Инструментите на вътрешната фирмена комуникация – популярни канали за вътрешна комуникация

Съвсем опростено казано, каналите за вътрешна комуникация могат да бъдат три вида: хартиени (напр. информационно табло), телефонни (обаждане–SMS) и дигитални (напр. имейл). Всеки от тях с по-голям или по-малък успех отговаря на комуникационните предизвикателства на компанията. Ако обаче искаш да постигнеш истински резултат, трябва да знаеш, че сред инструментите на вътрешната фирмена комуникация дигиталните решения са най-ефективни. Това обаче не означава, че е без значение какъв дигитален комуникационен инструмент използваш. Точно затова сега ще ти представя X канала, техните предимства и недостатъци, за да можеш да избереш най-подходящия за теб.

Какво е фирмен комуникационен инструмент?

Фирменият комуникационен инструмент най-често е софтуер или приложение, чиято задача е да: 

• свързва служителите на компанията, 
• улеснява и подобрява  обмена на информация между колегите, 
• изгражда надеждна база от знания, лесно достъпна за всеки служител,
• автоматизира повтарящи се задачи (отговаряне на ЧЗВ),
• активно въвлича служителите в живота на компанията, 
• подкрепя ангажираността и укрепва работната култура/общност и т.н.

В зависимост от това как са изградени инструментите на вътрешната фирмена комуникация, разговорите между колегите могат да протичат в няколко посоки.

Вертикални канали за вътрешна комуникация

1. Отгоре надолу: това най-често означава, че ръководителят или някой от членовете на ръководството започва диалога със служител/служители на по-ниска позиция във фирмената йерархия. Обикновено с членовете на своя екип.
2. Отдолу нагоре: в този случай служител на по-ниска позиция започва разговора към човек, стоящ над него в йерархията.

Хоризонтални канали

Това се случва, когато всички участници в разговора са на едно и също йерархично ниво. Тоест между двама ръководители с подобен ранг или между двама физически работници, които не са в отношение на подчиненост.

Диагонални диалози

Случва се и участниците във вътрешната фирмена комуникация да работят в различни области и отдели, но заради безпроблемната работа и те трябва да общуват помежду си. При такава кръстосана комуникация също можем да говорим за: 

• вертикален диалог (напр. служител от логистиката се свързва с HR, за да съгласуват броя на почивните дни, болничните, разпределението на работното време и т.н.)
• хоризонтален, когато например ръководителите на две различни области обменят информация

Инструментите за вътрешна комуникация на една компания са идеални тогава, когато могат да се използват през няколко платформи.

Ето защо е важна ефективната вътрешна фирмена комуникация

Според някои проучвания

• средният (офис) служител прекарва 28% от деня си в четене и отговаряне на имейли
• ръководителите прекарват близо 80% от времето си всеки ден в комуникация
• типичният CEO от Fortune 500 прекарва 26% от деня си по телефона
• заседанията заемат 50% от работния ден на средния старши мениджър
• служителите прекарват средно по 17 часа седмично в изясняване и тълкуване на комуникациите

Всичко това добре показва каква важна роля играе комуникацията в живота ни и на работното място. И въпреки това за безброй компании изграждането на модерна и ефективна комуникация е трудност. Такава, при която всеки служител може да бъде информиран еднакво за най-важните новини на компанията, независимо дали разполага с фирмен имейл и устройство, дали работи в офис, в завода, или е постоянно на път. Отчасти заради това вероятно близо 85% от служителите не се включват в живота на компанията, а 74% усещат, че изостават от фирмените новини и събития. Освен това над 82% от служителите смятат, че липсата на информация се отразява негативно на представянето им. Изграждането на ефективна вътрешна фирмена комуникация следователно е незаменимо, за да въвлечем служителите, да ги направим по-ангажирани и да извлечем от тях най-доброто представяне. За тази цел трябва да изградим комуникационна стратегия, чиято една значима точка е изборът на подходящ канал за вътрешна комуникация.

Ето кои са популярните канали за вътрешна комуникация

По-долу ще ти представя 15 популярни канала за вътрешна комуникация и инструменти за съвместна работа. Ще подчертая предварително, че без претенции за изчерпателност ще спомена някои предимства и недостатъци относно отделните инструменти. Ако искаш да опознаеш по-задълбочено изброените приложения, моля посети техните представящи страници.

1. Slack

Сред предимствата е, че може да се интегрира с редица други приложения. Освен това сравнително лесно се персонализира и позволява създаването на групи. Сред недостатъците е, че първоначалните настройки и организирането на каналите могат да бъдат сложна задача за по-неопитен потребител. Проблем може да бъде и това, че сред множеството съобщения важната информация може да се изгуби и да е трудно да се проследяват разговорите. А намирането на документи може да се окаже кошмар за потребителите. Да не говорим, че този готов софтуер за вътрешна комуникация се справя по-трудно в среда, където повечето служители извършват физически труд или са постоянно на път.

2. Microsoft Teams

Предимствата му са особено полезни в офис среда. Като част от семейството на Microsoft, лесно се интегрира с пакета Office, така че споделянето и редактирането на документи става изключително лесно. Освен това позволява стартиране на видеоконференции и телефонни разговори. Сред недостатъците заслужава да се спомене, че точно защото е част от пакета Office 365, може да повиши разходите, особено ако са необходими само отделни функции. Освен това управлението на индивидуалните настройки и персонализации може да бъде сложно и отнемащо време. Затова използването на този канал не е особено идеално за служителите, извършващи по-обикновен физически труд.

3. Google Workspace (G Suite)

Сред предимствата със сигурност е, че приложението може да се отвори и от браузър, така че не е необходима инсталация. Освен това е сравнително лесно да се използват и проследяват документите, съхранявани в Google Drive, които могат да се редактират в реално време от колегите, което подпомага и сътрудничеството им. Най-големият сред недостатъците е, че наистина може да се използва пълноценно само в офис среда. Не е подходящ за изпращане на фирмени съобщения, засягащи всички служители.

4. Workplace (Facebook)

Сред предимствата първо бих споменал, че осигурява познат интерфейс за потребителите на Meta (Facebook). Позволява създаване на групи и споделяне на съдържание. Знанията, необходими за използването му, се усвояват лесно. Сред недостатъците обаче е фактът, че прекалено много прилича на Facebook. Така границите между работната и личната комуникация лесно могат да се размият. Заради това разговорите след време могат не само да станат непрегледни, важните документи и информация – ненамираеми, но дори фирмената култура и връзките между колегите могат да пострадат от използването на този комуникационен канал.

5. Yammer

Сред предимствата бих споменал, че този инструмент за вътрешна комуникация вече се стреми активно да въвлича и висшето ръководство в комуникацията. Това е огромна крачка напред спрямо споменатите досега софтуери. Та нали и то е неразделна част от фирмената комуникация. Освен това и този канал позволява споделянето на знания и информация. Сред недостатъците бих посочил, че е трудно да се съобрази с индивидуалните нужди на компанията.

6. Zoom

Сред предимствата непременно трябва да се откроят качественият видео- и аудиозапис, които са незаменими при видеоконференции. Това обаче не означава много, ако по-голямата част от служителите ти извършват физически труд, тъй като е малко вероятно те да провеждат видеоконференции помежду си или с ръководството, а още по-малко с HR по административни въпроси. Сред недостатъците бих споменал и ограничените възможности за използване и интегриране.

7. Trello

Сред предимствата трябва да се спомене простотата му, благодарение на която използването се научава интуитивно. Използва система, базирана на карти, така че отделните задачи и свързаните с тях разговори или документация се проследяват лесно. Недостатъците отчасти произтичат от неговата простота. Той не е подходящ за управление на по-сложни проекти – информацията може да стане непрегледна. Освен това и този инструмент е по-скоро полезен само за белите якички, особено когато работят по проект.

8. Asana

Като едно от предимствата непременно трябва да откроя това, че дава възможност за автоматизиране на определени задачи. Разбира се, споделянето на документи и през този канал се осъществява лесно. Освен това могат да се проследяват сроковете на проектите и отговорните лица. Сред недостатъците бих споменал, че ако го използваш за по-сложни проекти, той може да стане доста заплетен. Заради това разбирането и научаването му също може да отнеме повече време. Да не говорим, че и този инструмент за вътрешна фирмена комуникация не е най-идеалният избор, ако по-голямата част от служителите ти не изпълняват офис задачи.

9. Monday.com

Сред предимствата със сигурност са лесната персонализация и проследяването на процесите. Освен това сравнително лесно се интегрира с други комуникационни инструменти. Сред недостатъците непременно бих откроил, че ако трябва да се управлява по-сложен проект в него, управлението също става по-трудно. Дотолкова, че за технически по-малко подготвените колеги усвояването на платформата може да бъде огромно предизвикателство. 

Същевременно бих отбелязал, че и този комуникационен канал е полезен преди всичко за офис служителите. За географски разпръснатите колеги, извършващи физически труд, използването на този комуникационен канал не би означавало по-добро информиране или по-лесна работа. Но същото важи за повечето вече споменати комуникационни инструменти.

10. Basecamp

Сред предимствата на първо място бих споменал интуитивното използване, което позволява този комуникационен софтуер да се използва лесно дори от онези, които нямат предишен опит с инструменти за управление на проекти. Освен това интерфейсът позволява документите и комуникацията да се управляват на едно място. Сред недостатъците трябва да се спомене, че ако го използваш и за решаване на по-сложни задачи, може да се сблъскаш с ограничения.

11. Flock

Сред предимствата е възможността за интеграция с други приложения, както и поддръжката на видеоразговори. Сред недостатъците най-много проблеми може да причини по-бавната производителност. Освен това за по-сложните му функции трябва да се плаща по-висока такса.

12. Workday

Предимствата му се подсилват от това, че този комуникационен канал най-сетне дава възможност не само за изпълнение на задачи по управление на проекти и за по-добра комуникация между екипите, но е подходящ и за управление на HR задачи. Обръща се внимание и на сигурното обработване на чувствителни данни. Освен това вградените анализи помагат да се разберат HR процесите и представянето на компанията. Сред недостатъците първо бих споменал високите разходи, свързани с внедряването му, както и по-големия IT и HR ресурс, който то изисква. Този инструмент за вътрешна фирмена комуникация всъщност е доста сложен. Конфигурирането му може да бъде изключително взискателно, както и усвояването на неговата употреба.

13. Beekeeper

Сред предимствата първо бих откроил мобилно ориентирания дизайн. Той позволява служителите да го използват и извън офис бюрото. Освен това приложението помага да се въвличат колегите и да се укрепва фирмената култура. Сред недостатъците, освен по-високата такса, бих обърнал внимание на ограниченията при интеграцията. Трудно се свързва с други приложения и дори когато това се случи, може да има проблеми и пропуски.

14. Staffbase

Сред предимствата бих откроил две: подобно на Beekeeper, и Staffbase е мобилно ориентиран, така че използването му е удобно и за онези потребители, които не са постоянно пред компютър. Друг положителен момент е, че доста лесно се адаптира към индивидуалните нужди на компанията. Недостатъкът му обаче е, че може да бъде доста скъп, особено ако изисква много персонализации. Освен това, в зависимост от нуждите на компанията, внедряването и използването му може да бъде доста сложно.

15. Telegram

Сред предимствата бих откроил защитата на данните и криптирането. Има изключително силни защитни функции. Въпреки това осигурява бърз обмен на съобщения и е доста лесен за използване. Сред недостатъците обаче непременно трябва да се спомене, че приложението не е създадено специално за бизнес цели. Затова бизнес функциите му са по-ограничени, а интеграцията с други системи също не е особено лесна. Освен това често към приложението не е свързана никаква услуга за бизнес поддръжка, затова изобщо не е препоръчително да избираш този комуникационен инструмент като канал за вътрешна фирмена комуникация.

Това е добрият избор сред инструментите на вътрешната фирмена комуникация

Макар изброените по-горе комуникационни инструменти да бяха представени съвсем накратко и без претенции за изчерпателност, със сигурност и ти самият си забелязал, че повечето от тях са приложения, свързани с управление на проекти. Тоест те подпомагат онзи вид вътрешна комуникация и обмен на информация, които са свързани с конкретен, ясно определен проект. Съответно те се използват предимно в офис среда и употребата им изисква и известни технически познания. Заради това повечето изброени и иначе доста популярни чуждестранни инструменти за вътрешна фирмена комуникация са неподходящи да бъдат използвани и в среда със сини якички. Да не говорим, че осигуряват ограничена поддръжка при изпълнението на HR административните задачи.

За щастие има отлична унгарска алтернатива

CHEQ е канал за вътрешна фирмена комуникация, който не само дава възможност информацията да достигне до всеки твой колега, дори до сините якички, но може и да автоматизира безброй HR административни задачи. А използването му е толкова лесно, че дори 6-годишно дете може да се справи с него. Да не говорим, че благодарение на над 50-те си функции лесно можеш да го оформиш според собствените нужди на компанията си. Интеграцията с други приложения и системи също се осъществява сравнително лесно. 

Освен това е отличен избор и в случай че наемаш много чуждестранна работна ръка!

Не само защото с него можеш да автоматизираш повтарящи се HR задачи, но и защото чрез него можем да осъществим контакт и с чуждестранните колеги, извършващи физически труд, с които иначе не бихме могли да комуникираме заради езикови бариери. Благодарение обаче на вградената в CHEQ преводаческа система, на теб ти е достатъчно да напишеш фирмените съобщения, новини и т.н. само на унгарски, а след това с едно натискане на бутон можеш да ги преведеш на всички езици, които колегите ти говорят като роден.
Ако искаш да научиш повече за инструмента за вътрешна комуникация CHEQ, свържи се с нас. Заяви БЕЗПЛАТНАТА ни демонстрация!