Предимствата на простото приложение за вътрешна фирмена комуникация

Публикувано 27 октомври 2023 г.

През последно време стремително се появяват различни цифрови решения, сред тях и инструменти, подходящи за дигитализация на вътрешната фирмена комуникация. С технологичния напредък вече ни е трудно да сме в крак. За всеки е огромно предизвикателство бързо да усвои използването на новите приложения, затова е важно да внимаваш приложението, чрез което общуваш със служителите си, да бъде просто приложение за вътрешна фирмена комуникация. Особено в случай че по-голямата част от служителите ти са със сини якички или принадлежат към по-старото поколение.

Ето какъв е проблемът със сложните комуникационни приложения

Независимо колко трудно или лесно е използването на един нов инструмент, неговото въвеждане винаги означава промяна за служителите. Само с това вече принуждаваме по-голямата част от служителите да излязат от зоната си на комфорт. Именно затова мнозина инстинктивно ще се противопоставят на въвеждането на подобни инструменти. Страхуват се от всяка промяна, с която не знаят как уверено да се справят. Според публикувана през 2019 г. информация 23% от населението на Унгария е дигитално неграмотно, а 27% има ниска дигитална квалификация. Следователно за половината от населението използването на сложен цифров инструмент е огромно предизвикателство. Страхуват се, че трябва да усвоят нови знания. А какво става, ако не успеят да се научат да използват новия инструмент? Дали останалите ще им се присмеят и ще ги смятат за глупави? Или дори могат да загубят работата си заради това?

Колкото по-сложен технологичен инструмент искаш да въведеш, особено в предимно работна среда със сини якички, толкова по-голяма съпротива ще срещнеш. Може дори да се стигне дотам, че накрая по-скоро ще се откажеш от опита, защото почти никой не е склонен активно да използва джаджата, която си въвел. С това обаче жертваш онези добре обмислени и необходими бизнес цели, които биха могли да служат именно на сигурността на работното място и на благополучието на служителите.

Сложните цифрови решения запази по-скоро за групата на висшите ръководители и технологично висококвалифицираните служители. Не се опитвай да ги „натрапваш“ на всеки служител. В противен случай по-добре се подготви за провал и за това, че приложението никога — или поне след много дълго време — ще се изплати.

Колко страхотно е простото приложение за вътрешна фирмена комуникация

Може би ти и членовете на ръководството смятате, че щом един инструмент е прост, значи не става за кой знае какво. Това обаче далеч не винаги е така. Понякога именно простотата води до постигането на целите ни. Ако например твоята цел е да достигнеш до всеки свой колега и да го въвлечеш във фирмения диалог, тогава ти е нужен инструмент, който всеки може уверено и лесно да използва. Това можеш да постигнеш с помощта на една проста комуникационна платформа. Нужен ти е инструмент като CHEQ. Един служител на Gyermelyi Zrt. каза за него, че използването му е толкова лесно, че дори 6-годишно дете би могло да се справи с него.

Ако дадеш прост инструмент в ръцете на служителите, тогава:

съпротивата срещу промяната ще е по-ниска
повече хора ще го използват активно, което
- може да осигури на компанията конкурентно предимство - всеки засегнат навреме и точно научава новините, така че работата може да се организира съответно
- ускорява уреждането на HR и други фирмени административни въпроси - издаване на криптирани фишове за заплата, изготвяне на удостоверения, дигитално подписване на декларации
- прави организирането на фирмени събития по-лесно и по-бързо, като например семейния ден
- позволява попълването и обработката на пулс-проучванията и други анкети за удовлетвореност да стане за няколко часа вместо за дни
- подпомага и укрепването на фирмената култура, въвличането и обучението на служителите, което влияе благоприятно както върху работодателската марка (employer branding), така и върху текучеството
- спестява време и пари на HR отдела, съответно на компанията, така че сумата, вложена във въвеждането на простото приложение за вътрешна фирмена комуникация, със сигурност се изплаща, а в определени случаи с CHEQ това е възможно дори за 3-6 месеца

С въвеждането на приложение, което се обхваща с един поглед, можеш да постигнеш целите си и лесно да измерваш HR показателите. Тях можеш да представиш и пред ръководството. Всичко това дава огромно усещане за успех лично на теб, а разбира се и на екипно ниво. Но как изобщо е възможно това?

По-малкото понякога е повече - простотата всъщност е изчистеност

Елегантността не означава да те забележат, а да те запомнят.
Giorgio Armani

С простите ястия, дрехи, опаковки, също както и с простите приложения за вътрешна комуникация, не можеш да впечатлиш хората за миг. Wow ефектът при първо виждане липсва. За разлика от това при сложните неща оставаме възхитени. Не е рядкост многофункционалните решения да са претъпкани с всякакви функции, а понякога и с разни „сладурски“ екстри, за да ги смятаме за още по-впечатляващи от пръв поглед. За това обаче плащаме цена.

Опасността от прекалено разклонените инструменти

В повечето случаи може да го използва само този, който е дигитално висококвалифициран. - Такива инструменти са насочени преди всичко към умствените работници. Ако обаче целта е въвличането на физическата работна сила, тогава „семплото“ решение е по-добър избор.

Служителите трябва да се научат да разбират логическата структура на платформата, за да знаят какво къде да намерят. Това означава, че е нужно търпение и силен интерес, за да отделят потребителите време и енергия, за да опознаят инструмента и уверено и активно да го използват.

Множеството мъничко иконки и бутони от менюто трудно се различават. Камо ли да натиснеш правилния, докато се друсаш в автобуса или в друг вид градски транспорт. С течение на времето, харесва ли ти или не, зрението на повечето хора се влошава. Така става все по-трудно сред натъпканите до краен предел мини иконки да забележиш това, което търсиш. Да не говорим, че дори когато го намерим, пак не е сигурно, че ще успеем да докоснем с върха на пръста си точно него на екрана на телефона. - При мен поне често се случва да се отвори нещо друго, а не това, което исках, защото екранът засича, че съм натиснал друго меню. Изключително разочароващо е, когато чак на третия опит успявам да отворя това, което исках. Понякога бутоните/иконките на менюто са толкова малки и толкова близо един до друг, че дори 1-2 мм отклонение имат голямо значение.

Кара те да забравиш истинската цел - а именно да въвлечем всеки колега във вътрешната фирмена комуникация, от оператора, през квалифицирания физически работник, чак до висшия ръководител - вместо това подхранва естествената ни нужда да сме „по-добри“ от другите. Склонни сме обаче да забравяме, че една компания не е по-добра от конкурента си заради това, че използва някаква напреднала технологична джаджа, която едва неколцина във фирмата умеят да прилагат, а заради това, че информацията се движи бързо и точно на всички нива между служителите. Така те могат и по-бързо да реагират на пазарните предизвикателства, чрез което могат да получат конкурентно предимство.

Предимството на простото приложение за вътрешна фирмена комуникация

Веднага е прегледно и съдържа само такива функции, които наистина са нужни - Това не е социална мрежа, в която служителите си бъбрят и се сприятеляват помежду си. За това си има познатите социални мрежи като Facebook, Instagram и т.н.

С оглед на това, че съдържа само необходимите функции, размерът на бутоните от менюто също е достатъчно голям, за да може потребителят с едно натискане да отвори точно това, което иска. - Край на ядосването, защото в трамвая някой случайно те е бутнал и пръстът ти се е плъзнал няколко мм по екрана на телефона, заради което си отворил съвсем друга функция, а не тази, която искаше.

Използването му се усвоява интуитивно, така че всеки може да го прилага за миг. Това дава на служителите такава увереност и усещане за успех, че с удоволствие ще използват новия комуникационен канал. Нещо повече - ще насърчават и колегите си да го правят.

Благодарение на лесното си използване можеш наистина да въвлечеш всеки свой колега във фирмената комуникация. - Използването на семплия фирмен комуникационен инструмент бързо се превръща в толкова ежедневно занимание, колкото и гледането на телевизия. Хората вече използват телевизора и съответното дистанционно без да мислят, автоматично. Със семплите комуникационни джаджи можеш да постигнеш същото - да дадеш на колегите удобство и свобода при уреждането на въпросите им.

Прави уреждането на въпросите лесно за всеки

По-горе вече намекнах, че въпреки простотата си приложението наистина съдържа полезни функции, при нужда дори повече. Чрез тях могат да се уреждат и административни въпроси, което както от гледна точка на HR, така и от гледна точка на служителя е предимство, за което си струва да поговорим специално.

От гледна точка на служителя

Едно от най-големите предимства на CHEQ - простото приложение за вътрешна фирмена комуникация - е, че позволява на служителите да уреждат въпросите си за миг, без да чакат на опашка. На платформата всъщност само с няколко натискания на бутон могат да се стартират:

обновяване на данни (напр.: промяна на банкова сметка, регистриране на нова адресна карта или шофьорска книжка и т.н.)
заявяване на удостоверения (напр.: удостоверение от работодателя, удостоверение за доходи) и други документи
заявяване на почивни дни
уведомяване за отсъствие поради болест и качване на медицинските документи и т.н.

Уреждането на служебните въпроси е изключително удобно за работниците, ако използват просто приложение за вътрешна фирмена комуникация. Не само защото могат да уреждат въпросите си навсякъде и по всяко време (това несъмнено позволяват и по-сложните комуникационни приложения), но и защото не се налага да ровят сред функциите. Благодарение на изчистеността на инструмента работникът за миг вижда под кой бутон от менюто какъв въпрос може да уреди. Това стимулира служителя да урежда административните си въпроси през дигиталната платформа.

За разлика от това в комуникационно приложение, претъпкано (и) с всякакви други възможности, може да е трудно да намериш това, което е нужно на работника в дадения момент. Защото, ако някой не използва платформата редовно, не може веднага да прецени какво къде да намери. Колкото по-трудно намира нещо служителят в комуникационното приложение, толкова по-разочарован става. Затова е толкова добре да избереш по-скромно, по-прегледно решение, което намалява усещането за разочарование у работниците.

От гледна точка на HR

Колкото повече хора използват дигиталния канал за решаване на административни въпроси, толкова по-ефективно HR може да върши работата си и толкова повече време му остава за онези дейности с висока добавена стойност, изискващи личен контакт, с които наистина могат да допринесат за успеха на организацията и благополучието на служителите.

Личното обръщане на работниците не прекъсва работния процес на HR, тъй като със запитванията, постъпили през комуникационното приложение, могат да се занимават в специално отделеното за това време.
Вероятността да бъде записана погрешно някаква информация е близка до нулата, тъй като служителите сами въвеждат данните и с лекота могат да споделят сигурно снимка на документите си за самоличност и на други документи.
Достига до всеки, така че провеждането на пулс-проучванията и годишните измервания на удовлетвореността на служителите протича безпроблемно.
Организирането на фирмени събития, като семейния ден, Коледа и т.н., също върви гладко.
Благодарение на дигиталния подпис подписаните декларации, формуляри, присъствени листове, приемо-предавателни протоколи, договори и т.н. могат да се съберат от всички служители за часове вместо за дни.

Прави възможна сигурна възвръщаемост на инвестицията (ROI)

И за това вече намекнах по-рано, но финансовата възвръщаемост на инструмента е толкова чувствителна и важна тема, че трябва да се разясни по-подробно, когато става дума за сравнение на два комуникационни инструмента, изградени по различни принципи. Причината е, че според опита, когато HR поиска бюджет за въвеждането на приложение за вътрешна фирмена комуникация, сред първите няколко възникващи въпроса винаги е дали има пари за това, както и кога и как ще се изплати този разход на компанията. Добрата новина е, че това отчасти може да се изчисли, а отчасти доста добре да се прогнозира. Това важи в еднаква степен както за сложния, така и за простия комуникационен инструмент.

Теоретичните изчисления обаче често не съвпадат с реалността. Причината е, че ако компанията не направи използването на комуникационното приложение задължително, тогава трябва да се вземе предвид готовността на служителите. Доколко са склонни да се абонират за този комуникационен канал и доколко са склонни да уреждат HR въпросите си чрез него. В такива случаи има голямо значение колко сложно или лесно е използването на платформата. Защото колкото по-лесно е използването на канала, толкова повече хора го използват, и така разходите, вложени във въвеждането на простото приложение за вътрешна фирмена комуникация, също със сигурност се изплащат. При това при използване на CHEQ тази възвръщаемост може да се реализира дори за 3-6 месеца. Ако искаш да научиш повече за CHEQ, тогава заяви нашата БЕЗПЛАТНА демонстрация!