Дигитален подпис за опростяване на HR административните задачи

Публикувано 31 октомври 2023 г.

Наближава сезонът на летните отпуски и съпътстващата го лудница — кошмарът на HR специалистите. Трябва да се подготвят документите за заявка на отпуск за служителите, които после трябва да се съгласуват с преките ръководители и накрая всеки да ги подпише. При голяма компания с няколкостотин или няколко хиляди служители, където хората може да работят разпръснато из различните обекти, е изключително времеемко в срок да раздадеш документите на всички и да събереш подписите. С дигиталния подпис обаче това може да се реши по-бързо и по-лесно. При това напълно отговаря и на законовите изисквания.

Какво е дигитален подпис?

Дигиталният подпис се нарича още и електронен подпис. За разлика от електронните подписи в по-традиционния смисъл, предимството на дигиталния подпис е, че напълно отговаря на изискванията, заложени в Гражданския кодекс. Съгласно това при нужда той може да гарантира и пред съд дигиталната идентичност на лицата, подписали документа. Нещо повече — предвид това, че дигитално подписаните документи са защитени, можем да сме сигурни, че в документа не е настъпила никаква промяна по време на подписването или след него. Всичко това е благодарение на дигиталния отпечатък, който е уникален и непроменяем.

Ето как работи дигиталният подпис с CHEQ

CHEQ и GoodID обединиха сили, за да улеснят HR административните задачи. По този начин дигиталният подпис вече е достъпен и през CHEQ. На практика това работи така: през интерфейса на CHEQ за секунди изпращаш на всеки свой служител декларациите и документите за подпис. Служителите получават само собствения си документ и могат да го подпишат дигитално.

По време на дигиталното подписване служителите с едно натискане на бутон преминават от интерфейса на CHEQ към този на GoodID, където се извършва идентификацията на подписващите. След установяване на дигиталната самоличност документите могат да бъдат подписани лесно, веднага и достоверно. Огромно предимство е, че идентификацията на самоличността на подписващия се преминава само веднъж, след което идентифицираният служител може да подписва неограничен брой документи.

Дигиталният подпис следователно е удобно решение както за HR, така и за ръководството и служителите.

Списъкът с плашещите задачи на HR специалистите

В момента актуалната тема е летният отпуск, но като HR специалист през цялата година трябва да събираш подписите на колегите върху множество формуляри.

Декларации за отпуск

Всички знаем, че броят на основните платени почивни дни, който се полага еднакво на всеки нает в Унгария служител, е 20 дни. Освен това обаче служителите могат да имат право и на допълнителни почивни дни, за които може да са правоимащи не само въз основа на възрастта. И за тях трябва да се декларира в началото на всяка година. Това може да се отнася за:

служителите, отглеждащи деца в собственото си домакинство, но и
работниците с намалена работоспособност.

Декларации за данъчни облекчения

данъчно облекчение за майки, отглеждащи четири или повече деца
лично облекчение
данъчно облекчение за младоженци
семейно данъчно облекчение
данъчно облекчение за служители под 25 години

Декларации, свързани с удръжки на данъци и осигуровки

В определени случаи може да са необходими и други декларации, които помагат да се определи дължимият данък. Такива декларации са:

декларация за данък върху доходите на физическото лице — наемодател
декларация за достигане на максимума на социалноосигурителния данък (за отделно облагани доходи, например дивиденти)
декларация за опростената вноска за обществени осигуровки (ekho)

Декларации и документи, свързани с придобивки

Тук спадат документи като:

декларация за cafeteria
декларация за получаване на бонуса за резултати в края на годината
изменение на трудовия договор във връзка с увеличение на заплатата/корекция на възнаграждението в началото на годината

Формуляри M30 и удостоверения за осигуровки

Докато сред споменатите по-горе декларации има такива, които не се отнасят за всички, формулярът M30 и удостоверенията за осигуровки трябва да се издадат на всеки. В този случай няма значение на колко години е служителят, какво е семейното и здравословното му състояние, може ли да получава cafeteria и т.н. Съгласно действащото законодателство тези документи трябва да се издадат на всички.

Какво всъщност е формулярът M30?

Формулярът M30 обобщава данъците и осигуровките, изплатени от работодателя през предходната година. При изготвянето и издаването на удостоверението трябва да се внимава много то да отговаря на изискванията на NAV, тъй като този документ трябва да се подаде в NAV до 31 януари всяка година. NAV обаче признава съдържанието на издаденото удостоверение за достоверно само ако то отговаря на заложените в закона формални и съдържателни изисквания. Това означава, наред с останалото, че удостоверението трябва да бъде подписано от двете страни. Работодателят е длъжен да го завери с фирмен подпис, но и служителят е длъжен с подпис да потвърди, че е получил формуляра. Ако това не се случи, все едно изобщо не е получил формуляра.

Използвай дигитален подпис, за да НЕ се върти животът ти около купчините хартия за подписване

Както се вижда, в началото на годината дори за един-единствен служител трябва да се предадат за подпис множество документи. При големите компании, където работят стотици или хиляди хора, при това географски разпръснати, е огромно предизвикателство всеки документ да бъде подписан навреме и правилно.

По-долу първо ще посоча какви методи използва все още мнозинството от компаниите, въпреки че дигиталният подпис вече не само е възможен, но е и приет от гледна точка на закона. След това ще стане дума за онова решение, което вече прилага дигиталния подпис.

1. Лично уреждане

Въпреки дигитализацията HR административните задачи все още често уреждаме лично. Не е изненадващо тогава, че задължителните за подписване в началото на годината формуляри, декларации и други документи и днес предаваме и приемаме, съответно подписваме, лично.

HR специалистите обикновено избират между две решения. Единият вариант е да обиколят работните зони и да раздадат на всекиго поименно формулярите, а няколко минути по-късно отново да обиколят, за да съберат подписаните документи.

Другият вариант е да помолят всеки колега да посети HR отдела или определеното място, където HR колегата очаква служителите, подписващи формуляра.

Кой от двата варианта на личното уреждане и да разгледаме, той е изключително времеемък при компания с няколкостотин или няколко хиляди служители. През това време HR колегата би могъл да се занимава с редица по-сложни задачи, вместо да играе на пощальон.

2. Изпращане по пощата

Ако не искаме HR колегата лично да разнася M30 и останалите декларации за подписване в началото на годината и после да събира поединично подписа на всеки служител, можем да изберем и изпращането по пощата като решение. В този случай подписа на работника може да замести бележка, доказваща изпращането, като например обратната разписка.

Ако избереш това решение, освен разходите за печат (хартия и мастило) трябва да се съобразиш и с пощенските разходи (плик, препоръчано и/или писмо с обратна разписка). Пощенският разход за едно препоръчано писмо с обратна разписка е 1240 форинта. Ако трябва да го изпратиш само на 100 души, това вече означава разход от 124 000 форинта за компанията. При големите компании обаче често този документ трябва да се изпрати на 500, 1000, 1500 и дори повече колеги, което вече представлява по-сериозен разход за фирмата, който тя би могла да насочи към осъществяването на по-полезни цели.

Струва си HR административните задачи да се дигитализират там, където е възможно. Това ускорява изпълнението на задачите и е по-разходно ефективно във всяко отношение.

3. Изпращане по имейл

Макар да изглежда много удобно данъчните и осигурителните декларации, декларацията за cafeteria, декларацията за данъчни облекчения и т.н. да се изпращат по имейл, все пак не препоръчвам това решение. За съжаление официалните документи, изпращани по имейл, не намаляват HR административните задачи. Причините за това са две:

Сред служителите на производствените компании може да има мнозина, които нямат служебен имейл адрес, така че на тях формулярът не може да се изпрати по имейл. — според едно проучване 83% от работещите физически труд нямат служебен имейл адрес
Разменените по имейл документи губят достоверността си, нямат доказателствена сила. Дори и да успееш да изпратиш формуляра по имейл на всеки работник, трябва да си го поискаш обратно подписан, при това да го получиш в оригинал. Снимката или сканираният вариант не се приема като достоверен документ.

Как тогава може всеки документ лесно и бързо да достигне до служителите така, че те също толкова лесно и бързо да го върнат обратно, снабден с техния законосъобразен подпис? Отговорът на това дава вътрешният комуникационен канал CHEQ и функцията за дигитален подпис.

4. CHEQ & GoodID

Често възниква въпросът доколко е сигурно, ако документ се изпраща през CHEQ. Напълно! CHEQ всъщност е такъв вътрешнофирмен комуникационен канал, който се основава на затворена система, така че данните могат да се споделят сигурно и криптирано. Друго негово предимство е, че за използването на инструмента не е нужно да разполагаш със служебен имейл адрес, но въпреки това потребителите могат да бъдат идентифицирани. Тоест не може да се случи да изпратиш документа на грешен човек. Освен това огромно предимство е, че за използването на CHEQ е достатъчен един смартфон, с какъвто вече постепенно разполага всеки пълнолетен унгарец.

Този сигурен вътрешен комуникационен канал се допълва от решението дигитален подпис на GoodID. С помощта на GoodID необходимата за подписването идентификация на самоличността се извършва за секунди, а електронният подпис също може да бъде положен сигурно. Извършеният по този начин дигитален подпис, както вече споменах по-рано, е напълно достоверен и отговаря на записаното в Гражданския кодекс.

Ако избереш този метод за подписване на формулярите, удостоверенията и декларациите, тогава

спестяваш много време и енергия на екипа по заплати и HR — не се налага дни наред да се мъчиш с печат, доставяне, архивиране и т.н., а така и рискът от грешки е по-нисък (грешен печат, изгубен формуляр, документ, подреден на грешно място и т.н.),
напълно отговаря на изискванията на NAV и на Гражданския кодекс — документът е подписан достоверно от всички засегнати страни,
в дългосрочен план можеш да намалиш и разходите си, тъй като чрез интегрираното в CHEQ приложение GoodID можеш да накараш всички засегнати да подпишат достоверно не само формуляра M30, но и останалите подлежащи на подпис документи (напр.: данъчни облекчения, допълнителни почивни дни, декларации за cafeteria, договори и т.н.)

Използването му е детински лесно

Може би се опасяваш, че служителите ти няма да могат да използват тази функция. Опасението ти не е безпочвено. Според публикувана през 2019 г. информация 23% от унгарското население са дигитално неграмотни, а 27% са с ниска дигитална квалификация.

Вграденият в CHEQ дигитален подпис обаче може да бъде използван от всеки.

Вече тествахме функцията при няколко наши клиенти. Дори охранителите и членовете на почистващия персонал използваха функцията без проблем, без каквото и да е предварително обучение.

Ако искаш да научиш повече за това как работи и как можеш да улесниш HR административните задачи с вътрешнофирмения комуникационен инструмент CHEQ и интегрираното в него решение за дигитален подпис GoodID, поискай БЕЗПЛАТНАТА ни демонстрация.