Подобряването на вътрешната комуникация се постига с тези 7 съвета

Мнозина смятат, че щом можем да говорим и да чуваме, щом можем да пишем и да четем, значи вече умеем да общуваме. Колкото и тъжно да е, това не е така! За ефективната комуникация е нужно повече от това. Точно затова не е чудно, че за множество компании подобряването на вътрешната комуникация е предизвикателство. 

В тази статия ти даваме 7 съвета за това как можеш да подобриш вътрешната комуникация на компанията си.

Какво всъщност е (вътрешната) комуникация?

Преди всичко да изясним какво всъщност е комуникацията. Това е необходимо, за да видим ясно защо тя не е толкова проста, колкото бихме си помислили в началото.

Може би още помниш комуникационния модел, изучаван в училище, който изглеждаше подобно на илюстрацията по-долу.

Както виждаш, комуникацията е действие с минимум двама участници. При компаниите обаче тя често е с много участници. Обикновено от името на компанията едно лице изпраща съобщението/информацията. То изпълнява ролята на подател в модела, който се опитва да комуникира нещо към един или повече служители (получател(и)). Те представляват двете крайни точки на комуникацията, но освен тях в модела присъства и още един фактор.

Факторите, влияещи върху успешността на комуникацията:

1. кодирането -  как подателят/изпращачът формулира съобщението
2. каналът - по какъв начин споделя информацията (напр. циркулярно писмо, чат, информационно табло, високоговорител и т.н.)
3. декодирането - когато информацията стигне до адресата (получателя), какво разбира от нея? Как я тълкува?
4. шумът - какви смущаващи фактори трябва да бъдат преодолени и филтрирани, за да може информацията да бъде 100% възприета (напр. ако си изпратил циркулярно писмо, останалите имейли могат да представляват комуникационен шум)   
5. отговорът/реакцията - получателят във всеки случай трябва да изпрати отговор на подателя, с което удостоверява, че е получил, обработил и разбрал информацията (в този случай става ясно и ако евентуално е разтълкувал погрешно съобщението) 
6. обратната връзка - до подателя е стигнала обратната връзка на получателя за това, че е получил съобщението

Ако някой от тези фактори липсва или работи зле, можем да говорим за комуникационен проблем. А според опита в повечето компании ситуацията е именно такава. Това може би не е чак толкова изненадващо, след като знаем, че според проучване на Arthur J. Gallagher & Co.  60% от компаниите нямат дългосрочна стратегия за вътрешна комуникация. Освен това дори сред онези, които имат, 12% не измерват ефективността на комуникацията.

Езикът, използван по време на вътрешната комуникация

В днешния глобализиран свят често се налага да работим заедно с колеги с различни езици и култури. Това допълнително затруднява резултатната комуникация, тъй като често дори двама души, говорещи един език, не се разбират. А колко по-вярно е това, ако единият или и двамата използват чужд език по време на комуникацията!

В мултинационална офис среда бихме могли да кажем, че е основателно очакването всеки колега да говори поне на разговорно ниво английски или немски. В зависимост от това с каква насоченост е компанията. От колегите със сини якички обаче същото не може да се очаква! 

Нещо повече, трябва да се вземе предвид и това, че днес вече не е рядкост в заводите освен унгарските служители да работят и бирмански, корейски, виетнамски и т.н. служители. Така вече не е предизвикателство само това визията на компанията с чуждестранно ръководство да бъде комуникирана точно към унгарските служители със сини якички, но и всеки колега с друг език да я разбира.

За щастие, благодарение на технологичния напредък, езиковите бариери днес вече лесно могат да бъдат преодолени.  

За по-ефективна комуникация може да се използва базиран на чат дигитален HR асистент. Такъв като CHEQ например, който е способен да комуникира с потребителите си на няколко езика (унгарски, английски, украински, корейски, бирмански, виетнамски, монголски и т.н.). Така вече не се налага да се тревожиш дали фирменото съобщение е стигнало до всеки служител и дали го е разбрал.

Ето защо е важно подобряването на вътрешната комуникация

Знаеш ли, че 86% от служителите се позовават на лошата комуникация при неуспешно свършена работа? Това наистина е огромен проблем. Особено ако вземем предвид, че онези компании, в които вътрешната комуникация работи добре, могат да постигнат дори 3,5 пъти по-добро представяне. 

Нека разгледаме малко защо може да се постигне толкова голяма позитивна промяна с резултатната вътрешна фирмена комуникация! 

Представи си, че компанията е лодка, чиято цел е да стигне от точка А до точка Б. Ако не комуникираш ясно целта на всички, тогава ще стигнеш до целта си бавно, а може би никога. Част от колегите няма да гребат. Други ще дърпат назад/ще спъват останалите да гребат. Дори онези, които гребат, няма да съгласуват гребането, а освен това може да има и такива, които активно ще пречат (ще пробият дупка в лодката).

Същевременно бих обърнал внимание на това, че представената по-горе форма на поведение не е непременно умишлено възпрепятстване от страна на служителите. Съвсем просто е резултат от частичния и изкривен обмен на информация, който може да се отдаде на неуспешната комуникация. Това обаче може да се отстрани чрез подобряване на вътрешната комуникация.

5 чести фирмени комуникационни грешки

Фирмената комуникация, а и културата, се определят преди всичко от стила на говорене на ръководителите. Точно затова е изключително важно да обърнем внимание на отстраняването на следните грешки.

1. Липса на комуникация

Най-лошата и най-голяма грешка, която може да се допусне, е изобщо да не водим вътрешна фирмена комуникация. Служителите не са слепи и не са глупави. Забелязват, ако около тях се случва нещо. Ако обаче не получават информация за това от надежден източник, това може да доведе до коридорни клюки, конфликти, загуба на доверие и паника, което може да задейства поредица от напускания.

2. Заобикаляне на същината

По време на твърде дългото въведение често се губи същината на съобщението. Освен това служителите могат да усетят, че ръководството „ги залъгва с празни приказки“. Вместо да се стремят към същината и да казват истината, те замъгляват нещата.

3. Липса на подредба

Огромна комуникационна грешка е и когато искаме да споделим цялата информация със служителите наведнъж. Това може да означава информационна претовареност. Така колегите не могат да обработят и достатъчно да усвоят съобщенията. Затова непременно трябва да се постави подредба по важност и в съответствие с нея да се комуникират новините.

4. Използваш грешен комуникационен канал

Опитваме се да установим контакт със служителите чрез канали, които те не използват (напр. извършващите физически труд не четат фирмени имейли) или не следят (напр. разлепени плакати).

5. Само информираш

Както вече знаем, комуникацията означава информацията да тече напред-назад между двамата събеседници (ръководство и служители). Така, ако само информираме, тоест едностранно оповестяваме решенията на ръководството, но не даваме възможност за обратна връзка, не можем да говорим за истинска вътрешна фирмена комуникация.

7 съвета за подобряване на вътрешната комуникация

1. Прегледай собствените си комуникационни умения

Всяка промяна трябва да започне от самия теб. Логиката зад това е, че трябва да дадеш пример за подражание на останалите служители. Ако колегите виждат, че приемаш сериозно подобряването на вътрешната комуникация, тогава и те ще бъдат по-отворени да правят промени и да развиват комуникационните си умения.

2. Организирай комуникационни обучения

За служителите на ръководни позиции, дори ако са „само“ ръководители на екип, си струва на всеки шест месеца да се провежда комуникационно обучение или уъркшоп. За целта можеш да поканиш външен специалист по организационна комуникация или специалист по асертивна комуникация. И ако използвате специално комуникационно приложение по време на диалога със служителите, си струва да поканиш обучител и от тази област. Техническата подкрепа и предварителните познания всъщност допринасят за по-уверена и по-ефективна комуникация.

3. Присъствай на няколко платформи

Отличителен белег на резултатната комуникация е, че достигаш със съобщението си до възможно най-много (в идеалния случай всички) служители. За да можеш да постигнеш това, е препоръчително да присъстваш на няколко платформи. 

Не можеш например да комуникираш само по имейл и/или само чрез приложения, работещи на настолно устройство. С това всъщност изначало изключваш от комуникацията колегите със сини якички, които често са на път, в движение. А целта е да достигнеш и въвлечеш всекиго. Точно затова при подобряването на вътрешната комуникация трябва да се внимава комуникационният канал да е достъпен по няколко начина. 

За това също може да бъде добро решение CHEQ, тъй като работи като Teams, Viber, а също и като самостоятелно android/iOS приложение. Така всеки служител сам може да избере най-удобното за него решение за използване. Освен това, независимо кой каква алтернатива избира, всички получават едно и също съобщение, което, разбира се, е достатъчно да се напише само веднъж. Тоест не бива да се притесняваш, че заради използването на няколко платформи ще трябва да пишеш и изпращаш съобщението няколко пъти, на няколко места.

4. Планирай стратегията си за вътрешна комуникация

Ако не знаеш какви цели искаш да постигнеш чрез подобряването на вътрешната комуникация, тогава не можеш да постигнеш и позитивна промяна. В това те подкрепя стратегическото планиране. Стратегията за вътрешна комуникация помага:

• да виждаш ясно, за да знаеш винаги с каква цел комуникираш
• да останеш последователен, за да не изпращаш съобщения на колегите по ад хок начин
• да изградиш фирмената култура и т.н.

По-подробно за стратегията на вътрешната комуникация можеш да прочетеш тук.

5. Изразявай се просто и точно

Стреми се да се изразяваш възможно най-просто. Избягвай жаргоните, използваните в тесен кръг съкращения и чуждиците и т.н. Използвай думи, чието значение е познато на всички. Това е ключът към това всеки да разбере същината на съобщението ти.

Освен това се стреми към възможно най-точно изразяване. Дай на колегите си цялата необходима информация, за да могат да проявят поведение, отговарящо на очакванията ти.

6. Повтори съобщението

В зависимост от съобщението се случва да е нужно повтаряне на предаването на информация. Само помисли! Позната информация или нещо, което ни допада, запомняме бързо. Ако в едно съобщение комуникираш, че на 15 март ще бъде неработен ден, това е достатъчно да го изпратиш веднъж. С голяма вероятност всеки колега ще го запомни. 

За разлика от това, ако искаш да предадеш фирмените цели на служителите, тогава си струва да ги комуникираш няколко пъти. Само така има шанс те да ги задълбочат и активно да работят за постигането на фирмените цели.

7. Поискай обратна връзка и я приеми сериозно!

Както вече установихме в началото на статията, един от определящите моменти на комуникацията е това, че искаме обратна връзка от получателя на съобщението. Така е естествено, че и ти трябва да искаш обратна връзка от служителите. Това е част от подобряването на вътрешната комуникация.

Нещо повече, не само че трябва да искаш обратна връзка, но трябва и да я обработваш! Следващите си стъпки трябва да планираш въз основа на съобразяването с обратната връзка на служителите. С това доказваш пред служителите, че мнението им е важно за теб. А в резултат на това и те по-охотно ще ти дават обратна връзка. 
Ако се вслушаш в споменатите по-горе съвети, тогава подобряването на вътрешната комуникация ще бъде сравнително лесно постижима цел и за теб. Моля те обаче да имаш предвид, че тази промяна изисква време. Фирмената ви комуникация, а чрез нея и фирмената ви култура, няма да станат по-добри от днес за утре с махване на вълшебна пръчка. За това трябва да се направи много. Но НЕ се притеснявай, ние ще сме тук и ще ти помогнем. За целта не е нужно да правиш нищо друго, освен да четеш статиите ни. А ако имаш нужда от наистина персонализирана помощ, тогава свържи се с нас!