Titkosított dokumentum (bérjegyzék) – kiküldés gombnyomással – borítékolás nélkül

Máig számos cég számára okoz problémát, hogy a különböző munkaügyi dokumentumokat megfelelő módon juttassa el a munkavállalók számára. Tipikusan ilyen dokumentum a havi bérjegyzék, melynek rendszeres kiküldése ma is jelentős időt és energiát igényel a munkaügyi csoportoktól. Mindezt tetézte a vírushelyzet, mely a fertőzési kockázat elkerülése érdekében erősebb nyomás alá helyezte a cégeket a digitális eszközök alkalmazása, a szükséges fejlesztési lépések a titkosított dokumentum kiküldés egyszerűbb megvalósítása felé.

A CHEQ új funkciója révén ma már nem csupán általános információtartalmú üzenetet tud kiküldeni a munkáltató (jellemzően ilyen például a céges eseményekről, vagy aktuálisabban a járványhelyzet szülte új higiéniai szabályokról szóló bejelentések), hanem akár egyénnek szóló titkosított dokumentumot is.

Egyéni munkavállalónak szóló titkosított dokumentum többféle is lehet. Havi bérjegyzék, az éves jövedelemigazolás (M30-as dokumentum), a béremelésről szóló tájékoztató, a személyes bónusz, a prémium értesítő levél, egyéni munkáltatói igazolás stb.

A munkavállalóknak szóló egyéni, titkosított dokumentumok kiküldésének korszerű módja az alábbi elvárásokkal jellemezhető:

• papírmentesség
• biztonság
• gyorsaság

A CHEQ révén gombnyomásnyi távolságra került ezeknek a dokumentumoknak a kiküldése.

A titkosított dokumentum küldés folyamata:

• A dokumentum feltöltése a CHEQ admin felületére
• A CHEQ automatikusan titkosítja azokat
• A dokumentumokat annak nevében található egyedi azonosító alapján a megfelelő felhasználóhoz rendeli.
• A CHEQ a titosított dokumentumot egyénileg kiküldi a munkavállalóknak
• A dokumentum megnyitásához szükséges jelszót SMS-ben küldi el a munkavállalónak.

A rendszer sem a titkosítatlan dokumentumot, sem a jelszót nem tárolja, kizárólag a titkosított fájlt.

Kinek ajánljuk a titkosított dokumentum kiküldést CHEQ-el?

A munkaügyi dokumentumok kiküldésének új módszerét minden olyan vállalkozásnak javasoljuk, ahol a munkavállalók egy része nem vagy csak nehézkesen érhető el hagyományos csatornákon. Ilyenek jellemzően a fizikai dolgozókat alkalmazó cégek (ahogy említette a ComputerWorld is). Az olyan esetekben is nagy segítség a CHEQ új funkciója, ahol a kollégák több telephelyen vannak. Akkor is, ha esetleg egy részük jellemzően nem a cég épületében dolgozik, hanem gyakran úton van, mint például a területi képviselők vagy a szervizesek, futárok vagy értékesítési ügynökök.

A kölcsönzött munkaerő esetében lényegében nincs is más lehetőség, hiszen itt az alkalmazottak dedikáltan különböző cégeknek dolgoznak, miközben a munkaerő kölcsönző cég alkalmazottaiként az az adminisztráció döntő többségét tőlük kapják.