Вътрешната комуникация е основен инструмент за изграждане на работодателска марка

Публикувано 20 юни 2023 г.

По време на Business Fest разговаряхме с няколко колеги, работещи в областта на HR и employer branding (изграждане на работодателска марка). Стигнахме до заключението, че макар всички да виждат нужда от изграждане на по-ефективна вътрешна комуникация, за всекиго тя означава нещо малко по-различно. Точно затова в тази статия бих искал да осветля защо резултатната вътрешна комуникация е незаменима от гледна точка на работодателския имидж и какво означава ефективният вътрешнофирмен разговор за CHEQ.

Няма изграждане на работодателска марка без вътрешна комуникация

Според проучвания 75% от търсещите работа кандидатстват в компания, която активно се занимава с изграждането на работодателска марка. Но колкото и да ни се иска да вярваме, че

по време на employer branding трябва да се фокусираме само върху света извън компанията
значение има това, което показваме и комуникираме навън към търсещите работа и кандидатите,

трябва да признаем, че това не е така.

За изграждането и поддържането на наистина добър работодателски имидж е незаменим ефективният диалог между служителите и ръководството, независимо в кой етап от жизнения цикъл на служителя се намираме. От първия миг на процеса на подбор, през онбординга, по време на работата и при напускането трябва да осигуряваме възможност за пряка, открита и резултатна комуникация. Така можем да превърнем познанството с работодателя в приятно изживяване. И в крайна сметка именно това определя колко привлекателно е едно работно място, как говорят за него настоящите и бившите му служители.

Затова трябва да се обръща внимание на това:

важните фирмени новини да достигат навреме до наличните служители,
да въвличаме колегите в живота на компанията,
да им улесняваме постигането на резултати,
да даваме възможност за задаване на въпроси, споделяне на предложения,
да искаме от тях обратна връзка, която и да вземаме предвид

Всичко това можем да подкрепим с изграждането на ефективна вътрешна фирмена комуникация. И какво означава това за нас?

Ефективната вътрешна фирмена комуникация според CHEQ

Резултатният разговор в рамките на организацията е:

Структуриран
Прегледен
Двупосочен
Сигурен
Актуален/Модерен
Достъпен
Опростен
Измерим

Нека видим какво по-точно означава всичко това.

1. Структуриран

Една от задачите на вътрешната комуникация е да информира служителите. Това обаче не се изчерпва само с изпращането на фирмени съобщения. Изключително важно е също така документите, необходими за работата, да станат лесно достъпни за всеки служител, като така се спести времето за продължителното им търсене.

Според проучване на Elastic 60% от работещите отдалечено, тоест не в офиса, са заявили, че губят повече време в търсене на документи, отколкото в писане на имейли. Освен това 85% от служителите ежедневно отделят време за търсене на документи и информация. Според проучване на McKinsey това означава, че 20-25% от работното време минава в търсене на информация, незаменима за изпълнението на задачите или за задоволяване на личната потребност от информация на работното място.

Разработихме приложението за вътрешна комуникация CHEQ специално така, че служителите да достигат до важните, засягащи всички знания за миг.

Вграждаме ги логично, под добре структурирани менюта, които определяме съвместно с клиентите си. Това позволява служителите за секунди да получат достъп до необходимите им документи, чиито данни са актуални, достоверни и надеждни.

Така се спестяват време и енергия на колегите. Освен това намалява и фрустрацията, тъй като търсената информация им е на разположение веднага. Могат да напредват със задачите си в по-добро настроение и по-енергично. И заради това вземат и по-добри решения.

2. Прегледен

Подобно на CHEQ, управляваният канал за вътрешна комуникация е много по-прегледен от каналите, осигуряващи вътрешен обмен на информация, които работят по образеца на социалните мрежи. Това е възможно, защото по предварително определени условия се разпределя кой с кого може да започва разговор. HR и/или висшите ръководители могат да изпращат съобщение на всекиго, средните ръководители също могат да изпращат съобщения на своя екип или на висшето ръководство, но и служителите могат да започнат разговор с ръководството.

Тоест просто не може да се случи изведнъж да ни връхлети цунами от съобщения, както при добре познатите от социалните медии новинарски стени. Тоест без търсене, с един поглед служителят може да идентифицира засягащата го и важна (и) за него информация. Това освен това се подкрепя и от структурата на менюто.

3. Двупосочен

Основно условие на резултатната вътрешна фирмена комуникация е тя да бъде двупосочна. Тоест да се създаде истински диалог между работодателя и служителите. Ако служителите не могат да реагират и да започват комуникация с ръководството, тогава става дума за едностранно информиране. Това не е разговор, а просто уведомяване, известяване, което по своя ефект далеч отстъпва на ефективността на диалога.

Точно затова изградихме CHEQ така, че да подкрепя диалога в рамките на организацията. Така, освен че ръководството достига незабавно и пряко до служителите със съобщенията си, и те имат възможност да започнат комуникация.

Тоест не само могат навреме и точно да бъдат информирани за най-важните новини и събития на компанията, но могат лесно и да сигнализират, ако

са се разболели,
имат нужда от ново работно облекло/оборудване,
са видели или забелязали грешка/опасност в работната зона,
могат да подават анонимни сигнали,
могат да изкажат мнението си,
могат да оценяват, да гласуват, да коментират,
могат да повдигнат интересни за тях теми и т.н.

Освен това, който и да започне разговора, на него му се дава отговор/реакция. Така наистина се създава диалог между ръководството и служителя.

4. Сигурен

За компаниите е законово изискване да дадат възможност на служителите си за анонимни сигнали. Но нуждата служителят да усеща, че може сигурно и смело да сподели притежавана от него информация, не възниква само когато иска да подаде сигнал за неправомерно (евентуално незаконно) поведение. Той трябва да усеща това и когато просто трябва да изпрати мнението си по време на пулс проучване или когато заявява работодателско удостоверение.

Точно затова е изключително важно отговорите на служителите или започнатият от тях диалог да са невидими за останалите колеги. Ако колегите нямат достъп и видимост към всеки разговор, тогава „шегаджиите“ тролове също не могат да се появят и модерирането на разговорите също не е необходимо.

Разбира се, това не изключва възможността ръководството лесно и бързо да сподели с членовете на организацията обобщения резултат и изводите от дадено проучване, както и последвалите го действия. Нещо повече, това е дори изрично препоръчително! С това всъщност ръководството показва, че мнението на колегите е важно, че ги е чуло и че вгражда тази информация в решенията. Така може да се изгражда усещане за оцененост и да се укрепва ангажираността у служителите, което се отразява позитивно и на работодателската марка.

5. Актуален/Модерен

По думите на HR специалисти и ръководители, въпреки дигитализацията много големи компании все още комуникират със служителите си, особено със сините якички, чрез плакати, разлепени по информационни табла, флаери и формуляри. Ефективността им за съжаление е невъзможно да се измери. Не се знае колко колеги са прочели разлепените съобщения и кога? Може дори да се случи да са научили твърде късно за определени възможности и заради това да са пропуснали събития, да са изгубили допълнителни придобивки и т.н.

При работещите в офис среда ситуацията също не е много по-добра. Тук наистина влиза в съображение и обменът на съобщения по имейл, но и той не може да се смята за особено ефективно решение. Времето за отговор и реакция е изключително дълго, ако изобщо отворят писмото и не го оставят да се изгуби в потока от съобщения. Освен това и това не е точно диалог между организацията и служителя, а много повече едностранно „оповестяване“ на информация, без да се вземат предвид нуждите на колегите.
Тези псевдо методи за вътрешна комуникация днес вече всички се смятат за остарели. Живеем в свят, в който според проучвания близо 64,5% от унгарското население притежава смартфон и около 6 милиона души сърфират в интернет от телефона си. Тоест изглежда очевидно решение да изградим комуникационен канал, който работи и на смартфон. Такъв, който е много по-резултатен и разходно ефективен от масовото изпращане на SMS или от обажданията. CHEQ е именно такова комуникационно решение!

6. Достъпен

Ефективният инструмент за вътрешна комуникация работи на няколко платформи и устройства. Така даваме избора в ръцете на служителите. Те могат да решат на коя платформа и на какви устройства искат да използват фирмения комуникационен канал. Така например при CHEQ използването може да става на смартфон, на компютър, а дори и на разположени терминали. Освен това може да се избере и коя платформа да приюти диалога. CHEQ всъщност работи като приложение Viber и Microsoft Teams, но и като самостоятелно приложение.

Която и от опциите да изберат, винаги биват незабавно информирани за най-важните новини, могат да участват в живота на компанията и по всяко време да започнат уреждането на административните си въпроси (напр. заявяване на работодателско удостоверение, актуализиране на данни и т.н.). А всичко това не е свързано с особено финансово или енергийно вложение от страна на компанията. Нещо повече, разходите по внедряването могат да се възвърнат дори за 3-6 месеца!

7. Опростен

Огромно предимство на отличния канал за вътрешна комуникация е, че използването му е просто, удобно и не представлява допълнителна работа за HR, за човека, занимаващ се с изграждането на работодателската марка, или за ръководството. Той позволява да:

подготвим известия и съобщения, които изпращаме по график.
с едно натискане на бутон преведем съобщенията си и така да информираме и чуждестранните си колеги без включване на преводачи
се свързва с други софтуери, така че да не се налага да вършим една и съща задача два пъти (напр. криптирано изпращане на фишове за заплата, дигитален подпис, актуализиране на потребителска база данни, изпращане на имейл съобщение, геймификация и т.н.)

Нещо повече, ако е подсилен с изкуствен интелект (напр. в рамките на CHEQ е достъпен ChatGPT), тогава дори писането на съобщенията е въпрос на мигове. Така използването на канала за вътрешен диалог може да бъде наистина удобно.

Същевременно не бива да се забравя, че използването на комуникационния канал трябва да бъде просто и удобно и за крайните потребители, тоест за колегите. Тъй като именно това осигурява, че те наистина ще го използват.

8. Измерим

От гледна точка на ефективността е незаменимо вътрешната комуникация да бъде измерима. Резултатите от измерването ръководството може да използва като KPI за непрекъснатото подобряване на управленската/вътрешната комуникация и чрез тях можеш да оптимизираш

обмена на информация - предаваш съобщението в такава форма, в каквато повечето ти колеги обичат да го консумират (текст, изображение, видео, аудио и т.н.), тъй като така наистина обработват съдържанието, а не само бързо отварят съобщението ти

работния процес - освен важните фирмени съобщения и фирмени събития споделяш такива съобщения, документи, микрообучителни материали и т.н., от които служителите имат нужда и които използват с желание, така че отделяш ценното си време за онова, което наистина има значение

разходите си - можеш точно да определиш коя комуникационна платформа или модел си струва да поддържаш и коя не, за да максимизираш резултатната си комуникация

ангажираността и въвличането на колегите - ако знаеш какво движи колегите ти, тогава знаеш и как можеш по-добре да ги въвлечеш в живота на компанията, за да бъдат по-ангажирани и по-въодушевени членове на екипа в дългосрочен план, като по този начин повишаваш и представянето на компанията и намаляваш текучеството

Ако и ти имаш нужда от приложение за вътрешна комуникация, което отговаря на всички споменати по-горе точки, тогава свържи се с нас и нека поговорим за подробностите!