Belső kommunikációs app vagy chatbot? Nem kell választani!

Ma már szinte alig akad olyan aktív munkaállományban lévő ember, aki ne használt volna valamilyen kommunikációs appot élete folyamán (Viber, WhatsApp, Messenger, Line, Kakao Talk, WeChat stb.). Az is egyre ritkább, hogy valaki ne beszélgetett volna már egy mesterséges intelligenciával (MI), ami chatbotként üzemelt. Éppen ezért nem meglepő, hogy a hatékonyabb vállalati belső kommunikáció érdekében a cégek is hasonló megoldások után néznek. És bár sokak fejében él az a tévhit, hogy választani kell a belső kommunikációs app és a chatbot között, tudnod kell, hogy ez nincs így! 

A cikk végére ezt te magad is belátod.

Mi is az a vállalati belső kommunikációs app?

A legegyszerűbben megfogalmazva, a vállalati belső kommunikációs app nem más, mint az adott szervezet igényeire szabott digitális  kommunikációs felület (szoftver). Kifejezetten azt a célt szolgálja, hogy leegyszerűsítése és felgyorsítsa a kollégák közötti kommunikációt és tudásmegosztást. Illetve hogy  erősítse a munkavállalói közösséget. Mindez a maga rendje és módja szerint teljesítmény növelést és termelési növekedést eredményez. A Gallup 2020-as felmérése szerint azon vállalatok, amelyek rendszeres és hatékony kommunikációt folytatnak, 23%-os profit emelkedést tapasztalnak.

Na de mégis, hogy vegyük rá a kollégákat arra, hogy alkalmazzák a vállalat belső kommunikációs appját?

A legegyszerűbben úgy lehet rávenni a munkavállalókat a cég belső kommunikációs appjának használatára, hogy nem egy új app letöltésére és alkalmazára kérjük  meg őket, hanem egy már amúgy ismert és kezelt applikáció egyedi funkcióját ajánljuk a figyelmükbe. 

Tehát alapvető lépésként olyan applikációt vezetünk be a vállalati belső kommunikáció kultúrájába, ami több platformon is működik. Így megadjuk a lehetőséget a kollégák számára, hogy szabadon döntsék el, milyen formán kívánnak becsatlakozni a céged kommunikációjába. Semmi extrát nem kell beszerezni. Mindenki használhatja  a már amúgy is rendelkezésére álló eszközeit. Ettől máris szimpatikusabb az új kommunikációs szoftver, hiszen senkinek nem kell pénzt költeni olyasmire, amire nem szívesen tené. A multiplatform  alkalmazások hatalmas előnye ugyanis az, hogy kiválóan működnek a különböző eszközökön függetlenül attól, hogy Windows, Mac vagy Linux operációs rendszert alkalmazol, hogy Android vagy iOS alapon működik a telefonod. Sőt az sem jelent akadályt számára, ha más applikáción keresztül akarod használni, és nem önálló alkalmazásként telepíteni. Mindezek mellett az is megoldható a multiplatform appok esetében, hogy azok pont annyira használhatók legyenek online, mint felhő alapon, vagy akár saját adatközponton keresztül is.

Amint láthatod egy multiplatform belső kommunikációs app tökéletes válasz lehet a vállalati belső diskurzus kihívásaira.

Azonban joggal merülhet fel benned most a kérdés, hogy mennyire biztonságos egy ilyen kommunikációs rendszer használata?

A zárt kommunikációs applikáció teljesen biztonságos

Nem kell GDPR tudósnak lenni ahhoz, hogy tudjuk, biztosítani kell az érzékeny, sőt akár titkos adatok áramlását. Semmilyen információnak nem szabad kiszivárognia, hiszen az a vállalat nyereségességét negatívan befolyásolhatja. Éppen ezért a vállalati belső kommunikációs applikációk többnyire zárt rendszerek, amelyek védelmet adnak az ott áramló adatok számára. Az ilyen platformon keresztül közölt információhoz illetéktelen harmadik fél nem férhet hozzá. Rendkívül magas szintű az IT biztonsága, és a felhasználók authentikációja is igen komoly. Ráadásul a felhasználók azonosításához még csak céges e-mail címre since szükség! Így azok a munkavállalók is bevonhatók a vállalat belső kommunikációjába, akik nem irodai feladatokat látnak el, és ezért céges e-mail címmel sem rendelkeznek. Ez ugyanakkor azt is jelenti, hogy ezek a kommunikációs appok bárhonnan és bármikor elérhetők. Nem kell a vállalat irodájában vagy telephelyén lenni ahhoz, hogy kommunikálni tudjunk a például úton lévő munkavállalókkal.

De itt felmerülhet benned egy újabb kérdés: hogyan tudsz hatékonyan kommunikálni az appon keresztül úgy, hogy valóban csak az érintetteket szólítsd meg?

Hatékony és célirányos kommunikáció

A vállalati belső kommunikációs app lehetőséget kínál arra, hogy mindenkinek vagy csak bizonyos személyeknek küldj üzenetet. Csoportokat hozhatsz létre, és így személyesebb célzottabb üzeneteket küldhetsz ki. Ha a logisztikával foglalkozó munkatársak számára van fontos üzeneted, akkor azt nem kell a cég többi munkavállalójának is kiküldened. A gyártással foglalkozó kollégákat vagy a beszerzési osztályon számoló személyzetet nem fogja érdekelni a km/benzin liter elszámolási rendszer módosítása, csak az áruszállítókat. Vagyis elég, ha ezt az információt csak a logisztikai feladatokat ellátó munkatársaknak küldöd ki. 

Azonban, ha egy mindenkit érintő híred van, például az, hogy nem kell ledolgozni egy munkanapnak nyilvánított szombati napot, akkor azt rendkívül könnyedén megtudod osztani a cég összes munkavállalójával. És ami a legjobb, hogy a kommunikációs app részletes, élő statisztikát mutat arról, hogy hány alkalmazott olvasta el az üzenetedet. Sőt, ha reakciót kérsz a címzettektől, akkor nemcsak az elérésről és az olvasottságról lesz statisztikád, de a beküldött válaszokról is!

Rengeteg időt spórolsz ezzel, hogy nem neked kell kézzel papíron statisztikai számításokat végezni, vagy Excelbe, esetleg más szoftverbe bevinni az adatokat és feldolgozni azokat.

Ez mind szép és jó, azonban eddig még csak a belső kommunikációs applikációról beszéltem. Chatbotról még szó sem esett. Vagy lehet, hogy mégis?

Hogyan kapcsolódik a chatbot a belső kommunikációs apphoz?

Tudod, a chatbot valójában csak egy technológiai funkció, és mint olyan be lehet ágyazni egy belső kommunikációs applikációba. Vagy mondhatnánk azt is, hogy a kommunikációs rendszert chatbot alapon is működtetni lehet. Akárhonnan is közelítjük meg a helyzetet, a lényeg, hogy nem kell választani a chatbot és a belső kommunikációs appok közül. Ez pedig rengeteg előnnyel jár. Például bizonyos válaszok és folyamatok automatizálhatók benne. Ugyanakkor egyedi vagy komplex kérések és kérdések esetén élő személy jön a segítségünkre a válaszokkal. 

Ezenfelül a chatbot alapon működő kommunikációs appok “személyiségét” a vállalat imázsának megfelelően alakíthatjuk ki. Teljesen illeszkednek a cég értékeihez, és mégis azt az érzést keltik, mintha önálló személyek lennének, akik támogatják a kollégákat onborading vagy tanulás során. Szöveget, képet és videót is tudnak küldeni, hogy még élvezetesebbé, illetve emberibbé tegyék a munkavállalókkal való kommunikálást. Titkot pedig jobban tartanak, mint az élő emberek! 🙂

Ha névtelenül szeretnél kérdezni a cégtől valamit, vagy bejelenteni szeretnél valamit úgy, hogy más ne tudjon róla, akkor a kommunikációs appon működő chatbot a legjobb barátod. Már amennyiben kihasználod az anonimitás funkciót benne. De a béredet sem fogja kifecsegni másoknak akkor sem, ha neked elküldi a saját bérpapírjaidat! Mindez csak töredéke annak, amit egy profi chatbot alapú belső kommunikációs app nyújtani tud. Ha többre is kíváncsi vagy, akkor kérj egy ingyenes demo bemutatót a CHEQ szakértői csapatától!