Zachęcaj liderów do aktywnej i skutecznej komunikacji

Obecnie znaczną część zadań HR stanowią rekrutacja i selekcja oraz załatwianie spraw administracyjnych pracowników. Poza tym organizacje HR pełnią jednak także strategicznie ważną rolę, którą jest ciągłe zapewnianie rozwoju pracowników oraz wspieranie ich w aktywnej i skutecznej komunikacji – niezależnie od tego, czy chodzi o współpracowników wykonujących pracę fizyczną, czy o liderów. 

Wiąże się z tym również to, aby współpracować z liderami w rozwijaniu komunikacji wewnętrznej. Często bowiem od tego, jak komunikuje się z nim bezpośredni przełożony, zależy zatrzymanie doskonałego pracownika.

Dlatego trzeba stale pracować nad rozwojem komunikacji liderów

Celem komunikacji – który zarazem jest istotą pracy lidera – jest wpływanie na innych, doprowadzanie do tego, by nasze zamiary się realizowały. Bez świadomej i przygotowanej komunikacji jest to niemożliwe.

Według badania Gallupa około 75% wypowiedzeń mógłby zapobiec lider. Oczywiście tylko wtedy, gdy w porę zauważy i potrafi skutecznie zażegnać sytuacje prowadzące do wypowiedzenia. I gdy lider potrafi komunikować się skutecznie, spokojnie i empatycznie. Według innego badania Gallupa jako przyczynę wypowiedzenia blisko 50% pracowników wskazuje bezpośredniego przełożonego. Może się za tym oczywiście kryć bardzo wiele – od bezsensownych zadań, przez brak szacunku i naruszanie godności ludzkiej, aż po dyskryminację religijną, polityczną, narodowościową itp. Stresującego i nieprzyjemnego środowiska pracy wywołanego przez niekompetentnego lidera na dłuższą metę nie złagodzą nawet wyższa płaca i inne świadczenia pozapłacowe. Pracownicy prędzej czy później się zwolnią. 

Cytując słowa Jima Cliftona:

„Jedyną najważniejszą decyzją, jaką podejmujesz w swojej pracy – ważniejszą niż wszystkie inne – jest to, kto będzie Twoim liderem. Kiedy na lidera powołasz niewłaściwą osobę, nic nie jest w stanie naprawić tej złej decyzji. Ani wynagrodzenie, ani świadczenia – nic.”

Wizerunek pracodawcy w oczach nowych współpracowników w mgnieniu oka potrafi zburzyć niewłaściwe zachowanie i szorstka komunikacja lidera. Dlatego bezwzględnie trzeba wspierać liderów w skutecznej komunikacji – czy to poprzez udostępnienie odpowiedniego kanału komunikacji, czy poprzez szkolenia menedżerskie.

Liderzy mają różne doświadczenia

Firmy często zapominają, że za liderów uchodzą nie tylko członkowie kadry zarządzającej. Za lidera należy uznawać każdego, kto kieruje choćby mniejszą grupą, lub kto być może nie ma nawet bezpośrednich podwładnych, ale deleguje zadania innym, wywiera wpływ, motywuje i wobec kogo inni są rozliczani z danego tematu lub projektu. Oznacza to, że w dużych firmach jest wielu pracowników pełniących role liderskie, którzy nie mają wykształcenia w zakresie komunikacji, HR ani zarządzania, oraz EQ również się od siebie różnią. Właśnie dlatego ważne jest, aby regularnie poświęcać czas i energię na ciągły rozwój wszystkich tych wiedzy i umiejętności.

Tak możesz pomóc liderom

Niezależnie od tego, czy lider przychodzi spoza organizacji, czy awansuje się współpracownika ze względu na jego wyniki i zdolności, wspieranie liderów w ich indywidualnym rozwoju jest nie do pominięcia. Służy temu wiele narzędzi.

Według metody tradycyjnej

Firmy organizują dla liderów offline'owe szkolenia i warsztaty, na których mogą zdobyć wiedzę teoretyczną i w bezpiecznym środowisku przećwiczyć zdobyte umiejętności. Po zakończeniu szkolenia zwykle brakuje jednak monitorowania i wsparcia. Liderzy „wracają” do swojego dawnego środowiska i zostają sami. I albo uda im się zachowywać zgodnie z tym, co usłyszeli na szkoleniu, albo nie. 

Trenerzy nie mogą dać żadnej gwarancji sukcesu. Nie mogą wziąć na siebie odpowiedzialności za to, że na przykład liderzy uczestniczący w szkoleniu z komunikacji asertywnej po 2–4 tygodniach nadal potrafią komunikować się ze współpracownikami zgodnie z metodami tam poznanymi – i w dobrym przypadku przećwiczonymi. Albo że w ogóle pamiętają jeszcze poznaną technikę komunikacji. Jest to szczególnie prawdziwe wtedy, gdy pozostali nie mają jeszcze takiej wiedzy, a wskutek początkowych porażek i trudności liderzy nie są wytrwali w ćwiczeniu.

Zdaniem niemieckiego psychologa Hermanna Ebbinghausa ludzie jeszcze tego samego dnia zapominają około 50% tego, czego się nauczyli/co usłyszeli, a w ciągu miesiąca 90%. 

Zdarza się też, że schematy otrzymane podczas szkoleń wprawdzie próbują stosować, ale z jakiegoś powodu w ich przypadku i tak to nie działa. Najczęściej wynika to z tego, że koncentrują się na stosowaniu wyuczonych wzorców (co i jak chcą powiedzieć), a nie na potrzebach współpracowników pojawiających się w danej sytuacji.

Podczas szkoleń otrzymujemy wiedzę, ale zmianę zachowania, a zwłaszcza naszych nawyków, możemy osiągnąć wyłącznie poprzez świadome i regularne ćwiczenie. A do tego potrzeba czasu, cierpliwości i wytrwałości ze strony jednostki. Nie można też zapominać o wspierającym środowisku, które nie tylko daje możliwość ćwiczenia, ale też je ułatwia.

Według metody nowoczesnej

Firmy przywołują na pomoc cyfryzację, aby rozwijać umiejętności liderów i współpracowników. Może się to odbywać poprzez wysyłanie liderów na kilkugodzinne/kilkudniowe kursy online lub warsztaty prowadzone przez specjalistów. To wirtualny wariant tradycyjnych szkoleń, który jest lepszy od warsztatów offline tylko o tyle, że te materiały szkoleniowe można później odtworzyć. 

Inną, coraz popularniejszą i skuteczniejszą cyfrową metodą rozwoju liderów i współpracowników jest mikronauczanie. Materiały szkoleniowe również w tym przypadku mogą przygotować zewnętrzni specjaliści, HR lub współpracownicy-eksperci. Ich wielką zaletą jest to, że dzielą się wiedzą łatwą do przyswojenia i możliwą do natychmiastowego zastosowania w praktyce. Co więcej, informacji można szukać w sposób specyficzny dla tematu i sytuacji, inaczej niż w przypadku większych kursów. 

Poza tym dzięki grywalizacji możemy stworzyć takie wirtualne środowisko, które wspiera ćwiczenie w bezpiecznych warunkach. Dzięki temu liderzy mogą znacznie pewniej i bardziej rutynowo stosować swoje nowe umiejętności w realnym, żywym środowisku.

Według badań większość dorosłej ludności Węgier w wieku 18–69 lat, 6,2 miliona osób, posiadała w 2022 roku smartfon. Innymi słowy, niemal każdy z nas ma w kieszeni lub w ręku narzędzie do rozwijania swoich umiejętności. Cyfryzacja i działające również na smartfonach aplikacje do komunikacji liderów, takie jak CHEQ, umożliwiają ciągłe wspieranie liderów. Za pośrednictwem scyfryzowanego systemu

• w każdej chwili mogą sięgnąć po materiały szkoleniowe rozwijające umiejętności komunikacyjne (aktywne słuchanie, uwaga, dedukcja, argumentacja, motywowanie itp.), aby odświeżyć swoją wiedzę.
• mogą otrzymać wskazówki i wzorce, jak radzić sobie z trudnymi i nieoczekiwanymi sytuacjami.
• dzięki specjalnym grom można rozwijać nawet EQ.

Również z perspektywy pracodawcy korzystniej jest wybrać metodę cyfrową

To rozwiązanie jest bowiem – w przeciwieństwie do szkoleń offline – bardziej opłacalne, a przy tym mierzalne. Dzięki niemu możemy śledzić nie tylko to, czy

• liderzy ukończyli zalecone im szkolenia, 
• na jakim etapie przyswajania materiałów szkoleniowych się znajdują
• czy czytają wysyłane im wskazówki dla liderów
• na jakim poziomie są w grze rozwijającej EQ

ale możemy też otrzymać natychmiastową informację zwrotną o tym, jak bezpośredni podwładni liderów oceniają swojego lidera, jaką zmianę dostrzegają w komunikacji i funkcjonowaniu liderów. Wynika z tego również, w jakim obszarze trzeba indywidualnie wspierać rozwój liderów, aby mogli stać się jeszcze lepszymi liderami.

Ważne, aby te informacje zwrotne zbierać anonimowo (jeśli mamy taką możliwość), by zmniejszyć szanse na pojawienie się zniekształconych odpowiedzi wynikających z lęku. Oznacza to zarazem, że otrzymany wynik również później trzeba traktować poufnie. 

Przy korzystaniu z CHEQ wszystko to jest łatwe do zrealizowania. 

Nie można jednak zapominać o tym ważnym czynniku, że sam lider również musi być zaangażowany we własny rozwój. To zaangażowanie najczęściej wynika z tego, że lider rozumie, jak ważna jest właściwa i skuteczna komunikacja. HR odgrywa ogromną rolę w tym, aby uświadamiać znaczenie skutecznej i empatycznej komunikacji oraz być gotowym udzielić liderom wszelkiego wsparcia, by mogli się rozwijać.

Tak przygotuj wspólną pracę z liderami, aby móc wspierać ich w skutecznej komunikacji

1. Wspólnie ustalcie, co to znaczy być dobrym liderem i jak komunikuje się dobry lider.

Wyjaśnijcie, że zadania lidera nie sprowadzają się tylko do tego, by jego zespół na czas kończył każdy projekt i zadanie. Musi być też osiągalny, potrafić inspirować współpracowników i wydobywać z nich to, co najlepsze. Wymaga to wysokiego EQ i doskonałych umiejętności komunikacyjnych, które trzeba stale rozwijać.

2. Omówcie, czego dokładnie HR/firma oczekuje od lidera i w jaki sposób mierzycie, czy oczekiwania zostały spełnione.

Jeśli wśród oczekiwań znajduje się na przykład to, aby 

• obniżyć rotację kadry o 5%, 
• zwiększyć wydajność zespołu o 10%
• przekonać 80% zespołu, aby aktywnie uczestniczyło w regularnie organizowanym przez firmę wydarzeniu opcjonalnym (np. kiermasz charytatywny)

to sam lider dostrzeże, że warto może szlifować swoją komunikację. A pod wpływem tego uświadomienia napotkasz mniejszy opór podczas rozwoju. Co więcej, może się nawet zdarzyć, że lider z własnej decyzji sam zacznie się kształcić.

Komunikację liderów mogą pozytywnie kształtować również książki. W jednym z wcześniejszych artykułów zebraliśmy zresztą 9 wartościowych lektur, które pomagają w skutecznej komunikacji i dzięki temu mogą poprawić komunikację wewnętrzną w firmie. Śmiało poleć te książki uwadze liderów.