Belső kommunikációs hangnem – derítsd ki a tied ezzel a játékkal

A vállalatok tisztában vannak azzal, hogy mennyire fontos az ügyfelekkel való kommunikáció során a megfelelő hangnemben szólni. Azonban arról már hajlamosak elfeledkezni, hogy a belső kommunikációs hangnem legalább ugyanennyire fontos. Egyáltalán nem mindegy, hogy milyen hangvételben értekezel a munkavállalókkal.

Mi az a belső kommunikációs hangnem (tone of voice)

A belső kommunikációs hangnem az, 

• ahogy beszélsz a munkatársakkal,
• ahogy megfogalmazod az üzenetedet,
• a stílus, a személyiség és az attitűd, ami sugárzik a szavaidból,
• a vállalati értékek, amelyeket képviselsz

„Az emberek nem mindig emlékeznek arra, hogy mit mondtál vagy mit tettél, de arra igen, hogyan érezték magukat melletted.”

Maya Angelou

Ha tehát a megfelelő hangnemben kommunikálsz, az motiválólag hat a munkatársakra, és a munkáltatói márkát is kedvezően alakítja.

Miért fontos a belső kommunikáció szempontjából

Több oka is van annak, hogy miért olyan fontos megtalálni a vállalat saját belső kommunikációs hangnemét és következetesen használni azt.

1. Bizalmat épít

A változatlan belső kommunikációs hangnem személyiséget kölcsönöz a vállalati kommunikációnak, ezáltal a munkavállalóknak olyan érzése van, mintha egy élő emberrel beszélgetnének. A konstans hangnem ráadásul stabilitást sugall, és segít kötődést kialakítani a munkáltató és munkavállalók között, ami a bizalomépítéshez is hozzájárul.

2. Meghatározza a vállalati kultúrát

Ahogy az emberről is sokat elárul, hogy milyen stílusban beszél másokkal, ugyanúgy a vállalati kultúráról is árulkodik a belső kommunikációs hangnem. Meg lehet belőle határozni, hogy mennyire barátságos a légkör, ami bent uralkodik a cégnél? Mennyire nyitott a vezetőség a munkavállalók véleményére? Milyen értékek mellett kötelezte el magát a vállalat? stb.

Mindez támogatja a munkavállalók gyorsabb integrálódását a cégen belül. Ha pedig nem tudnának azonosulni a vállalat értékeivel, úgy az pillanatok alatt kiderül.

3. Szolgálja az üzenetátadást és motivál

Egyáltalán nem mindegy, hogy a kollégák csak meghallják/látják a vállalati üzenetet, vagy annak mondanivalóját meg is értik, és azonosulni tudnak vele. Sőt, annyira motiválóan hat rájuk, hogy akár extra energiát is hajlandók önszántukból a munkájukba fektetni.

A belső kommunikációs hangnem motiválhatja, de akár demotiválhatja is a munkatársakat. A motivált munkavállaló igyekszik jobb teljesítményt nyújtani, míg az érdektelen munkavállaló, csak a szükséges minimumot végzi el. Egész nyilvánvaló, hogy a vezetőség a két munkavállaló közül melyiket preferálja jobban. A motivált munkavállaló megteremtéséhez azonban nélkülözhetetlen a megfelelő hangnem alkalmazása.

Hogyan alakítsd ki

Az alábbiakban bemutatok néhány tippet a  belső kommunikációs hangnem kialakítása kapcsán.

1. Határozd meg a vállalati értékeket

A vállalati értékeket egy kisebb vezetői csoport bevonásával is meghatározhatod, de a CHEQ kommunikációs csatornán keresztül minden munkavállalót bevonhatsz a folyamatba. Mindenkit megkérdezhetsz arról, hogy szerintük melyek a vállalat alapvető értékei. 

Azzal, hogy közösen határozzátok meg a vállalati értékeket olyan belső kommunikációs hangnemet alakíthattok ki, amely tükrözi a munkavállalók személyiségét és értékrendszerét. Ezáltal sokkal nyitottabbak lesznek a vállalati üzenetek befogadására, és a meghatározott vállalati értékek szerint viselkednek a munkaidő alatt és után is.

2. Beszélj a munkatársakkal, ne csak hozzájuk

Rengeteg vállalat esik abba a hibába, hogy nem beszél a munkatársakkal, hanem csak hozzájuk. Ez leginkább az olyan vállalatoknál fordul elő, amelyek egyirányú kommunikációt folytatnak. Ahol a kétirányú információáramlás elveként kommunikálnak a munkavállalókkal, ott ez a probléma ritkán jelentkezik.

A CHEQ eszköz támogatja a valódi párbeszédet a vállalati vezetők és a munkavállalók között. Visszajelzéseket lehet, sőt kell is kérni a munkatársaktól. Ezek a visszajelzések a belső kommunikációs hangnem kialakítására vagy csiszolására is vonatkozhatnak direkt és indirekt módon is. Például kifejezetten rákérdezhetsz arra, hogy a munkavállalók barátságosabb vagy komolyabb hangvételben szeretnének kommunikálni. Azt is felmérheted, hogy mennyire érzik őszintének és empatikusnak a vállalati kommunikációs hangnemet, vagy inkább ridegnek és parancsolgatónak vélik azt. A visszajelzések alapján érdemes lehet módosítani a hangnemen, és akár azt is vizsgálni, hogy annak milyen pozitív hatásai voltak, pl.: nőtt a teljesítmény, több munkatárs kapcsolódott be a vállalat életébe, csökkent a fluktuáció stb.

3. Ne használj zsargont

A tökéletes belső kommunikációs hangnem egyik ismérve, hogy nem használ zsargonokat. A szak- vagy más speciális kifejezések ugyanis klikkesedéshez vezetnek. Csak az adott csoport tagjai értik a diskurzust, aki a csoporton kívül van az nem. Ha a kommunikációd során olyan szavakat használsz, amelyeket nem ismer mindenki, úgy a munkavállalók egy részét kirekeszted. Gondolj csak bele, egy nagy vállalaton belül többféle munkakörök vannak. Az értékesítéssel foglalkozó kollégák és a gyártósoron dolgozók eltérő zsargonokat használhatnak. Arról nem is beszélve, hogy egy új munkavállaló egyáltalán nincs tisztában a vállalaton belül használatos speciális kifejezésekkel és rövidítésekkel.

A belső kommunikációs hangnem kialakítása során tehát arra is figyelmet kell fordítani, hogy minden munkavállaló megszólítottnak érezze magát. Ez pedig úgy lehetséges, ha olyan mindennapos egyszerű kifejezéseket használsz, amelyeket mindenki ért.

4. Légy konzisztens

A belső kommunikációs hangnem kialakítása során ügyelj arra, hogy a beszédstílusod azonos legyen minden csatornán. Tehát, ha például CHEQ-en keresztül lelkesen és barátságosan motiválod a munkatársakat, akkor e-mail hírleveles kommunikációban se legyél olyan rideg, megdorgáló és számonkérő vezetőfigura. Ez ugyanis összezavarja a munkavállalókat. Nem tudják eldönteni, hogy mi az uralkodó vállalati kultúra, mennyire lehet tényleg őszintén megosztani véleményeket és javaslatokat? Hogyan kell kommunikáljanak ahhoz, hogy a kollégák együttműködjenek velük? Milyen értékeket képvisel a vállalat?

A konzisztens belső kommunikációs hangnem megtartásának érdekében érdemes egy beszédstílus útmutatót összeállítani, ami rögzíti, hogyan kell kommunikálni. Jó, ha ez az útmutató kiterjed a használható kifejezésekre, szlogenekre és a vállalati kultúra szerint elfogadott szókincsre. Emellett a vizuális megjelenésre is ki kell terjedjen az útmutató, hiszen sokszor szavak nélkül kommunikálunk (színek, formák, grafikonok, gifek, emojik stb.)

5. Számít a vizuális megjelenés

Ahogy azt korábban már említettem, a belső kommunikációs hangnem tükrözi a vállalat személyiségét, és ahogy egy ember személyiségét kiegészíti a megjelenése, ugyanúgy igaz ez a vállalati belső kommunikációra is. Képzeld el mennyire groteszk lenne babarózsaszín környezetben cuki-mukiságoktól túlcsordulva komoly és szigorú hangnemben kommunikálni. Senki nem venné komolyan sem az üzenetet, sem az üzenet közlőjét, a vezetőséget. Ugyanez igaz akkor is, ha valami nagyon komoly környezetben viccelődős hangnemben osztaszt meg hírt. A munkavállalók zavarba jönnek, mert nem tudják eldönteni, hogy az üzenet tényleg vicc-e vagy sem?

Nem véletlen, hogy az előző pontban említett beszédstílus útmutatóba a vizuális elemek is bele tartoznak. A vizuális megjelenés ugyanis a belső kommunikációs hangnem látható öltözéke. A kettőnek összhangban kell lennie egymással.

Derítsd ki milyen a Te hangnemed

Tarts velünk „A kommunikációs Odüsszeia” utazáson, ahol játékos módon derítheted ki, hogy milyen belső kommunikációs hangnem szerint beszélsz a munkatársakkal. A játék mindössze 1-2 percedet veszi igénybe, de cserébe megtudhatod, melyik kommunikációs hős vagy, milyen előnyökkel és veszélyekkel jár a beszédstílusod. A játék INGYENES, de jelezned kell, ha kipróbálnád. Kérlek, kattints ide, ha érdekel a belső kommunikációs hangnem játékunk.