Стъпките в дигиталната трансформация на вътрешната комуникация

Ефективната вътрешна комуникация допринася за успеха на компаниите. Колкото по-бързо и по-точно достига дадена информация до служителите, толкова по-бързо фирмата може да реагира на пазарните предизвикателства. А с това може да си осигури и конкурентно предимство. За продуктивната комуникация обаче днес вече е незаменимо използването на дигитални инструменти. В тази статия ще стане дума за стъпките в дигиталната трансформация на вътрешната комуникация. Чети нататък, ако искаш да разбереш как можеш да навлезеш в света на дигитализираната фирмена комуникация на XXI век.

1. Определяне на целите

Като първа стъпка в дигиталната трансформация на вътрешната комуникация задължително трябва да се определят целите и стратегията на компанията. Това е такава ключова стъпка, без която е безсмислено да се захващаш с дигитализацията, тъй като при липса на определени цели не можеш да избереш подходящия за теб инструмент, което може да доведе до провал и до нараснали разходи.

Затова е важно да определиш какви цели искаш да постигнеш с дигиталната трансформация. Те могат да бъдат например повишаване на ефективността на комуникационните процеси, ангажиране на колегите, автоматизиране на рутинните отговори и задачи или дори укрепване на фирмената култура.

2. Избери инструмента

Ако вече си наясно с това какви цели искаш да постигнеш, то като втора стъпка в дигиталната трансформация на вътрешната комуникация трябва да избереш инструмента и платформата. Целесъобразно е да избереш решение, което всеки — както работещите умствен, така и работещите физически труд — може лесно да прилага. Добър пример за това е CHEQ.
Разбира се, освен това трябва да се вземе предвид доколко и как комуникационният инструмент се вписва в стратегията на компанията. При избора на инструмента трябва да прецениш и от какви функции ще имаш нужда. Именно тогава възниква големият въпрос дали си струва да се разработи собствен инструмент, или вече съществува готово решение, което покрива нуждите на компанията.

3. Увери се в сигурността на инструмента

Ако вече си избрал комуникационен инструмент, то преди сключване на договор и въвеждане трябва да установиш и дали системата е сигурна. От една страна, тя трябва да отговаря на изискванията на GDPR, а от друга — важен аспект е и как борави с поверителните документи. Има ли например възможност за изпращане на криптирани документи? На отворена или на затворена комуникационна система се основава решението? Могат ли неоправомощени лица да получат достъп до фирмената комуникация? Имам предвид дали съобщенията може да ги чете човек, който не е служител на компанията. Например до съобщенията, изпратени през Facebook Messenger, вещо неоправомощено лице може лесно да получи достъп. Именно затова не е сигурно през такъв канал да се комуникират фирмени въпроси.

4. Изграждане на подкрепяща общност

Като следваща стъпка в дигиталната трансформация на вътрешната комуникация трябва да се изгради подкрепяща общност. Основната задача на членовете на подкрепящия екип е да проповядват дигиталната трансформация и да помагат на колегите да преминат към дигиталната комуникация. Според опита ни трябва да бъдат въвлечени всички ръководители — от ръководителите на групи до висшия мениджмънт. Ако служителите виждат, че техните ръководители с готовност и редовно използват дигиталния комуникационен инструмент, те по-бързо се приспособяват към промяната. Освен това е изключително важно всеки служител да знае, че ако се нуждае от техническа поддръжка, има към кого да се обърне.

Целта на подкрепящата общност е да въвлече всеки колега и да го приобщи към дигиталната трансформация.

5. Проследяване на дигиталната трансформация на вътрешната комуникация

Голямо предимство на дигиталната комуникация е, че прилагайки подходящия инструмент, тя позволява много лесно да проследяваш резултатите си. Например през администраторския интерфейс на CHEQ можеш да измерваш, тоест да проследяваш, какъв процент от служителите използва приложението. Можеш да наблюдаваш и за какви цели го използват, така че да почерпиш идеи, за да подкрепиш приобщаването и трансформацията. Освен това си струва да поискаш и обратна връзка, която, вземайки предвид, можеш да оформиш преобразуването на дигиталната комуникация на компанията.