Csekklista a kékgalléros munkavállalók onboarding folyamatához

Számos vállalat gondolja úgy, ha egy munkavállaló elfogadta az állásajánlatukat, akkor már nincs is több teendőjük, mint előkészíteni a munkaszerződést és várni a munkába lépési napot. Hiszen olyan személyt választottak ki a jelentkezők közül, aki szakmailag megfelel a feladatra. Így sokszor azt várják el a munkavállalótól, hogy mindent tudjon, ami az adott munkakörhöz szükséges és feltalálja magát az új munkahelyén is. Pedig nem számít mekkora szakmai gyakorlattal rendelkezik a munkavállaló, egy új hely mindig ismeretlen terep. Ezért az új kollégákat az első pillanattól fogva támogatni kell, hogy mihamarabb beilleszkedhessenek az új munkakörnyezetbe. Na de hogyan is tegyük ezt? Az alábbi csekklista a kékgalléros munkavállalók onboarding folyamatához nyújt segítséget.

A cikkhez AJÁNDÉK e-book is tartozik, amely segít kialakítani az onboarding folyamatodat.
Az e-book igényléséhez kattints ide!

Az eligazítás (orientáció) nem onboarding

Nagyon gyakran megesik, hogy az emberek azt gondolják az új kolléga fogadása és eligazítása az első napon onboarding. Ez nincs így! Persze az orientáció az onboarding részét képezi, azonban egy sikeres onboardingolás nem áll meg ott, hogy:

• a portás vagy a HR-es kolléga beengedi az új kollégát a munkaterületre,
• megmutatja neki merre találja a munkacsoportját,  
• vagy, hogy merre van a mosdó, valamint az étkező

Az onboarding egy ennél jóval összetettebb és akár hónapokon át tartó folyamat, amely során az új munkavállalót összeismertetjük:

• a vállalati kultúrával, 
• a cég céljaival, 
• a munkatársakkal, 
• a cég termékeivel/szolgáltatásaival
• a saját feladataival és elérendő céljaival, amelyek alapján megítélik a teljesítményét  
• a magas szintű munkavégzéséhez szükséges információval, adatokkal, oktatóanyagokkal
• helyben szokásos gyakorlatokkal
• a csapat felkészítése az új munkatárs csatlakozására

Emellett persze az is az onboarding részét képezi, hogy visszajelzéseket, pozitív visszacsatolásokat adjunk a kolléga számára. Nyíltan dicsérjük meg a jó munkavégzésért és négyszemközt jelezzük felé az esetleges problémákat, hibákat. Mindez olyan kellemes élményt ad az új munkavállaló számára, ami hatására megnövekszik a teljesítménye és örömmel marad a vállalatnál hosszú távon. A jó munkaerő pedig a kékgalléros munkavállalók körében is kincs! Ráadásul a sikeres onboarding hatására 3x valószínűbb, hogy az új munkavállaló úgy nyilatkozik az új helyéről, mint a legjobb munkahely, ahol valaha is volt. Ez a viselkedés pedig nagymértékben hozzájárul a munkáltatói márka emeléséhez.

Hogyan is zajlik általában a kékgalléros munkavállalók onboardingja?

Szomorú, hogy bár sokak számára ismert fogalom az onboarding, ezt még sem tudják megfelelően gyakorlatba ültetni. Fehérgalléros kollégák esetén még csak-csak működik a dolog. Azonban a kékgalléros kollégáknál ez gyakran megáll a munkahelyi eligazításnál.

A legtöbb esetben a kékgalléros kollégával telefonon egyeztetnek a belépés időpontjáról és arról, hogy milyen dokumentumokat kell magával hoznia a beléptetéshez. Az első napon pedig jobb esetben átadnak neki egy kisebb nyomtatott dokumentumcsomagot, ami tartalmazza a

• munkaszerződést
• munkaköri leírást
• munkaszabályzatot
• időbeosztást
• jelenléti ívet
• munkaellenőrző csekklistát
• munkavégzés helyét
• közvetlen felettesének az elérhetőségét
• az üzemorvos elérhetőségét stb.

Mindamellett, hogy ez környezetvédelmi szempontból nézve sem a legideálisabb megoldás, gyakorlati haszna se sok van. Ráadásul ez nem mozdítja elő az új munkavállalóval való párbeszédet és beilleszkedését a vállalati kultúrába. Ezt próbálja talán némileg ellensúlyozni az, hogy miután a HR-en végzett az adminisztrációs ügyekkel, átirányítják őt a közvetlen feletteséhez.  Ő talán körbevezeti a munkahelyén és bemutatja a kollégákat, illetve tisztáznak főbb feladatokat. Az első napot követően azonban gyakran magukra maradnak az új kékgalléros kollégák. 

De vizsgáljuk csak jobban meg, hogy ennek a jelenségnek mi is az oka?

Gondok a kékgalléros kollégák onboardingjával

Van, hogy a legjobb szándék ellenére sem sikerül kivitelezni a kékgalléros munkavállalók onboardingját. Ennek hátterében többnyire az alábbi okok és problémák állnak:

1. humánerőforrás-hiány – a régebbi munkavállalók idejébe nem fér bele, hogy egy új kollégával is foglalkozzanak
2. olyan személyt jelölnek ki mentornak, aki alkalmatlan a feladat betöltésére (hiányos a tudása, ő maga sem rég érkezett a vállalathoz)
3. földrajzilag szétszórva dolgoznak a kollégák: nehéz a kapcsolattartás és kommunikálás
4. nincs megfelelő logikai és technológiai háttér kialakítva hozzá

Hogyan lehetne javítani a kékgalléros munkavállalók onboarding élményt?

Figyelmeztetlek, lehet, hogy nem tetszik majd, amit most fogsz olvasni. Ugyanis annak érdekében, hogy egyszerűbbé tedd a nem irodai kollégák onboardingját és hatékonyabbá a HR osztály munkáját, kénytelen leszel megfelelő technológiai rendszert kialakítani a vállalaton belül. Jó hír azonban, hogy ez egyrészt felgyorsítja és megkönnyíti a HR munkatársak feladatát – könnyen nyomonkövethetővé, mérhetővé és riportálhatóvá válik az onboarding folyamata és eredménye –  másrészt ez adja az alapkeretet, amire egy XXI. századi modern és környezettudatos onboardingot lehet felépíteni. 

Tudom, elsőre úgy tűnhet, hogy kár erre pénzt és energiát fecsérelni, azonban felhívnám a figyelmedet arra, hogy mindez megtérül. Tudod, hogy a sikeresen onboardingolt alkalmazottak akár 3 évig és azon túl is a cégnél maradnak? Azzal, hogy nem kell rendszeresen 3-6 havonta új kollégát betanítani nemcsak a toborzásra fordítandó költségeket takarítja meg a cég, de ráadásul a termelés/teljesítmény sem csökken. Így elkerülhető a munkaerő fluktuációból adódó veszteség. Ráadásul így a HR-nek sem kell folyamatosan új munkaerő után néznie, azokat interjúztatnia és a be- valamint kilépéssel kapcsolatos teendőket adminisztrálnia. Ehelyett foglalkozhat más, kreatívabb és hasznosabb feladatokkal, amelyeket a toborzás miatt háttérbe kellene szorítson. 
Rendben, tételezzük fel, hogy megvan a technológiai háttered a jobb onboarding kialakításához. Ez azt jelenti, hogy amit csak lehet, digitális útra tereltél és automatizáltál. Attól függően, hogy milyen megoldást választottál (e-mail, intranet, nyílt kommunikációs appok, vagy saját chatbot alapú kommunikációs app stb.) hozzá tudsz látni az új kékgalléros munkavállaló onboardingjának megtervezéséhez. Bármelyik megoldást is választottad az alábbiakra mindenképpen ki kell térned!

Csekklista a kékgalléros munkavállalók onboardingjához

1. Tájékoztasd előre arról, hogyan készüljön első nap: mit vigyen magával?
2. Készítsd elő számára az egyenruhát/munkaruhát, a köpenyt, kötényt vagy ami a kötelezően viselendő egységes öltözék nálatok (előzőleg egyeztessetek a ruhaméretéről).
3. Gondoskodj arról, hogy a rendelkezésére áll minden, a munkavégzéshez szükséges eszköz
4. Készíts számára egy üdvözlő csomagot (lehet egy üdvözlőkártya, vagy a cég vezetőjétől egy rövid üdvözlő videó – nyilván ezt a videót nem kell külön-külön minden új belépőért felvenni)
5. Készíts számára oktatóanyagot az alábbiakról és gondoskodj arról, hogy ezeket veled, vagy egy-két kijelölt munkatárssal közösen átvegyék (kérj visszajelzést/írass tesztet belőle):
   • munkavédelmi szabályzat és előírás
   • munkahelyi belső szabályzat
   • hiba és baleset bejelentés
   • munkahelyi viselkedés
   • munkaidő beosztás és szünetek
   • biztonsági tréning – hogyan használja biztonságosan a munkaeszközeit
6. Jelölj ki egy mentort, aki segít gyorsabban beilleszkedni az új környezetbe és aki szakmai segítséget is tud nyújtani az új kollégának.
7. Jelölj ki konkrét célokat, mérföldköveket. Az új munkavállaló is tisztában lesz azzal, hogy mit vártok tőle a próbaidő alatt és nektek is könnyebb lesz mérni a teljesítményét.
8. 1-2 hetente kérj visszacsatolást az új munkavállalótól, hogy tud hogy halad a beilleszkedéssel és a munkafolyamatok elsajátításával, mi okoz számára nehézséget. Így időben kiderül, ha támogatásra lenne szüksége.

Ha szeretnél egy részletesebben, lépésről lépésre bemutatott XXI. századnak megfelelő csekklistát a kékgalléros munkavállalók onboardingja kapcsán, akkor
töltsd le az erről szóló ingyenes e-bookot!