Bariery i czynniki sukcesu cyfrowej innowacji w firmie

Opublikowano 19 lutego 2024

Innowacja zawsze odgrywała kluczową rolę w życiu przedsiębiorstw. Tworzy bowiem przewagę konkurencyjną, czyniąc pracę bardziej efektywną, a produkcję bardziej wydajną. Jednak dziś nie sposób mówić o innowacji bez poruszenia tematu cyfryzacji firmy. Firmy tylko dzięki cyfrowej innowacji potrafią bowiem dotrzymać kroku konkurencji. Tylko tak można zapewnić rozwój i obsługiwać rynek na wysokim poziomie. Jednak cyfryzacja firmy nie jest tak prostym zadaniem jak kupno do domu wielkoekranowego, inteligentnego telewizora 4K dla wrażeń kina domowego. W kontekście cyfryzacji firmy pojawia się wiele barier i czynników sukcesu.

Bariery i czynniki sukcesu cyfryzacji firmy

Wiosenny raport Digiméter z 2023 roku doskonale pokazuje, że bardzo często bariera cyfryzacji firmy i czynnik przyczyniający się do jej sukcesu to jedno i to samo. Często przyczyna, która powołuje cyfryzację do życia, jest zarazem przyczyną porażki transformacji cyfrowej. Wszystko to omawiam w artykule bardziej szczegółowo. Teraz jednak, dla szybkiego przeglądu, zobaczmy, jakie są te czynniki, które jednocześnie mogą negatywnie i pozytywnie wpływać na realizację cyfrowej innowacji.

1. Kierownik/Kierownictwo firmy

Sukces cyfrowej innowacji w firmie jest nierozerwalnie związany z kierownikami firmy i pozostałymi członkami kierownictwa. Im na wyższym szczeblu firma jest zaangażowana w transformację cyfrową, tym więcej wsparcia zapewnia, aby cyfrową innowację w firmie dało się zrealizować również na niższych szczeblach i na poziomie pracowników fizycznych.

Na przykład

Jeśli kierownictwo jest świadome, jakie korzyści biznesowe niesie to, że dzięki cyfrowemu kanałowi komunikacji wewnętrznej, takiemu jak CHEQ, potrafi dopasować swoich pracowników do strategii firmy, wówczas z większym prawdopodobieństwem wspiera jego stosowanie. Który dyrektor biznesowy nie chciałby bowiem zwiększyć swojej produktywności, co korzystnie wpływa również na przychody i zysk firmy?

Jednak jeśli kierownictwo nie dostrzega wartości biznesowej w cyfrowej transformacji lub się na tym nie zna i nie jest też otwarte na to, aby dowiedzieć się więcej, wtedy cyfrowa innowacja się nie powiedzie. Jeśli kierownictwo również nie korzysta aktywnie z nowego systemu, a wręcz trzyma się starych metod, to pracownicy działający na niższych szczeblach także nie będą korzystać z wprowadzonych nowości. To brak przykładu ze strony kierownictwa.

Inny scenariusz

Zdarza się również, że decyzyjni kierownicy zdają się na opinię swoich podległych menedżerów i powołując się na nią, mówią nie cyfryzacji. Dlaczego tak się dzieje? Wśród przyczyn może być to, że

cyfryzacja jest poza jego strefą komfortu, a uspokaja go, że nie jest z tym sam;
nie chce demotywować podwładnych, których zniechęca przejściowa dodatkowa praca, bo jako kierownikowi stanowi to dla niego wyzwanie lub obawia się utraty lojalności;
nie podejmuje się konfliktu, jakim byłoby podjęcie decyzji wbrew ich woli.

Większość decyzji o dużej wadze najwyższe kierownictwo podejmuje w interesie firmy. Jest ono na takiej pozycji, że dysponuje czynnikami i informacjami mającymi wpływ na strategię firmy i znacząco ją kształtującymi. Poważną stratę może spowodować zmiana tych decyzji – lub ich niepodejmowanie – bez gruntownego rozważenia i argumentacji, na podstawie opinii warstwy kierowników średniego szczebla, którzy powołują się na „merytoryczne” podstawy, ale w wielu przypadkach są raczej niechętni z powodu przejściowego obciążenia lub obawiają się zmiany.

Właśnie dlatego kierownicy firmy i członkowie kierownictwa, niezależnie od szczebla, muszą świecić dobrym przykładem wobec pozostałych pracowników i podejmować niezbędne decyzje. To kluczowe w przypadku cyfryzacji i innowacji firmy.

2. Pracownicy

Zgodnie z badaniem przeprowadzonym w okresie luty–marzec 2023 65% dorosłych Amerykanów obawia się, że straci pracę z powodu AI. Jednak według badań transformacja cyfrowa niekoniecznie wiąże się z utratą pracy i wzrostem stopy bezrobocia. Co więcej, wręcz przeciwnie. W niektórych krajach może nawet skutkować spadkiem stopy bezrobocia, poprzez automatyzację rutynowych zadań lub przekazanie ich robotom, tworząc jednocześnie nowe specjalizacje.

Lęk przed innowacją

Jednocześnie trzeba przyznać, że większość pracowników obawia się innowacji, ponieważ w większości przypadków cyfryzacja firmy zmusza ich do wyjścia ze swojej strefy komfortu. A tego rzadko lubimy się podejmować. Nie wspominając już o tym, że często wielu z nas obawia się, że nie zdoła nadrobić i sprostać nowemu wymaganemu poziomowi, co znowu zwiększa lęk przed utratą pracy.

Lęk przed utratą stanowiska

Biorąc to wszystko pod uwagę, być może nie jest wcale takie zaskakujące, że część pracowników nie jest skłonna zaakceptować cyfryzacji i aktywnie korzystać z narzędzi cyfrowych. Poza tym niechętnie pomagają też w uczeniu AI i robotów. A przynajmniej nie uczą ich wszystkiego. W tle tego stoi to, że chcą udowodnić kierownictwu, iż wciąż lepiej wykonują swoje zadania i są bardziej przydatnymi członkami firmy niż narzędzia cyfrowe.

Właśnie dlatego z punktu widzenia cyfrowej innowacji firmy krytyczne jest, aby kierownictwo potrafiło skutecznie radzić sobie z oporem pracowników i zwracało się do nich jak do partnerów. Tylko tak można przyspieszyć, wzmocnić i udoskonalić transformację, co następnie pozytywnie odbija się również w liczbach biznesowych.

3. Otoczenie

Powyżej mówiliśmy już o tym, że zarówno kierownictwo, jak i pracownicy odgrywają ważną rolę w tym, czy cyfryzacja firmy się powiedzie, czy zakończy niepowodzeniem. Jednak oprócz wewnętrznego środowiska firmy również zewnętrzne wpływy otoczenia mogą zahamować cyfrową innowację lub – wręcz przeciwnie – ją pobudzić.

Regulacje polityki gospodarczej

Regulacje organów państwowych i dotacje państwowe na przykład wspierają transformację cyfrową firm. Wystarczy pomyśleć o fakturowaniu elektronicznym. Ze względu na zgodność z wymogami urzędu skarbowego firmy wystawiają faktury elektronicznie, nawet jeśli na życzenie klienta je drukują. Ale są też fundusze UE, które oferują wsparcie finansowe na cyfryzację firm, tym samym zmniejszając obciążenie finansowe firm, jakie może wiązać się z danym rozwiązaniem cyfrowym.

Korzystanie z dotacji może być jednak także kontrproduktywne, jeśli projekt cyfryzacji – w wyniku finansowania z bezzwrotnej dotacji – nie zyskuje krytycznej uwagi i kontroli ze strony kierownictwa. Oczekiwanie zwrotu jest z powodu „finansowania zewnętrznego” niskie, co wpływa również na spodziewaną skuteczność.

Uczestnicy rynku

Nie należy też zapominać o otoczeniu rynkowym. Potrzeby partnerów i cyfryzacja konkurentów również mają wpływ na każdą firmę. Może się bowiem zdarzyć, że potrzeby partnera biznesowego da się zaspokoić tylko wtedy, gdy firma stosuje pewne narzędzia cyfrowe. Ponadto w rywalizacji można pozostać tylko wtedy, gdy nie zostajemy w tyle za konkurentami w zakresie cyfryzacji. (Oczywiście nie trzeba cyfryzować wszystkiego. Ale o tym napiszę więcej później.)

4. Brak specjalistów

Nie jest rzadkością, że to brak specjalistów wymusza na firmach otwarcie się na cyfrową innowację. Wiele firm ma bowiem nadzieję, że za pomocą robotów i AI da się przezwyciężyć niedobór wykwalifikowanych zasobów ludzkich. Jednak często to właśnie z powodu braku specjalistów transformacja cyfrowa nie może się udać. Nie wystarczy, że firma zainwestuje w maszyny i kupi innowacyjne rozwiązania cyfrowe. Jeśli nikt w firmie nie potrafi ich skutecznie obsługiwać i używać, to całość była tylko wyrzuconymi pieniędzmi. Nie tylko nie przyczynia się do wzrostu produktywności i wyników, ale wręcz go utrudnia.

Zbadaj zdolności i umiejętności swoich pracowników

Przed cyfryzacją firmy warto ocenić, kto spośród pracowników mógłby podjąć się roli specjalisty, która jest niezbędna, aby można było uruchomić nową technologię i nauczyć pozostałych pracowników jej obsługi przynajmniej na poziomie umiejętności. Wyróżnionego pracownika warto wesprzeć również szkoleniami, dzięki temu bowiem będzie w stanie stosować nową technologię na wyższym poziomie.

Jeśli nie znajdziesz odpowiedniej osoby do tej roli

Jeśli w firmie nie ma pracownika, którego można by wyróżnić i poprosić o podjęcie roli specjalisty, wówczas podczas transformacji cyfrowej warto wziąć pod uwagę następujące kwestie:

Czy trzeba z tego powodu zatrudnić specjalistę?
Czy trzeba zaangażować zewnętrznych specjalistów, konsultantów, trenerów?
Czy z wdrażanym rozwiązaniem cyfrowym wiąże się usługa wsparcia? (Zespół CHEQ ds. rozwoju organizacji i technologii od pierwszej chwili prowadzi za rękę przez cały proces wdrożenia i stosowania. Prowadzi szkolenia i zapewnia ciągłe wsparcie, aby firmy mogły jak najwięcej wyciągnąć z funkcji narzędzia.)

5. Zdolność do stosowania

Nie wystarczy, że tylko 1–2 osoby potrafią korzystać z innowacyjnych rozwiązań cyfrowych. Z jednej strony skutkowałoby to tym, że funkcjonowanie firm zależy od tej garstki specjalistów, którzy potrafią używać wdrożonych narzędzi. Jeśli oni odejdą, wraz z nimi odejdzie też wiedza. To niedopuszczalne. Z drugiej strony, w zależności od tego, o jakim rodzaju cyfryzacji mowa, niezbędne jest, aby każdy pracownik potrafił używać i wykorzystywać narzędzie. W przeciwnym razie transformacja cyfrowa się nie powiedzie.

Na przykład

Rozwiązanie CHEQ firmy wdrażają oczywiście po to, aby w mierzalny sposób, bezpośrednio i niezależnie od miejsca i czasu móc komunikować się z każdym pracownikiem. Wliczając w to również pracowników fizycznych, którzy często nie mają nawet firmowego adresu e-mail. Dzięki temu rozwiązaniu cyfrowemu każdy może bowiem jednocześnie i dokładnie dowiadywać się o informacjach firmowych za pośrednictwem swojego smartfona. Dzięki temu każdy pracownik dokładnie zna i rozumie strategiczne oraz operacyjne cele firmy. Wie, jaki wynik trzeba osiągnąć i jak może się do tego przyczynić.

Oczywiście samo w sobie nie byłoby to jeszcze na tyle ważne, aby pracownicy dysponowali także umiejętnością obsługi. Wiadomości z pewnością bez problemu potrafiliby bowiem czytać i bez tego.

Jednak CHEQ to coś więcej niż tylko kanał firmowej komunikacji wewnętrznej!

do załatwiania spraw administracyjnych,
do szkolenia pracowników,
do wypełniania testów/egzaminów związanych ze szkoleniami,
do polecania współpracowników,
do cyfrowego podpisywania dokumentów,
do wysyłania zaszyfrowanych dokumentów,
do organizacji i przeprowadzania wydarzeń firmowych,
do aktualizacji danych osobowych,
do tworzenia badań

oraz do rozwiązywania wielu innych zadań doskonale się nadaje. (Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, do czego wszystkiego można wykorzystać CHEQ, to zamów bezpłatną prezentację.)

Aby jednak pracownicy potrafili korzystać również z tych funkcji, niezbędne jest już, aby umieli obsługiwać narzędzie na poziomie umiejętności. Na szczęście CHEQ powstał tak, że nawet 6-letnie dziecko łatwo potrafiłoby z niego korzystać. Jego interfejs użytkownika jest niezwykle intuicyjny i prosty w odbiorze, dzięki czemu każdy szybko potrafi go stosować bez uprzedniego lub długiego szkolenia.

6. Brak wiedzy technologicznej i językowej

Podczas wdrażania nowych technologii często pojawia się problem, że dane narzędzie jest dostępne tylko w niektórych językach. Bardzo utrudnia to cyfryzację organizacji. Szczególnie w przypadku firmy zatrudniającej przeważnie pracowników fizycznych, gdzie od razu natrafiamy na dwie bariery:

pracownicy w ogóle nie mówią w językach obcych lub mówią w nich słabo
opanowanie technologii może stanowić ogromne wyzwanie nawet przy użyciu ich własnego języka ojczystego

W CHEQ nie ma barier językowych

My w CHEQ jesteśmy świadomi tego, że bariery językowe mogą stanowić wyzwanie podczas wdrażania i stosowania cyfrowej innowacji. Dlatego też oferujemy na to rozwiązanie. Oprócz tego, że zapewniamy prosty interfejs obsługi, który umożliwia, aby nawet mniej biegli cyfrowo pracownicy łatwo potrafili z niego korzystać, każdy może dodatkowo używać go we własnym języku ojczystym.

Dzięki temu na przykład pracownik z Birmy widzi menu i panele komunikacyjne po birmańsku, a węgierski pracownik po węgiersku. A jeśli pracownik z Birmy wysłałby wiadomość po birmańsku do węgierskiego działu HR, to również nie jest problem. Węgierski pracownik HR otrzyma ją po węgiersku. Odpowiedź może zaś napisać po węgiersku, którą birmański współpracownik otrzyma po birmańsku. I żaden z nich nie musi być do tego geniuszem informatyki. Wystarczy, że nacisną kilka przycisków, które widzą w swoim języku ojczystym.

Zatem brak wiedzy językowej i technologicznej nie może już być wymówką dla tego, dlaczego firma opóźnia wdrożenie cyfrowej innowacji.

7. Koszty cyfryzacji

Cyfryzacja ma swoje koszty. Trzeba kupić

technologię,
narzędzie,
wiedzę niezbędną do stosowania itd.

Cyfrową innowację firm często hamuje właśnie to. Firmy nierzadko biorą pod uwagę tylko to, jaki koszt wiąże się z wdrożeniem cyfryzacji. Następnie dochodzą do wniosku, że nie ma teraz na to pieniędzy. Często nawet nie sprawdzają, czy przypadkiem nie przysługiwałaby im dotacja unijna, państwowa albo z jakiegoś funduszu kapitałowego. A przecież mogłoby to dać możliwość sfinansowania projektu cyfryzacji.

Pomijanie przyszłych kosztów

Można też powiedzieć, że powszechne jest, iż przy obliczaniu kosztu cyfryzacji często pomija się ten przyszły koszt, który wynika z zaniechania cyfryzacji. To, że firma nie innowuje i nie cyfryzuje, również ma swoją cenę. Prędzej czy później zostaje bowiem w tyle za konkurentami, może przez to stracić klientów i trudniej będzie jej realizować wielkość produkcji potrzebną do zaspokojenia popytu. Nie wspominając już o tym, że wolniej potrafi reagować na nieoczekiwane sytuacje, takie jak np. pandemia. A to może zagrozić nawet trwałości i funkcjonowaniu firmy.

Właśnie dlatego warto brać pod uwagę nie tylko aktualnie pojawiające się koszty wdrożenia, ale również wszelkie inne koszty, które mogą wynikać z zaniechania cyfryzacji. Może się też okazać, że koszt związany z wdrożeniem jest wciąż niższy niż koszt, jaki trzeba będzie zapłacić w przyszłości za to, że transformacja cyfrowa się nie urzeczywistniła. Wtedy zaś warto może przesunąć budżet firmy na wsparcie cyfryzacji.

8. Oczekiwanie szybkiego ROI

Nieważne, czy chodzi o MŚP, czy o dużą korporację. W większości przypadków wszyscy oczekują od rozwiązań cyfrowych szybkiego (w ciągu 3–4 miesięcy) ROI. Zależy to jednak w dużej mierze od tego,

jakie narzędzie firma wdraża,
jak łatwo z niego korzystać,
na ile potrafią wykorzystać możliwości tkwiące w rozwiązaniu,
na ile kierownictwo wspiera cyfryzację, oraz
jak duży jest opór ze strony pracowników.

Rzecz jasna

im prościej stosować narzędzie,
im większą uwagę kierownictwa otrzymuje,
im szybciej porzuca się równoległe stare praktyki,
im więcej wsparcia daje kierownictwo dla zaszczepienia stosowania narzędzia, oraz
im więcej pracowników z niego korzysta,

tym szybszy jest zwrot.

My w CHEQ jesteśmy dumni z tego, że przy zastosowaniu naszego rozwiązania cyfrowego inwestycja naszych klientów faktycznie zwraca się w ciągu 3–4 miesięcy.Do tego oczywiście również my staramy się aktywnie przyczyniać i zapewniać ciągłe wsparcie.

9. Szara strefa i transparentność

Cyfryzacja przyczynia się do zwalczania szarej strefy i czyni procesy przejrzystymi. Są jednak tacy, którzy chcieliby tego uniknąć. Dlatego również spowalniają procesy cyfrowej innowacji. Jeśli jednak państwo zdecyduje się „wymusić” na firmach transparentność, wtedy szara strefa od razu staje się czynnikiem pobudzającym cyfryzację. W tym przypadku każdy uczestnik rynku byłby bowiem zmuszony zcyfryzować te procesy, których dotyczy regulacja państwowa. A w ramach tego niezliczone rutynowe zadania zostałyby zautomatyzowane, w wyniku czego pracownicy mieliby więcej czasu na wykonywanie innych, bardziej złożonych zadań.

10. Myślenie procesowe

Choć trafił do artykułu jako ostatni punkt, myślenie procesowe jest tym ważniejszym czynnikiem. W rzeczywistości nie cyfryzujemy bowiem firmy, lecz poszczególne procesy pracy. Ogromnym problemem jest jednak, że w wielu przypadkach – nawet w dużych firmach – brakuje zdolności myślenia w kategoriach procesów. Jak mówi Andrea Kökényesi-Nagy, ekspertka HR, konsultantka i trenerka z wykształceniem w zakresie informatyki ekonomicznej, w firmach często panuje mentalność „tak przywykliśmy”. Nikt nie wie, dlaczego dane zadanie trzeba wykonywać tak, jak się je wykonuje, ale „tak przywykliśmy” i tego trzeba się trzymać.

Jeśli kierownictwo nie uważa za ważne, aby zrozumieć, jak poszczególne zadania łączą się ze sobą i jak tworzą spójny proces, to nie będzie też świadome, jak można by je poprawić. A wtedy cyfryzacja, zamiast pomóc, może doprowadzić jedynie do większego chaosu i dodatkowej pracy. Poszczególne zadania można wprawdzie cyfryzować także osobno. Jednak dla każdego prostsze i bardziej przejrzyste jest, gdy odkryjemy zależności między zadaniami i cyfrowej innowacji poddamy sam cały proces.

W końcu istotą cyfryzacji firmy jest to, aby ułatwić, przyspieszyć, usprawnić i dopasować pracę na rzecz lepszej produktywności i wyników.

Myśli końcowe

Cyfrowa innowacja w firmie to pełen wyzwań, nigdy niekończący się proces. Zarówno technologia, jak i rynek nieustannie się zmieniają. Jednocześnie zdecydowanie warto poświęcić temu uwagę. Przy zastosowaniu odpowiednich strategii bariery nie tylko można przezwyciężyć, ale nawet postawić je w służbie wspierania cyfryzacji. Co więcej, jeśli zastosuje się tak proste w obsłudze narzędzie jak CHEQ, to inwestycja może zwrócić się już w ciągu 3–4 miesięcy. Ponadto da się też odczuć poprawę wyników firmy, co zapewnia przewagę konkurencyjną nad rywalami. Dowiedz się i ty więcej o tym, jak możesz zcyfryzować poszczególne procesy pracy za pomocą CHEQ. Zamów bezpłatną prezentację!