HR показатели, на които си струва да обърнеш внимание

Макар машините, поддържани от изкуствен интелект, да могат да поемат все повече задачи, за творческите и иновативните решения човекът остава незаменим. В същото време хората имат чувства, лични цели, а понякога и грижи, които трябва да се вземат предвид по време на заетостта. Затова управлението на човешките ресурси е огромно предизвикателство. За неговата подкрепа служат HR показателите, поне някои от тях.

HR показателите не са по избор

По думите на Peter Drucker, това, което измерваме, можем да оптимизираме. Точно затова днес и висшето ръководство, и HR виждат колко е важно да се измерва резултатът от дейността по управление на човешките ресурси. Следенето на HR показателите може да допринесе за задържането на работната сила, за повишаването на резултатите на компанията, за изграждането на по-добра работодателска марка и още много други. Разбира се, не е все едно кои показатели следим и какво предприемаме въз основа на тях.

Определяне на HR показателите (KPI)

При определянето на HR KPI (key performance indicator) включи и висшето ръководство. Показателите трябва да съответстват на стратегията на компанията. Дори нещо повече. 87% от анкетираните в едно проучване смятат, че HR отчетът влияе върху стратегията на компанията. Тъй като въз основа на HR показателите може да се наложи набиране на персонал, преразпределяне на човешките ресурси и т.н., което се отразява на краткосрочните, а дори и на дългосрочните планове на компанията. Точно затова си струва да се вземе предвид кои числа интересуват ръководителите освен стандартните HR показатели, каквато е и нормата на текучество. Въз основа на тях те могат да вземат по-добри решения.

Важни HR показатели, групирани тематично

За по-лесен преглед ще представя няколко по-важни HR KPI-та, разделени в 2 групи, които е препоръчително да следиш. Наред с представянето им ще стане ясно и защо изобщо трябва да се обръща внимание на тези HR показатели.

1. Показатели, свързани с HR инструменти и услуги

1.1. HR разход/служител

- сумата, която компанията изразходва за подкрепа на HR задачите, разделена на броя на служителите

Само по себе си това не означава много. За тълкуването му непременно е нужен бенчмарк. Получения резултат можеш да сравниш с резултатите на компании със сходна големина, с данни в рамките на бранша и, разбира се, ако разполагаш с данни от няколко години — със собствените си предишни данни. По този начин можеш да забележиш и очертаващи се тенденции, напр.: дали бюджетът за HR нараства пропорционално на броя на служителите, или не.

1.2. Съотношението между HR и служителите

-  броят на колегите, работещи в HR, разделен на броя на служителите (включително и HR) и умножен по 100, за да видим съотношението в проценти.

Въз основа на получения показател може да се прецени дали е необходимо да се преструктурира HR отделът, или не. Разбира се, може да е трудно само въз основа на собствения ти показател да решиш дали да разшириш HR екипа, или не. Точно затова ти давам и отправна точка.

В повечето случаи този показател е обратно пропорционален на големината на компанията и макар че според нуждите на компаниите може да има разлики, обикновено това е нормалното съотношение:

• под 100 служители: 2.70
• между 100 и 249 служители: 1.26
• между 250 и 499 служители: 1.07
• между 500 и 999 служители: 0.82
• между 1000 и 2499 служители: 0.79
• между 2500 и 7499 служители: 0.53

1.3. Използване на HR софтуер/инструменти от служителите

- броят на служителите, които активно използват предоставяните от компанията HR софтуер и инструменти, разделен на общия брой на служителите и умножен по 100

Това е един от най-важните HR показатели, който интересува висшето ръководство, или поне финансовия директор (CFO). Тъй като ако само нищожен процент от служителите използват даден HR инструмент, поддръжката му по всяка вероятност е изхвърляне на пари, на което CFO иска да сложи край. Разбира се, ниският процент на използване сам по себе си не води непременно до прекратяване/изоставяне на HR софтуерната услуга. Върху това влияе и ROI, който инструментът генерира.

1.4. Норма на възвръщаемост на HR инструментите (ROI)

- към възвръщаемостта на един HR инструмент допринасят множество фактори, но при изчисляването ѝ трябва да се разгледа колко пари спестява или носи той на компанията спрямо разходите за въвеждане и поддръжка.

Този показател помага да се реши доколко си струва да се използва даден софтуер/инструмент. Препоръчително е да се разглежда заедно с броя на активните потребители. Двата показателя вървят ръка за ръка. Често дори по-малка кампания за включване е достатъчна, за да се достигне онзи минимален брой активни потребители на HR инструмента, при който инвестицията в HR приложението не само се изплаща, но дори подобрява и резултатите на компанията. Изпитай го и ти чрез използването на HR приложението CHEQ.

2. HR показатели, свързани с набирането на персонал

2.1. Колко харчи компанията за наемане на един кандидат (cost per hire)

- разходите преди и по време на наемането на кандидата, разделени на броя на служителите
Тук трябва да се вземат предвид както вътрешните, така и външните разходи: цената на обявата за работа, комисионата на агенцията за подбор, разходите, възникващи по време на процеса на подбор, разходите за онбординг и т.н. С помощта на този показател могат да се идентифицират онези области, в които разходите за набиране на персонал евентуално могат да се оптимизират, докато компанията продължава да избира измежду квалифицирани кандидати.

2.2. Колко време минава от набирането до наемането (time to hire)

- сборът от дните, изминали при заемането на отделните обявени позиции, разделен на броя на обявените позиции

Този показател е важно да се измерва по две причини. От една страна, ако процесът на подбор е твърде дълъг, съществува опасност да изгубим талантливи и подходящи кандидати, които междувременно се устройват при конкуренцията. Освен това трябва да се има предвид, че докато не пристигне новата работна сила, съществуващите служители са претоварени. Ако това състояние продължи дълго, нараства и вероятността тези колеги също да напуснат под тежестта на непосилното количество работа. От друга страна, ако запълваме освободените позиции твърде бързо, се изправяме пред опасността да не сме избрали подходящата работна сила. Качеството на работата може да бъде слабо, което да се отрази на цялостните резултати на компанията.

2.3 За колко дни новият служител става продуктивен

- задай KPI на всеки нов служител и събери броя на дните, необходими за изпълнението на KPI, след което раздели това на броя на новите служители — така получаваш средно за колко дни е нужно новият служител да навлезе в ритъма на резултатите на компанията. Напр.: Ако 5 нови служители достигат зададения им KPI за 450 дни, то те стават продуктивна работна сила средно за 90 дни.

Сред HR показателите си струва да следиш и този, тъй като той отразява и ефективността на онбординга. Може да е интересно да разбереш как процесът на достигане на продуктивност може да се ускори. Възможно е да се наложи на колегите да се осигурят повече информация, обучение и подкрепа, отколкото компанията предоставя в момента. Това може да преобрази процеса на обучение, което може да повлияе благоприятно върху резултатите на компанията.

2.4. Норма на напускане сред новите служители

- колко нови служители напускат през първата година, по време на изпитателния срок или в рамките на определен от компанията период

Това може да се изчисли по два начина на съотнасяне:

Норма на напускане сред новите служители спрямо общата норма на текучество -  броят на напусналите нови служители през разглеждания период, разделен на общия брой прекратени трудови правоотношения през разглеждания период и умножен по 100 (напр.: 3 нови служители са напуснали в рамките на 1 година : 9 служители са напуснали общо в рамките на 1 година x 100 = 33,33%)

Норма на напускане сред новите служители спрямо общия брой на новите служители - броят на новите служители с прекратено трудово правоотношение през разглеждания период, разделен на броя на новоназначените служители през разглеждания период и умножен по 100 (напр.: 3 нови служители са напуснали в рамките на 1 година : 9 нови служители са били наети през разглежданата 1 година x 100 = 33,33%)

Този показател също хвърля светлина върху това доколко ефективни или не са стратегията за подбор и процесът на онбординг на компанията. Струва си да следиш този процент да бъде възможно най-нисък, тъй като освен че наемането на неподходящ кандидат е свързано с високи разходи, то влияе негативно и върху работодателската марка, и руши морала на работния екип.

CHEQ помага за оптимизирането на HR показателите, свързани с набирането на персонал

1. Подпомага бързото заемане на позиции и намалява разходите за набиране на персонал

Клиентите на CHEQ използват инструмента по два начина, за да намерят възможно най-бързо подходящия човек за заемане на дадена свободна позиция и така да намалят разходите, свързани с набирането на персонал.

• Препоръка на служител - това е доста позната техника и повечето компании я използват. По същество означава, че служителите препоръчват от кръга на познатите си човек, който може да е подходящ за изпълнението на дадена длъжност. Ако компанията наеме препоръчания служител и той се докаже, обикновено препоръчалият го колега получава по-малко или по-голямо парично възнаграждение. За компанията напълно си струва да го изплати, тъй като чрез препоръката спестява значителна сума от набирането на персонал. Препоръчването на служител през CHEQ се различава от традиционния вариант по това, че тук препоръката може да се направи с едно натискане на бутон навсякъде и по всяко време. Смартфонът винаги е под ръка, така че препоръка на служител може да се направи дори по време на приятелско барбекю, докато разговаряш с приятели.

• Поддържане на връзка с бивши служители - ако става дума за приятелска раздяла, няма никаква пречка компанията да остане в контакт с бившите си служители. Те се поставят в отделна потребителска група и получават само определени съобщения, съответно имат само ограничен достъп до фирмена информация, като например свободни позиции. Това дава възможност дори самите те да се завърнат в компанията на друга позиция или да препоръчат подходящ служител.

2. Може да съкрати времето за обучение и нормата на напускане сред новите служители

CHEQ дава възможност за създаване на по-добро онбординг преживяване и подпомага процеса на обучение, съответно на адаптиране. Той може да осигури достъп до множество важни за новия служител информации:

• През интерфейса на CHEQ с няколко натискания на бутон можеш да направиш достъпна например картата на обекта или офиса, на която точно отбелязваш работните зони. Така той лесно ще намери колегите, работещи в различните зони.
• Можеш да споделиш диаграмата на организационната структура.
• Можеш да създадеш списък с контакти — по какви въпроси кого да уведоми и на какъв контакт може да го направи.
• Можеш да му дадеш съвети къде близо до работното място ще намери поща, банка или административен център за уреждане на делата си.
• Можеш да насочиш вниманието му и към близките заведения за бързо хранене, за да не остане гладен дори когато не си е донесъл обяд, а компанията няма собствен стол.

Освен това интерфейсът на CHEQ е подходящ и за микрообучение, което си струва да се използва. Тъй като до споделените тук обучителни материали новият служител има достъп навсякъде и по всяко време. Това намалява и фрустрацията, и притеснението. Никой няма да го сметне за глупав или неподходящ за задачата само защото, да речем, е преговорил обучителния материал 3 пъти. За разлика от това, ако попита 3 пъти лично един и същ колега за едно и също нещо, това вече може да стане неприятно.

Научи повече за използването на CHEQ — заяви безплатната ни демонстрация без ангажимент!