Komunikacja wewnętrzna to podstawowe narzędzie budowania marki pracodawcy

Opublikowano 20 czerwca 2023

Podczas Business Fest rozmawialiśmy z wieloma osobami pracującymi w obszarze HR i employer brandingu (budowania marki pracodawcy). Doszliśmy do wniosku, że choć wszyscy dostrzegają potrzebę stworzenia skuteczniejszej komunikacji wewnętrznej, dla każdego oznacza ona coś nieco innego. Właśnie dlatego w tym artykule chcę pokazać, dlaczego skuteczna komunikacja wewnętrzna jest niezbędna dla wizerunku pracodawcy oraz co dla CHEQ oznacza efektywna wewnętrzna rozmowa w firmie.

Nie ma budowania marki pracodawcy bez komunikacji wewnętrznej

Według badań 75% osób poszukujących pracy aplikuje do firm, które aktywnie zajmują się budowaniem marki pracodawcy. Jednak choć bardzo chcielibyśmy wierzyć, że

podczas employer brandingu należy skupiać się wyłącznie na świecie poza firmą
liczy się to, co pokazujemy i komunikujemy na zewnątrz osobom poszukującym pracy i kandydatom,

musimy przyznać, że tak nie jest.

Do zbudowania i utrzymania naprawdę dobrego wizerunku pracodawcy niezbędny jest skuteczny dialog między pracownikami a kierownictwem, niezależnie od tego, na którym etapie cyklu życia pracownika się znajdujemy. Od pierwszej chwili procesu rekrutacji, przez onboarding, w trakcie pracy, aż po moment odejścia musimy zapewniać szansę na bezpośrednią, otwartą i skuteczną komunikację. Dzięki temu znajomość z pracodawcą może stać się przyjemnym doświadczeniem. A ostatecznie to właśnie decyduje o tym, jak atrakcyjne jest dane miejsce pracy oraz jak mówią o nim obecni i byli pracownicy.

Dlatego trzeba zadbać o to, aby

ważne firmowe informacje docierały na czas do zatrudnionych pracowników,
angażować pracowników w życie firmy,
ułatwiać im osiąganie wyników,
dawać możliwość zadawania pytań i dzielenia się propozycjami,
prosić ich o informację zwrotną, którą też faktycznie bierzemy pod uwagę

Wszystko to możemy wesprzeć, budując skuteczną komunikację wewnętrzną w firmie. A co to dla nas oznacza?

Skuteczna komunikacja wewnętrzna w firmie według CHEQ

Skuteczna rozmowa wewnątrz organizacji jest:

Ustrukturyzowana
Przejrzysta
Dwukierunkowa
Bezpieczna
Aktualna/Nowoczesna
Dostępna
Prosta
Mierzalna

Zobaczmy, co dokładnie to wszystko oznacza.

1. Ustrukturyzowana

Jednym z zadań komunikacji wewnętrznej jest informowanie pracowników. Nie sprowadza się to jednak wyłącznie do wysyłania firmowych komunikatów. Niezwykle ważne jest również to, aby wszystkie dokumenty potrzebne do pracy były łatwo dostępne dla każdego pracownika, co pozwala zaoszczędzić czas tracony na długie poszukiwania.

Według badania Elastic 60% osób pracujących zdalnie, czyli poza biurem, przyznało, że więcej czasu traci na wyszukiwanie dokumentów niż na pisanie e-maili. Co więcej, 85% pracowników każdego dnia poświęca czas na szukanie dokumentów i informacji. Według badania McKinsey oznacza to, że 20–25% czasu pracy schodzi na poszukiwanie informacji niezbędnych do wykonania zadań lub zaspokojenia osobistych potrzeb informacyjnych w miejscu pracy.

Aplikację do komunikacji wewnętrznej CHEQ zaprojektowaliśmy specjalnie tak, aby pracownicy w mgnieniu oka docierali do ważnych, dotyczących wszystkich zasobów wiedzy.

Umieszczamy je logicznie, w dobrze uporządkowanych pozycjach menu, które ustalamy wspólnie z naszymi klientami. Dzięki temu pracownicy w kilka sekund uzyskują dostęp do potrzebnych dokumentów, których dane są aktualne, wiarygodne i godne zaufania.

W ten sposób można zaoszczędzić czas i energię pracowników. Maleje też frustracja, ponieważ szukana informacja jest natychmiast do ich dyspozycji. Mogą realizować swoje zadania w lepszym nastroju i z większym rozmachem. A dzięki temu podejmują też lepsze decyzje.

2. Przejrzysta

Podobnie jak CHEQ, zarządzany kanał komunikacji wewnętrznej jest znacznie bardziej przejrzysty niż kanały zapewniające przepływ informacji na wzór sieci społecznościowej. Jest to możliwe, ponieważ według z góry określonych zasad przydziela się, kto z kim może inicjować rozmowę. HR i/lub kadra kierownicza wyższego szczebla mogą wysłać wiadomość do każdego, kierownicy średniego szczebla również mogą wysyłać wiadomości do własnego zespołu lub do kierownictwa wyższego szczebla, ale i pracownicy mogą zainicjować rozmowę z kierownictwem.

Innymi słowy, po prostu nie może się zdarzyć, że – podobnie jak w dobrze znanych z mediów społecznościowych tablicach aktualności – nagle zaleje nas tsunami wiadomości. Oznacza to, że bez przeszukiwania, jednym spojrzeniem pracownik potrafi zidentyfikować dotyczącą go i ważną (również) dla niego informację. Wspiera to dodatkowo struktura menu.

3. Dwukierunkowa

Podstawowym warunkiem skutecznej komunikacji wewnętrznej w firmie jest jej dwukierunkowość. Chodzi o to, aby między pracodawcą a pracownikami powstawał prawdziwy dialog. Jeśli pracownicy nie mogą reagować ani inicjować komunikacji z kierownictwem, mamy do czynienia z jednokierunkowym informowaniem. To nie jest rozmowa, lecz po prostu przekazywanie wiadomości, powiadamianie, które pod względem skuteczności znacznie ustępuje dialogowi.

Właśnie dlatego zaprojektowaliśmy CHEQ tak, aby wspierał dialog wewnątrz organizacji. Dzięki temu, oprócz tego, że kierownictwo natychmiast i bezpośrednio dociera ze swoimi wiadomościami do pracowników, oni również mają możliwość inicjowania komunikacji.

A zatem nie tylko na czas i dokładnie dowiadują się o najważniejszych firmowych informacjach i wydarzeniach, ale też z łatwością mogą zgłosić, że

zachorowali,
potrzebują nowej odzieży roboczej/sprzętu,
zauważyli lub zaobserwowali błąd/zagrożenie na obszarze pracy,
mogą dokonywać anonimowych zgłoszeń,
mogą wyrazić swoją opinię,
mogą oceniać, głosować, komentować,
mogą podnosić interesujące ich tematy itp.

Co więcej, ktokolwiek zainicjuje rozmowę, otrzyma na nią odpowiedź/reakcję. Dzięki temu naprawdę powstaje dialog między kierownictwem a pracownikiem.

4. Bezpieczna

Firmy są prawnie zobowiązane do umożliwienia swoim pracownikom dokonywania anonimowych zgłoszeń. Jednak potrzeba, by pracownik czuł, że może bezpiecznie i śmiało podzielić się posiadaną informacją, pojawia się nie tylko wtedy, gdy chce zgłosić niewłaściwe (być może niezgodne z prawem) postępowanie. Musi to czuć również wtedy, gdy w trakcie zwykłego badania pulsu ma przesłać swoją opinię lub gdy wnioskuje o zaświadczenie od pracodawcy.

Właśnie dlatego niezwykle ważne jest, aby odpowiedzi pracowników lub zainicjowana przez nich rozmowa były niewidoczne dla pozostałych współpracowników. Jeśli pracownicy nie mają wglądu ani dostępu do wszystkich rozmów, to nie pojawią się „żartujące” trolle i nie będzie też potrzebne moderowanie rozmów.

Oczywiście nie wyklucza to tego, by zbiorczy wynik i wnioski z danego badania oraz wynikające z nich działania kierownictwo mogło łatwo i szybko udostępnić członkom organizacji. Wręcz przeciwnie – jest to szczególnie zalecane! W ten sposób kierownictwo sygnalizuje bowiem, że opinia pracowników jest ważna, że ich wysłuchało i że tę informację wbuduje w decyzje. Tak można budować poczucie docenienia i wzmacniać zaangażowanie pracowników, co pozytywnie wpływa również na markę pracodawcy.

5. Aktualna/Nowoczesna

Jak mówią specjaliści HR i menedżerowie, mimo cyfryzacji wiele dużych firm nadal komunikuje się ze swoimi pracownikami – zwłaszcza z pracownikami fizycznymi – za pomocą plakatów wywieszanych na tablicach ogłoszeń, ulotek i formularzy. Skuteczności tych metod niestety nie da się zmierzyć. Nie wiadomo, ilu pracowników przeczytało wywieszone wiadomości i kiedy. Może się też zdarzyć, że o pewnych możliwościach dowiedzieli się zbyt późno i przez to przegapili wydarzenia, stracili świadczenia pozapłacowe itp.

W przypadku osób pracujących w środowisku biurowym sytuacja nie jest dużo lepsza. Tu wprawdzie w grę wchodzi wymiana wiadomości e-mail, ale i tego nie można uznać za szczególnie skuteczne rozwiązanie. Czas reakcji i odpowiedzi jest ogromnie długi, o ile w ogóle wiadomość zostanie otwarta, a nie zginie w zalewie wiadomości. Co więcej, to również nie jest właściwie dialog między organizacją a pracownikiem, lecz raczej jednokierunkowe „obwieszczanie” informacji bez uwzględnienia potrzeb pracowników.
Te pozorne metody komunikacji wewnętrznej dziś uchodzą już za przestarzałe. Żyjemy w świecie, w którym według badań blisko 64,5% mieszkańców Węgier posiada smartfon, a około 6 milionów osób korzysta z internetu w telefonie. Innymi słowy, oczywistym rozwiązaniem wydaje się stworzenie kanału komunikacji działającego również na smartfonie. Takiego, który jest znacznie skuteczniejszy i bardziej opłacalny niż masowa wysyłka SMS-ów czy obdzwanianie. CHEQ to właśnie takie rozwiązanie komunikacyjne!

6. Dostępna

Skuteczne narzędzie komunikacji wewnętrznej działa na wielu platformach i urządzeniach. Dzięki temu oddajemy wybór w ręce pracowników. To oni mogą zdecydować, na której platformie i na jakim urządzeniu (lub urządzeniach) chcą korzystać z firmowego kanału komunikacji. Na przykład w przypadku CHEQ korzystanie może odbywać się na smartfonie, komputerze, a nawet na rozstawionych terminalach. Można też wybrać, jaka platforma stanie się domem dla rozmowy. CHEQ działa bowiem jako aplikacja Viber i Microsoft Teams, ale również jako samodzielna aplikacja.

Niezależnie od tego, które rozwiązanie wybiorą, zawsze natychmiast dowiadują się o najważniejszych informacjach, mogą uczestniczyć w życiu firmy i w każdej chwili zainicjować załatwienie swoich spraw administracyjnych (np. wniosek o zaświadczenie od pracodawcy, aktualizacja danych itp.). A wszystko to nie wiąże się ze szczególnym nakładem finansowym ani energetycznym po stronie firmy. Co więcej, koszty związane z wdrożeniem mogą się zwrócić już nawet w ciągu 3–6 miesięcy!

7. Prosta

Ogromną zaletą doskonałego kanału komunikacji wewnętrznej jest to, że jego obsługa jest prosta, wygodna i nie oznacza dodatkowej pracy dla HR, osoby zajmującej się budowaniem marki pracodawcy ani dla kierownictwa. Umożliwia, aby

przygotowywać powiadomienia i wiadomości, które wysyłamy w zaplanowanym czasie.
jednym naciśnięciem przycisku przetłumaczyć nasze wiadomości i dzięki temu poinformować także zagranicznych współpracowników bez udziału tłumaczy
połączyć go z innym oprogramowaniem, dzięki czemu nie trzeba dwa razy wykonywać danego zadania (np. zaszyfrowana wysyłka pasków płacowych, podpis cyfrowy, aktualizacja bazy danych użytkowników, wysyłka wiadomości e-mail, grywalizacja itp.)

Co więcej, jeśli jest wsparty sztuczną inteligencją (np. w ramach CHEQ dostępny jest ChatGPT), to nawet napisanie wiadomości jest kwestią chwil. Dzięki temu korzystanie z kanału używanego do wewnętrznego dialogu może być naprawdę wygodne.

Nie można jednak zapominać, że również dla użytkowników końcowych, czyli pracowników, korzystanie z kanału komunikacji musi być proste i wygodne. To właśnie gwarantuje, że rzeczywiście będą go używać.

8. Mierzalna

Z punktu widzenia skuteczności niezbędne jest, aby komunikacja wewnętrzna była mierzalna. Wyniki pomiarów kierownictwo może wykorzystywać jako KPI do ciągłego doskonalenia komunikacji menedżerskiej/wewnętrznej, a dzięki nim możesz optymalizować

przepływ informacji - przekazujesz wiadomość w takiej formie, w jakiej najchętniej odbiera ją większość Twoich współpracowników (tekst, obraz, wideo, materiał dźwiękowy itp.), dzięki czemu faktycznie przetwarzają treść, a nie tylko szybko otwierają Twoją wiadomość

przebieg pracy - oprócz ważnych firmowych komunikatów i wydarzeń udostępniasz takie wiadomości, dokumenty, materiały mikronauczania itp., których pracownicy potrzebują i chętnie z nich korzystają, dzięki czemu swój cenny czas poświęcasz na to, co naprawdę się liczy

swoje koszty - dokładnie potrafisz określić, którą platformę lub który model komunikacji warto utrzymywać, a którego nie, aby zmaksymalizować skuteczność swojej komunikacji

zaangażowanie i włączenie pracowników - jeśli wiesz, co porusza Twoich współpracowników, to wiesz również, jak lepiej angażować ich w życie firmy, aby w dłuższej perspektywie byli bardziej zaangażowanymi i pełnymi zapału członkami zespołu, zwiększając tym samym wydajność firmy i ograniczając rotację

Jeśli i Ty potrzebujesz aplikacji do komunikacji wewnętrznej, która spełnia wszystkie wymienione wyżej punkty, to skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o szczegółach!