Ezért fontos a mérhető vállalati belső kommunikáció

Minden cég kommunikál a munkavállalóival valamilyen formában. Az már egy másik kérdés, hogy ezt milyen rendszeresen teszi meg. Mekkora hatékonysággal? És hogy egyáltalán áll-e valamilyen belső kommunikációs stratégia mögötte vagy sem? Gondolj csak az ad hoc módon kifüggesztett üzenetekre a mosdók, étkezők vagy öltözők ajtaján. Ez is egyfajta belső kommunikáció a cégek részéről. Persze lehet ezt jobban és modernebb eszközökkel is végezni. Ezért is olyan fontos a mérhető vállalati belső kommunikáció. Hiszen általa össze tudjuk hasonlítani a különböző kommunikációs alternatívák adta eredményeket, és ki tudjuk választani a leghatékonyabbat.

Mi is a vállalati belső kommunikáció?

Vállalati belső kommunikációról beszélünk akkor, amikor a cég nevében üzenetet küldünk ki egy, vagy több munkavállaló számára, és valamiféle visszajelzést kérünk. A visszajelzés lehet:

a.) írott válasz vagy

b.) cselekvés (pl.: gombmegnyomás, magatartásforma stb.)

A vállalat és a munkavállaló közötti  kommunikáció lényege:

1. a kapcsolattartás,
2. az informálás és
3. az egymás irányába történő elköteleződés elősegítése

A fentiekből következtethetünk arra, hogy a jó vállalati belső kommunikáció egyik ismérve, ha a munkavállaló is kezdeményezhet beszélgetést. Ezért a hirdetőtáblás és plakátos megoldások nemcsak elavult módszerek, de nem is támogatják a kétirányú kommunikálást. Elvégre egy munkavállaló sem fogja kifüggeszteni a táblára a munkaruha igényét. Ezzel ellenben, ha az okostelefonja nyomógombjainak használatával jelezni tudja ezt az igényét, úgy azt valószínűleg szívesen meg is teszi. Természetesen ezt a feltételezésünket csak akkor tudjuk igazolni, ha mérjük is a vállalati belső kommunikációt.

Ezért kell mérni vállalati belső kommunikációt

A mérhető vállalati belső kommunikáció legfontosabb előnye talán az, hogy segít megtérülést számítani. Hiszen függetlenül attól, hogy milyen módszert használsz a belső kommunikációra, időt, energiát és pénzt fordítasz rá. Ebben az esetben pedig nem lenne jó tudni azt, hogy mindez megtérül-e? Hogyan lehetne eredményesebbé tenni?

Gondold csak végig. Ha 300 munkavállalóddal úgy kommunikálsz, hogy kiragasztasz a faliújságra egy közleményt, hogyan állapítod meg, hogy hányan olvasták az üzenetet? Lehet mindenki olvasta, de az is lehet, hogy senki. Ebben az esetben nemcsak, hogy nem ért célba az üzeneted, de feleslegesen töltöttél időt a közlemény megfogalmazásával, nyomtatásával és kifüggesztésével. Ehelyett hasznosabb dolgokkal is tölthetted volna a munkaidődet, ami valós értéket teremthetett volna a vállalatnak. A nyomtató tintáját sem pazaroltad volna, és persze papírt sem.

Ezzel ellenben, ha egy digitális csatornán keresztül kommunikálsz a munkavállalóiddal, akkor valós időben tudod mérni azt, hogy hány kollégához jutott el az üzeneted. Közülük hányan olvasták? És ha még választ is kérsz tőlük, akkor azt is megtudhatod, hogy hány munkavállalót sikerült bevonnod a kommunikációba.

Ráadásul a mérhetőségnek köszönhetően idővel saját benchmarkod és pontosabb képed lesz arról, hogy mikor?, milyen témában?, hogyan érdemes kommunikálni a különböző részlegen dolgozó munkatársakkal. Így növelheted a dolgozói elköteleződést is, ami hozzájárul nemcsak a munkaerő fluktuáció csökkentéséhez, de a produktivitás növeléséhez is. Egy McKinsey felmérés szerint ugyanis 20-25%-al nő azon vállalatok produktivitása, ahol a munkavállalók összekapcsolódnak egy hatékony belső kommunikációs folyamaton keresztül. Egy másik felmérés szerint pedig, a belső kommunikációt folytatók 92%-a egyetért abban, hogy a belső kommunikáció pozitív hatással van a vállalatok pénzügyi teljesítményére.

Persze azért, hogy valóban ilyen kitűnő eredményt lehessen elérni a vállalati belső kommunikáció révén, nem mindegy, hogy mit és hogyan kommunikálunk. Ezért is olyan fontos, hogy mérhető belső kommunikációs megoldást válasszunk.

Mit lehet és kell mérni?

Az alábbiakban abból a feltételezésből indulok ki, hogy egy multi-platformon elérhető applikációt alkalmazol a mérhető vállalati belső kommunikáció céljából. Ennek függvényében az alábbiakat érdemes mérned.

1. Használók száma platformok szerint

Egy belső kommunikációs applikáció fenntartásai nyilván költséggel jár. És minél több platformon kell karbantartani annál költségesebb. Ezért első lépésként azt kell kiderítened, hogy melyik platformot érdemes megtartanod és melyiket jobb elengedned. Ehhez tudnod kell, hogy melyik platformot hány munkavállaló használja.

2. Üzenet megnyitási ráta

Derítsd ki, hogy hány munkavállaló nyitotta meg az üzenetedet azok közül, akik megkapták azt. Minél magasabb ez a szám annál jobb. Ha kevesen nyitották meg, akkor próbáld kideríteni, hogy annak mi lehet az oka? Hasonlítsd össze az eredményt korábbi adatokkal. Lehet, hogy rossz időpontban küldted ki az üzenetet? Nem használtál olyan képi megjelenítést az üzenet mellett, mint egy sokak által olvasott üzenet esetén? A videós üzenetek jobban teljesítenek, mint a szövegesek?

Kísérletezz és találd meg a legjobb módját a kommunikálásnak, hogy a lehető legtöbb kollégád értesüljön a vállalatot érintő fontos hírekről.

3. Dolgozói reakció

Valós időben mérheted a munkavállalók reakcióját is a kiküldött üzeneteket illetően. Már amennyiben lehetővé teszed számukra, hogy visszajelzést küldjenek. Például, amikor azt szeretnéd megtudni, van-e igény tömegközlekedés támogatásra vagy sem? Igen/Nem/Mindegy válaszlehetőséget felkínálva megtudhatod, hogy kell-e ilyen jellegű juttatási csomagot készíteni a munkavállalók számára vagy sem. Ha a válaszok alapján úgy látod, hogy erre igény van és teszel is az ügy érdekében, hogy azzal növeled a munkavállalók bizalmát és elköteleződését is. Éppen ezért nélkülözhetetlen, hogy mérhető vállalati belső kommunikáció során a dolgozói reakciókra is figyelmet fordítsunk.

4. Dolgozói tudásfelmérés

Fontos információt, esetleg oktatóanyagot osztottál meg a munkavállalókkal és tudni szeretnéd, hogy minden érintett birtokában van ennek a tudásnak. A legegyszerűbb ilyenkor, hogy tesztet töltetsz ki a dolgozókkal a vállalati belső kommunikációs applikáción keresztül. Azonnal kiderül, hogy melyik dolgozónak van szüksége arra, hogy bővítse ismereteit a vizsgált témát illetően. Az is kiderül, hogy valóban megtekintette-e az üzenetedet vagy csak úgy tett mintha. Hiszen azzal, hogy kinyitotta az üzenetedet, még nem biztos, hogy fel is dolgozta annak tartalmát. Azonban egy tudásfelmérés során ez egyértelműen kiderül.

5. Munkavállalói elégedettségmérés

1-5 gyors kérdés révén gyorsan kiderítheted, hogy milyen az általános közhangulat a vállalaton belül. Békés, barátságos vállalati kultúra uralkodik a cég falain belül? Szeretnek itt dolgozni a munkavállalók? Vagy épp ellenkezőleg? A munkavállalók többsége csak a megfelelő alkalomra vár, hogy felmondjon?

Minél hamarabb tisztába kerülsz a munkavállalók elégedettségi szintjével annál hamarabb tudod kezelni az esetlegesen felmerülő problémákat.

6. Fluktuáció mérése

A Harvard Business Review egyenes összefüggést talált a fluktuáció és az elköteleződés között. Minél elkötelezettebb egy dolgozó annál valószínűtlenebb a felmondása. Az elköteleződést pedig nagyban befolyásolja a belső kommunikáció.

Derítsd ki, kik azok a munkavállalók, akik legkevésbé kapcsolódnak be vállalati kommunikációba. Nem nyitják meg az üzeneteidet és nem reagálnak rá. Fordíts rájuk figyelmet és próbáld meg bevonni őket a vállalati beszélgetésbe.

Emellett mérd azt is, hogyan alakult a felmondások aránya a belső kommunikációban való részvételt megelőzően és után.

7. Munkatársi ajánlások

Az emberek többsége csak jó dolgokat ajánl barátai és rokonai figyelmébe. Éppen ezért, ha azt tapasztalod, hogy a munkavállalók nem ajánlják a vállalatot mások figyelmébe üresedéskor, akkor baj van. A dolgozók mégsem lehetnek olyan elégedettek a munkahelyükkel. Ez nemcsak azt jelenti, hogy több erőforrást kell fordítani a munkaerő toborzásra, de azt is, hogy a munkaerő megtartásra is ügyelni kell.

CHEQ, mint a mérhető vállalati belső kommunikáció eszköze

Szomorú, hogy bár egyértelműen látszik mennyire fontos a vállalati belső kommunikáció mérése és elemzése, a belső kommunikációt folytatók 19%-a mégsem folytat méréseket. Talán eszköz vagy időhiány áll ennek hátterében. Ha így van, akkor annál elkeserítőbb a helyzet, hiszen ma már több eszköz közül is választani lehet. Ezek ráadásul úgy készültek, hogy pár kattintással mérhető és elemezhető legyen a kommunikáció eredménye. Így nem kell hosszú órákat tölteni az adatok összegyűjtésével, feltöltésével és elemzésével. A CHEQ chatbotalapú vállalati belső kommunikációs app is lehetővé tesz, hogy valós időben mérd a kommunikációd eredményét. Ráadásul az irányítópulton grafikonokon is megjelennek az adatok. Akár egy szempillantás alatt megtudhatod, hogy hányan használják a CHEQ kommunikációs csatornát. Vagy, hogy mikor érdemes üzenetet küldeni a nagyobb megnyitási ráta érdekében. CHEQ használata mellett gyerekjáték mérni a vállalati belső kommunikációt és optimalizálni azt. Ráadásul rövid időn belül, akár 3-6 hónap alatt megtérülhet a bevezetése.