10 wskazówek, jak ograniczyć zmęczenie wynikające ze zmian

Wszyscy wiemy, że zmiana jest jedyną stałą w życiu. Jednak mnogość i częstotliwość zmian może dać się we znaki nawet najbardziej elastycznym ludziom. Wskazuje na to również badanie Capterry, według którego w ostatnich latach ilość zmian możliwych do udźwignięcia przez przeciętnego pracownika zmniejszyła się o połowę. I choć chcielibyśmy obwiniać za to pandemię COVID-19 — gdy pracowników jednocześnie dotknęło kilka istotnych zmian — musimy przyznać, że była ona tylko ostatnią kroplą. Zmęczenie zmianami w dużej mierze bierze się z niepełnej, niejasnej lub z innych powodów problematycznej komunikacji. Do końca artykułu i Ty się z tym zgodzisz.

Czym jest zmęczenie zmianami

Zmęczenie zmianami to właściwie ogólne poczucie zmęczenia, zobojętnienia, braku zainteresowania lub oporu wobec ciągłych wyzwań. Wywołują je zazwyczaj źle zarządzane i niewłaściwie prowadzone zmiany organizacyjne. Z czasem to zmęczenie może odcisnąć piętno na ogólnym nastroju i negatywnie wpłynąć na podejście pracowników. Poza tym nierzadko zmęczenie zmianami obniża wyniki pracowników i psuje morale. W ostatecznym rozrachunku może też przyczynić się do wzrostu rotacji pracowników. Ponadto może utrudniać firmie zdolność do pomyślnego przetrwania przyszłych zmian.

Jakie są jego zwiastuny

Na pierwszy rzut oka trudno stwierdzić, czy pracownik jest chwilowo zmęczony z powodu cięższego tygodnia pracy, ewentualnie przeimprezowanego weekendu, czy dlatego, że wokół niego zachodzi po prostu zbyt wiele zmian i źle to znosi. Nie postrzegamy drobniejszych sygnałów jako zagrożenia, bo powoli się do nich przyzwyczajamy i wtedy wydają się już znośne. Co więcej, tłumaczymy sobie, że to naturalne — byle tylko nie trzeba było nic z tym robić. Jeśli jednak jesteśmy uważni na jakościowe zmiany zachodzące w naszym otoczeniu (wzmacniająca się konkurencja, utraceni klienci, odchodzący pracownicy), możemy dostrzec oznaki utrwalonego  zmęczenia, które wykryte w porę można skutecznie opanować.

Ale jakie są te zwiastuny?

• niepokój z powodu zmian
• coraz częstsze i głośniejsze narzekanie na zmiany 
• wyłączanie się — nie zadaje już pytań, nie uważa
• utrwalona negatywność, większy niż zwykle sceptycyzm i cynizm 
• ogólny brak zaufania do kierownictwa i do zmiany
• ciągłe kwestionowanie intencji zarządu
• rosnąca obojętność wobec zmian
• coraz częstsze nieobecności, zwolnienia chorobowe, spóźnienia
• silny opór wobec zmian i ich blokowanie
• stres z powodu zmiany
• widocznie i trwale zmęczeni pracownicy
• utrata zdolności do innowacji i odnowy
• brak zainteresowania możliwościami rozwoju (np. szkoleniami firmowymi)

Ważne jest, abyśmy rozpoznali oznaki zmęczenia. Jednak jeszcze ważniejsze jest to, abyśmy potrafili skutecznie sobie z nimi radzić.

Tak ograniczysz zmęczenie w miejscu pracy

Według badania Gartnera z 2022 roku 54% ankietowanych dyrektorów HR uważa, że zmagają się ze zmęczeniem pracowników zmianami. Poza tym 71% amerykańskich pracowników biorących udział w badaniu Capterry również skarżyło się na przeciążenie z powodu zmian.

Dzieje się tak również dlatego, że przystosowanie się do nowych sytuacji i oczekiwań to proces uczenia się, a do uczenia się nasz mózg potrzebuje energii. Pytanie brzmi: skąd możemy czerpać energię? 
Ponieważ zmiany są już częścią naszej codzienności, a bez nich nie ma rozwoju, jako menedżer i pracownik HR koniecznie musisz opanować techniki, dzięki którym możesz ograniczyć zmęczenie w miejscu pracy spowodowane zmianami.

1. Komunikuj zmiany

Niezależnie od tego, o jak dużej zmianie mowa z punktu widzenia firmy/kierownictwa — małej czy dużej — koniecznie musisz o niej mówić. Według badań drobniejsza zmiana, która bezpośrednio dotyka życia pracowników, np.:

• zmiana zespołu, 
• nowy lider zespołu/menedżer 
• nowe stanowisko
• nowy zakład pracy itd.

ma 2,5 razy większy wpływ na życie pracowników niż zmiana o większym znaczeniu, taka jak fuzja, przejęcie czy zmiana w najwyższym kierownictwie. 

O zmianach, o ile to możliwe, warto komunikować jeszcze przed ich wystąpieniem, aby tym samym ograniczyć niepewność wywołaną korytarzowymi plotkami i spekulacjami. A także po to, aby dać pracownikom możliwość przygotowania się psychicznie, zamiast nagle i niespodziewanie stawiać ich przed faktami dokonanymi. Istotne jest też, aby komunikacja wewnętrzna była konsekwentna, tak by nie powodowała zamętu ani nieufności (w dużych organizacjach nie zawsze łatwo to zapewnić, gdy informacja dociera do pracowników przez wiele ogniw).

Przyczyną negatywnych plotek jest zaś w większości przypadków naturalna ludzka reakcja (nastawianie się na najgorsze), którą może zrównoważyć jedynie dostatecznie intensywna i wiarygodna, pozytywna komunikacja wewnętrzna.
Jednocześnie również w trakcie zmiany ważne jest podtrzymywanie dialogu i wysłuchiwanie informacji zwrotnych. Pomaga to bowiem ograniczyć stres związany ze zmianą. Wielu osobom wystarczy już to, że mogą po prostu wypowiedzieć, „wygadać” z siebie swoje obawy; w innych przypadkach ważne może być również to, by wiedziały, że są wysłuchane.

2. Połącz kropki

Komunikując zmiany, połącz kropki. Wyjaśnij pracownikom, dlaczego zmiany są potrzebne. Jeśli rozumieją powody stojące za zmianami, o wiele łatwiej je akceptują. Jest to szczególnie prawdziwe wtedy, gdy powiesz pracownikom również, co stracą, jeśli się na to nie zdecydują, i jakiego pozytywnego zwrotu można się spodziewać po wdrożeniu zmian.

Na przykład jeśli ogłosisz, że odtąd przez CHEQ będą otrzymywać pasek płacowy w formie cyfrowej wraz z objaśnieniem, wiąże się to z ich punktu widzenia z dwiema dużymi korzyściami:

1. szybko, już w dniu przelewu wynagrodzenia, otrzymują pasek płacowy — wszyscy jednocześnie, gdziekolwiek są
2. nie muszą stać w kolejce i czekać, aż pracownik HR wyjaśni dane widniejące na pasku płacowym

3. Uznaj uczucia pracowników

Do skutecznego radzenia sobie ze zmęczeniem zmianami należy również to, byś uznał uczucia pracowników. Daj im znać, że rozumiesz, iż z rezerwą i niechęcią odnoszą się do zmian, ponieważ zwykle zmuszają je one do wyjścia ze strefy komfortu. Uznaj, że zmiany mogą stawiać przed nimi wyzwania, którym jedni sprostają łatwiej, a inni trudniej. Zaakceptuj, że boją się, iż to, co dotąd robili, nie odpowiada już nowym oczekiwaniom, boją się porzucenia starych rutyn i popełnienia błędu. 

Jednocześnie zapewnij ich o wsparciu, o tym, że otrzymają wszelką pomoc, jakiej potrzebują, aby przemiana przebiegła płynnie. Ważne jest też, byś umacniał w nich i reprezentował tę pozytywną wizję przyszłości, którą można osiągnąć dzięki zmianom.

Plus jedna dobra rada: w komunikacji dotyczącej zmian zawsze staraj się formułować empatycznie. Do tego ważne jest jednak, abyś bardzo dobrze znał ich myśli i uczucia związane z sytuacją.  Dobrym rozwiązaniem do ich poznania może być ukierunkowane badanie pulsu lub możliwość anonimowego zadawania pytań, a każde z nich zapewnia CHEQ. Dzięki badaniu pulsu możesz uzyskać natychmiastową migawkę nastrojów związanych ze zmianami. Możliwość anonimowego zgłaszania i zadawania pytań daje zaś poczucie bezpieczeństwa. Pracownicy mogą bowiem prosić o dodatkowe informacje, nie martwiąc się o konsekwencje. Dzięki takim szczerym pytaniom możesz zaś dowiedzieć się, jakie są największe obawy pracowników, którymi rzecz jasna trzeba się zająć.

4. Ustal prawdziwe priorytety

Każda firma określa najważniejsze priorytety. Jednak im głębiej kopiemy, tym bardziej okazuje się, że niemal każde działanie jest niezwykle ważne z punktu widzenia któregoś z pracowników. Właśnie dlatego pracownicy często nie wiedzą, czym właściwie powinni się zajmować. Starają się posuwać wszystko naprzód, a przy tym nie utonąć w morzu zadań. 

To jednak potrafi psychicznie niezwykle dać się we znaki pracownikom i negatywnie wpływa też na ich elastyczność. Na dłuższą metę utrudnia zaś akceptację zmian i prowadzi do zmęczenia, a nawet do rezygnacji z pracy. Przeżywają bowiem jako bezładny chaos to, że priorytety zmieniają się z dnia na dzień.

Cele długoterminowe rozbij na mniejsze kamienie milowe, na krótszy horyzont czasowy, zwiększając tym samym psychiczne poczucie bezpieczeństwa, że zadanie jest wykonalne, zrozumiałe i przejrzyste również dla pracowników. Cel długoterminowy zawsze umacniaj i łącz z celami krótkoterminowymi, aby nabrały one sensu. 

Jako menedżer koniecznie musisz umieć ustalić prawdziwą hierarchię ważności, o której poinformujesz pracowników. Obok ustalania priorytetów nie wolno Ci też zapominać o nazwaniu tych zadań, które — na stałe lub tymczasowo — schodzą z listy ważności. Warto też podzielić się z pracownikami pewnymi informacjami tła, aby lepiej zrozumieli, z powodu jakich względów i celów zmieniła się kolejność zadań. 

Dzięki temu pracownicy mogą widzieć jasno i skupiać się na zadaniach naprawdę priorytetowych w taki sposób, że zmęczenie zmianami nie stanowi dla nich poważnego zagrożenia.

5. Świętuj małe zwycięstwa

Podczas wprowadzania zmian ważne jest, abyśmy świętowali każdy drobny sukces. Dzięki temu bowiem wzmacniamy zachowanie pracowników i zapewniamy ich, że widzimy i wysoko cenimy ich wysiłki. 

Wracając do wcześniejszego przykładu — jeśli zauważysz, że coraz więcej Twoich pracowników pobiera pasek płacowy przez CHEQ, podziel się dobrą wiadomością na ten temat. Na przykład: 

W tym miesiącu już 127 pracowników zdecydowało, że zamiast papieru poprosi o pasek płacowy w formie cyfrowej, oszczędzając tym samym ok. 2 kg drewna, 33 l wody i 6,8 kWh energii, które byłyby niezbędne do wyprodukowania 127 kartek. Cieszymy się, że coraz więcej naszych pracowników wybiera nasze ekologiczne rozwiązania. Wielkie brawa i dziękujemy Wam. Z Waszą pomocą możemy uczynić naszą firmę bardziej zieloną!

Pochwały otrzymywane podczas zmian poprawiają pracownikom humor i motywują ich. Ładują się energią, dzięki czemu poczucie zmęczenia również znacznie się zmniejsza. To zaś umożliwia pracownikom łatwiejsze przyjmowanie przyszłych zmian.

6. Zbuduj poczucie współwłasności

W radzeniu sobie ze zmęczeniem zmianami czasem pomaga też podkreślanie roli i wkładu pracowników w osiągnięte wyniki. Niezależnie od tego, czy chodzi o mały, czy o duży wynik. 

Warto wtedy również prosić pracowników o informacje zwrotne, które poważnie rozważysz i weźmiesz pod uwagę podczas wprowadzania zmian. Pracownicy są dzięki temu włączani w planowanie, a przez to bardziej czują zmianę za swoją. Dlatego chętniej też spełniają nowe wymagania niesione przez zmianę. Co więcej, z większym zaangażowaniem pracują nad osiągnięciem sukcesów obiecywanych przez zmianę.

7. Wspieraj innowacje i kulturę organizacyjną

Można zauważyć, że w firmach, w których kultura organizacyjna zbudowana jest wokół ciągłego rozwoju i innowacji, zjawisko zmęczenia zmianami pojawia się rzadziej. Pracownicy o wiele bardziej pozytywnie podchodzą do zmian i nie przeżywają ich jako frustracji. Wręcz przeciwnie — widzą w nich możliwość, która służy nie tylko firmie, ale też ich osobistemu dobru.

Bądź otwarty na pomysły i propozycje pracowników. Wspieraj ich kreatywność, aby pewniej stawiali czoła wyzwaniom i zmianom.

8. Wzmacniaj wspólnotę

W zżytej, stabilnej wspólnocie pracowniczej, do której pracownicy chętnie należą i w której każdy jest zaangażowany w osiąganie wspólnych celów, mniejsze jest ryzyko, że pojawi się ogólne zmęczenie zmianami. Według pewnego badania dzięki zżytej wspólnocie pracowniczej pracownicy są w stanie przyjąć nawet 1,8 razy więcej zmian.

Możliwym wyjaśnieniem tego jest to, że w takiej wspólnocie każdy podejmuje rolę wspierającą, gdy jest to potrzebne. Jeśli jednemu z członków wspólnoty słabnie zapał, pozostali pomagają mu ponownie stać się zmotywowanym.

Organizuj szkolenia integracyjne i takie programy, które dają możliwość, aby między pracownikami mogła powstać bliższa więź. 

• Świętujcie wspólnie jubileusze pracowników.
• Na koniec każdego miesiąca świętujcie solenizantów danego miesiąca.
• Organizujcie wieczory gier/quizów albo stwórzcie firmowy klub sportowy.
• Rozwijajcie się wspólnie, a nawet w ramach warsztatu dzielcie się ze sobą swoimi hobby.

9. Pielęgnuj zaufanie

Aby pracownicy łatwiej akceptowali zmiany, bez tego, by wiązały się one z większym stresem lub wyczerpaniem psychicznym, niezbędne jest, aby pracownicy ufali menedżerom i HR-owi. 

W tym przypadku przez zaufanie rozumiemy to, że:

• pracownik wierzy, że HR i kierownictwo mają na uwadze (również) interesy pracowników
• rozważnie oceniono i przeanalizowano skutki zmiany
• to, co mówią, mówią poważnie i dotrzymują obietnic

Według pewnego badania pracownicy, którzy bardziej niż przeciętnie ufają menedżerom, są w stanie przyjąć 2,6 razy więcej zmian, nie wyczerpując się tym.

10. Bądź dostępny

Niezależnie od tego, czy wzmacniasz zespół HR, czy jesteś liderem osobnej grupy roboczej, zdecydowanie zalecane jest, abyś był dostępny dla swoich pracowników. Daj kolegom znać, że Twoje drzwi zawsze stoją dla nich otworem i że pomożesz im „przetrwać” okres zmiany. Możesz też zablokować w kalendarzu 1 godzinę tygodniowo, którą poświęcisz na aktywne wspieranie tych pracowników, którzy zmagają się ze zmianami w miejscu pracy. To jeden z najlepszych i najszybszych sposobów, aby zdusić zmęczenie zmianami jeszcze w zarodku.

Kluczem jest skuteczna komunikacja wewnętrzna

Jeśli dokładnie przyjrzysz się 10 wskazówkom, dzięki którym możesz ograniczyć zmęczenie  zmianami, zobaczysz, że każdą z nich można sprowadzić do komunikacji wewnętrznej i z nią powiązać. Właśnie dlatego niezwykle ważne jest, abyś dysponował odpowiednim kanałem komunikacji, przez który dotrzesz również do

• pracowników bez firmowego e-maila i urządzeń, 
• często pracujących w geograficznie rozproszonych miejscach, 
• być może mówiących innymi językami, 
• ciągle będących w drodze, lub
• mniej obeznanych z narzędziami cyfrowymi pracowników.

Dobrym wyborem może być tu CHEQ. 
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak działa ten firmowy kanał komunikacji wewnętrznej i jaki pozytywny wpływ może mieć na firmę oraz na relacje z pracownikami, poproś o naszą BEZPŁATNĄ prezentację.