd fel a tréninganyagokat

Töltsd fel a tréningeken és egyéb oktatásokon elhangzott, illetve bemutatott ismereteket a tudástár felületére, hogy azokat a későbbiek során is mindenki visszakereshesse. Így azok is tanulhatnak belőle, akik nem vettek részt a képzésen, vagy később csatlakoztak a vállalathoz. De azok a munkavállalók is bármikor felfrissíthetik ismereteiket, akik jelen voltak a képzésen, ezáltal elmélyíthetik a tudásukat.

Ha segítségre van szükséged a CHEQ tudástár létrehozásához, vagy csak többet szeretnél megtudni ennek gyakorlati hasznáról, akkor keress minket bátran!