Ето как поддържаният от AI комуникационен инструмент облекчава натоварването

Трудно е да се намери балансът, що се отнася до вътрешнофирмената комуникация. Ако комуникираш малко, служителите може да усетят, че не са важни, че ги изключваш от разговора. Според едно проучване 74% от служителите смятат, че изпускат фирмени новини. Не е изгодно обаче и ако комуникираш прекалено много, защото с това дори можеш да ги претовариш. Поддържаният от AI комуникационен инструмент обаче помага да не претовариш служителите. Нито онези, които получават съобщенията, нито онези, които създават съдържанието.

Какво всъщност е поддържаният от AI комуникационен инструмент?

Става дума за инструменти, стимулиращи комуникацията, в които е вграден изкуствен интелект. Неговата цел е да улесни, ускори и дори автоматизира разговорите между служителите и HR специалистите. Поддържаните от AI комуникационни приложения, особено в корпоративната сфера, нерядко функционират подобно на чатботовете. Това дава възможност на служителя да комуникира дори със самия инструмент и да получи отговор на въпросите си, без да е необходимо в разговора да се включва някой друг, жив човек. Например заради изградения подобно на чатбот дизайн служителите могат лесно да намерят търсения бутон от менюто — в CHEQ е достатъчно да въведеш ключовата дума и менюто се появява. Но могат да намерят и отговор на въпросите си благодарение на качената база от знания. Така по всяко време могат да зададат въпросите си, на които могат дори веднага да получат отговор.

Облекчаване чрез избягване на информационното претоварване

В една своя статия Harvard Business Review споменава проучване на Gartner, според което 38% от служителите смятат, че получават много съобщения, а 27% от анкетираните преживяват това като информационно претоварване. Haiilo пък в една своя статия се позовава на данни на Workzone, от които става ясно, че 25% от служителите са преживели значителен стрес и влошено здравословно състояние заради информационното претоварване. Това също потвърждава, че постоянното информационно претоварване не се отразява добре на представянето. Нещо повече — може да доведе до психическо изтощение, тревожност и по-слабо представяне. Именно затова е изключително важно да облекчаваме натоварването, докато същевременно гарантираме, че цялата важна информация все пак достига до засегнатите. Но как всъщност е възможно това чрез поддържан от AI комуникационен инструмент?

1. Насочена комуникация

На пръв поглед може да изглежда сложно и като допълнителна задача, но в дългосрочен план си струва да работиш със списъци с получатели. Това всъщност е един от най-добрите начини да предпазиш служителите от информационно претоварване. Методът гарантира, че съобщението достига само до онези служители, които наистина засяга. Защо да натоварваш колегите си от производствената линия с информация, свързана с опаковането на продукта? Или защо да изпращаш до всеки служител информацията „как да се върнем на работа след раждане“, когато тя очевидно не засяга всички?

Със създаването на списъци можеш да зададеш посока на потока от съобщения. Освен това, ако включиш и служителите в създаването на даден комуникационен списък, то и те усещат, че могат да управляват какви съобщения получават. Ако комуникираш със служителите чрез CHEQ, можеш например да ги попиташ дали искат да получават известия относно промените в разписанието на фирмените автобуси. Ако отговорят с „да“, тогава получават тези съобщения, а ако отговорят с „не“, тогава не. И макар да не получават известието, при нужда могат по всяко време да видят актуалното разписание в базата от знания или по-късно да заявят, че искат да получават тези известия.

2. Автоматизирани съобщения и напомняния

AI може да помогне при изпращането на автоматизирани отговори, насрочени съобщения или напомняния. Например в CHEQ, ако нечия шофьорска книжка изтича скоро, той може да получи напомнящо съобщение за това дори 30 дни преди изтичането. Така още преди изтичането може да поднови книжката си, за да работи без прекъсване и затруднения. Благодарение на напомнянето никой не трябва да помни датата на изтичане. При присъединяването на служителя настройваш известието в поддържания от AI комуникационен инструмент и съобщението се изпраща автоматично, когато настъпи моментът.

Освен това, тъй като вътрешният комуникационен инструмент CHEQ малко прилича и на HR чатбот, той е способен да дава на служителите предварително настроени автоматични отговори в зависимост от това какво са поискали или попитали. Този автоматизъм също помага да се облекчи натоварването на HR колегите.

3. Превод

Благодарение на нашия глобализиран свят днес вече все по-често хора от различни националности и говорещи различни езици работят заедно. Това несъмнено означава и комуникационни предизвикателства. Правилно избраният поддържан от AI комуникационен инструмент обаче помага и за успешното преодоляване на тези езикови бариери. В рамките на CHEQ това например работи така, че написваш съобщението си на избран от теб език. След това приложението с едно натискане на бутон го превежда на всички езици, които използвате в компанията. Благодарение на това всеки може да чете съобщенията на собствения си език. А ако чуждестранен служител изпрати съобщение на своя език, тогава получателят отново ще го чете на онзи език, който самият той използва. Комуникационните системи, поддържани от преводачески AI, с помощта на езиков анализ разпознават и превеждат съобщенията, пристигащи на различни езици, като правят възможна ефективната комуникация на международните екипи.

Работещите в офиса устни и писмени преводачи най-накрая могат спокойно да се занимават с по-сложните преводи. С превода на ръководните съвещания или на договорите, докато чуждестранният служител може и самостоятелно да урежда задачите си със служителите от HR отдела.

4. Аналитика и оценка на представянето

Ако поддържаш връзка със служителите с помощта на поддържан от AI комуникационен инструмент, тогава можеш много бързо и лесно да получиш отговор на въпроси като например

• Колко души четат/преглеждат съобщенията ти?
• Какви съобщения приемат по-охотно?
• На кои пристига най-много обратна връзка?
• Кога пристига обратната връзка?

Такъв инструмент помага да измериш ефективността на комуникацията си и по този начин да прецизираш вътрешнокомуникационната си стратегия. Колкото по-ясно виждаш на кого?, кога?, какво? и как? да комуникираш засягащите ги фирмени новини и други съобщения, толкова по-малко натоварваш служителите с нежелани съобщения. Това също гарантира, че съобщенията ти винаги ще бъдат преглеждани. В крайна сметка те знаят, че ги уведомяваш само за нещо, което наистина е важно и за тях.

5. Едно над всичко

Облекчаването на натоварването се подпомага и от това, ако комуникацията протича само през една-единствена платформа. В този случай всеки знае, че е достатъчно да изпрати съобщение или заявка веднъж и то със сигурност ще достигне целта, без да е необходимо непрекъснато да следи няколко други канала. Но как е възможно това, ако не направиш използването на дадения комуникационен канал задължително за всички?

За щастие поддържаният от AI комуникационен инструмент помага и за това.

При CHEQ например е осъществимо онези служители, които разполагат с имейл адрес, но не са се абонирали за канала, да получат известието по имейл. Вярно е и обратното. При някои поддържани от AI комуникационни инструменти е осъществимо също така да се канализират съобщенията, пристигащи от различни електронни платформи, за да виждаш всичко на едно-единствено място.

Ако искаш да научиш повече за работата на поддържания от AI комуникационен инструмент CHEQ, тогава заяви БЕЗПЛАТНА демонстрация.