Önkiszolgáló csatorna HR leterheltség ellen

Mindannyian szeretünk azonnal választ kapni kérdéseinkre és gyorsan megoldani elintézendő ügyeinket. A HR önkiszolgáló csatorna pedig pont ezen törekvésünket teszi lehetővé. Hiszen anélkül tudunk számos HR adminisztratív ügyet intézni, hogy ahhoz be kellene vonnunk a HR munkatársakat. Így nincs több sorbanállás, hosszas várakozás és mind a HR, mind mi, más munkakört betöltő munkavállalók foglalkozhatunk fontosabb feladatokkal. Egy felmérés szerint ugyanis a HR feladatok 60%-át adminisztrációs tevékenységek teszik ki, amelyeket az önkiszolgáló csatorna akár 40%-al is csökkenteni tud.

Az önkiszolgáló rendszer jelentése HR szempontból

A munkavállalói önkiszolgáló csatorna egy olyan rendszer része, ami lehetővé teszi, hogy a dolgozók rutin adminisztrációs feladatokat saját maguk is megoldjanak. A felület jóvoltából a munkavállalók:

• hozzáférhetnek a saját bérpapírjaikhoz,
• kezdeményezhetik a munkáltatói igazolás kiállítását,
• műszakcserét is indíthatnak,
• jelezhetik szabadság igényüket
• frissíthetik személyes adataikat (név, cím, bankszámlaszám stb. )
• lekérhetnek oktatóanyagokat és még számos rutin feladatot elláthatnak

Így az önkiszolgáló csatorna tulajdonképpen, mint egy jó digitális asszisztens támogatja a munkatársakat. Nem csupán a HR leterheltségén könnyít, de a többi munkavállaló számára is egyszerűbbé teszi az életet.

A jó önkiszolgáló csatorna 4 ismérve

1. Az első és legfontosabb ismérve a jó munkavállalói önkiszolgáló csatornának, hogy több platformon is elérhető. Ez ugyanis lehetőséget biztosít arra, hogy bármikor és bárhonnan könnyedén intézzék ügyeiket. Akár anélkül, hogy emiatt új eszközt kellene beszerezniük vagy új ismereteket elsajátítaniuk.

A CHEQ fejlesztése során mi is ügyeltünk arra, hogy az applikációnk több platformon és eszközön is jól működjön. Így a CHEQ számítógépen, okostelefonon és terminálon is használható. Ráadásul mindamellett, hogy önálló applikációként is letölthető Microsoft Teamsen és Viberen keresztül is elérhető. Ennek köszönhetően hamar népszerű belső kommunikációs chatbot alkalmazássá tud válni. Hiszen a Viber adatai szerint a magyar lakosság 68%-a jelenleg is Viber felhasználó. És ha ezt tovább vizsgáljuk a kékgalléros munkavállalók szintjéig, akkor azt vehetjük észre, hogy a nem irodai munkatársak közel 90%-a használja aVibert.

2. Egy másik fontos ismérve a jó önkiszolgáló csatornának, hogy eleget tesz a GDPR előírásoknak. Azaz képes titkosított dokumentumokat küldeni a munkavállalók számára. Ez minden egyéni kompenzációval kapcsolatos dokumentumot érint, pl.: bérpapírok, cafeteria stb. A CHEQ-nél már évek óta megoldottuk, hogy ezek a dokumentumok titkosítva kerüljenek kiküldésre, és csak az érintett személyhez jusson el.
3. Megfelel minden IT biztonsági szempontnak. Így illetéktelen személyek nem férközhetnek az itt tárolt adatokhoz.
4. A munkavállalói önkiszolgáló csatorna egyik fő célja hatékonyan felvenni a harcot a HR túlterheltség ellen. Éppen ezért rendkívül fontos, hogy az önkiszolgáló csatorna képes legyen egyetlen helyen összegyűjteni és kezelni a befolyó adatokat. Az információfeldolgozás így sokkal gyorsabb és egyszerűbb a HR számára, hiszen nem kell a többféle csatornán keresztül bejött adatokat manuálisan egybefésülni a feldolgozáshoz.

Egyszerű, intuitív  rendszer, amit mindenki könnyedén tud használni. Egyértelműek a folyamatok és a kérések. Az önkiszolgáló csatornához rendelt mesterséges intelligencia pedig további segítséget nyújt a használók számára.

A digitális asszisztenciát nyújtó önkiszolgáló csatorna előnyei és funkciói

Mostanra már bizonyára te is látod, hogy a munkavállalói önkiszolgáló csatorna egy nagyon értékes digitális HR asszisztensként funkcionál. Éjjel és hétvégén is (24/7)készen áll arra, hogy segítse a munkavállalók ügyintézését. Hozzájárulva ezzel a dolgozói elégedettség növeléséhez és a HR tehermentesítéséhez. Azonban szeretném, ha még tisztább képet kapnál arról, hogy egész pontosan milyen előnyökkel is jár az önkiszolgáló csatorna alkalmazása, és milyen feladatok ellátására képes.

Bízd a mesterséges intelligenciára az adminisztrációs feladatokat

1. Aktualizált munkavállalói adatok

Az önkiszolgáló csatorna révén a munkavállalók saját maguk tudják frissíteni személyes adataikat, így azok mindig naprakészek lehetnek. Többé nem fordulhat elő, hogy egy munkáltatói igazoláson rossz név jelenik meg, hiszen a házasságot vagy válást követő névváltozást a munkavállalók maguk tudják módosítani a rendszerben. Emellett természetesen a fizetésre sem kell várni egy végbe nem ment bankszámlamódosítás miatt, hiszen ezt is meg tudják változtatni a munkavállalók anélkül, hogy emiatt hosszú köröket futnának a HR-el.

2. Munkaidő menedzselése

A munkavállalói önkiszolgáló csatorna lehetővé teszi a dolgozók számára, hogy egyszerűen nyomon kövessék a szabadnapjaik számát. Emellett persze a még elérhető szabadnapok felhasználásáról is rendelkezhetnek. Ugyanakkor arra is használható ez a rendszer, hogy nyomon kövessük a munkavállalók időbeosztását, a munkában töltött időszakot és az esetleges túlórák számát, vagy éppen a betegség miatti távolléteket. Arról nem is beszélve, hogy akár a műszakcserét is kezdeményezheti a dolgozó az önkiszolgáló csatornán keresztül, amit a HR-nek/közvetlen felettesnek csak jóvá kell hagyni egy gombnyomással. Ez nagyban megkönnyíti a műszakcsere menedzselését.

3. Ismétlődő kérdések elkerülése

Az operatív vezetés és a HR egyik legnagyobb stresszforrása és legidőigényesebb feladata, hogy folyamatosan ugyanarra a visszatérő munkavállalói kérdésre kell válaszolnia. Hiszen így nem tud érdemben haladni fontosabb, összetettebb feladatokkal, holott a gyakran ismétlődő kérdések megválaszolása a legegyszerűbben automatizálható feladatok egyike. Másfelől a munkavállalók számára sem ideális helyzet az, hogy olyan kérdésekre várnak választ órákon, akár napokon keresztül, amelyekre pillanatok alatt választ kaphatnának az önkiszolgáló csatorna révén. Nem csoda hát, hogy egy amerikai felmérés úgy találta, hogy a dolgozók 73%-a támogatja a munkavállalói önkiszolgáló csatornák kialakítását és bevezetését.

Élvezd az önkiszolgáló csatorna előnyeit

1. Mindig elérhető, és csak a telefonra van szükség hozzá

A CHEQ-hez hasonló munkavállalói önkiszolgáló rendszerek óriási előnye, hogy szó szerint mindig kéznél vannak. Ennek magyarázata, hogy okostelefonról is elérhetők. Nemcsak felhasználóként, de akár a rendszer adminisztrátoraként is. Vagyis HR ügyintézőként vagy vezetőként akár egy üzemi látogatás során is jóvá tudunk hagyni kéréseket, vagy ki tudunk küldeni közleményeket.

2. Csökkentett hibaráta

A munkavállalói önkiszolgáló csatornára úgy kell gondolni, mint egy megbízható digitális asszisztensre, aki csökkenti az információs hibákat. Míg a hagyományos úton történő adatgyűjtés, mint amilyen a formanyomtatványok kézzel való kitöltése majd digitalizálása, de még akár az e-maileken keresztül beszerzett adatok adatbázisba való importálása is hatalmas hibaforrási lehetőséget ad. A téves adatok megkeresése és kijavítása pedig rendkívül időigényes.

Ezzel ellenben az önkiszolgáló rendszerek egy helyen gyűjtik be az adatokat és kezelik azokat. Így ha véletlenül mégis téves adat kerülne rögzítésre, azt gyorsan javítani lehet. Nem kell e-mailek vagy archivált dokumentumok között keresgélni, és ide-oda “ugrálni” különböző rendszerek között.

3. Elégedettebb, boldogabb munkavállalók

Egy felmérés szerint a munkavállalók 80%-a  szeretne egyszerűbb adminisztrációs folyamatokat használni rutin feladatok elvégzéséhez. Ehhez pedig a legjobb megoldás az önkiszolgáló csatorna bevezetése. Általa ugyanis a munkavállalók úgy érezhetik, hogy náluk az irányítás és nem kell a HR kolléga ügyintézésére várni. Ettől pedig sokkal elégedettebbnek és boldogabbnak érzik magukat. A boldog munkavállalók pedig akár 20%-kal jobban teljesítenek munkavégzés során. Sőt, az értékesítésben dolgozók esetében ez akár a 37%-kal is növelheti az értékesítések arányát.Ebből a szemszögből nézve máris érthető, hogy a Paychex Pulse of HR Survey felmérés során miért nyilatkozott úgy a megkérdezett HR vezetők 84%-a, hogy egy munkavállalói önkiszolgáló csatorna biztosítása elengedhetetlen ahhoz, hogy a vállalat sikeres legyen.

4. Átláthatóság

Korábban már utaltam arra, hogy az önkiszolgáló csatorna lehetővé teszi, hogy egy helyen gyűjtsük be és dolgozzuk fel az adatokat. Ez egyben azt is jelenti, hogy sokkal átláthatóbb és rendszerezhetőbb az adatbázisunk. Nem kell az adatok egy részét dossziék között, másik részét e-mailek között vagy máshol keresni. Az átláthatóság pedig hatékonysághoz vezet, és egyszerűsíti az auditálást is.

Az átláthatóságot segíti egy jól felépített struktúrált rendszer kialakítása is, amiben pontosan megvannak határozva a szerepkörök, és le vannak szögezve a feladatok.

5. Költséghatékony

A munkavállalói önkiszolgáló csatorna bevezetésének költsége hamar megtérül. Ráadásul miután a vállalat teljesen átállt erre az adminisztrációs rendszerre, az olyan irodai kiadások is jelentősen csökkennek, mint a papír és tintavásárlás a nyomtatóba vagy a párhuzamos rendszerek fenntartási költsége. Az elmaradt adatfrissítésből adódóan felmerülő többlet költségekkel sem kell többé számolni úgy, mint például a téves utalás során keletkezett banki jutalékokkal vagy egyéb esetleges költségekkel.  Mindemellett az olyan közvetett költségek is csökkennek, mint a HR-es kollégák, illetve a vezetők visszatérő, automatizálható feladatok megoldására fordított órabére. Hiszen sokkal értékesebb munkát tudnak végezni, mint az ismétlődő kérdések megválaszolása.

Ezért válaszd a CHEQ digitális asszisztenciát

Többféle munkavállalói önkiszolgáló csatorna közül választhatsz annak érdekében, hogy tehermentesítsd a HR-t és elégedettebbé tedd a munkavállalóidat. Ráadásul a legtöbb rendszer hasonló funkciókkal is rendelkezik. Na de akkor miért éri meg számodra mégis a CHEQ-et választani?

Azért, mert mi nem csak egy HR kommunikációs önkiszolgáló csatornát biztosítunk a számodra. Az első pillanattól fogva azon dolgozunk, hogy támogassunk téged a csatorna sikeres kialakításában és bevezetésében. Minden lépésnél fogjuk a kezedet és azután sem engedjük el, hogy megtörtént a hivatalos rendszerélesítés. Segítünk hatékonyan kezelni az önkiszolgáló csatorna bevezetésével járó kihívásokat. Hiszen legyen a rendszer bármilyen jó, az újdonság a munkavállalók és a vezetők számára is. Ettől pedig a többségünk mindig megriad. Emiatt gyakran ellenállással szembesül a HR osztály illetve a vezetőség, akik nyilván szorgalmaznák a rendszer kialakítását.

CHEQ támogatás az önkiszolgáló csatorna bevezetéshez

1. Funkciók és design kialakítása a vállalat igényei szerint

Az első és legfontosabb lépés, hogy bemutassuk a vállalat vezetőségének az önkiszolgáló rendszer előnyeit és funkcióit. Ez segít minden érintettet közös nevezőre hozni, és elindít egy párbeszédet arról, hogyan szeretnék az önkiszolgáló csatornát saját igényeik szerint kialakítani. Milyen, a vállalati brandinghez illő designt szeretnének kérni hozzá. A munkálatokhoz pedig annak megfelelően látunk hozzá, ahogy azt a megbeszélésen meghatároztuk.

2. Kommunikációs és technikai tréning

Mialatt a fejlesztőink és a grafikusunk azon dolgozik, hogy létrehozza a vállalat saját önkiszolgáló csatornáját, addig a CHEQ egy másik csapata szoros kapcsolatot ápol azokkal a munkatársakkal és vezetőkkel, akik vállalati oldalról működtetik és használjak a rendszert. Segítünk kialakítani a csatorna bevezetésével járó kezdeti kommunikációt és technikai tréningeket tartunk annak érdekében, hogy gördülékenyebb legyen az új kommunikációs csatorna bevezetése.

3. Elégedettségi mérés, utánkövetés és szoftver frissítés

A bevezetést követően rendszeresen mérjük az ügyfél-elégedettséget, és mindig készen állunk arra, hogy támogatást nyújtsunk. Legyen szó akár kommunikációs támogatásról vagy technikairól. Igény szerint bármikor tartunk további rendszeroktatást és akár a kommunikációs kampány kialakításában is részt veszünk. Mindemellett persze a szoftver folyamatos fejlesztésről és karbantartásról sem feledkezünk meg.
Ha többet szeretnék megtudni a CHEQ önkiszolgáló csatornáról és arról, hogy milyen támogatást adunk hozzá, akkor kérd az INGYENES bemutatónkat!