Digitális aláírás a HR adminisztrációs feladatok egyszerűsítésére

Közeleg az évvége és a vele járó őrület, a HR munkatársak rémálma. Elő kell készíteni számtalan aláírandó nyilatkozatot és egyéb dokumentumot a munkatársak számára, amelyeket januárban mindenkinek alá kell írni. Egy több száz, vagy több ezer főt számláló nagyvállalat esetében, ahol a munkavállalók szétszórva is dolgozhatnak a telephelyeken, rendkívül időigényes határidőre mindenkinek kiadni a dokumentumokat, és begyűjteni az aláírásokat. A digitális aláírás révén ez azonban gyorsabban és egyszerűbben is megoldható. Ráadásul a jogszabályoknak is teljesen megfelel.

Mi a digitális aláírás?

A digitális aláírást nevezik még elektronikus aláírásnak is. A hagyományosabb értelemben vett elektronikus aláírásokkal szemben a digitális aláírás előnye, hogy teljesen  megfelel a Ptk.-ban megfogalmazottaknak. Ennek értelmében szükség esetén bíróság előtt is szavatolni tudja a dokumentumot aláíró személyek digitális identitását. Sőt, tekintettel arra, hogy a digitálisan aláírt dokumentumok védettek, azt is biztosra vehetjük, hogy a dokumentumban semmilyen módosítás nem történt az aláírások ideje alatt vagy után. Mindez a digitális lenyomatnak köszönhető, ami egyedi és megmásíthatatlan.

Így működik a digitális aláírás CHEQ-el

A CHEQ és a GoodID összefogott, hogy megkönnyítse a HR adminisztrációs feladatokat. Ennek értelmében a digitális aláírás már CHEQ-en keresztül is elérhető. A gyakorlatban ez úgy működik, hogy a CHEQ felületén pillanatok alatt küldöd ki minden munkatársadnak az aláírandó nyilatkozatokat és dokumentumokat. A munkavállalók csak a saját dokumentumukat kapják meg, és ezt áll módjukban digitálisan aláírni.

A digitális aláírás során a munkavállalók a CHEQ felületéről egy gombnyomással átkerülnek a GoodID felületére, ahol megtörténik az aláírók azonosítása. A digitális személyazonosság megállapítását követően pedig könnyedén, azonnal és hitelesen alá lehet írni a dokumentumokat. Óriási előny, hogy csak egyszer kell végigmenni az aláíró személyazonosságának beazonosításán, utána korlátlan mennyiségben aláírhat dokumentumokat az azonosított munkavállaló.

A digitális aláírás tehát kényelmes megoldás mind a HR, a vezetőség és a munkavállalók számára is.

HR munkatársak januári mumus feladat listája

Vegyük számba, hogy milyen nyomtatványokra kell HR munkatársként beszerezned a kollégák aláírását január 31 előtt, hogy azt még a NAV felé is időben leadhasd.

Adókedvezmény nyilatkozatok

• négy vagy több gyermeket nevelő anyák adókedvezménye
• személyi kedvezmény
• első házasok adókedvezmény
• családi adókedvezmény
• 25 év alatti munkavállalók adókedvezménye

Szabadságnyilatkozatok

Azzal mindannyian tisztában vagyunk, hogy az alap fizetett szabadnapok száma, ami minden Magyarországon foglalkoztatott munkavállaló számára egyaránt jár, 20 nap. Ezen kívül azonban pótszabadnapok illethetik meg a munkavállalókat, amelyekre nemcsak az életkor alapján lehetnek jogosultak. Ezekről is minden év elején nyilatkozni kell. Ez vonatkozhat:

• a munkavállaló saját háztartásban nevelt gyerekek számára, de
• megváltozott munkaképességű dolgozókra is.

Adó és járuléklevonásokhoz fűződő nyilatkozatok

Bizonyos esetekben szükség lehet olyan más nyilatkozatokra is, amelyek segítenek megállapítani a fizetendő adót. Ilyen nyilatkozatok:

• a magánszemély bérbeadó szja-nyilatkozata
• a szociális hozzájárulási adó maximumának elérésére vonatkozó nyilatkozat (külön adózó jövedelmekre, például osztalék)
• az egyszerűsített közteherviselési hozzájárulás (ekho) nyilatkozata

Juttatásokkal kapcsolatos nyilatkozatok és dokumentumok

Ide azok a dokumentumok tartoznak, mint:

• cafeteria nyilatkozat
• év végi teljesítménybónusz átvételi nyilatkozata
• év eleji fizetésemelés/bérkorrekció kapcsán munkaszerződés módosítás

M30-as adatlapok és járulékigazolások

Míg a fentebb említett nyilatkozatok között vannak olyanok, amelyek nem vonatkoznak mindenkire, addig az M30-as adatlapot és a járulékigazolásokat mindenkinek ki kell adni. Ebben az esetben nem számít, hogy a munkavállaló hány éves, milyen a családi és egészségügyi állapota, igényelhet-e cafeteriát stb. A jelenlegi jogszabályok értelmében ezeket a dokumentumokat mindenkinek ki kell adni.

Mi is az M30-as nyomtatvány?

Az M30-as nyomtatvány összegzi a munkáltató által előző évben kifizetett adókat és járulékokat. Az igazolás kiállításánál és kiadásánál nagyon kell ügyelni arra, hogy az a NAV előírásainak megfeleljen, hiszen ezt a dokumentumot minden év január 31-ig le kell adni a NAV-nak. A NAV azonban csak akkor fogadja el valósnak a kiadott igazolás adattartalmát, ha az a törvényben megfogalmazott formai és tartalmi követelményeknek megfelel. Ez többek között azt jelenti, hogy az igazolást mindkét fél alá kell írja. A munkáltató cégszerű aláírással köteles jegyezni, de a munkavállaló is aláírással köteles jelezni, hogy a nyomtatványt átvette. Ha ez elmarad, akkor olyan, mintha meg sem kapta volna az nyomtatványt.

Használj digitális aláírást, hogy a január NE az aláírandó papírkupacokról szóljon

Amint az látható, év elején már akár egyetlen munkavállaló számára is rengeteg dokumentumot át kell adni aláírásra. Nagyvállalatok esetében, ahol több száz vagy ezer ember dolgozik, ráadásul földrajzilag szétszórva, hatalmas kihívást jelent, hogy minden dokumentum időben és megfelelően alá legyen írva.

Az alábbiakban előbb rámutatok arra, hogy milyen módszereket alkalmaz a vállalatok többsége még most is, hogy a digitális aláírás már nemcsak lehetséges, de jogszabály szempontjából is elfogadott. Ezt követően szó esik arról a megoldási lehetőségről, ami már a digitális aláírást alkalmazza.

1. Személyes ügyintézés

A digitalizáció ellenére a HR adminisztrációs feladatokat még mindig gyakran személyesen intézzük. Nem meglepő tehát, hogy az év elején kötelezően aláírandó nyomtatványokat, nyilatkozatokat és egyéb dokumentumokat ma is személyesen adjuk-vesszük át, illetve írjuk alá.

Két megoldás közül szoktak választani a HR munkatársak. Az egyik verzió az, hogy körbejárják a munkaterületeket és kiosztják mindenkinek névreszólóan a nyomtatványokat, majd néhány perccel később ismét körbejárnak, hogy összegyűjtsék az aláírt dokumentumokat.

A másik verzió, hogy minden kollégát megkérnek arra, hogy látogassa meg a HR osztályt, vagy azt a kijelölt területet, ahol a HR-es kolléga várja a nyomtatványt aláíró munkatársakat.

Akármelyik megoldást is nézzük a személyes ügyintézésen belül, rendkívül időigényes egy több száz, vagy több ezres vállalat esetében. Ezalatt az idő alatt a HR-es kolléga számos komplexebb feladattal is foglalkozhatna ahelyett, hogy postást játszik.

2. Postázás

Ha nem szeretnénk, hogy a HR-es kolléga kézbesítse személyesen az M30-ast és a többi, év elején aláírandó nyilatkozatokat, hogy később aztán egyenként szerezze be minden munkavállaló aláírását, akkor a postázást is választhatjuk, mint megoldást. Ebben az esetben a dolgozó aláírását kiválthatja a feladást bizonyító szelvény, mint pl.: a tértivevény.

Ha ezt a megoldást választod, akkor a nyomtatási költségek (papír és tinta) mellett a postázási költségekkel is számolni kell (boríték, ajánlott és/vagy tértivevényes levélküldés). Egy ajánlott tértivevényes levél postai költsége 1240 forint. Ha csak 100 főnek kell kiküldened, már az is 124 000 forint költséget jelent a vállalat számára. Azonban nagyvállalatok esetében gyakran 500, 1000, 1500 és még több kollégának kell ezt a dokumentumot kiküldeni, ami azért már egy komolyabb kiadást jelent a cégnek, amit hasznosabb célok megvalósítására is fordíthatna.

A HR adminisztrációs feladatokat érdemes digitalizálni ott, ahol lehet. Ez ugyanis felgyorsítja a feladatok elvégzését, és minden szempontból költséghatékonyabb.

3. E-mail küldés

Bár nagyon kényelmesnek tűnik e-mailen keresztül kiküldeni az adó és járuléknyilatkozatokat, a cafeteria nyilatkozatot, az adókedvezményt nyilatkozatot stb., ezt a megoldást még sem javaslom. Sajnos az e-mail-en keresztül küldött hivatalos dokumentumok nem csökkentik a HR adminisztrációs feladatokat. Ennek két oka is van:

• A termeléssel foglalkozó vállalatok munkatársai között többen is lehetnek, akik nem rendelkeznek vállalati e-mail címmel, így nekik nem lehet a nyomtatványt e-mailben megküldeni. – egy felmérés szerint a fizikai munkát végzők 83%-a nem rendelkezik céges e-mail címmel
• Az e-mail-en keresztül váltott dokumentumok elveszítik hitelességüket, nincs bizonyítóerejük. Ha ki is tudod küldeni e-mailben a nyomtatványt minden dolgozónak, azt vissza kell kérned aláírt formában, amit eredetiben kell megkapnod. A befotózott vagy scanelt változat nem fogadható el, mint hiteles dokumentum.

Hogyan lehet akkor minden dokumentumot könnyedén és gyorsan eljuttatni a munkavállalókhoz úgy, hogy azokat épp olyan egyszerűen és gyorsan vissza tudják juttatni jogszabályszerű aláírásukkal ellátva? A választ erre a CHEQ belső kommunikációs csatorna és a digitális aláírás funkció adja.

4. CHEQ & GoodID

Sokszor felmerül a kérdés, hogy amennyiben CHEQ-en keresztül kerül kiküldésre dokumentum, úgy az mennyire biztonságos. Teljesen! A CHEQ ugyanis olyan vállalati belső kommunikációs csatorna, ami zárt rendszeren alapszik, így biztonságosan és titkosítva is lehet adatokat megosztani. További előnye, hogy az eszköz használatához nem szükséges céges e-mail címmel rendelkezni, mégis azonosítani lehet a felhasználókat. Vagyis nem fordulhat elő, hogy rossz személynek küldöd ki a dokumentumot. Emellett az is hatalmas előnyt jelent, hogy a CHEQ alkalmazásához elegendő egy okostelefon, amivel lassan már minden magyar felnőtt ember rendelkezik.

Ezt a biztonságos belső kommunikációs csatornát egészíti ki a GoodID digitális aláírás megoldása. A GoodID segítségével ugyanis, az aláíráshoz elengedhetetlen személyazonosítás pillanatok alatt megtörténik, és az elektronikus aláírást is biztonságosan el lehet végezni. Az ilyenformán történő digitális aláírás, mint azt már korábban említettem, teljesen hiteles, megfelel a polgári törvénykönyvben leírtaknak.

Ha ezt a módszert választod a nyomtatványok, igazolások és  nyilatkozatok aláírásához, akkor

• rengeteg időt és energiát megspórolsz a bérszámfejtés és HR csapatnak – nem kell a nyomtatással, kézbesítéssel, irattározással stb. napokat bajlódni, és így a hibaveszély is alacsonyabb (rossz nyomtatás, elveszett nyomtatvány, rossz helyre lefűzött dokumentum stb.),
• teljességgel megfelel a NAV előírásának és a polgári törvénykönyvnek – hitelt érdemlően van aláírva a dokumentum minden érintett fél által,
• hosszútávon a költségeidet is lefaraghatod, hiszen a CHEQ-be integrált GoodID alkalmazáson keresztül nemcsak az M30-as nyomtatványt tudod hitelesen aláíratni minden érintettel, de a többi aláírás-köteles dokumentumot is (pl.: adókedvezmények, pótszabadnapok, cafeteria nyilatkozatok, szerződések stb.)

Használata pofonegyszerű

Lehet, hogy tartasz attól, hogy a munkavállalóid nem tudják majd használni ezt a funkciót. A félelmed nem alaptalan. Egy 2019-ben közzétett információ szerint a magyar lakosság 23%-a digitális analfabéta, míg 27%-a digitálisan alacsonyan képzett.

Azonban a CHEQ-be épített digitális aláírást mindenki tudja használni.

Néhány ügyfelünknél teszteltük már a funkciót. A biztonsági őrök és a takarítószemélyzet tagjai is gond nélkül alkalmazták a funkciót mindenféle előzetes oktatás nélkül.

Ha szeretnél többet megtudni arról, hogyan működik, és hogyan könnyítheted meg a HR adminisztrációs feladatokat a CHEQ vállalati belső kommunikációs eszközzel és az ebbe integrált GoodID digitális aláírás megoldásával, akkor kérd az INGYENES bemutatónkat.