Csoportos chat beszélgetés az eredményesség ellensége

Gyakori tévhit, hogy a munkavállalóknak lehetőséget kell adni az egymással való csevegésre a hatékonyabb munkavégzés érdekében. Azonban a csoportos chat beszélgetés nem a legjobb megoldás erre, és ezt pillanatokon belül be is bizonyítom a számodra.

Végtelen értekezletek

A csoportos chat beszélgetés olyan, mintha a munkavállalók a parlamentben üldögélnének egy végtelen hosszú, hol unalmas, hol szórakoztató és néha még hasznosnak is mondható értekezleten, ahol hiányzik a napirend és a koherencia. Míg a Covid időszakában talán szükség volt ezekre a csoportos chat beszélgetésekre, hogy a kollégák kapcsolatban maradjanak egymással és ne őrüljenek meg a bezártságtól, addig ezek a csoportok ma már sokkal inkább zavaró tényezők. A rengeteg chat csoport kaotikussá teszi számos vállalat belső kommunikációját, ami a hatékonyság rovására válhat. A vállalat vezetősége egyszerre várja el, hogy a munkavállalók valósidőben kövessék nyomon a csoportos beszélgetéseket és reagáljanak, miközben azt szeretnék, hogy a feladataikra koncentráljanak. Ez a magatartás önmagában is fejtörést okoz a munkavállalók számára. Ráadásul a túl kommunikáció túlterheli, munkavállalókat.

A csoportos chat beszélgetés negatív hatásai

1. Mentális fáradtság és kimerültség

Talán már te is találkoztál azzal a képpel a neten, amin egy vezetékes telefon szerepel az alábbi szöveggel: “amikor a telefonnak volt vezetéke, az emberek szabadok voltak…” Ekkor még az emberek ismerték és gyakorolták is a telefonálási etikett szabályait, mint például:

• magánszámot csak reggel 8 és este 8 között hívtak, hacsak nem volt valami roppant sürgős (pl.: valamilyen vészhelyzet)
• munkaügyben is csak munkaidőben hívták egymást az emberek

Azonban a mobiltelefonok és a különböző kommunikációs applikációk korszakában egyre kevesebben tartják be a telefonálási etikett szabályait, már, ha egyáltalán tisztában vannak vele.

Egy felmérés szerint például az amerikaiak 49%-át zavarja a túl korai vagy a túl késői telefonos megkeresés. Ez nemcsak a hívásokra vonatkozik, de az üzenetekre is. Ráadásul, ha ezek az üzenetek egy csoportos csevegés keretein belül érkeznek, akkor rendkívül zavaró tud lenni, amikor a csoport több tagja is hozzászólást küldd. Amiért, te nem pihensz a hivatalos munkaidőn kívül, attól még más lehet, hogy szeretne.

Persze mondhatod, hogy az okostelefont le lehet halkítani, vagy némítani azonban ez felvet egy másik problémát.

2. Félelem a beleszólási lehetőség elvesztésétől

Biztos te is hallottad már a mondást, “hallgatás, beleegyezés”. Kevés dolog zavaróbb, mint elfogadni azt, hogy a feltételezett beleegyezéseddel hozott meg a csoport egy döntést. Gyakran azt gondolják az emberek, hogy egy csoport tagjai, ha nem is feltétlenül szólnak hozzá egy beszélgetéshez, azt minden bizonnyal valósidőben nyomon követik. Tehát függetlenül attól, hogy felszólalnak-e a beszélgetés során vagy sem, a döntést követően a csoport tagjai arra hivatkoznak, hogy “megbeszéltük a csoportban, ha nem értesz egyet, miért nem szóltál, amikor lehetett. Most már késő.” Ezért sokan igyekeznek minden chat beszélgetést azonnal elolvasni, és amennyiben érdekli őket a téma vagy érintettek benne, azonnal reagálnak.

Azonban, ha mondjuk 5-10, vagy még több különböző csoportban is benne van a munkavállaló, amelyek folyamatosan pittyegnek a bejövő üzenetek miatt, akkor nem lehet hatékonyan dolgozni. 
Ha visszajelzésre van szükséged a kollégáktól egy döntés meghozatalát illetően, akkor azt nem csoportos chat beszélgetésben intézd. Inkább küldj ki egy rövid felmérést CHEQ-en keresztül. Ez egyrészt nem zavarja meg a kérdezettek munkavégzését, másrészt senki nem befolyásolja a másik véleményét. Mert hát lássuk be, egy csoportos chat beszélgetés során, amit mindenki lát, egy-egy erősebb személyiség könnyen befolyásolni tudja a többiek véleményét és “láthatatlan” módon irányítja a beszélgetést.

3. Visszakereshetetlenség

Lehet, hogy kényelmes és gyors chatben megbeszélni ügyeket, azonban napokkal vagy hónapokkal később szinte lehetetlen visszakeresni a megbeszélteket és hivatkozni rájuk. A chat kereső lehet ugyan, hogy feldobja a beszélgetést, azonban elképzelhető, hogy annak csak egy részét találod meg. De az is megeshet, hogy hasonló témában több beszélgetés is zajlott a chatszobában, így a keresés eredménye zavaros, és még így is szükséges több száz sornyi hozzászólást elolvasni ahhoz, hogy a teljes képet megkapd. 
Fontos információk és vállalati közlemények megosztására tehát nem a legalkalmasabb a csoportos chat beszélgetés. Inkább hozz létre egy tudástárat, ahol a munkavállalók teljes egészében visszakereshetik a fontos információkat.

4. Akadályozza a hatékonyságot

Kutatások szerint kb. 23 percre van szükség ahhoz, hogy valaki ismét teljesen arra tudjon fókuszálni, amivel azelőtt foglalkozott, hogy megzavarták volna. Ez azt jelenti, hogy amennyiben egy munkanap csak 4-5 alkalommal zökkentenek ki a munkádból, már akkor is felére csökkent az aznapi munkavégzésed eredményessége.
Tehát a kérdés az, hogy mi a fontosabb számodra? Az, hogy a munkavállalók hatékonyan lássák el a feladatukat, vagy az, hogy egymással csevegjenek? A fontos vállalati információk megosztására hatékonyabb megoldás is van, mint a chat.

5. Üzleti kockázattal jár

Talán már hallottad egy korábbi Google mérnök történetét, aki nemcsak a HR-nek küldött egy meglehetősen szélsőséges nézetű memot, de a belső fórumokon is megosztotta, ami aztán nyilvánosságra került hála néhány kedves kollégának, akik lefotózták és nyílt csoportokban is megosztották. A memóban azt a nézetét fejtette, ki, hogy szerinte nem azért dolgozik kevés nő az IT szektorban, mert bármiféle hátrányos megkülönböztetés érné őket, hanem azért, mert a nőket nem érdekli a terület. Gondolom mondanom sem kell, hogy kisebb port kavart ez a kiszivárgott memó, és az írója kénytelen volt távozni a Google-tól.

De ott van a híres PayPal incidens is, amikor az elnök belső üzenete került nyilvánosságra, amelyben nyíltan és szigorúan bírálta a PayPal munkavállalóit, amiért azok nem emlékeznek a PayPal jelszavukra és nem használják az applikációt. Az üzenetében azt javasolta, hogy ezek a munkavállalók akár fel is mondhatnak.

Ugyan a fent említett üzenetek nem csoportos chat beszélgetés során kerültek megosztásra, azonban mégis remekül mutatják, hogy milyen veszélyekkel járhat a felügyelet nélküli vállalati üzenetváltás. Csökkentsd a kockázatot és használj inkább egy irányított kétirányú kommunikációs eszközt, a legfontosabb üzenetek megosztására.