10 съвета за намаляване на умората от промените

Всички знаем, че промяната е единственото постоянно нещо в живота. Множеството и честотата на промените обаче могат да изтощят дори най-гъвкавите хора. Проучване на Capterra също насочва към това, а именно че през последните години наполовина е намаляло количеството промени, което средният служител все още може да управлява. И макар да ни се иска да обвиним за това пандемията от Covid-19 – когато служителите бяха засегнати едновременно от няколко значими промени – трябва да признаем, че тя беше само последната капка. Умората от промените се дължи до голяма степен на непълна, неясна или проблемна по други причини комуникация. До края на статията и ти ще се съгласиш с това.

Какво е умората от промените

Умората от промените всъщност е усещане за обща отпадналост, апатия, безразличие или съпротива срещу постоянните предизвикателства. Всичко това най-често се предизвиква от лошо управлявани и неправилно ръководени организационни промени. С времето тази умора може да остави отпечатък върху общото настроение и да повлияе негативно на отношението на служителите. Освен това не е рядкост умората от промените да намалява представянето на служителите и да руши работния морал. В крайна сметка може да допринесе и за повишаване на текучеството на персонала. Освен това може да възпрепятства способността на компанията успешно да преодолее бъдещите промени.

Кои са предвестниците ѝ

В началото може да е трудно да се прецени дали служителят в момента е уморен заради по-тежка работна седмица, може би заради препиване през уикенда, или защото просто около него се случват твърде много промени и той трудно ги понася. Не възприемаме дребните признаци като опасност, тъй като полека-лека свикваме с тях и така вече изглеждат поносими. Нещо повече – намираме им и обяснение, че са естествени, само и само да не се налага да правим нещо по въпроса. Ако обаче сме внимателни към качествените промени, случващи се в средата ни (засилващи се конкуренти, изгубени клиенти, напускащи колеги), можем да забележим признаците на трайната умора, които, открити навреме, можем да управляваме ефективно.

Но кои са тези предвестници?

• тревожност заради промените
• все по-често и по-гласно оплакване от промените 
• отдръпване – вече не задава въпроси, не внимава
• трайна негативност, по-голям от обичайното скептицизъм и цинизъм 
• обща недоверчивост към ръководството и към промяната
• постоянно поставя под въпрос намеренията на мениджмънта
• нарастващо безразличие към промените
• все по-чести отсъствия, болнични, закъснения
• силна съпротива срещу промените и възпрепятстването им
• стрес заради промяната
• видимо и трайно уморени служители
• загуба на способността за иновации и обновление
• незаинтересованост към възможностите за развитие (напр. фирмени обучения)

Важно е да разпознаваме признаците на умората. Още по-важно обаче е да можем да ги управляваме ефективно.

Ето как да намалиш умората на работното място

Според проучване на Gartner от 2022 г. 54% от анкетираните HR ръководители смятат, че се борят с умората на служителите от промените. Освен това 71% от американските служители, участвали в проучването на Capterra, също се оплакаха от претовареност заради промените.

Това е така, защото приспособяването към новите ситуации и очаквания е процес на учене, а за ученето мозъкът ни има нужда от енергия. Въпросът е откъде можем да черпим енергия? 
Тъй като промените вече са част от ежедневието ни и без тях няма развитие, като ръководител и HR специалист непременно трябва да усвоиш онези техники, чрез които можеш да намалиш умората на работното място, причинена от промените.

1. Комуникирай промените

Независимо от мащаба на промяната от гледна точка на компанията/ръководството – малка или голяма – непременно трябва да говориш за нея. Според проучвания една по-малка промяна, която пряко засяга живота на служителите, напр.:

• смяна на екипа, 
• нов ръководител на екип/мениджър 
• нова позиция
• нова работна площадка и т.н.

има 2,5 пъти по-голямо въздействие върху живота на служителите, отколкото по-мащабна промяна като сливане, придобиване или смяна на висшето ръководство. 

За промените, ако е възможно, си струва да се комуникира още преди настъпването им, за да намалим несигурността, породена от коридорните клюки и спекулациите. Както и за да дадем на служителите възможност да се подготвят психически, вместо внезапно и неочаквано да ги изправяме пред свършен факт. Важно е също вътрешната комуникация да бъде последователна, за да не поражда объркване или недоверие (в големите организации това невинаги е лесно да се осигури, когато информацията стига до колегите през много инстанции).

Причината за негативните клюки в повечето случаи е естествената човешка реакция (очакване на най-лошото), която може да бъде компенсирана само от достатъчно интензивна и достоверна, позитивна вътрешна комуникация.
Същевременно и по време на промяната е важно да поддържаш диалога и да изслушваш обратната връзка. Това всъщност помага да се намали стресът от промяната. За мнозина е достатъчно просто да могат да изразят, да „изговорят“ страховете си, а в други случаи може да е важно и да знаят, че ги изслушват.

2. Свържи точките

По време на комуникирането на промените свържи точките. Обясни на служителите защо са необходими промените. Ако разбират причините, стоящи зад промените, много по-лесно ще ги приемат. Това важи с особена сила, ако кажеш на колегите и какво губят, ако не се захванат, и какъв позитивен обрат може да се очаква след въвеждането на промените.

Например, ако обявиш, че отсега нататък ще получават фиша си за заплата в дигитален вид през CHEQ, заедно с обяснението към него, това носи две големи предимства от тяхна гледна точка:

1. получават бързо, още в деня на превода на заплатата, документа си за заплата – всички едновременно, където и да се намират
2. не се налага да чакат на опашка HR служителят да им обясни данните във фиша за заплата

3. Признай чувствата на служителите

Към ефективното управление на умората от промените спада и това да признаваш чувствата на служителите. Дай им да разберат, че разбираш защо се отнасят с резерви и неприязън към промените, тъй като те най-често ги принуждават да излязат от зоната си на комфорт. Признай, че промените могат да ги изправят пред предизвикателства, които за някои ще са по-лесни, а за други – по-трудни. Приеми, че се страхуват, че това, което са правили досега, вече не отговаря на новите очаквания, страхуват се да изоставят старите рутини и да сгрешат. 

Същевременно ги увери и в подкрепата – че ще получат цялата помощ, от която имат нужда, за да бъде преходът безпроблемен. Освен това е важно да затвърждаваш у тях и да отстояваш онази позитивна визия за бъдещето, която могат да постигнат чрез промените.

Плюс един добър съвет: по време на комуникацията си за промените винаги се стреми да се изразяваш емпатично. За целта обаче е важно да познаваш много добре мислите и чувствата им относно ситуацията. За разкриването им добро решение може да бъде целенасочено пулс проучване или възможността за анонимно задаване на въпроси, всяко от които CHEQ осигурява. С пулс проучването можеш да получиш незабавна моментна снимка на общото настроение относно промените. А възможността за анонимно подаване на сигнали и задаване на въпроси дава усещане за сигурност. Служителите могат да поискат допълнителна информация, без да се тревожат за последствията. Чрез такива откровени въпроси пък можеш да разбереш кои са най-големите страхове на служителите, които разбира се трябва да бъдат овладени.

4. Постави истински приоритети

Всяка компания определя топ приоритети. Но колкото по-надълбоко копаем, толкова повече се оказва, че почти всяка дейност е изключително важна от гледна точка на някой колега. Точно затова служителите често не знаят с какво всъщност трябва да се занимават. Опитват се да напредват с всичко и същевременно да не се удавят в морето от задачи. 

Това обаче може психически изключително да изтощи служителите и се отразява негативно и на гъвкавостта им. В дългосрочен план пък затруднява приемането на промените и може да доведе до умора, дори до напускане. Защото те го преживяват като безпорядъчен хаос, че приоритетите се сменят всеки ден.

Разбий дългосрочните цели на по-малки етапи, на по-кратък времеви хоризонт, като по този начин повишаваш психическото усещане за сигурност, че задачата е изпълнима, разбираема и прегледна и за колегите. Дългосрочната цел винаги затвърждавай и свързвай с по-краткосрочните цели, за да придобият те смисъл. 

Като ръководител непременно трябва да умееш да поставяш истинска подредба по важност, за която информираш колегите. Освен поставянето на приоритетите не бива да забравяш и да назовеш онези задачи, които – окончателно или временно – отпадат от списъка с приоритети. Струва си да споделиш с колегите и малко предистория, за да разберат по-добре заради какви съображения и цели се е променила подредбата на задачите. 

Така служителите могат да виждат ясно и да се съсредоточат върху наистина приоритетните задачи, без умората от промените да представлява сериозна опасност за тях.

5. Празнувай малките победи

По време на въвеждането на промените е важно да празнуваме всеки малък резултат. Така всъщност затвърждаваме поведението на колегите и ги уверяваме, че виждаме и високо ценим усилията им. 

За да се върна към един по-ранен пример, ако забележиш, че все повече колеги свалят фиша си за заплата през CHEQ, сподели радостната вест за това. Например: 

Този месец вече 127 колеги решиха да получават фиша си за заплата дигитално вместо на хартия, като така спестиха около 2 кг дърво, 33 л вода и 6,8 kWh енергия, които щяха да бъдат необходими за производството на 127 листа. Радваме се, че все повече наши колеги избират екологичните ни решения. Огромни аплодисменти и благодарности на вас. С ваша помощ можем да направим компанията си по-зелена!

Похвалите, получени по време на промените, повдигат настроението на колегите и ги мотивират. Зареждат се с енергия и така усещането за умора значително намалява. А това позволява на служителите по-лесно да приемат бъдещите промени.

6. Изгради усещане за собственост

При управлението на умората от промените понякога помага и това да откроиш ролята и приноса на колегите за постигнатите резултати. Независимо дали става дума за малък или голям резултат. 

Струва си в такива случаи да поискаш и обратна връзка от служителите, която сериозно да обмислиш и вземеш предвид при осъществяването на промените. Така колегите се въвличат в планирането и заради това по-силно усещат промяната като своя. Затова и по-охотно изпълняват новите изисквания, наложени от промяната. Освен това работят по-ангажирано и за постигането на успехите, които промяната обещава.

7. Подкрепяй иновациите и фирмената култура

Забелязва се, че при онези компании, където фирмената култура е изградена около непрекъснатото развитие и иновации, явлението умора от промените се проявява по-рядко. Служителите се отнасят много по-позитивно към промените и не ги преживяват като фрустрация. Точно обратното – виждат в тях възможност, която служи не само на компанията, но и на личното им благо.

Бъди отворен към идеите и предложенията на служителите. Подкрепяй ги в тяхната креативност, за да се изправят по-уверено пред предизвикателствата и промените.

8. Укрепвай общността

В сплотена, стабилна работна общност, към която служителите принадлежат с желание и в която всеки е ангажиран с постигането на общите цели, е по-малко вероятно да се появи общата умора от промените. Според едно проучване, благодарение на сплотената работна общност служителите могат да поемат дори 1,8 пъти повече промени.

Възможно обяснение за това е, че в такава общност всеки поема подкрепящата роля, когато това е необходимо. Ако ентусиазмът на един от членовете на общността отслабне, останалите му помагат отново да стане мотивиран.

Организирай тиймбилдинги и програми, които дават възможност между колегите да се създаде по-тясна връзка. 

• Празнувайте заедно юбилеите на колегите.
• В края на всеки месец празнувайте рождениците за съответния месец.
• Организирайте вечери с игри/куизове или създайте фирмен спортен клуб.
• Развивайте се заедно и дори в рамките на някой уъркшоп споделяйте хобитата си помежду си.

9. Грижи се за доверието

За да приемат служителите по-лесно промените, без те да са свързани с по-голям стрес или психическа умора, е незаменимо служителите да имат доверие на ръководителите и на HR. 

В случая под доверие разбираме, че:

• служителят вярва, че HR и ръководството имат предвид (и) интересите на служителите
• внимателно са преценили и претеглили въздействието на промяната
• каквото казват, го мислят сериозно и спазват обещанията си

Според едно проучване, служителите, които имат по-голямо от средното доверие на ръководителите, могат да поемат 2,6 пъти повече промени, без това да ги изтощава.

10. Направи се достъпен

Независимо дали подсилваш HR екипа, или си ръководител на отделна работна група, силно препоръчително е да се направиш достъпен за колегите си. Дай да разберат колегите, че вратата ти винаги е отворена за тях и че им помагаш да „преживеят“ периода на промяната. Можеш и да блокираш 1 час седмично в календара си, когато се занимаваш с това да оказваш активна подкрепа на онези колеги, които се борят с промените на работното място. Това е един от най-добрите и най-бързи начини да овладееш умората от промените още в зародиш.

Ключът е ефективната вътрешна комуникация

Ако разгледаш внимателно 10-те съвета, с помощта на които можеш да намалиш умората от промените, ще видиш, че всеки от тях може да се проследи и свърже с вътрешната комуникация. Точно затова е изключително важно да разполагаш с онзи подходящ комуникационен канал, чрез който достигаш дори до

• колегите без фирмен имейл и устройства, 
• често работещите на географски разпръснати места, 
• говорещите евентуално други езици, 
• постоянно намиращите се на път, или
• колегите, които по-слабо боравят с дигитални устройства.

За това добър избор може да бъде CHEQ. 
Ако искаш да научиш повече за това как работи този канал за вътрешна фирмена комуникация и какъв позитивен ефект може да има върху компанията, както и върху отношенията със служителите, заяви БЕЗПЛАТНАТА ни демонстрация.