A vállalati digitális innováció akadályai és sikerfaktorai

Az innováció mindig is kulcsfontosságú szerepet játszott a vállalkozások életében. Ez ugyanis versenyelőnyt teremt azáltal, hogy hatékonyabbá teszi a munkavégzést és produktívabbá a termelést. Azonban ma már nem beszélhetünk innovációról anélkül, hogy a vállalati digitalizáció szóba ne kerülne. A vállalatok ugyanis csak a digitális innováció révén tudnak lépést tartani a versenytársakkal. Csak így lehet biztosítani a fejlődést, és magas szinten kiszolgálni a piacot. Azonban a vállalati digitalizáció nem olyan egyszerű feladat, mint otthonra megvenni egy 4K-s, óriás kijelzős okos TV-t a házi mozi élményért. A vállalati digitalizáció kapcsán számos akadály és sikerfaktor merül fel. 

A vállalati digitalizáció akadályai és sikerfaktorai

A Digiméter 2023-as tavaszi riportja tökéletesen rávilágít arra, hogy nagyon gyakran, a vállalati digitalizáció akadálya és a sikeréhez hozzájáruló faktor egy és ugyanaz. Sokszor a digitalizációt életre hívó ok, egyben a digitális transzformáció kudarcának az oka is. Minderre részletesebben is kitérek a cikkben. Most azonban, a gyors áttekintés érdekében, lássuk, hogy melyek azok a tényezők, amelyek egyszerre negatívan és pozitívan is befolyásolhatják a digitális innováció megvalósulását.

Tartalomjegyzék

• Cégvezető/Vezetőség
• Munkavállalók
• Környezet
• Szakemberek hiánya
• Alkalmazási képesség
• Technológiai és nyelvi tudás
• Technológia kipróbálásának költségei
• Gyors ROI elvárása
• Szürkegazdaság
• Folyamatgondolkodás hiánya

1. Cégvezető/Vezetőség

A vállalati digitális innováció sikere nem választható el a cégvezetőktől és a vezetőség többi tagjától. Minél felsőbb szinten van elkötelezve a vállalat a digitális transzformáció mellett, annál több támogatást nyújt annak érdekében, hogy az alsóbb szinteken és a fizikai munkavállalók szintjén is megvalósítható legyen a vállalati digitális innováció. 

Például

Ha a vezetőség tisztában van azzal, hogy milyen üzleti előnyökkel jár, ha egy digitális belső kommunikációs csatorna révén, mint amilyen a CHEQ is, össze tudja hangolni a munkavállalóit a vállalati stratégiával, akkor nagyobb eséllyel támogatja annak alkalmazását. Hiszen melyik üzletági vezető ne szeretné növelni a produktivitását, ami a cég bevételére, illetve profitjára is kedvezően hat?

Azonban, ha a vezetőség nem látja az üzleti értéket a digitális átalakulásban, vagy nem ért hozzá és nem is nyitott arra, hogy többet megtudjon róla, úgy a digitális innováció meghiúsul. Ha a vezetőség sem használja aktívan az új rendszert, sőt ragaszkodik a régi módszerekhez, úgy az alsóbb szinten dolgozó munkavállalók sem fogják használni a bevezetett újításokat. Ez a vezetői példamutatás hiánya.

Másik szcenárió

Az is előfordul, hogy a döntéshozó vezetők hagyatkoznak a beosztott vezetőiknek a véleményére, és az arra való hivatkozással mondanak nemet a digitalizációra. Miért történik ez meg? Az okok között szerepelhet, hogy

• a digitalizáció a komfortzónáján kívül van, és megnyugtatja, hogy ezzel nincs egyedül;
• az átmeneti pluszmunka miatt ellenérdekelt beosztottakat nem akarja demotiválni, mert az vezetőként kihívás számára vagy tart a lojalitás elvesztésétől;
• nem vállalja azt a konfliktust, hogy akaratuk ellenére hozza meg a döntést.

A legtöbb nagy horderejű döntést a vállalat érdekében hozza meg a felső vezetés. Abban a pozícióban vannak, hogy rendelkeznek a  cég stratégiájára hatással lévő, és azt jelentősen befolyásoló tényezővel és információval. Komoly veszteséget okozhat, ha ezeket a döntéseket alapos mérlegelés és érvelés nélkül megváltoztatják – vagy meg sem hozzák – a “szakmai” alapra hivatkozó, de sok esetben inkább az átmeneti leterheltség miatt ellenérdekelt vagy a változástól félő középvezetői réteg véleménye alapján.

Éppen ezért, a cégvezetők és a menedzsment tagjai, szinttől függetlenül, jó példaként kell szolgáljanak a többi munkavállaló előtt és meg kell hozniuk a szükséges döntéseket. Ez kulcsfontosságú a vállalati digitalizáció és innováció esetében.

2. Munkavállalók

Egy 2023 február-március időszakban végzett felmérés alapján a felnőtt amerikaiak 65%-a fél attól, hogy elveszíti a munkahelyét az AI miatt. Azonban kutatások szerint a digitális transzformáció nem feltétlenül jár a munkahely elvesztésével és a munkanélküliségi ráta növekedésével. Sőt, épp ellenkezőleg. Egyes országokban még a munkanélküliségi ráta csökkenését is eredményezheti, azáltal, hogy a rutin feladatokat automatizálja, vagy átadja robotoknak, mialatt új szakterületeket hív életre.

Innovációtól való félelem

Ugyanakkor be kell látni, hogy a munkavállalók többsége fél az innovációtól, mert a legtöbb esetben a vállalati digitalizáció arra kényszeríti, hogy kilépjen a komfortzónájából. Ezt ritkán szeretjük megtenni. Arról nem is beszélve, hogy sokszor sokan attól félünk, hogy nem tudunk felzárkózni és megfelelni az új elvárt szintnek, ami ismét csak növeli a munkahely elvesztésétől való félelmet.

A munkahelyi pozíció elvesztésétől való félelem

Mindezeket figyelembe véve, talán nem is olyan meglepő, hogy a munkavállalók egy része nem hajlandó elfogadni a digitalizációt és aktívan használni a digitális eszközöket. Emellett nem szívesen segítik az AI és a robotok betanítását sem. De legalábbis nem tanítják meg őket mindenre. Ennek hátterében az van, hogy bizonyítani szeretnék a vezetőség felé, hogy ők még mindig megfelelőbben látják el feladataikat és hasznosabb tagjai a vállalatnak, mint a digitális eszközök.

Éppen ezért a vállalat digitális innovációja szempontjából kritikus, hogy a munkavállalók ellenállását hatékonyan tudja a vezetőség kezelni és partnerként szóljon hozzájuk. Az átalakulást csak így lehet felgyorsítani, erősíteni és tökéletesíteni, ami aztán az üzleti számokban is pozitívan köszön vissza.

3. Környezet

Fentebb már beszéltünk arról, hogy a vezetőségnek és a munkavállalóknak is fontos szerepe van abban, hogy a vállalati digitalizáció sikeres lesz-e vagy kudarcba fullad. A vállalat belső környezete mellett azonban a külső környezeti hatások is megakaszthatják a digitális innovációt, vagy épp ellenkezőleg serkenthetik azt.

Gazdaságpolitikai rendelkezések

Az állami szervek rendelkezései és az állami támogatások például előmozdítják a vállalatok digitális transzformációját. Elég csak az elektronikus számlázásra gondolni. A NAV-nak való megfelelés miatt a vállalkozások elektronikusan állítják ki a számlákat, még ha azt az ügyfél kérésére ki is nyomtatják. De ott vannak az EU alapok is, amelyek anyagi támogatást kínálnak a vállalatok digitalizációjára, ezzel is csökkentve a vállalatok anyagi terhét, ami egy-egy digitális megoldással járhat.

A támogatások igénybevétele azonban kontraproduktív is lehet, ha a digitalizációs projekt a vissza nem térítendő támogatásból történő finanszírozás következtében nem kap kritikus vezetői figyelmet és kontrollt. A megtérülési elvárás a “külső finanszírozás” miatt alacsony ami a várható eredményességre is hatással van.

Piaci szereplők

A piaci környezetről sem szabad megfeledkezni. A partnerek igényei és a versenytársak digitalizációja is befolyással van minden vállalatra. Előfordulhat ugyanis, hogy az üzleti partner igényeit csak úgy lehet kielégíteni, ha bizonyos digitális eszközöket alkalmaz a cég. Továbbá versenyben is csak úgy lehet maradni, ha nem maradunk le a versenytársakhoz képest a digitalizációban. (Persze, nem kell mindent digitalizálni. De erről később bővebben is írok.)

 4. Szakemberek hiánya

Nem ritka, hogy a szakemberek hiánya kényszeríti ki a vállalatokból a digitális innováció felé való nyitást. Sok cég azt reméli ugyanis, hogy a robotok és az AI segítségével leküzdhető a képzett humánerőforrás hiánya. Azonban gyakran pont, hogy a szakemberek hiánya miatt nem tud megvalósulni a digitális transzformáció. Nem elég, hogy a vállalat beruház gépekbe és megvásárol innovatív digitális megoldásokat. Ha azt a vállalaton belül senki nem tudja hatékonyan kezelni és használni, akkor az egész csak kidobott pénz volt. Nem hogy nem járul hozzá a termelékenység és a teljesítmény növeléséhez, de még ráadásul akadályozza is azt.

Vizsgáld meg a munkavállalóid képességeit és készségeit

A vállalat digitalizálása előtt érdemes felmérni, hogy a munkavállalók között ki tudná felvállalni azt a szakember szerepkört, ami elengedhetetlen ahhoz, hogy az új technológiát üzembe lehessen helyezni, és megtanítani legalább készség szintjén a többi munkavállalónak a használatát. A kiemelt munkavállalót képzésekkel is érdemes támogatni, ezáltal ugyanis magasabb szinten lesz képes alkalmazni az új technológiát.

Ha nem találsz megfelelő embert a szerepkörre

Ha a vállalaton belül nincs olyan munkavállaló, akit ki lehetne emelni és felkérni a szakember szerepkörre, akkor az alábbiakat érdemes figyelembe venni a digitális transzformáció során:

1. Szükséges-e emiatt szakember felvétele?
2. Szükséges-e külső szakemberek, tanácsadók, trénerek bevonása?
3. A bevezetni kívánt digitális megoldáshoz társul-e támogatói szolgáltatás? (A CHEQ szervezetfejlesztő és technológiai csapata az első pillanattól kezdve kézen fogva kíséri végig a bevezetést és az alkalmazást. Oktatást tart és folyamatos támogatást nyújt, hogy a legtöbbet hozhassák ki a vállalatok az eszköz funkcióiból.)

5. Alkalmazási képesség

Nem elég, ha csak 1-2 ember tudja használni az innovatív digitális megoldásokat. Ez egyrészt azt eredményezné, hogy a vállalatok működése attól a maréknyi szakembertől függ, akik használni tudják a bevezetett eszközöket. Ha ők elmennek, akkor azzal együtt a tudás is távozik. Ez nem megengedhető. Másrészt, attól függően, hogy milyen jellegű digitalizációról van szó, nélkülözhetetlen, hogy minden munkavállaló használni és hasznosítani tudja az eszközt. Ellenkező esetben meghiúsul a digitális átalakulás.

Például

A CHEQ megoldását nyilván azért vezetik be a vállalatok, hogy mérhető módon, közvetlenül és helytől-időtől függetlenül kommunikálni tudjanak minden munkavállalóval. Ebbe beleértve a fizikai munkát végzőket is, akik gyakran nem rendelkeznek vállalati e-mail címmel sem. Ennek a digitális megoldásnak köszönhetően ugyanis mindenki egyszerre és pontosan értesülhet a vállalati információkról okostelefonján keresztül. Így minden munkavállaló pontosan ismeri és érti a vállalat stratégiai és operatív céljait. Tudja, hogy milyen eredményt kell elérni és ahhoz hogyan járulhatnak hozzá.

Persze önmagában emiatt még nem lenne fontos, hogy a munkavállalók felhasználói képességgel is rendelkezzenek. Hiszen üzeneteket minden bizonnyal gond nélkül tudnának olvasni anélkül is.

Azonban, a CHEQ több, mint egy vállalati belső kommunikációs csatorna! 

• adminisztrációs ügyek intézésére, 
• munkavállalói oktatásra,
• képzésekkel kapcsolatos tesztek/vizsgák kitöltésére,
• munkatárs ajánlásra,
• dokumentumok digitális aláírására,
• titkosított dokumentumok küldésére,
• vállalati események szervezésére és lebonyolítására,
• személyes adatok frissítésére,
• felmérések készítésére

és számos más további feladat megoldására kiváló. (Ha szeretnél többet megtudni arról, hogy mi mindenre használható a CHEQ, akkor kérj egy ingyenes bemutatót.)

Ahhoz azonban, hogy ezeket funkciókat is használni tudják a munkavállalók már elengedhetetlen, hogy készség szintjén alkalmazni tudják az eszközt. Szerencsére a CHEQ úgy készült, hogy még egy 6 éves gyerek is könnyen használni tudná. Rendkívül intuitív és egyszerűen áttekinthető a felhasználói felülete, így előzetes, vagy hosszas képzés nélkül is mindenki hamar alkalmazni tudja.

6. Technológiai és nyelvi ismeretek hiánya

Az új technológiák bevezetése során gyakran felmerül az a probléma, hogy az adott eszköz csak bizonyos nyelveken érhető el. Ez nagyon megnehezíti a szervezetek digitalizációját. Különösen egy túlnyomórészt fizikai munkavállalókat foglalkoztató vállalat esetében, ahol rögtön két akadályba ütközünk:

1. a munkavállalók egyáltalán nem vagy alig beszélnek idegen nyelveken
2. a technológia elsajátítása lehet, hogy még a saját anyanyelvük használata mellett is hatalmas kihívást jelent

A CHEQ-nél nincsenek nyelvi akadályok

A CHEQ-nél tisztában vagyunk azzal, hogy a nyelvi akadályok kihívást jelenthetnek egy digitális innováció bevezetése és alkalmazása során. Ezért is nyújtunk rá megoldást. Mindamellett, hogy egyszerű alkalmazási felületet biztosítunk, ami lehetővé teszi, hogy még a digitálisan kevésbé járatos munkavállalók is könnyen használni tudják, de ráadásul mindenki a saját anyanyelvén használhatja.

Így például egy burmai munkavállaló burmaiul látja a menüt és a kommunikációs paneleket, a magyar munkavállaló pedig magyarul. És ha burmai munkavállaló burmaiul küldene egy üzenetet a magyar HR-nek az sem gond. A magyar HR munkatárs azt magyarul kapja meg. A választ pedig megírhatja magyarul, amit a burmai kolléga burmaiul fog megkapni. És ehhez egyiküknek sem kell informatikai zseninek lennie. Mindössze néhány gombot kell megnyomjanak, melyeket anyanyelvükön látnak.

Így tehát a nyelvi és technológiai ismeretek hiánya nem lehet többé kifogás arra, hogy miért késlelteti egy vállalat a digitális innováció bevezetését.

7. A digitalizálás költségei

A digitalizálásnak költségei vannak. Meg kell venni

• a technológiát,
• az eszközt,
• az alkalmazáshoz szükséges tudást, stb.

A vállalatok digitális innovációját sokszor ez akadályozza meg. A cégek nem ritkán csak azt veszik számításba, hogy milyen költséggel jár a digitalizáció bevezetése. Majd arra a megállapításra jutnak, hogy erre most nincs pénz. Sokszor még annak se néznek utána, hogy esetleg jogosultak lennének-e EU-s, állami vagy valamilyen tőkealap támogatásra. Pedig ez lehetőséget adhatna a digitalizációs projekt megfinanszírozására.

Jövőbeli költségek figyelmen kívül hagyása

Az is általánosnak mondható, hogy a digitalizáció költségének számításakor gyakran figyelmen kívül hagyják azt a jövőbeli költséget, ami a digitalizálás elmulasztásából fakad. Annak is ára van, ha egy vállalat nem innovál és nem digitalizál. Előbb-utóbb ugyanis lemarad a versenytársakhoz képest, ügyfeleket veszíthet miatta, és a kínálat kielégítéshez szükséges termelési volument is nehezebben teljesíti majd. Arról nem is beszélve, hogy lassabban tud reagálni olyan váratlan helyzetekre, mint pl. egy világjárvány. Ez pedig akár a vállalat fenntarthatóságát, működését is veszélyeztetheti.

Éppen ezért érdemes nemcsak az aktuálisan felmerülő bevezetési költségeket számításba venni, de minden más olyan költséget is, ami a digitalizáció elmaradásából származhat. Az is kiderülhet, hogy a bevezetéssel járó költség még mindig kevesebb, mint a jövőben megfizetendő költsége annak, hogy a digitális transzformáció nem valósult meg. Ekkor pedig érdemes lehet átcsoportosítani a vállalat büdzséjét a digitalizáció támogatására.

8. Gyors ROI elvárása

Mindegy, hogy KKV-ról vagy nagy multiról van szó. Az esetek többségében mindenki gyors (3-4 hónapon belüli) ROI-t vár el a digitális megoldásoktól. Ez azonban nagyban függ attól, hogy 

• milyen eszközt vezet be a vállalat, 
• mennyire könnyű azt használni, 
• mennyire tudják kihasználni a megoldásban rejlő lehetőségeket,
• mennyire támogatja a digitalizálást a vezetőség, és 
• mekkora az ellenállás a munkavállalók részéről.

Értelemszerűen

• minél egyszerűbb az eszközt alkalmazni, 
• minél nagyobb vezetői figyelmet kap,
• minél gyorsabban elhagyják a párhuzamos régi gyakorlatokat,
• minél több támogatást ad a vezetőség az eszköz alkalmazásának meghonosítására, és
• minél több munkavállaló használja azt,

annál gyorsabb a megtérülés.

A CHEQ-nél büszkék vagyunk arra, hogy a mi digitális megoldásunkat alkalmazva, az ügyfeleink befektetése valóban megtérül 3-4 hónapon belül.Ehhez természetesen mi is igyekszünk aktívan hozzájárulni és folyamatos támogatást nyújtani.

9. Szürkegazdaság és transzparencia

A digitalizálás hozzájárul a szürkegazdaság felszámolásához, és átláthatóvá teszi a folyamatokat. Ezt azonban vannak, akik el szeretnék kerülni. Emiatt lassítják is a digitális innováció folyamatait. Azonban, ha az állam úgy dönt, hogy  “kikényszeríti” a vállalatokból a transzparenciát, úgy máris a digitalizációt serkentő tényezővé válik a szürkegazdaság. Ebben az esetben ugyanis minden piaci szereplő kénytelen lenne digitalizálni azokat a folyamatokat, amelyekre állami szabályozás születik. Ennek részeként pedig számtalan rutin feladat kerülne automatizálásra, melynek következtében a munkavállalóknak több ideje jutna más, komplexebb feladatok elvégzésére.

10. A folyamatgondolkodás

Bár utolsó pontként került a cikkbe, ám annál fontosabb tényező a folyamatgondolkodás. Ugyanis valójában nem a vállalatot digitalizáljuk, hanem az egyes munkafolyamatokat. Azonban hatalmas probléma, hogy sok esetben – még a nagyvállalatoknál is – hiányzik a folyamatokban való gondolkodás képessége. Ahogy Kökényesi-Nagy Andrea, gazdaságinformatikus háttérrel rendelkező HR szakértő, tanácsadó és tréner, is mondja, gyakran az “így szoktuk” mentalitás uralkodik a vállalatoknál. Senki nem tudja, hogy miért kell úgy végezni egy feladatot, ahogy, de “így szoktuk”, és ehhez kell tartani magunkat.

Ha a vezetőség nem tartja fontosnak átlátni, hogy az egyes feladatok hogyan kapcsolódnak egymáshoz és hogyan alkotnak azok egy összefüggő folyamatot, akkor azzal sem lesznek tisztában, hogyan lehetne azokon javítani. Azonban így a digitalizáció segítség helyett lehet, hogy csak nagyobb káoszhoz és többletmunkához vezet. Lehet ugyan az egyes feladatokat külön-külön is digitalizálni. Azonban mindenki számára egyszerűbb és átláthatóbb, ha a feladatok között feltárjuk az összefüggéseket, és magát a teljes folyamatot vetjük alá a digitális innovációnak.

Elvégre a vállalati digitalizáció lényege, hogy megkönnyítse, felgyorsítsa, hatékonyabbá tegye és összehangolja a munkavégzést a jobb termelékenység és teljesítmény érdekében.

Záró gondolatok

A vállalati digitális innováció kihívásokkal teli soha véget nem érő folyamat. A technológia és a piac is folyamatosan változik. Ugyanakkor mindenképpen megéri figyelmet fordítani rá. A megfelelő stratégiák alkalmazása mellett az akadályokat nemcsak legyőzni sikerülhet, de akár a digitalizálás támogatásának szolgálatába is lehet állítani azokat. Ráadásul, ha olyan egyszerűen használható eszköz kerül alkalmazásra, mint amilyen a CHEQ is, akkor már akár 3-4 hónapon belül meg is térülhet a befektetés. Ezen felül pedig a vállalat teljesítményének javulása is megtapasztalható lesz, ami versenyelőnyt biztosít a konkurenciával szemben. Tudj meg többet te is arról, hogyan digitalizálhatod az egyes munkafolyamataidat a CHEQ segítségével. Kérj egy ingyenes bemutatót!