A belső kommunikáció nem vállalati közösségi háló

Már egy 2012-es McKinsey tanulmányban is azt láthattuk, hogy a vállalatok 72%-a használt valamilyen közösségi technológiát, mint amilyen az intranet is például. A Covid óta pedig ez a szám minden bizonnyal tovább nőtt. Elvégre a technológia fejlődött, a munkaerő megfiatalodott, és persze a pandemia miatt sokáig home office-ból kellett a munkatársaknak kapcsolatot tartani. Így nem véletlen, hogy ma már egyre többféle lehetőség közül lehet választani annak érdekében, hogy hatékonyabbá tegyük a munkavállalók együttműködését és kommunikációját. Azonban egyáltalán nem mindegy, hogy erre a célra vállalati közösségi hálót akarunk kiépíteni vagy kifejezetten az eredményes vállalati belső kommunikáció támogatását szorgalmazzuk. Mert bár gyakran összekeverik a két megoldást, a kettő mégsem ugyanaz.

Mi a vállalati közösségi háló?

A vállalati közösségi hálók többnyire a már magánéletből megszokott közösségi hálók mintájára készülnek, mint amilyen a Facebook, Twitter stb. Ennek oka részben az, hogy a munkavállalók gyorsabban alkalmazkodnak ehhez a kommunikációs megoldáshoz. Hiszen ismerős számukra a felület és a működési mechanizmus. Másrészt sok menedzser gondolja úgy, hogy ha vállalaton belül támogatja a munkavállalók személyes kapcsolatának kialakulását, az a munkát is eredményesebbé teszi. Ebben van ugyan némi igazság, azonban lássuk be, az emberek többsége nem a munkahelyi közösségi hálón akar személyes kapcsolatokat kialakítani és ápolni. Már csak azért sem, mert a vállalati közösségi hálót a vezetőség (nyíltan vagy sem) bármikor ellenőrizheti, és akár vissza is élhet az így kiderült információval. Az ettől való félelem ott lappang a dolgozókban akkor is, ha a vállalati kultúrából kifolyólag ez alaptalan aggodalom. Éppen ezért az igazán személyes kapcsolatok kialakítására továbbra is a vállalat keretein kívül kerül sor.

A vállalati közösségi háló veszélyei

Természetesen a vállalati közösségi hálókat is azzal a céllal vezetik be, hogy segítsék az információáramlást a munkavállalók között. Támogassák a tudásmegosztást, építsék a közösséget és alakítsák a vállalati kultúrát. A vállalat minden dolgozójának lehetősége van kommunikációt kezdeményezni bármelyik másik munkavállalóval. Bárki létrehozhat chatszobákat, és fájlokat is megoszthat munkatársaival.

Vannak, akik ebben csak előnyöket látnak noha ez veszélyeket is rejt.

1. A kommunikációs kontroll elvesztése

A közösségi hálók egyet jelentenek a trollok és a szabotőrök befolyásának kiterjedésével. A vállalati közösségi háló révén ugyanis több munkavállalóhoz eljut ezen munkavállalók véleménye. A gond az, hogy ezek a munkavállalók itt adják ki magukból minden frusztráltságukat, legyen az magánéleti vagy munkahelyi. Emellett kutatások azt is feltárták, hogy a trollok szadizmusra és Machiavellizmusra hajlamosak. Ugyanakkor nárcisztikus, valamint a pszichopatákra jellemző vonásokat is mutatnak. Így amíg közösségi háló nélkül csak a közvetlen munkatársakat “mérgezik” megnyilvánulásaikkal, addig a kontrollálatlan vállalati kommunikációs hálón az egész munkaközösséget. Ez pedig pszichikailag és érzelmileg megterheli a munkavállalókat. Már akár egyetlen kegyetlen troll is tönkreteheti a munkalégkört.

És akkor még nem is említettem, hogy milyen hatalmas károkat tudnak okozni a dühös munkavállalók is. Azok, akik felmondásukat megelőzően akár falcs információt is megoszthatnak a vállalati közösségi hálón, csakhogy rombolják a munkamorált.

2. Káosz a dokumentumok között

Ha mindenki feltölthet fájlt a vállalati közösségi hálóra és megoszthat dokumentumokat, akkor egy idő után nehéz nyomon követni, hogy melyik a legfrissebb változata egyes dokumentációnak. Arról nem is beszélve, hogy nehéz lesz a fájlok között keresni. Kiváltképpen akkor, ha a projektek vezetésére más csatornát is használ a vállalat. Egy idő után a munkavállalók nem tudják majd, hol keressék a munkavégzéshez szükséges információkat: a projektvezető applikációban vagy a vállalati közösségi hálón? Így bár hatékonyabbá szerettük volna tenni a munkavégzést, még bonyolultabbá válik.

3. Figyelemzavar

Ha mindenki szabadon megoszthat információt a vállalati közösségi hálón az figyelemvesztéshez vezethet és lassíthatja a munkavégzést. Gondolj csak bele, ha csak minden 20 percben kapsz üzenetet a vállalati közösségi hálón az hányszor akasztja meg a tevékenységedet?

Irányított vállalati belső kommunikáció

Irányított vállalati belső kommunikáció keretein belül is kezdeményezhet beszélgetést minden munkavállaló. Azonban ebben az esetben egy sokkal fókuszáltabb vállalati belső kommunikáció zajlik az intézményen belül. Ez segít megőrizni az információk átláthatóságát. Ráadásul mert kontrollálva van, hogy kik küldhetnek ki mindenki számára üzenetet, elkerülhetők a fentebb említett veszélyek. Arról nem is beszélve, hogy ennek az információközlési korlátozásnak köszönhetően minden dolgozó tisztában lehet azzal, hogy amennyiben üzenete érkezett, úgy az fontos és rá (is) tartozik.

Hogyan ötvözheted a két kommunikációs megoldást hatékonyan

Amennyiben fókuszáltabb vállalati belső kommunikációt szeretnél folytatni, ám ugyanakkor keretet is biztosítanál egy kötetlenebb társalkodáshoz a munkavállalók között, úgy erre is van lehetőség. A CHEQ belső kommunikációs app ugyanis Microsoft Teams-en és Viber-en is elérhető nemcsak önálló applikációként. Ez pedig utat enged annak, hogy a munkavállalók akár magánjellegű beszélgetéseket is folytassanak a vállalat laza keretein belül. Ugyanakkor mégis kézben tartva a vállalati belső kommunikáció irányítását.

Hogyan lehetséges ez?

A CHEQ applikáción belül zajlik a hivatalos, irányított vállalati belső kommunikáció. Itt mennek ki a munkavállalókat érintő vállalati közlemények és hírek. Itt történik a minőségoktatás, a tűz- és munkavédelmi oktatás illetve minden más tudásmegosztást érintő tevékenység beleértve a tesztek kitöltését is. Ebből adódik, hogy a CHEQ-en belül hozzá lehet férni mindenkit érintő dokumentumokhoz is. A titkosított zárt rendszernek köszönhetően pedig biztonságosan lehet olyan érzékeny adatokat tartalmazó dokumentumokat is megosztani, kizárólag az érintettekkel, mint amilyen a bérpapír vagy orvosi papírok, esetleg személyigazolvány adatok. Emellett természetesen a munkavállalók is kezdeményezhetnek beszélgetést a vállalattal. CHEQ-en keresztül intézhetik szabadság igénylésüket, kérhetnek munkáltatói igazolást, új munkaruhát-eszközt, bejelenthetnek betegséget vagy hibát, tehetnek ötletjavaslatot, és még számos mindent inditványozhatnak.

Ezenfelül, ha a CHEQ applikációt Viberen használja a vállalkozás, úgy az is könnyedén megoldható, hogy tematikai csoportokat hozzunk létre a dolgozók számára. Itt aztán személyesebb kapcsolatot is tudnak ápolni. Recepteket cserélhetnek a sütés-főzés iránt érdeklődő munkatársak. Megoszthatnak gyereknevelési tippeket egymással vagy akár sport eseményeket is szervezhetnek a kollégákkal. Mindez azonban nem megy a hatékony vállalati belső kommunikáció róvására, hiszen attól némileg elkülönül. Persze nyilván ebben az esetben sem tudjuk teljes mértékben kizárni azt, hogy a soron következő sportesemény megbeszélése alatt ne kerüljön szóba egy projekt. Azonban legalább abban biztosak lehetünk, hogy csak a vállalat alkalmazottai olvassák ezeket az üzeneteket. Ennek oka, hogy a vállalati CHEQ app adminisztrátora hozza létre a chatszobákat, amelyeket moderál is. Így a vállalati chatszobák tagjai csak aktív állományban lévő munkavállalók lehetnek. Hiszen kilépéskor a moderátor törli a chatszobából a volt dolgozót.

Ha szeretnél többet megtudni a CHEQ vállalati belső kommunikáció támogatására irányuló megoldásainkról, akkor kérj egy INGYENES bemutatót ide kattintva.