HR mutatószámok, melyekre érdemes figyelni

Ugyan egyre több feladatot tudnak ellátni a mesterséges intelligenciával támogatott gépek, azonban a kreatív és innovatív megoldásokhoz továbbra is nélkülözhetetlen az ember. Ugyanakkor az embereknek érzéseik vannak, egyéni céljaik és néha gondjaik is, amelyeket figyelembe kell venni a foglalkoztatás során. Ezért hatalmas kihívást jelent a humánerőforrás menedzselése. Ennek támogatására szolgálnak a HR mutatószámok, legalábbis némelyikük.

A HR mutatószámok nem opcionálisak

Peter Drucker szavaival élve, amit mérünk, azt optimalizálni tudjuk. Éppen ezért ma már a felső vezetés és a HR is látja mennyire fontos mérni a humánerőforrás tevékenységéből származó eredményt. A HR mutatószámok figyelése hozzájárulhat a munkaerő megtartásához, a vállalat teljesítményének növeléséhez, a jobb munkáltatói márka kialakításához és még sorolhatnám. Persze nem mindegy, hogy milyen mutatószámokat követünk nyomon, és mit teszünk azok értelmében.

HR mutatószámok (KPI) meghatározása

A HR KPI (key performance indicator) meghatározásába vond be a felső-vezetést is. A mutatószámoknak ugyanis illeszkedniük kell a vállalat stratégiájához. Sőt, tovább megyek. Egy felmérésben részt vett válaszolók 87%-a véli úgy, hogy a HR riport befolyással van a vállalat stratégiájára. Hiszen a HR mutatószámok alapján toborzásra, humánerőforrás átcsoportosításra stb. lehet szükség, ami kihat a vállalat rövid, de akár hosszútávú terveire is. Éppen ezért érdemes figyelembe venni, hogy milyen számokra kíváncsiak a vezetők a standard HR mutatószámok mellett, mint amilyennek a fluktuációs ráta is számít. Ennek alapján jobb döntéseket hozhatnak.

Fontos HR mutatószámok tematikailag csoportosítva

Az egyszerűbb áttekintés érdekében 2 csoportra bontva mutatok be néhány fontosabb HR KPI-t, amelyeket figyelni javasolt. A bemutatásuk mellet az is kiderül, hogy miért is kell ügyelni ezekre a HR mutatószámokra.

1. HR eszközökkel és szolgáltatással kapcsolatos mutatószámok

1.1. HR költség/munkavállaló

– a vállalat által a HR feladatok támogatásra fordított összeg osztva a munkavállalók számával

Ez önmagában sok mindent nem jelent. Mindenképpen benchmark szükséges az értelmezéséhez. A kapott eredményt összehasonlíthatod, hasonló nagyságú cégek eredményével, az iparágon belüli adatokkal és persze, ha több éves adataid vannak, úgy a saját korábbi adataiddal is. Ezáltal kirajzolódni láthatsz trendeket is, pl.: arányosan növekszik a HR-re fordított büdzsé a munkavállalók számával, vagy sem.

1.2. A HR és munkavállalók aránya

–  a HR-en dolgozó kollégák száma osztva a munkavállalók számával (beleértve a HR-t is) szorozva 100-al, hogy százalékba lássuk az arányt.

A kapott mutatószám alapján mérlegelni lehet, hogy szükséges-e átalakítani a HR osztályt vagy sem. Persze nehéz lehet csupán a saját mutatószámod alapján eldönteni, hogy bővíteni kell-e esetleg a HR csapatot vagy sem. Éppen ezért adok egy viszonyítási alapot is.

Többnyire ez a mutatószám fordítottan arányos a vállalatok nagyságával, és bár a vállalatok szükségletei alapján lehetnek eltérések, általában ez a normális arány:

• 100 munkavállaló alatt: 2.70
• 100-249 munkavállaló között: 1.26
• 250-499 munkavállaló között: 1.07
• 500-999 munkavállaló között: 0.82
• 1000-2499 munkavállaló között: 0.79
• 2500-7499 munkavállaló között: 0.53

1.3. HR szoftverek/eszközök használata a munkavállalók által

– azon munkavállalók száma, akik aktívan használják a cég által nyújtott HR szoftvereket és eszközöket osztva a munkavállalók teljes számával szorozva 100

Ez az egyik legfontosabb a HR mutatószámok közül, amelyre a felső vezetés, de legalábbis a CFO kíváncsi. Hiszen ha a munkavállalók elenyésző százaléka használ egy HR eszközt, akkor annak fenntartása jó eséllyel pénzkidobás, aminek a CFO véget akar vetni. Persze az alacsony használati ráta önmagában még biztos, hogy a HR szoftver szolgáltatás felmondásához/elhagyásához vezet. Azt az eszköz által produkált ROI is befolyásolja.

1.4. A HR eszközök megtérülési rátája (ROI)

– több tényező is hozzájárul egy-egy HR eszköz megtérüléséhez, azonban ennek kiszámolása során azt kell megvizsgálni, hogy mennyi pénzt spórol vagy termel a vállalat számára a bevezetési és fenntartási költségekhez képest.

Ez a mutatószám segít eldönteni, hogy egy szoftvert/eszközt mennyire éri meg működtetni. Az aktív felhasználók számával együtt javasolt vizsgálni. A két mutatószám kéz a kézben jár egymással. Gyakran ugyanis egy kisebb csatlakoztatási kampány is elég ahhoz, hogy elérjük azt a minimális aktív HR eszköz felhasználószámot, ami mellett a HR alkalmazásba való befektetés nemcsak megtérül, de akár még a vállalati teljesítményt is javítja. Tapasztald meg te is a CHEQ HR applikáció használatával.

2. Toborzással kapcsolatos HR mutatószámok

2.1. Mennyit költ a vállalat egy jelölt felvételére (cost per hire)

– a jelölt felvételét megelőző és kisérő költségek osztva a munkavállalók létszámával
Itt figyelembe kell venni belső és külső költségeket is: az álláshirdetés díját, a toborzó cég sikerdíját, a kiválasztási folyamat során felmerülő költségeket, az onboarding költségeket stb. A mutatószám segítségével beazonosíthatók azok a területek, ahol esetleg optimalizálni lehet a toborzással járó költségeket, mialatt továbbra is kvalifikált jelentkezőkből választhat a cég.

2.2. Mennyi idő telik el a toborzástól a foglalkoztatásig (time to hire)

– az egyes meghirdetett pozíciók betöltése kapcsán eltelt napok összege osztva a meghirdetett pozíciók számával

Ezt a mutatószámot két okból kifolyólag fontos mérni. Egyrészt, ha túl hosszú a kiválasztási folyamat, akkor fennáll a veszélye annak, hogy tehetséges és alkalmas jelölteket veszítünk el, akik időközben a konkurenciánál helyezkednek el. Emellett azzal is számolni kell, hogy amíg nem érkezik meg az új munkaerő, addig a meglévők vannak túlterhelve. Ha sokáig áll fenn ez az állapot, akkor megnő annak az esélye is, hogy ezek a kollégák is felmondanak az elviselhetetlen mennyiségű munka terhe alatt. Másrészt, ha túl rövid időn belül töltjük be a megüresedett pozíciókat, akkor azzal a veszéllyel kell szembenéznünk, hogy nem a megfelelő munkaerőt választottuk ki. A munkavégzés minősége gyenge lehet, ami kihathat a vállalat egész teljesítményére.

2.3 Hány nap alatt válik produktívvá az új munkatárs

– minden új munkaerőhöz rendelj KPI-t és add össze az eltelt napok számát, amennyire szükség volt a KPI teljesítéséhez majd ezt oszd el az új munkaerő számával, így megkapod, hogy átlagosan hány napra van szükség ahhoz, hogy az új munkatárs felvegye a vállalat teljesítményének ritmusát. Pl.: Ha 5 új munkatárs 450 nap alatt éri el a számukra kijelölt KPI-t, akkor átlagosan 90 nap alatt válnak produktív munkaerővé.

A HR mutatószámok között ezt is érdemes figyelemmel követni, ugyanis az onboarding hatékonyságára is reflektál. Érdekes lehet kideríteni, hogyan lehet felgyorsítani a produktívvá válást. Elképzelhető, hogy több információt, tréninget és támogatást kell biztosítani a kollégáknak, mint amit aktuálisan nyújt a vállalat. Ez átalakíthatja a betanulási folyamatot, ami kedvezően befolyásolhatja a vállalat teljesítményét.

2.4. Új munkatársak felmondási rátája

– hány új munkatárs mond fel az első évben, a próbaidő alatt, vagy a vállalat által meghatározott időkereten belül

Ezt kétféle viszonyításban is számolni lehet:

Új munkatársak felmondási rátája a teljes fluktuációs rátához képest –  az új munkaerő távozásának száma a vizsgált időtartamban osztva a befejezett munkaviszony teljes számával a vizsgált időszakban szorozva 100-al (pl.: 3 új munkaerő távozott 1 éven belül : 9 munkaerő távozott összesen 1 éven belül x 100 = 33,33%)

Új munkatársak felmondási rátája az új munkatársak összlátszámához viszonyítva – a vizsgált időszakban megszűnt munkaviszonyú új munkaerő száma osztva a vizsgált időszakban felvett új munkaerő létszámával szorozva 100 (pl.: 3 új munkaerő távozott 1 éven belül : 9 új munkaerő volt alkalmazva a vizsgált 1 évben x 100 = 33,33%)

Ez a mutatószám is rávilágít arra, hogy mennyire hatékony vagy nem a vállalat kiválasztási stratégiája és az onboarding folyamata. Érdemes ügyelni arra, hogy ez a ráta minél alacsonyabb legyen, hiszen a mindamellett, hogy magas költséggel jár a nem megfelelő jelölt alkalmazása, a munkáltatói márkát is negatívan befolyásolja, és a munkacsoport morálját is rombolja.

A CHEQ segít a toborzással kapcsolatos HR mutatószámok optimalizálásában

1. Támogatja a gyors pozícióbetöltést és csökkenti a toborzás költségét

A CHEQ ügyfelek kétféleképpen is alkalmazzák az eszközt annak érdekében, hogy mihamarabb megtalálják a megfelelő személyt egy-egy nyitott pozíció betöltésére, és így csökkentsék a toborzással járó költségeket.

• Munkatársajánlás – ez egy elég ismert technika és a legtöbb cég él is vele. Ez lényegében azt jelenti, hogy a munkavállalók ajánlanak az ismerőseik köréből olyan személyt, aki alkalmas lehet a munkakör ellátására. Amennyiben az ajánlott munkaerőt alkalmazza a cég és beválik, úgy általában az ajánló munkatárs kisebb-nagyobb pénzjutalomban részesül. Ezt teljességgel megéri a vállalatnak kifizetni, hiszen az ajánlás révén jelentős összeget takarít meg a toborzáson. A CHEQ-en keresztüli munkatársajánlás abban különbözik a hagyományos verziótól, hogy itt bár gombnyomással bárhol és bármikor intézhető az ajánlás. Az okostelefon mindig kéznél van, így akár egy baráti grill party során, a barátokkal való beszélgetés közben is megtörténhet a munkatársajánlás.

• Kapcsolattartás a volt munkatársakkal – amennyiben barátságos elválásról van szó, úgy semmilyen akadálya nincs annak, hogy a vállalat kapcsolatban maradjon egykori alkalmazottaival. Őket egy külön felhasználói csoportba helyezik és csak bizonyos üzeneteket kapnak meg, illetve csak korlátoltan férnek hozzá céges információkhoz, mint például nyitott pozíciók. Ez lehetővé teszi azt, hogy akár ő maguk is visszatérjenek más pozícióban a vállalathoz, vagy ajánlanak alkalmas munkatársat.

2. Csökkentheti betanulási időt és az új munkaerő felmondási rátáját

A CHEQ lehetőséget ad a jobb onboarding élmény megteremtéséhez, és támogatja a betanulás, illetve a beilleszkedés folyamatát. Számos, az új munkaerő számára fontos információhoz való hozzáférést biztosíthat:

• A CHEQ felületén keresztül pár gombnyomással hozzáférhetővé teheted például a telephely vagy az iroda térképét, ahol pontosan jelölöd a munkaterületeket. Így könnyedén megtalálja a különböző területeken dolgozó munkatársakat.
• Megoszthatod a szervezeti felépítés diagramját.
• Létrehozhatsz egy elérhetőségi listát, hogy milyen ügyekben kit kell értesíteni, és milyen elérhetőségen lehet azt megtenni.
• Tippeket adhatsz neki, hogy a munkahelyhez közel, hol talál postát, bankot vagy kormányablakot ügyeinek intézése kapcsán.
• Felhívhatod a figyelmét a közelben található gyorsétkezdékre is, hogy akkor se maradjon éhen, ha nem hozott magával ebédet és a vállalatnak nincs saját kantinja.

Emellett a CHEQ felülete mikrooktatásra is alkalmas, amit érdemes kihasználni. Hiszen az itt megosztott oktatóanyagokhoz bárhol és bármikor hozzáfér az új munkatárs. Ez a frusztrációt és a szorongást is csökkenti. Ugyanis senki nem fogja butának vagy alkalmatlannak nézni a feladatra azért, mert mondjuk 3 alkalommal is átvette az oktatóanyagot. Ezzel ellenben, ha 3x kérdezi meg személyesen ugyanazt egy munkatárstól, úgy az már kellemetlen tud lenni.

Tudj meg többet CHEQ használatáról, kérd a kötelezettségmentes ingyenes bemutatónkat!