Az információáramlás javítása vállalaton belül

Az információáramlás javítása ritkán kerül fókuszba a vállalatoknál. A kisebbeknél azért, mert a vezetőség úgy véli, hogy egy családias közegben az információ mindenkihez gyorsan eljut. A nagyobbaknál pedig azért, mert mindig vannak “fontosabb” feladatok, amelyekkel foglalkozni kell. Ezek egyike sem elegendő indok arra, hogy miért ne foglalkozz tudatosan az információáramlás optimalizálásával és felülvizsgálatával. Igenis szükséges időt és energiát allokálnod a belső kommunikációs stratégia kidolgozására és kivitelezésére. Hiszen minél jobban áramlik az információ a vállalaton belül, minél gyorsabban és pontosabban jutnak a kollégák adatokhoz és tájékoztatáshoz, annál minőségibb munkát tudnak végezni. És ez hozzájárul a cég piaci helyzetének a javításához is.

Az információátadás

Azt gondolhatnánk, hogy az információ átadása magától értetődő, hiszen  ősidőktől fogva kommunikálunk egymással. Nemcsak a szóban kimondott vagy leírt szavakkal, barlangrajzokkal vagy újabban emotikonokkal, de testünk minden egyes rezzenetével és a puszta tekintetünkkel is kommunikálunk. Az egymással való kapcsolatteremtés természetünkből fakad. Azonban ez még nem jelenti azt, hogy mindannyian értünk is ahhoz, hogy hatékony párbeszédet folytassunk egymással. Különösen nem egy vállalati közegben, ahol minden munkatárs más háttértudással, más gondolkodásmóddal, értelmezéssel, kultúrával és nyelvezettel rendelkezik.

Te magad is végrehajthatsz egy egyszerű tesztet, ami rávilágíthat arra, hogy az információáramlás javítása nálatok is sürgős napirendi pont kell legyen.

Teszteld az információáramlást

Az úgynevezett kínai suttogás játékkal, amit kommunikációs workshopokon is előszeretettel használnak a szakemberek, nagyon könnyen tesztelheted, hogyan áramlik nálatok az információ. Válassz ki 5-6 kollégát, akik a vállalat különböző szintjein dolgoznak. Például egy felsőbb vezetőt, egy középvezetőt, egy csoportvezetőt és 2-3 egyszerűbb fizikai munkát végző kollégát. A fizikai munkát végző kollégákat lehetőség szerint úgy válaszd, hogy legyen köztük olyan, aki régebb óta dolgozik a vállalatnál és olyan is, aki viszonylag nemrég kezdett. 

Ha kiválasztottad a teszthez a munkatársakat, akkor sorakoztasd fel őket egymás mögé, vagy ami még jobb, egyesével hívd be őket a helyiségbe, ahol a teszt zajlik. A munkahelyi hierarchiát figyelembe véve hívd be a munkatársakat a szobába, hiszen így tudod a legjobban modellezni azt, ami a valóságban is történik.

Javaslat

A tesztet érdemes vagy a felsőbb vezetők jelenlétében végezni, vagy videóra venni. Így azt később dokumentumként megmutathatod a vezetőknek, amikor amellett érvelsz, hogy miért kell a belső kommunikációoptimalizálására és digitalizálására büdzsét allokálni. Illetve azt is segít alátámasztani, hogy miért kell a vezetőknek is aktívan dolgozni az információáramlás javításán.

Mutass meg egy rövidebb szöveget a felsőbb vezetőnek, aminek az elolvasására kb. félpercet adj, majd hívd be a szobába a középvezetőt. Kérd meg a felsőbb vezetőt, hogy mondja el a középvezetőnek azt, amit az előbb elolvasott. Ezt követően hívd be a csoportvezetőt, akinek a középvezető kell elmondja azt, amit a felsőbb vezetőtől hallott. A felsőbb vezető nem szólalhat meg, akkor sem, ha a középvezető hiányosan vagy rosszul adja át az információt. Ezt a folyamatot ismételd meg egészen az utolsó emberig. A tesztet zárd azzal, hogy megkéred az utolsó kollégát, hogy mondja el ő is, hogy mit értett abból, amit hallott. Majd olvasd fel mindenki előtt azt a szöveget, amit eredetileg megmutattál a felsőbb vezetőnek.

A tapasztalatok szerint mire az információ eljut a kommunikációs lánc aljára, addigra az lerövidül az eredeti üzenethez képest. Sőt, gyakran köszönőviszonyban sincs egymással a kettő.

Ezért fontos az információáramlás javítása

Ha elvégzed a fent említett tesztet, akkor valószínűleg nálatok is az igazolódik be, hogy a vállalati hierarchia alján lévő munkatársak hiányos és pontatlan információval rendelkeznek. Ez azt jelenti, hogy nincsenek tisztában a vállalat céljaival, stratégiájával és az erőforrásaival sem. Emiatt nem is tudnak hatékony munkát végezni. Főleg nem olyat, ami rövid időn belül hozzájárulna a vállalat üzleti sikeréhez és teljesítményének növeléséhez. Éppen ellenkezőleg, hatalmas esély van arra, hogy akaratlanul is anyagi kárt okoznak a cég számára.

Tételezzük fel, hogy alkatrész gyártással foglalkoznak a munkatársaid és hozzájuk csak az a félinformáció jut el, hogy X db Y méretű lemezt kell legyártani. Arról már mit sem tudnak, hogy ez a lemez most Z mm helyett Q mm vastagságú kell legyen. Hozzálátnak a lemezek gyártásához, majd kiderül, hogy rossz terméket készítettek el, amit meghatározatlan ideig raktáron kell tartani, mert nincs vevő rá. 
Ebben az esetben talán még a raktáron tartási költség lenne a legkisebb probléma. Azonban ilyenkor számos más költség is felmerül. Ha a vezetőség túl későn veszi észre, hogy a legyártott alkatrészek paraméterei nem felelnek meg az elvártaknak, akkor előfordulhat, hogy a vállalat kötbért kell fizessen az ügyfelének a gyártási késedelem miatt. Az is előfordulhat, hogy a hibás gyártás során felhasználásra kerül szinte az összes alapanyag, így nincs miből elkészíteni a megfelelő paraméterű lemezeket a megadott mennyiségben. Vagyis újból felmerül az alapanyag beszerzési költsége, ami ezúttal teljes egészében a vállalatot terheli. A korábban aláírt megállapodás miatt ennek a költségnek egy részét sem tudja a megrendelőre terhelni. Ezenkívül számos más további költség is felmerülhet mindazért, mert az információáramlás akadályba ütközött. Így még az is előfordulhat, hogy a vállalat veszteséggel könyvel el egy ügyletet, csak azért, mert nem alakítottak ki egy jól működő belső kommunikációs stratégiát.

Hatékony belső kommunikáció egyszerűen

A vállalati információáramlás javítása a megfelelő eszközzel a kezedben gyerekjáték. Külön jó hír, hogy ezt az eszközt szinte azonnal be is vetheted. A CHEQ digitális belső kommunikációs applikációt ugyanis napokon belül bevezetheted és elérhetővé teheted minden munkatársad számára. Általa azokhoz a kollégákhoz is pontosan jut el minden fontos információ, akik nem rendelkeznek céges e-mail-el vagy telefonnal. Hogyan lehetséges ez?

A CHEQ Viberen, saját applikációként és akár Microsoft Teams kiegészítésként is működik. Így tulajdonképpen csak egy okostelefonra lesz szükségük a munkatársaknak, amivel valószínűleg rendelkeznek. Ugyanis egy felmérés szerint kb. 6,2 millió magyar rendelkezik okostelefonnal. Vagyis okkal feltételezheted, hogy a kollégáidnak is okostelefonja van.

Persze az még nem elég, hogy csatornát biztosítasz az információáramlás javításának céljából. Az üzeneteket meg is kell osztani. Ennek érdekében üzenetküldő jogosultságokat állíthatsz be a vezetők számára. A felsőbb vezetők szélesebb körben oszthatnak meg üzeneteket. Például a cégvezető a vállalat minden munkatársa számára kiküldhet üzenetet, amiben beszámol az elért eredményekről és vázolja a jövő terveit. Így az információ minden munkavállalóhoz ugyanabban az időben juthat el ugyanabban a formában. 

De a csoportvezetőknek is adhatsz üzenetküldő jogosultságot azzal az apró korlátozással, hogy ők csak a saját csapatuk tagjainak küldhetnek értesítéseket. Például arról, hogy XY kolléga apuka lett, ezért 2 hétig helyettesíteni kell őt, és ilyen-olyan ügyekben kihez lehet fordulni hiányában.

A CHEQ használatával az információáramlás javítása egyszerű. Töltsd le az INGYENES csekklistánkat, ami segít optimalizálni a belső kommunikációdat függetlenül attól, hogy milyen kommunikációs applikációt használsz.