Kész belső kommunikációs megoldást venni vagy fejleszteni?

Gyakran felmerül a kérdés, hogy mi a jobb: ha a cég megvesz egy már kész belső kommunikációs megoldást, vagy ha fejleszt egy saját szoftvert erre a célra? A kérdést többnyire az alapján döntik el, hogy mennyibe kerül a már kész megoldás és az mennyire fedi le a vállalat igényeit. Azonban tudnod kell, hogy ennél több tényezőt is érdemes megvizsgálni.

Lépések és tényezők

A következőkben bemutatom neked, hogy milyen lépéseken kell végig menned és milyen tényezőket kell mérlegelned, amikor arról döntesz, hogy kész belső kommunikációs megoldást vagy saját fejlesztést választasz.

1. Funkciók meghatározása

Legelső lépésként meg kell határoznod, hogy milyen funkciókra lesz szükséged. Milyen feladatokat szeretnél végrehajtani a szoftver segítségével? Milyen előírásoknak és kihívásoknak kell megfeleljen? Milyen előnyt kell biztosítson a kommunikációs szoftver ahhoz, hogy a munkatársak azt hajlandók legyenek használni?

Mindent alaposan végig kell gondolni, és fel kell állítani egy fontossági rangsort. 

Melyek azok a funkciók, amelyeket a szoftvernek valóban tudnia kell? 

És melyek azok, amelyeket jó lenne ha tudná, de nincs különösebb jelentőségük?

Ha rengeteg olyan nélkülözhetetlen funkcióra van szükséged, amelyek nem találhatók meg egyetlen már kész belső kommunikációs megoldásban sem, akkor szóba jöhet a saját fejlesztés. Ellenkező esetben érdemes kipróbálni a kész megoldásokat, hiszen azok azonnal elérhetők és már bizonyítottak.

2. Kontroll

A vállalatvezetők és az IT biztonság szemszögéből nézve az is fontos kérdés lehet, hogy kinél van a kontroll és az mekkora? Tudnod kell ugyanis, hogy amennyiben egy kész szoftver szolgáltatást vásárolsz, úgy a kontroll nem lesz nálad 100%-ban. Még akkor sem, ha saját szerverről működteted a szoftver megoldást. 

Persze megközelítheted a teljes kontrollt, és a visszajelzéseid alapján kerülnek módosításra és fejlesztésre a funkciók is. Azonban, hogy azok egész pontosan mikor és milyen sorrendben valósulnak meg, nem tőled függ. Ezt a kész belső kommunikációs megoldást támogató csapat dönti el a többi ügyfélvisszajelzése alpján. Számukra ugyanis az a legfontosabb, hogy a lehető legtöbb ügyfél igényét ki tudják elégíteni. Így nyilván azokra a megoldásokra fókuszálnak, amelyek többeket érintenek, és nem arra az egy specifikus helyzetre, ami a te vállalatod számára tűnik sürgős fejlesztésnek.

Vannak olyan vezetők, akiket ez elriaszt. Azt szeretnék, ha teljes kontrolljuk és beleszólásuk lenne a belső kommunikációs megoldás fejlesztésébe. Az ilyen esetekben azonban el kell gondolkodni azon, hogy a teljes kontroll hiánya valóban jelentős probléma-e vagy sem?

Például a honvédelem és nemzetbiztonság területén dolgozók számára ez égető probléma lehet. Egy alkatrészeket készítő gyár esetében azonban indokolatlan. Kiváltképpen azért, mert nem a vállalat vagy a gyári vezető szakterülete a belső kommunikációs megoldást nyújtó szoftverek fejlesztése, üzemeltetése és karbantartása. De még az ilyen cégnél dolgozó IT vezetőjé sem! Így a teljes kontrollal nem is tudnának mit kezdeni. Vagy, ami még rosszabb, hogy problémát okoznának a hozzá nem értő irányítással.
Éppen ezért, érdemes a teljes kontrollt a szakértők kezében hagyni és olyan kész megoldást venni, ami lehetőséget ad a testre szabásra és a közel 100%-os kontrollra. Ilyen kész belső kommunikációs megoldás a CHEQ is, ami lehetővé teszi, hogy 50+ funkció közül a saját igényeid szerint állítsd össze a belső kommunikációs szoftveredet.

3. Költségek

Számold ki és hasonlítsd össze milyen költségekkel jár egy kész belső kommunikációs megoldás vásárlása, illetve egynek a fejlesztése. A fejlesztésnek mindkét verzióját számba veheted. Azt is, amikor házon belül fejlesztik le neked az IT osztályon dolgozó kollégák és azt is, amikor egy fejlesztő csapatot bízol meg azzal, hogy kifejezetten a te igényeidnek megfelelően készítsen egy szoftvert, amit később teljes egészében át ad neked. Fontos megjegyezni, hogy a külsős csapat csak akkor foglalkozik a továbbiakban a szoftver karbantartásával és fejlesztésével, ha erre külön megbízást adsz nekik. Ez értelemszerűen újabb költséget vont maga után.

Az egyszerűség kedvéért, továbbiakban, ha fejlesztésről beszélek, akkor házon belüli fejlesztésről lesz szó.

A költség számítása során sokszor csak a közvetlenül felmerülő és előre látható költségekkel kalkulálnak a cégek, mint amilyen a szoftver előállítási díja (eszközök, tárhelyek stb. biztosítása). A projekten dolgozó fejlesztők bérét, a kísérleti kudarcokból fakadó extra költségeket vagy a munkaerő fluktuációt már ritkábban veszik figyelembe. A meg nem valósult feladatokból és projektekből származó veszteséget se sokan veszik számításba. Pedig, ha a házon belüli IT-s munkatársakkal fejlesztünk le olyan szoftvert, ami nem a szakterületük, akkor az felemészti a munkaidejüket és az energiájukat is. Amíg az új belső kommunikációs megoldást fejlesztik, addig nem tudnak olyan lényeges feladatokra összpontosítani, amelyek hozzájárulnának a vállalat profitjához.

És akkor olyan váratlan helyzetről még nem is beszéltünk, hogy egy fejlesztőt pótolni kell. Ebben az esetben ugyanis a projekt nem tud haladni, felmerülnek toborzással kapcsolatos költségek is, de akár az egész projekt kukázhatóvá válhat. Hiszen, ha a fejlesztői csapatban személyi változás történik, akkor az egész csapat széteshet. A kódokat nem látják mindannyian át és nem is tudják azokat egyszerűen karbantartani. Ez lassítja, de akár le is állíthatja az egész projektet. Így a fejlesztésre fordított költség kidobott pénzzé válik, ráadásul a cégnek továbbra sincs belső kommunikációs megoldása.

Mindezek mellett a folyamatos karbantartásról és fejlesztésről sem szabad megfeledkezni, ami éves szinten akár 100 milliós nagyságrendű költséget is jelenthet. Egy viszonylag elhanyagolható belső projektért egy vállalat sem fog ennyit kifizetni. Azonban azok a cégek, amelyek kész kommunikációs megoldást kínálnak szolgáltatásként más vállalatok számára, ezt a költséget megtérülő befektetésként tekintik. Ezért hajlandók nagyobb összeget is a folyamatos fejlesztésekre fordítani, hogy általuk még színvonalasabb és megbízhatóbb szolgáltatást nyújthassanak ügyfeleik számára.

4. Kérdések a belső kommunikációs megoldást illetően

Mielőtt letennéd a voksodat a fejlesztést vagy a kész belső kommunikációs megoldást illetően, tedd fel magadnak ezeket a kérdéseket:

1. Van olyan csapatod, amely képes lefejleszteni egy belső kommunikációs megoldást?
2. Mi történik, ha ez a fejlesztői csapat felbomlik?
3. Ki látja majd át a projektet?
4. Ki tudja karbantartani a szoftvert?
5. Mennyi időt vesz igénybe a szoftver fejlesztése?
6. Milyen következményekkel jár, ha nem fejezed be a projektet időben?
7. Mennyivel lesz megbízhatóbb a saját fejlesztésű szoftvered, mint egy már kipróbált, kész belső kommunikációs megoldás?
8. Mennyi időre lesz szükséged ahhoz, hogy megtanítsd a munkatársaknak használni a kommunikációs applikációt?
9. Melyik megoldást tudod könnyebben skálázni?
10. Ki javítja ki a hibákat és végzi el a szoftver frissítéseket/fejlesztéseket?

A kérdések megválaszolásával láthatod, hogy milyen érvek és ellenérvek szólnak egyik vagy másik kommunikációs megoldás mellett. Ez segít tisztán látni és higgadtan meghozni a döntésedet. Az is szépen kirajzolódik a válaszokból, hogy a saját fejlesztés hatalmas erőforrást igényel. Nemcsak anyagit, de humánerőforrást is.

5. Mérd fel a kockázatokat

Mérlegeld, hogy milyen kockázatokkal jár az, ha egy kész belső kommunikációs megoldást használsz, és milyenekkel a saját fejlesztés?

Ha egy kész megoldást vásárolsz, fontos kérdés lehet számodra, hogy a szolgáltató az előírásoknak megfelelően és biztonságosan tudja-e kezelni az adatokat? Mekkora a valószínűsége annak, hogy az adatok kiszivároghatnak és illetéktelen kezekbe kerülnek?

Ha például azt tervezed, hogy ezen a csatornán küldöd ki a kollégák számára a bérpapírokat, akkor tudnod kell, hogy képes-e a rendszer titkosítani az adatokat és célba juttatni azokat a megfelelő személyekhez? Ez nagyon fontos kérdés, függetlenül attól, hogy kész megoldásról vagy saját fejlesztésű applikációról van szó. Hiszen a bérrel kapcsolatos adatok nem tartoznak másokra. Ezért a CHEQ számára is kardinális kérdés volt, hogy a bérpapírokat és egyéb fontos dokumentumokat titkosított formában tudja küldeni a célszemélyek számára.

A kockázatoktól való félelem többnyire a teljes kontroll hiányából fakad. Hogy ki vállalja a felelősséget egy esetleges adat kiszivárgásért? Ki és milyen gyorsan tudja kijavítani a hibákat? Azonban ilyenkor mindig jusson eszedbe, hogy az a cég, amelyik kész belső kommunikációs megoldást kínál szolgáltatásként mindig sokkal profibban tudja kezelni az ilyen váratlan és kellemetlen helyzetek, mint egy profilját tekintve teljesen mással foglalkozó vállalat. Ezért mindig bízz a szakértőkben!

6. Befektetett idő-energia és értékmegtérülés

A lehetőségek felmérése során nyilván azt is figyelembe veszed, hogy mikortól tudnátok a munkatársakkal használni a kommunikációs megoldást, és várhatóan mikor térülne meg. Minél sürgősebb egy belső kommunikációs csatorna bevezetése, annál valószínűbb, hogy a kész megoldást választod, hiszen nincs időd hónapokat várni a fejlesztésre. 

Gondolj csak vissza a Covid kezdeti időszakára. Ott azonnal megoldást kellett találni arra, hogy minden kollégát könnyen és gyorsan el tudjunk érni. A vállalatok korábban lehet nem is gondolták, hogy milyen fontos, hogy rendelkezzenek egy jól működő kommunikációs csatornával. Olyannal, amin keresztül a fizikai munkát végző kollégákat is el lehet érni, akik nem rendelkeznek céges e-maillel és telefonnal, és esetleg különböző nyelveken beszélnek.

A CHEQ-hez hasonló kész belső kommunikációs megoldást választva nemcsak szinte azonnal tudod használni az alkalmazást, de az eredményt is gyorsabban látni fogod. A megtérülése (ROI) egyszerűen kiszámítható és irányítható. Vagyis bizonyos lépéseket téve akár fel is gyorsíthatod. Ezzel ellenben a saját fejlesztés során számos előre láthatatlan befolyásoló tényező lassíthatja a megtérülést. Olyannyira, hogy a vezetőség úgy dönthet értelmetlen a továbbiakban időt, pénzt és energiát fordítani erre a projektre. Inkább lezárja azt és leírja veszteségként.

7. Karbantartás

A karbantartás közel sem olyan egyszerű feladat, mint amilyennek azt mi, laikusok gondolni szoktuk. Ez is több napi munkát vesz igénybe, és akár több fejlesztőre is szükség van hozzá. Különösen akkor, ha a karbantartás során hibák bukkannak elő például egy-egy integrált szoftver frissítése miatt. 

Ezért döntéshozatal során mindenképpen tedd fel magadnak a kérdést, hogy amennyiben saját fejlesztésű megoldás mellett szavaztok, úgy lesz-e mindig, aki a belső kommunikációs csatornát karban tudja tartani? Mi van akkor, ha a karbantartó kolléga szabadságra megy? Lesz ki helyettesítse? És ha váratlanul felmond, át tudja valaki azonnal venni a szerepét?

Kész megoldás vásárlása során ezen nem kell aggódnod. Ott az alkalmazást szolgáltató cég felel azért, hogy mindig biztosítsa számodra a minőségi és folyamatos karbantartást, hogy te zökkenőmentesen használhasd a kommunikációs csatorna minden funkcióját.

8. Skálázhatóság

Munkavállalóként hajlamosak vagyunk a jelenre és az aktuálisan fennálló problémák megoldására fókuszálni. Azonban, amikor arról van szó, hogy egy kész belső kommunikációs megoldást válassz-e vagy inkább sajátot készíttess, akkor a jövőt is figyelembe kell venni. Arra is fel kell készülni, hogy a jövőben más problémákat is meg kell  majd oldani. Képes lesz erre a választott alkalmazás? Ha igen milyen időtávon belül és milyen áron?

Ha saját fejlesztésű megoldást választasz, akkor tulajdonképpen pénzügyi helyzeted és humánerőforrásod függvénye, hogy mikor és milyen irányba egészíted ki a kommunikációs szoftvered funkcióit. Azonban lássuk be, a legtöbb cég, még a nagyvállalatok sem rendelkeznek akkora erőforrással, hogy rövid időn belül skálázni tudják a saját fejlesztésű alkalmazásukat. Ezzel szemben, ha egy kész belső kommunikációs megoldást választasz, úgy a skálázhatóság is könnyebben megvalósítható. Vegyük például a CHEQ kész megoldást, ami 50+ funkcióval rendelkezik jelenleg. Ha kezdésként te 5 funkciót aktiválasz, de később úgy látod, hogy további kiegészítő funkciókra is szükséged lenne, úgy könnyedén hozzáadhatod a kiválasztott funkciókat a már meglévőkhöz. Nem kell hónapokat várnod a fejlesztésre és hatalmas összegeket fordítanod rá. Helyette azonnal élvezheted a funkciók előnyeit.

Csak akkor fejlessz, ha az versenyelőnyt ad

Van még egy nagyon fontos tényező, amit szem előtt kell tartanod mielőtt saját fejlesztésbe kezdenél. Végig kell gondolnod, hogy a saját fejlesztésű szoftver akkora versenyelőnyt biztosít-e a számodra, hogy valóban megéri e belevágni a projektbe és vállalni vele minden fentebb említett kockázatot. Ha nem biztosít ilyen jelentős versenyelőnyt a számodra, akkor válassz inkább egy kész belső kommunikációs megoldást, amit azonnal használhatsz. 
Amennyiben érdekel egy ilyen megoldás, úgy kérj egy ingyenes CHEQ bemutatót!