Így tehermentesít az AI támogatott kommunikációs eszköz

Nehéz megtalálni az egyensúlyt a vállalaton belüli kommunikációt illetően. Ha keveset kommunikálsz, a munkavállalók úgy érezhetik, hogy nem fontosak, hogy kihagyod őket a beszélgetésből. Egy felmérés szerint a munkavállalók 74%-a gondolja, hogy lemaradnak vállalati hírekről. Azonban az sem előnyös, ha túl sokat kommunikálsz, mert azzal akár túl is terhelheted őket. Az AI támogatott kommunikációs eszköz azonban segít, hogy ne terheld túl a munkavállalókat. Se azokat, akik kapják az üzeneteket, se azokat, akik készítik a tartalmakat.

Mi is az az AI támogatott kommunikációs eszköz?

Olyan a kommunikációt előmozdító eszközökről van szó, amelyekbe beépítettek egy mesterséges intelligenciát. Ennek célja, hogy megkönnyítse, felgyorsítsa és akár automatizálja a beszélgetéseket a munkavállalók és a HR szakemberek között. Az AI támogatott kommunikációs applikációk, főleg a vállalati szférában, nemritkán a chatbotokhoz hasonlóan funkcionálnak. Ez lehetővé teszi, hogy a munkavállaló akár magával az eszközzel is kommunikáljon, és választ kapjon a kérdéseire anélkül, hogy a beszélgetésbe be kellene vonni valaki más, élő személyt. Például a chatbothoz hasonló kialakítás miatt, a munkavállalók könnyen megtalálhatják a keresett menügombot – CHEQ-be elég beírni a kulcsszót és a menü megjelenik. De a kérdéseikre is választ találhatnak a feltöltött tudástárnak köszönhetően. Így bármikor feltehetik a kérdéseiket, amire akár azonnal választ is kaphatnak.

Tehermentesítés az információ túlterhelés elkerülésével

A Harvard Business Review egyik cikkében megemlít egy Gartner felmérést, ami szerint a munkavállalók 38%-a véli úgy, hogy sok üzenetet kap, és a megkérdezettek 27%-a éli ezt meg információs túlterhelésként. A Haiilo pedig egy olyan Workzone adatra hivatkozik egyik cikkében, amiből az derül ki, hogy a munkavállalók 25%-a élt át jelentős stresszt és rossz egészségi állapotot az információs túlterheltség miatt. Ez is azt támasztja alá, hogy a folyamatos információ túlterhelés nem tesz jót a teljesítménynek. Sőt, pszichikai kimerültséghez, szorongáshoz és gyengébb teljesítményhez vezethet. Éppen ezért rendkívül fontos, hogy tehermentesítsünk, mialatt biztosítjuk, hogy mégis minden fontos információ eljut az érintettekhez. De, hogyan is lehetséges ez egy AI támogatott kommunikációs eszköz révén?

1. Irányított kommunikáció

Elsőre lehet, hogy körülményesnek tűnhet, és többlet feladatnak, de hosszútávon megéri címzett listákkal dolgoznod. Ez ugyanis az egyik legjobb módja annak, hogy megóvd a munkatársakat az információs túlterheltségtől. A módszer biztosítja, hogy az üzenet csak azokhoz a munkavállalókhoz jusson el, akiket valóban érint. Miért terhelnéd a gyártósoron dolgozó kollégáidat a termék csomagolásával kapcsolatos információkkal? Vagy miért küldenéd ki minden munkavállaló számára “a hogyan térjünk vissza a munkába szülést követően” tájékoztatót, amikor az nyilvánvalóan nem érint mindenkit?

A listák létrehozásával irányt szabhatsz az üzenetek áramlásának. Ráadásul, ha a munkavállalókat is bevonod egy-egy kommunikációs lista létrehozásába, akkor ők is úgy érzik hogy irányíthatják, hogy milyen üzeneteket kapnak meg. Ha CHEQ-en keresztül kommunikálsz a munkavállalókkal, akkor például megkérdezheted őket, hogy szeretnének-e értesítést kapni a céges buszok menetrendjének változásait illetően. Ha igennel válaszolnak, akkor megkapják ezeket az üzeneteket, ha pedig nemmel válaszolnak, akkor nem. És bár az értesítést nem kapják meg, szükség esetén bármikor megnézhetik a tudástárban az aktuális menetrendet, vagy később is jelezhetik, hogy szeretnék ezeket az értesítéseket megkapni.

2. Automatizált üzenetek és emlékeztetők

Az AI segíthet az automatizált válaszok, időzített üzenetek vagy emlékeztetők elküldésében. Például CHEQ-ben, ha valakinek hamarosan lejár a vezetői engedélye, arról már akár 30 nappal a lejárat előtt emlékeztető üzenetet kaphat. Így még a lejárat előtt meghosszabbíthatja az engedélyét, hogy megszakítás és fennakadás nélkül dolgozhasson. Az emlékeztetőnek köszönhetően a lejárati dátumot senkinek nem kell észben tartani. A munkavállaló csatlakozásakor beállítod az értesítést az AI támogatott kommunikációs eszközben és, az üzenet automatikusan kiküldésre kerül, amikor esedékes. 

Illetve, mert a CHEQ belső kommunikációs eszköz kicsit hasonlít egy HR chatbotra is, ezért képes előre beállított automatikus válaszokat adni a munkavállalóknak attól függően, hogy azok mit kértek vagy kérdeztek tőle. Ez az automatizmus is segít tehermentesíteni a HR kollégákat.

3. Fordítás

A globalizált világunknak köszönhetően ma már egyre gyakoribb, hogy  különböző nemzetiségű és különböző nyelveket beszélő emberek dolgoznak együtt. Ez bizony kommunikációs kihívásokat is jelent. Azonban a megfelelően megválasztott AI támogatott kommunikációs eszköz ezen nyelvi akadályok sikeres vételében is segít. CHEQ-en belül ez például úgy működik, hogy megírod az üzenetedet az általad választott nyelven. Majd az applikáció egyetlen gombnyomással lefordítja azt minden olyan nyelvre, amelyet használtok a vállalaton belül. Ennek köszönhetően mindenki a saját nyelvén olvashatja az üzeneteket. Ha pedig egy külföldi munkavállaló küld be üzenetet a saját nyelvén, akkor azt a címzett megint csak azon a nyelven fogja olvasni, amelyiket ő maga használja. A fordítói AI-val támogatott kommunikációs rendszerek nyelvi elemzés segítségével felismerik és lefordítják a különböző nyelveken érkező üzeneteket, lehetővé téve a nemzetközi csapatok hatékony kommunikációját.

Az irodán dolgozó tolmácsok és fordítók végre nyugodtan foglalkozhatnak a komplexebb fordításokkal. A vezetői értekezletek fordításával vagy a szerződésekével, mialatt a külföldi munkavállaló önállóan is el tudja intézni teendőit a HR osztály munkatársaival.

4. Analitika és teljesítményértékelés

Ha AI támogatott kommunikációs eszköz segítségével tartod a kapcsolatot a munkavállalókkal, akkor nagyon gyorsan és egyszerűen választ kaphatsz azokra a kérdéseidre, mint például

• Hányan olvassák/tekintik meg az üzeneteidet?
• Milyen üzeneteket fogadnak szívesebben?
• Melyekre érkezik a legtöbb visszajelzés?
• Mikor érkeznek a visszajelzések? 

Az ilyen eszköz segít mérni a kommunikációd eredményességét, és ezáltal finomhangolni a belső kommunikációs stratégiádat. Minél tisztábban látsz, hogy kinek?, mikor?, mit? és hogyan? kommunikáld az őket érintő vállalati híreket és egyéb üzeneteket, annál kevésbé terheled le a munkatársakat nem kívánt üzenetekkel. Ez is biztosítja, hogy az üzeneteidet mindig megtekintik majd. Elvégre tudják, hogy csak olyasmiről értesíted őket, ami valóban fontos számukra is.

5. Egy mindenek felett

A tehermentesítést az is segíti, ha csak egyetlen platformon keresztül történik a kommunikáció. Ebben az esetben mindenki tudja, hogy elég egyszer elküldeni egy üzenetet vagy kérést, az biztosan célba jut, anélkül, hogy több másik csatornát figyelni kellene folyamatosan. Azonban, hogyan lehetséges ez, ha nem teszed kötelezővé mindenki számára az adott kommunikációs csatorna használatát?

Szerencsére az AI támogatott kommunikációs eszköz ebben is segít.

A CHEQ esetében például megoldható, hogy azok a munkavállalók, akik rendelkeznek e-mail címmel, de nem iratkoztak fel a csatornára e-mailben kapják meg az értesítést. Ennek a fordítottja is igaz. Egyes AI támogatott kommunikációs eszközök esetében az is megoldható, hogy becsatornázzák a különböző elektronikus platformról érkező üzeneteket, hogy mindent egyetlen helyen láss. 

Ha szeretnél többet megtudni a CHEQ AI támogatott kommunikációs eszköz működéséről, akkor kérj egy INGYENES bemutatót.