Az ütemezhető kommunikáció egy szupereszköz

Az emberek többsége szereti megkönnyíteni a saját munkáját és az életét. Éppen ezért is olyan népszerű minden olyan technikai megoldás, ami lehetőséget ad arra, hogy automatizáljunk és ütemezzünk feladatokat. Nem csoda hát, hogy az ütemezhető kommunikáció ma már szinte alapkövetelmény minden vállalati belső kommunikációt szolgáló alkalmazásnál, így a CHEQ-nél is. De mitől is lesz ez olyan szupereszköz a felhasználók kezében? Erre keressük a választ a következő cikkben.

Mit jelent az ütemezhető kommunikáció?

Ugyan az elnevezés magáért beszél, azért mégis fontosnak tartom röviden körbeírni. Az ütemezhető kommunikáció lényege, hogy egy adott üzenet (írott, képi, hang vagy videós üzenet) akkor megy ki a címzett(ek)nek, amikor szeretnénk. Ezt köthetjük konkrét időponthoz, pl.: 2023 február 26-án 10:32-kor menjen ki az üzenet. Ebben az esetben az üzenet csak és kizárólag ebben az időpontban megy ki. Emellett arra is lehetőségünk van, hogy egy cselekvés időpontjához kössük az ütemezett üzenet kiküldését. Ilyen ütemezésről beszélünk akkor, amikor például olyan üzenetet küldünk ki, amiben üdvözöljük a céghez frissen belépett új munkavállalót. Ezt az üzenetet mindenki megkapja egyszer, akkor amikor csatlakozik a vállalathoz.

Az ütemezhető kommunikáció előnye

Az ütemezhetőség három előnyét szeretném kiemelni a számodra. 

1. Előre tudsz dolgozni. Így, amikor szabadságra mész sem kell azon aggódnod, hogy ki fogja helyetted megírni és kiküldeni az üzenetet a munkatársak számára? 
2. Nem kell folyton folyvást ugyanazt az üzenetet rögzítened, hiszen elég ha azt egyszer megteszed. Az ütemezéssel automatizálhatod bizonyos üzenetek küldését.
3. A kezedben van az irányítás. Te szabhatod meg, hogy mikor milyen üzenetek menjenek ki és kinek?

Mire lehet használni ezt a funkciót?

Ha már korábban úgyis említettem az új munkavállalókat, akkor kanyarodjunk is vissza hozzájuk. Rajtuk keresztül ugyanis roppant egyszerűen be lehet mutatni a ütemezhető kommunikáció felhasználási lehetőségeit. 

Talán nem mondok azzal újat, hogy ideális esetben az új munkavállalók fogadására a vállalat onboarding tervvel készül. Ennek egy részét képezi a tűz és munkavédelmi tanfolyam, illetve más, a cég termékeiről/szolgáltatásairól szóló oktatóanyag. Persze ezek mellett sok másról is meg lehet osztani oktatóanyagot mind az új, mind a régi kollégákkal. Az ütemezhető kommunikációnak hála, elég egyszer megírnod azt az üzenetet, amiben felhívod a kedves kolléga figyelmét az adott oktatóanyagra. Az üzenet onnantól kezdve mindig kimegy, amikor csak szeretnéd.

Emellett teszteket is ütemezhetsz. Az oktatóanyagok feldolgozásának befejeztével meghatározhatod, hogy azonnal, vagy 1-2 nap elteltével menjen ki üzenet a munkavállaló(k) felé, hogy töltse ki a tesztet. 

Csökkentheted vele a határidő mulasztásokat, hiszen az ütemezhető kommunikáció keretén belül lehetőséged van emlékeztetőket küldeni a munkatársak számára. Gondolok itt például arra, hogy 2 héttel a projekthatáridő lejárta előtt felhívhatod a figyelmüket a határidő közeledtére. Ezt megteheted ismét 1 héttel vagy néhány nappal a határidő előtt. Többé senki sem csúszhat a feladatával amiatt, hogy megfelejtkezett a határidőről.

Orvosi vizsgálatok és/vagy licenszek lejárta előtt is küldhetsz ütemezett üzenetet a munkavállalók számára, hogy biztosítsd a gördülékeny és folyamatos munkavégzését. Amikor belép az új munkavállaló, máris beállíthatsz hozzá egy ütemezett értesítést az őt érintő teendők kapcsán. 

Végső soron elmondhatjuk, hogy az ütemezhető kommunikáció egyrészt tervezhetőbb és folyamatos kommunikációt biztosít a vállalat és a munkavállalók között. Másrészt hozzájárul a munkavégzés megszakításmentességéhez, és még hatékonyságot is növel.