Dlatego mierzalna komunikacja wewnętrzna w firmie jest tak ważna

Każda firma w jakiejś formie komunikuje się ze swoimi pracownikami. Osobną kwestią jest to, jak regularnie to robi. Z jaką skutecznością? I czy w ogóle stoi za tym jakaś strategia komunikacji wewnętrznej, czy nie? Pomyśl choćby o ad hoc wywieszanych komunikatach na drzwiach toalet, stołówek czy szatni. To również pewna forma komunikacji wewnętrznej ze strony firm. Można to oczywiście robić lepiej i nowocześniejszymi narzędziami. Właśnie dlatego mierzalna komunikacja wewnętrzna w firmie jest tak ważna. Dzięki niej możemy bowiem porównać wyniki różnych wariantów komunikacji i wybrać najskuteczniejszy.

Czym właściwie jest komunikacja wewnętrzna w firmie?

O komunikacji wewnętrznej w firmie mówimy wtedy, gdy w imieniu firmy wysyłamy wiadomość do jednego lub wielu pracowników i prosimy o jakąś informację zwrotną. Informacją zwrotną może być:

a.) odpowiedź pisemna lub

b.) działanie (np. naciśnięcie przycisku, zachowanie itd.)

Istotą komunikacji między firmą a pracownikiem jest: 

1. utrzymywanie kontaktu,
2. informowanie oraz
3. wspieranie wzajemnego zaangażowania

Z powyższego możemy wywnioskować, że jedną z cech dobrej komunikacji wewnętrznej w firmie jest to, że również pracownik może zainicjować rozmowę. Dlatego rozwiązania z tablicami ogłoszeń i plakatami to nie tylko przestarzałe metody, ale też nie wspierają one dwukierunkowej komunikacji. W końcu żaden pracownik nie wywiesi na tablicy zapotrzebowania na odzież roboczą. Jeśli natomiast może zgłosić tę potrzebę, korzystając z przycisków w swoim smartfonie, to prawdopodobnie chętnie to zrobi. Oczywiście to nasze założenie możemy potwierdzić tylko wtedy, gdy również mierzymy komunikację wewnętrzną w firmie.

Dlatego trzeba mierzyć komunikację wewnętrzną w firmie

Być może najważniejszą zaletą mierzalnej komunikacji wewnętrznej jest to, że pomaga obliczyć zwrot z inwestycji. Niezależnie bowiem od tego, jakiej metody używasz do komunikacji wewnętrznej, poświęcasz na nią czas, energię i pieniądze. Czy w takim razie nie warto byłoby wiedzieć, czy to wszystko się zwraca? Jak można by to uczynić skuteczniejszym?

Zastanów się tylko. Jeśli komunikujesz się z 300 pracownikami, wywieszając komunikat na tablicy ogłoszeń, to jak ustalisz, ilu z nich przeczytało wiadomość? Może przeczytali ją wszyscy, a może nikt. W tym przypadku twoja wiadomość nie tylko nie dotarła do celu, ale też niepotrzebnie poświęciłeś czas na sformułowanie, wydrukowanie i wywieszenie komunikatu. Zamiast tego mógłbyś przeznaczyć ten czas pracy na bardziej użyteczne rzeczy, które stworzyłyby realną wartość dla firmy. Nie zmarnowałbyś też tuszu do drukarki ani, rzecz jasna, papieru.

Jeśli natomiast komunikujesz się z pracownikami poprzez kanał cyfrowy, możesz w czasie rzeczywistym mierzyć, do ilu współpracowników dotarła twoja wiadomość. Ilu z nich ją przeczytało? A jeśli poprosisz ich jeszcze o odpowiedź, dowiesz się również, ilu pracowników udało ci się zaangażować w komunikację.

Co więcej, dzięki mierzalności z czasem zyskasz własny benchmark i dokładniejszy obraz tego, kiedy, na jaki temat i w jaki sposób warto komunikować się z pracownikami różnych działów. W ten sposób zwiększysz też zaangażowanie pracowników, co przyczynia się nie tylko do zmniejszenia rotacji, ale również do wzrostu produktywności. Według badania McKinseya produktywność firm, w których pracownicy są połączeni poprzez skuteczny proces komunikacji wewnętrznej, rośnie bowiem o 20–25%. Z kolei według innego badania 92% osób prowadzących komunikację wewnętrzną zgadza się, że ma ona pozytywny wpływ na wyniki finansowe firm.

Oczywiście, aby dzięki komunikacji wewnętrznej rzeczywiście osiągnąć tak znakomite rezultaty, nie jest obojętne, co i jak komunikujemy. Dlatego tak ważne jest, by wybrać mierzalne rozwiązanie komunikacji wewnętrznej.

Co można i trzeba mierzyć?

Poniżej wychodzę z założenia, że do celów mierzalnej komunikacji wewnętrznej używasz aplikacji dostępnej na wielu platformach. W związku z tym warto mierzyć następujące rzeczy.

1. Liczba użytkowników według platform

Utrzymanie aplikacji do komunikacji wewnętrznej wiąże się oczywiście z kosztami. A im na większej liczbie platform trzeba ją utrzymywać, tym jest to kosztowniejsze. Dlatego w pierwszej kolejności musisz ustalić, którą platformę warto zachować, a którą lepiej porzucić. Do tego musisz wiedzieć, ilu pracowników korzysta z której platformy.

2. Wskaźnik otwarć wiadomości

Ustal, ilu pracowników spośród tych, którzy otrzymali twoją wiadomość, ją otworzyło. Im wyższa ta liczba, tym lepiej. Jeśli otworzyło ją niewielu, spróbuj ustalić, jaka może być tego przyczyna. Porównaj wynik z wcześniejszymi danymi. Może wysłałeś wiadomość w niewłaściwym czasie? Nie użyłeś przy wiadomości takiej oprawy graficznej jak w przypadku wiadomości czytanej przez wielu? Czy wiadomości wideo radzą sobie lepiej niż tekstowe?

Eksperymentuj i znajdź najlepszy sposób komunikacji, aby jak najwięcej twoich współpracowników dowiedziało się o ważnych dla firmy sprawach.

3. Reakcja pracowników

W czasie rzeczywistym możesz mierzyć również reakcję pracowników na wysyłane wiadomości. O ile umożliwisz im wysyłanie informacji zwrotnej. Na przykład gdy chcesz dowiedzieć się, czy istnieje zapotrzebowanie na dofinansowanie komunikacji miejskiej, czy nie. Oferując możliwość odpowiedzi Tak/Nie/Wszystko jedno, dowiesz się, czy trzeba przygotować dla pracowników taki pakiet świadczeń, czy nie. Jeśli na podstawie odpowiedzi uznasz, że jest na to zapotrzebowanie i podejmiesz działania w tej sprawie, zwiększysz tym zaufanie i zaangażowanie pracowników. Właśnie dlatego niezbędne jest, aby w ramach mierzalnej komunikacji wewnętrznej zwracać uwagę również na reakcje pracowników.

4. Badanie wiedzy pracowników

Udostępniłeś pracownikom ważną informację lub materiał szkoleniowy i chcesz wiedzieć, czy wszystkie zainteresowane osoby posiadają tę wiedzę. Najprościej w takiej sytuacji jest przeprowadzić wśród pracowników test za pośrednictwem firmowej aplikacji do komunikacji wewnętrznej. Od razu okaże się, który pracownik potrzebuje poszerzyć wiedzę w badanym temacie. Okaże się też, czy rzeczywiście zapoznał się z twoją wiadomością, czy tylko udawał. To, że ją otworzył, nie oznacza jeszcze, że przyswoił jej treść. Podczas badania wiedzy wychodzi to jednak jednoznacznie na jaw.

5. Badanie satysfakcji pracowników

Za pomocą 1–5 szybkich pytań szybko sprawdzisz, jaki jest ogólny nastrój w firmie. Czy w murach firmy panuje spokojna, przyjazna kultura? Czy pracownicy lubią tu pracować? A może wręcz przeciwnie? Większość pracowników tylko czeka na odpowiednią okazję, by złożyć wypowiedzenie?

Im wcześniej poznasz poziom satysfakcji pracowników, tym wcześniej będziesz mógł zająć się ewentualnie pojawiającymi się problemami.

6. Pomiar rotacji

Harvard Business Review odkrył bezpośredni związek między rotacją a zaangażowaniem. Im bardziej zaangażowany jest pracownik, tym mniej prawdopodobne jest jego odejście. Na zaangażowanie zaś w dużej mierze wpływa komunikacja wewnętrzna.

Ustal, którzy pracownicy najsłabiej włączają się w komunikację firmową. Nie otwierają twoich wiadomości i nie reagują na nie. Poświęć im uwagę i spróbuj włączyć ich do firmowej rozmowy.

Ponadto mierz również, jak kształtował się wskaźnik wypowiedzeń przed rozpoczęciem uczestnictwa w komunikacji wewnętrznej i po nim.

7. Polecenia pracownicze

Większość ludzi poleca znajomym i krewnym tylko dobre rzeczy. Właśnie dlatego, jeśli zauważasz, że pracownicy nie polecają firmy innym w razie wakatu, to znaczy, że coś jest nie tak. Pracownicy nie mogą być jednak aż tak zadowoleni ze swojego miejsca pracy. Oznacza to nie tylko, że trzeba przeznaczyć więcej zasobów na rekrutację, ale również, że trzeba zadbać o utrzymanie pracowników.

CHEQ jako narzędzie mierzalnej komunikacji wewnętrznej w firmie

Smutne jest to, że choć wyraźnie widać, jak ważny jest pomiar i analiza komunikacji wewnętrznej, 19% osób prowadzących komunikację wewnętrzną mimo to nie prowadzi pomiarów. Być może stoi za tym brak narzędzi lub czasu. Jeśli tak, tym bardziej przygnębiająca jest ta sytuacja, ponieważ dziś można już wybierać spośród kilku narzędzi. Co więcej, powstały one tak, aby wynik komunikacji można było zmierzyć i przeanalizować w kilka kliknięć. Nie trzeba więc spędzać długich godzin na zbieraniu, wprowadzaniu i analizowaniu danych. Również oparta na chatbocie firmowa aplikacja do komunikacji wewnętrznej CHEQ umożliwia mierzenie wyników komunikacji w czasie rzeczywistym. Co więcej, dane pojawiają się na pulpicie także w formie wykresów. W mgnieniu oka możesz się dowiedzieć, ilu pracowników korzysta z kanału komunikacyjnego CHEQ. Albo kiedy warto wysłać wiadomość, aby uzyskać wyższy wskaźnik otwarć. Z CHEQ mierzenie i optymalizacja komunikacji wewnętrznej to dziecinna zabawa. Co więcej, jego wdrożenie może się zwrócić w krótkim czasie, nawet w ciągu 3–6 miesięcy.