Így csökkenthető a vállalati digitális belső kommunikációs zaj

Rendkívül fontos a vállalati digitális belső kommunikációs zaj csökkentése. Hiszen minél kisebb a zaj, annál pontosabban jut el a vállalat üzenete a munkavállalókhoz. Világos üzenet mellett pedig minden dolgozó tisztában van a vállalat céljaival és úgy végezheti a munkáját, hogy az hozzájáruljon a vállalati célok eléréséhez. Na de milyen zajokról is beszélünk a digitális belső kommunikáció során és mit tehetünk ellenük? Kiderül, ha tovább olvasol!

Vállalati belső kommunikációs zaj

Egy korábbi cikkünkben már bemutattuk a kommunikációs modellt, melynek részét képezi a “zaj” is.  A zaj olyan külső vagy belső tényező, ami akadályozza az üzenet célba érését és feldolgozását. Általánosságban véve hétféle kommunikációs zaj-csoportot különböztetünk meg:

1. fizikai zaj –  amikor az iroda épületében fúrnak például, vagy körülöttünk hangosan beszélnek a kollégák, azaz rajtunk kívül álló zajokról van szó

2. fiziológiai zaj – amikor éhesnek, fáradtnak, betegnek érezzük magunkat – ezek olyan figyelemcsökkentő tényezők, amelyek a testünkben végbemenő folyamatokból fakadnak

3. pszichológiai zaj –  amikor gondolataink elkalandoznak

4. kulturális zaj – különböző kulturális háttérrel rendelkezünk (nyelv, vallás, szokások, érdeklődési kör stb.) ami akadályozhatja a sikeres kommunikációt

5. szemantikus zaj – amikor rosszul választjuk meg a szavainkat vagy nehezebb szavakat használunk, mint amit a befogadó képes megérteni

6. technikai zaj – lassú/szakadozó internet, rossz képernyő kijelző, túl sok üzenet stb. esetén beszélhetünk erről 

7. szervezeti zaj – amikor a szervezeti felépítés és/vagy rendelkezések nehezítik meg a hatékony kommunikációt

Nyilván nem áll módunkban mind a hétféle kommunikációs zajt kezelni. Az első háromra tulajdonképpen szinte nincs is ráhatásunk. Azonban az utolsó négyféle vállalati belső kommunikációs zaj kezelésére vannak hatékony módszerek.

Tedd hatékonyabbá a vállalati belső kommunikációt a zaj csökkentésével

1. Győzd le a kulturális akadályokat

100%-ig ugyan nem lehetséges legyőzni a kulturális akadályokat akkor sem, ha minden munkavállaló egy nemzetiségű. Azonban jelentős mértékben lehet csökkenteni a kulturális különbségből fakadó belső kommunikációs zajt egy kis tudatossággal és némi irányítással. Három fontos tényezőre kell odafigyelni ennek érdekében:

1. Kerülni kell a vallási, politikai, technológiai stb., azaz az egyéni ismereteken és hitrendszeren alapuló megjegyzéseket
2. Kerülni kell a faji, nemzetiségi megjegyzéseket (különösen egy multikulturális nemzetközi cég esetében)

Lehetővé kell tenni, hogy minden munkavállaló a saját nyelvén, vagy legalábbis az általa választott legjobban beszélt nyelven kaphassa meg a vállalati üzeneteket (szerencsére CHEQ-el ez már automatikussá tehető)

2. Használj mindenki által ismert szavakat

A szemantikus vállalati belső kommunikációs zaj legyőzése talán a legkönnyebb. Itt egész egyszerűen csak arról van szó, hogy mindenki által ismert jelentésű könnyű szavakkal kommunikálj. Amennyire lehetséges kerüld a vállalati belső rövidítéseket és zsargonokat is, hiszen az új kollégák számára ezek még ismeretlenek, így akadályozhatják az üzenet megértését.

3. Tedd egyértelművé, hogy kitől miben lehet segítséget kérni

Közlemény formájában, de akár a szervezeti ábra tisztázásával is, tedd egyértelművé a munkavállalók számára, hogy milyen témakörben melyik kollégától kérhetnek segítséget. Ezzel nemcsak az információ beszerzési időt rövidítheted le, de azt is elkerülöd, hogy a munkavállalók vaktában küldözgessék segélykérő üzeneteiket a kollégákhoz. Ez ugyanis megakasztja a munkafolyamatot, ráadásul a keresett, helyes információ is “elveszhet” a kollégák által küldött válaszüzenetek között.

4. Biztosíts megfelelő technikai környezetet

A Covid-19 pandemia rávilágított arra, hogy egy modern vállalat akkor tud igazán jól működni, ha minden körülmény közepette képes hatékonyan kommunikálni a munkavállalóival. Ehhez pedig nélkülözhetetlen a megfelelő technikai felszereltség az irodában épp annyira, mint irodán kívül. Vagyis a munkavállalók számára eszközt kell biztosítani ahhoz, hogy bárhonnan, bármikor be tudjanak kapcsolódni a vállalati kommunikáció vérkeringésébe. 

Kommunikációs eszköz alatt nemcsak laptopot és/vagy mobilt értünk, de minden olyasmit, ami a vállalati digitális belső kommunikáció támogatására szolgál. Ez lehet akár egy chatbotalapú belső kommunikációs applikáció is, mint amilyen a CHEQ. Amit akár saját okostelefonon is bátran használhatnak a munkavállalók, hiszen semmilyen személyes adathoz nem fér hozzá a CHEQ és a munkáltató. Ráadásul, ha Viber felhasználó a munkavállaló, akkor azon keresztül is használhatja az applikációt. Így nincs szükség arra, hogy új ismereteket sajátítson el a dolgozó annak érdekében, hogy használni tudja a vállalati digitális kommunikációs csatornát.

A digitális belső kommunikáció sajátságos akadályokkal is küzd

Naponta több száz üzenetet kaphatunk és nincs időnk mindig mindent záros határidőn belül feldolgozni. Ennek hatására szelektíven és gyakran felületesen ellenőrizzük a bejövő üzeneteinket. Így korántsem biztos, hogy valóban időben értesülünk a minket is érintő fontos vállalati hírekről. A vállalat azonban, mint az üzenetek küldője, növelheti annak esélyeit, hogy az információ teljes egészében eljusson hozzánk, címzettekhez.

3 tipp, hogy jobbá tedd a digitális belső kommunikációt

1. Hosszú folyószöveg helyett rövid bekezdések

Mindannyian elfoglaltak vagyunk, és nincs se időnk, se energiánk, és gyakran kedvünk se ahhoz, hogy hosszú szövegeket olvassunk a minket érintő lényeget keresve. Sokkal eredményesebb, ha rövid, 2-4 mondatból álló lényegre törő üzenetet küldünk ki a munkavállalóknak, amit fél perc alatt képesek feldolgozni.

2. Részletes leírások helyett hivatkozások

Ahelyett, hogy begépelünk egy mondjuk 32 oldalas oktatóanyagot és azt üzenetben elküldjük a munkavállalók számára, eredményesebb, ha egy rövid közleményt küldünk az érintetteknek. Olyat, amiben felhívjuk a munkavállalók figyelmét a legfontosabb információra és elmondjuk nekik, hol tudnak bővebben utánaolvasni.

Emellett választhatjuk azt a megoldást is, hogy egy kampány formájában folyamatosan, csepegtetve adjuk át a teljes információt a munkavállalók számára. Ebben az esetben is ügyelni kell arra, hogy egy-egy üzenet hossza ne haladja meg a 4 mondatot. (Ne akarj mindent 4 hosszú, barokk körmondatba sűríteni. Használ rövid, egyszerű bővített mondatokat a lényeg kiemeléséhez. Majd egy következő közleményben folytasd az információ átadást.)

3. Unalmas szöveges üzenet helyett multimédiás tartalom

A digitális belső kommunikáció óriási előnye, hogy másként is lehet kommunikálni, mint írott formában. A kommunikációnkat színesebbé tehetjük:

• infografika
• képek
• hanganyag
• videó használatával

A munkavállalók minden bizonnyal szívesen fogyasztják az e fajta könnyen feldolgozható híreket. Egy felmérés szerint ugyanis az emberek 72%-a szívesebben néz meg egy videós tartalmat, mint olvas el egy szöveget, amennyiben választhat a két lehetőség közül. Egy másik felmérés szerint pedig azok a munkavállalók, akik videós információt dolgoznak fel, 95%-ban emlékeznek az üzenetre. Éppen ezért erősen javasolt videós tartalmakkal kommunikálni. Ezt ráadásul nagyon könnyen megteheted, ugyanis  közvetlenül a mobilodról is meg tudsz osztani videót a munkavállalókkal CHEQ-en keresztül. Ha érdekelnek a részletek, akkor kérd az ingyenes bemutatónkat!